Какие есть способы обработки пдн

Обработка персональных данных – это комплекс операций, направленных на сбор, хранение, использование, передачу и удаление информации, относящейся к конкретному физическому лицу. В условиях цифровизации экономики и массового применения информационных систем каждая из этих операций требует четкого нормативного и технического регулирования. Нарушение порядка обработки данных может повлечь не только штрафы по статьям 13.11 КоАП РФ, но и административную или уголовную ответственность, если нанесён вред субъекту данных.

Методика обработки должна выбираться в зависимости от целей: например, для ведения кадрового учета применяются одни подходы, а для проведения маркетинговых рассылок – другие. Классические методы включают автоматизированную и неавтоматизированную обработку, сбор через формы обратной связи, идентификацию с использованием IP-адресов или cookies, а также использование CRM-систем для сегментации клиентов. При этом важно учитывать положения ФЗ-152 «О персональных данных», особенно в части согласия и обеспечения информационной безопасности.

Организациям рекомендуется документировать каждую операцию обработки, формировать реестр процессов, описывать потоки передачи данных между системами и контролировать доступы. Технические меры защиты – шифрование, маскирование, двухфакторная аутентификация – обязательны при хранении и передаче сведений. Кроме того, любая интеграция с внешними сервисами (например, облачными хранилищами или аналитическими платформами) должна сопровождаться правовой экспертизой и заключением соглашений о конфиденциальности (DPA).

Разработка политики обработки персональных данных и проведение регулярных аудитов соответствия требованиям законодательства являются неотъемлемой частью устойчивой системы управления данными. Это не только снижает регуляторные риски, но и укрепляет доверие со стороны клиентов и партнеров.

Сбор персональных данных с учетом цели и объема

Перед началом сбора персональных данных необходимо четко определить конкретную цель обработки. Формулировка цели должна быть измеримой, однозначной и не предполагать последующее изменение без согласия субъекта данных. Например, если данные собираются для регистрации в системе лояльности, недопустимо использовать их впоследствии для рассылки рекламы без отдельного согласия.

Объем собираемых данных должен строго соответствовать поставленной цели. При оформлении заказа на сайте уместно запросить ФИО, адрес доставки и контактный номер. Сбор дополнительных сведений – таких как семейное положение или доход – будет нарушением принципа минимизации данных, закрепленного в статье 5 Федерального закона №152-ФЗ.

При разработке анкет и форм важно заранее исключить поля, не имеющие прямого отношения к заявленной цели. Применение динамических форм с логикой отображения полей в зависимости от выбора пользователя снижает риск сбора избыточной информации.

Для каждой категории данных следует документировать обоснование необходимости их сбора. Это особенно важно при проверках со стороны Роскомнадзора. Также необходимо обеспечить раздельный сбор согласий – на обработку данных, передачу третьим лицам, использование в маркетинговых целях и т.д.

Сбор персональных данных без согласия допускается лишь в случаях, прямо предусмотренных законом, например, при исполнении договора или по требованию суда. Во всех прочих ситуациях требуется информированное и однозначное согласие субъекта, выраженное в явной форме – через чекбокс, цифровую подпись или иную идентифицируемую форму действия.

Организация, осуществляющая сбор, обязана не только соблюдать ограничения по цели и объему, но и обеспечить документальное подтверждение соблюдения этих требований. Внутренние регламенты, инструкции операторов и шаблоны форм должны быть актуализированы и соответствовать действующему законодательству.

Хранение персональных данных в информационных системах

Эффективное хранение персональных данных в информационных системах требует строгого соблюдения требований безопасности, четкой регламентации доступа и регулярного контроля актуальности сведений. Несоблюдение этих требований ведет к утечкам, нарушению законодательства и рискам для субъектов данных.

Основные требования к хранению персональных данных:

• Физическая и логическая изоляция информации, доступ к которой регулируется на уровне операционной системы, БД и сетевой инфраструктуры.
• Использование шифрования при хранении данных, включая как симметричные алгоритмы (AES), так и асимметричные (RSA) – особенно для резервных копий и облачных сред.
• Обязательная аутентификация и разграничение прав доступа по принципу «минимально необходимого» (least privilege).
• Логирование всех операций доступа, изменений и удаления данных с последующим аудитом этих действий.

Сроки хранения персональных данных должны быть определены в локальных нормативных актах компании с учетом:

1. Целей обработки, указанных при сборе данных.
2. Минимальных сроков, установленных отраслевыми или государственными нормативами (например, налоговыми, трудовыми).
3. Технических ограничений хранения в используемых ИС.

Рекомендуется внедрение следующих технических и организационных мер:

• Хранение данных в зашифрованных контейнерах с ограниченным доступом по IP и устройству.
• Резервное копирование с последующей проверкой целостности данных и шифрованного канала передачи.
• Использование специализированных DLP-систем для предотвращения несанкционированного копирования или утечки информации.
• Проведение регулярной инвентаризации хранилищ и удаление устаревших или неактуальных данных в автоматическом режиме.

Организации обязаны документировать все процессы, связанные с хранением, и обеспечивать прозрачность этих процедур для органов контроля. Особое внимание должно уделяться передаче данных между системами: каждый такой процесс должен сопровождаться контролем шифрования, авторизации и ведением журнала транзакций.

Использование обезличивания и псевдонимизации данных

Обезличивание и псевдонимизация представляют собой два метода снижения рисков при обработке персональных данных, особенно в ситуациях, когда необходимо сохранить полезность информации без идентификации конкретных лиц.

Обезличивание (анонимизация) предполагает полное удаление связи между данными и субъектом. После обезличивания восстановить личность пользователя невозможно даже при доступе к дополнительной информации. Этот метод применяется при подготовке данных для статистических исследований, обучения моделей машинного обучения и публикации в открытых источниках. Эффективное обезличивание требует удаления или модификации идентификаторов, квазиидентификаторов (например, даты рождения, адреса), а также сопоставимых наборов данных, которые могут быть использованы для повторной идентификации.

Псевдонимизация сохраняет возможность обратной идентификации, но только при наличии дополнительного ключа, хранящегося отдельно. Идентификаторы заменяются на уникальные коды, а доступ к таблице сопоставления строго ограничен. Этот метод особенно востребован в сфере медицины, телекоммуникаций и HR-аналитики, где требуется обрабатывать данные в обезличенной форме, но с возможностью восстановления при наличии законных оснований.

Для повышения устойчивости методов рекомендуется:

• использовать криптографически стойкие хеш-функции и соление при псевдонимизации;
• удалять метаданные, которые могут быть использованы для деанонимизации;
• проводить регулярный аудит и тестирование устойчивости схемы обезличивания;
• разделять хранилища с ключами псевдонимизации и самими данными на физическом и логическом уровне.

Выбор между обезличиванием и псевдонимизацией должен учитывать цели обработки. Если требуется полное исключение риска идентификации, предпочтительно использовать обезличивание. В случаях, когда возможна необходимость восстановления личности, применяется псевдонимизация при соблюдении строгих мер защиты ключей сопоставления.

Передача персональных данных третьим лицам: правовые основания

Без согласия субъекта передача допускается в строго ограниченных случаях. Среди них: исполнение договора, стороной которого является субъект; выполнение обязанностей, возложенных на оператора законом; защита жизни и здоровья субъекта при невозможности получения его согласия; осуществление правосудия, а также в целях исполнения нормативных актов уполномоченных органов.

Организации, выступающие в роли третьих лиц, обязаны иметь правовой статус оператора или быть привлечены по договору поручения или оказания услуг, где прямо указаны требования к обработке и защите данных. Пример: компания-аутсорсер, обрабатывающая данные сотрудников по договору с работодателем.

При трансграничной передаче необходимо дополнительно удостовериться, что иностранное государство обеспечивает адекватную защиту прав субъектов. В противном случае – передача возможна только с письменного согласия либо при наличии исключительных правовых оснований, таких как международный договор РФ.

Перед передачей данных оператор обязан обеспечить информационную безопасность: шифрование, контроль доступа, журналирование действий. Рекомендуется проводить проверку контрагента на предмет соблюдения требований закона, включая наличие внутренних регламентов и назначение ответственных лиц за обработку персональных данных.

Нарушение условий передачи может повлечь административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ и утрату доверия со стороны субъектов. Операторам следует документально фиксировать каждую передачу и регулярно проводить внутренние аудиты соответствия.

Автоматизированная обработка данных с помощью алгоритмов

Для повышения точности обработки рекомендуется использовать алгоритмы машинного обучения, которые адаптируются под специфику данных и улучшают результаты с накоплением опыта. Важно обеспечить контроль качества данных на входе, включая валидацию и очистку, чтобы минимизировать ошибки алгоритмов.

Обязательное требование – соответствие алгоритмов требованиям законодательства о защите персональных данных, включая ограничение по объему обрабатываемой информации и регламентацию целей обработки.

При проектировании систем автоматизированной обработки стоит внедрять механизмы аудита и логирования действий алгоритмов для возможности последующего анализа и выявления сбоев или некорректных решений.

Рекомендации по безопасности: использовать шифрование данных в процессе передачи и хранения, а также применять методы анонимизации или псевдонимизации при анализе больших объемов информации для снижения рисков утечки.

Интеграция алгоритмов должна предусматривать возможность ручного вмешательства в случае выявления спорных ситуаций или необходимости корректировки решений, что обеспечивает гибкость и контроль над процессом обработки.

Уничтожение персональных данных по окончании срока хранения

Срок хранения должен быть зафиксирован в политике обработки данных и соответствовать требованиям законодательства и внутренним регламентам организации.

Для уничтожения применяются методы, обеспечивающие необратимость восстановления информации. В случае бумажных носителей это может быть физическое уничтожение: измельчение (шредирование), сжигание или использование специализированных устройств для разрезания документов.

Для электронных данных обязательна процедура безопасного удаления, включающая многократное затирание данных с носителей с применением алгоритмов, соответствующих стандартам ГОСТ Р 57580.1-2017 или международным стандартам (например, DoD 5220.22-M).

При использовании облачных или удалённых сервисов следует требовать подтверждение удаления данных от провайдера и включать такие условия в договоры обработки персональных данных.

В случае аппаратных средств, содержащих персональные данные, рекомендуется физическое уничтожение носителей или применение методов полной перезаписи с использованием специализированного программного обеспечения.

Все действия по уничтожению фиксируются в журнале, где указывается дата, способ и ответственные лица, что обеспечивает аудит и подтверждение исполнения требований.

Несоблюдение требований к уничтожению персональных данных может повлечь юридическую ответственность и нанесение репутационного ущерба организации.

Организация доступа к персональным данным внутри компании

Доступ к персональным данным должен строиться на принципах минимизации и необходимости. Каждому сотруднику предоставляется доступ только к тем данным, которые требуются для выполнения конкретных служебных обязанностей.

Для управления доступом применяются уровни и роли с разграничением прав. Например, роли «Администратор», «Менеджер», «Оператор» обладают различными полномочиями по просмотру, изменению и удалению персональных данных.

Технически реализация происходит через системы контроля доступа (СКД), в которых ведется учет всех действий с персональными данными: кто, когда и какие операции выполнял. Это обеспечивает возможность аудита и выявления несанкционированных обращений.

Для подтверждения личности и предотвращения доступа посторонних применяются двухфакторная аутентификация и периодическое обновление паролей с требованиями по сложности. Сессии пользователей ограничиваются по времени, а при бездействии происходит автоматический выход из системы.

Организационные меры включают регулярное обучение сотрудников правилам обработки персональных данных и подписание обязательств о неразглашении. Внутренние регламенты строго определяют процедуру запроса, предоставления и прекращения доступа, в том числе при изменении должности или увольнении.

Ниже представлены ключевые элементы контроля доступа:

Контроль доступа должен регулярно проверяться с помощью внутренних и внешних аудитов, а выявленные нарушения – устраняться немедленно. Только системный подход обеспечивает надежную защиту персональных данных внутри компании.

Применение шифрования при передаче и хранении данных

Шифрование персональных данных – обязательный элемент защиты, обеспечивающий конфиденциальность и целостность информации на всех этапах обработки. При передаче данных рекомендуется использовать протоколы с применением современных криптографических стандартов, таких как TLS 1.3 с алгоритмами AES-256-GCM или ChaCha20-Poly1305.

Для хранения персональных данных целесообразно применять следующие методы шифрования:

• Шифрование на уровне файловой системы (например, использование EFS на Windows или LUKS на Linux), что защищает данные в случае физического доступа к устройству.
• Шифрование на уровне баз данных с использованием встроенных механизмов Transparent Data Encryption (TDE) или шифрование отдельных полей с чувствительной информацией.
• Использование аппаратных модулей безопасности (HSM) для управления криптографическими ключами и проведения операций шифрования, минимизируя риски компрометации ключей.

Рекомендации по управлению ключами шифрования:

1. Регулярная ротация ключей не реже одного раза в год или при любом подозрении на утечку.
2. Хранение ключей в изолированной и защищённой среде с многоуровневой аутентификацией.
3. Контроль доступа к ключам с разграничением прав и ведением подробного журнала операций.

Для обеспечения целостности данных при передаче необходимо использовать цифровые подписи и контрольные суммы на основе SHA-256 или более устойчивых алгоритмов. При шифровании следует избегать устаревших протоколов и алгоритмов (например, SSL 3.0, DES, MD5).

Интеграция шифрования с политиками доступа и аудитом позволяет снизить риски несанкционированного доступа и обеспечить соответствие требованиям законодательства, включая GDPR и российский ФЗ-152.

Вопрос-ответ:

Какие основные методы обработки персональных данных применяются в организациях?

В организациях используются различные подходы к работе с персональными данными. Среди них — сбор, систематизация, хранение, использование, распространение и уничтожение. Часто применяют автоматизированные системы, которые позволяют упорядочить информацию и контролировать доступ. Также популярны методы обезличивания и псевдонимизации для повышения уровня конфиденциальности.

Как обеспечивается защита персональных данных при их обработке?

Для защиты информации применяют комплекс технических и организационных мер. К техническим относятся шифрование данных, настройка прав доступа, использование антивирусных программ и систем мониторинга. Организационные меры включают обучение сотрудников, разработку внутренних регламентов и контроль за соблюдением процедур обработки. Такой подход помогает снизить риски несанкционированного доступа и утечки.

В чем заключается разница между автоматизированной и неавтоматизированной обработкой персональных данных?

Автоматизированная обработка подразумевает использование компьютерных систем и программного обеспечения для работы с данными — например, базы данных и аналитические инструменты. Неавтоматизированная обработка происходит без применения технических средств, например, когда информация фиксируется и анализируется вручную на бумажных носителях. Первая позволяет обрабатывать большие объемы быстрее и точнее, вторая — более трудоемкая и подвержена ошибкам.

Что такое обезличивание данных и в каких случаях его применяют?

Обезличивание — это процесс преобразования персональной информации таким образом, что невозможно установить личность субъекта данных без дополнительных сведений. Этот метод используют, когда нужно анализировать данные для статистики, исследований или маркетинговых целей, сохраняя при этом конфиденциальность конкретных лиц.

Какие требования предъявляются к срокам хранения персональных данных?

Сроки хранения зависят от целей сбора и нормативных актов. Данные не должны храниться дольше, чем необходимо для выполнения задач, для которых они собирались. После окончания периода их требуется удалить или обезличить. Несоблюдение сроков может привести к юридическим последствиям и повышенному риску утечки информации.

Какие основные способы обработки персональных данных существуют и в чем их различия?

Обработка персональных данных может осуществляться несколькими способами, каждый из которых имеет свои особенности. Во-первых, существует сбор данных — это этап получения информации непосредственно от субъектов данных или из открытых источников. Далее идет систематизация — организация данных в определённой структуре для удобства дальнейшей работы. Также применяется хранение, которое предполагает сохранение данных в электронном или бумажном виде с обеспечением защиты от несанкционированного доступа. Изменение данных включает обновление или корректировку информации. Распространение данных — передача информации другим лицам или организациям, но только при наличии законных оснований. Наконец, уничтожение данных — удаление информации после достижения цели обработки или по истечении срока хранения. Различия между этими способами заключаются в целях и способах воздействия на информацию, а также в требованиях к безопасности и правовым нормам.