Проверка документов контрагента – ключевой этап до подписания любого договора. От полноты и достоверности представленных бумаг зависит не только юридическая сила сделки, но и минимизация рисков, связанных с недобросовестным партнером. Игнорирование этого этапа часто приводит к финансовым потерям, невозможности взыскания задолженности или оспариванию сделки в суде.
Обязательный минимум включает учредительные документы, свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, выписку из реестра не старше 30 дней, а также документы, подтверждающие полномочия подписанта. При работе с юридическим лицом дополнительно следует запросить устав последней редакции, приказ о назначении руководителя, а при необходимости – доверенность на представителя.
При взаимодействии с ИП особое внимание уделяется свидетельству о регистрации и копии паспорта. Если контрагент – иностранная компания, потребуется нотариально заверенный перевод всех ключевых документов, а также свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Дополнительные документы – лицензии, сертификаты соответствия, разрешения и другие – запрашиваются в зависимости от предмета договора. Их наличие критично при поставках продукции, выполнении работ, оказании услуг, требующих специального допуска. Также важно проверить, не находится ли компания в процессе ликвидации или банкротства – это можно сделать через открытые источники ФНС и ЕФРСБ.
Формальный сбор документов недостаточен без их анализа. Следует убедиться в актуальности, полномочиях, отсутствии противоречий между представленной информацией и сведениями из официальных реестров. Это позволяет подтвердить добросовестность контрагента и избежать оспаривания сделки в будущем.
Учредительные документы для проверки правового статуса
Перед подписанием договора необходимо получить и проанализировать комплект учредительных документов контрагента. Это позволяет подтвердить его правоспособность, выявить возможные ограничения и убедиться в наличии полномочий у подписанта.
- Устав (для ООО, АО) – содержит сведения о наименовании, юридическом адресе, размере уставного капитала, органах управления, порядке их формирования и компетенции. Важно проверить наличие ограничений на заключение крупных сделок или на действия без одобрения участников.
- Решение или протокол о создании юрлица – подтверждает факт учреждения организации, фиксирует состав участников и ключевые решения на старте деятельности.
- Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН) – выдается при создании юридического лица и подтверждает его официальную регистрацию в ЕГРЮЛ. Проверка возможна через сайт ФНС.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) – удостоверяет, что контрагент зарегистрирован как налогоплательщик. Совпадение данных в ИНН и уставе исключает риск подмены.
- Выписка из ЕГРЮЛ – запрашивается отдельно или скачивается с сайта ФНС. Актуальные данные о статусе, полномочиях руководителя, видах деятельности и наличии ограничений или судебных решений.
Следует обращать внимание на дату регистрации, наличие признаков массовости адреса, реорганизации или ликвидации. Для минимизации рисков желательно получать свежую выписку (не старше 30 дней).
Если договор подписывается не директором, необходимо дополнительно запросить доверенность с указанием объема полномочий и срока действия. При выявлении несоответствий или сомнительных сведений следует приостановить заключение договора до устранения рисков.
Документы, подтверждающие полномочия подписанта
При проверке полномочий лица, подписывающего договор, необходимо запросить документальное подтверждение его права действовать от имени контрагента. В первую очередь это касается ситуаций, когда договор подписывается не директором, а другим уполномоченным лицом.
Если подпись ставит генеральный директор, необходимо убедиться в его полномочиях через копию приказа о назначении и актуальную выписку из ЕГРЮЛ. В выписке должно быть указано, что лицо действительно исполняет функции единоличного исполнительного органа.
Если договор подписывает представитель, требуется нотариально удостоверенная доверенность с указанием конкретного объема полномочий. Особое внимание следует уделить сроку действия и перечню разрешённых действий. Подпись без доверенности или при превышении полномочий может повлечь признание сделки недействительной.
В случае подписания документа от имени юридического лица по доверенности, дополнительно стоит запросить копию паспорта доверенного лица для идентификации. Это снижает риски заключения сделки с использованием поддельных или просроченных документов.
Для подтверждения полномочий должностных лиц филиалов или представительств требуется предоставить положение о структурном подразделении и приказ о назначении руководителя. Только при наличии этих документов можно признать подписание договора правомерным.
Свидетельства о регистрации и постановке на учет в налоговом органе
При проверке контрагента запрашивается свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя. Этот документ подтверждает факт внесения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а также указывает дату регистрации и основной государственный регистрационный номер (ОГРН/ОГРНИП). Проверка данных свидетельства позволяет убедиться в легальности существования организации на момент заключения договора.
Дополнительно необходимо получить свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. В нем указаны ИНН, КПП (для юрлиц) и дата постановки на учет. Эти сведения позволяют проверить, действительно ли организация зарегистрирована по заявленному адресу и обслуживается в конкретной налоговой инспекции.
Проверку достоверности ИНН и ОГРН следует проводить через официальный сервис ФНС России. Несоответствие или отсутствие данных свидетельствует о возможных признаках фирм-однодневок или недостоверной регистрации. Также рекомендуется сравнить адрес, указанный в документах, с юридическим адресом, указанным в ЕГРЮЛ. Несовпадения требуют дополнительной проверки.
Документы должны быть предоставлены в виде нотариально заверенных копий или копий с подлинной печатью организации и подписью уполномоченного лица. При отсутствии свидетельства или отказе в предоставлении – заключение договора не рекомендуется до выяснения причин.
Лицензии и разрешения на осуществление заявленного вида деятельности
При заключении договора с контрагентом, осуществляющим деятельность в лицензируемой сфере, необходимо запросить действующую лицензию, выданную в установленном порядке. В частности, лицензированию подлежат такие области, как транспортные перевозки, образовательные услуги, строительство, охранная деятельность, медицинские услуги, работа с отходами I–IV классов опасности.
Особое внимание следует уделить соответствию вида деятельности в лицензии предмету заключаемого договора. Например, если подрядчик предлагает строительные работы, то лицензия должна охватывать конкретные виды работ (капитальное строительство, реконструкция и т.д.), а не просто указывать общее направление.
Важно проверить реквизиты лицензии: номер, дату выдачи, срок действия (если ограничен), наименование и ИНН лицензиата, орган, выдавший разрешение. Для проверки актуальности и подлинности рекомендуется использовать официальный реестр лицензий на сайте соответствующего ведомства (например, Росаккредитации, Ростехнадзора, Минздрава).
Кроме лицензий, в некоторых случаях требуется наличие разрешений или аккредитаций, подтверждающих право ведения деятельности. К примеру, при работе с радиоэлектронными средствами или использованием криптографии может потребоваться разрешение ФСБ или Минцифры.
Запрашиваемые документы следует проверять на предмет подделок и соответствия юридическому лицу или ИП, с которым заключается договор. Также рекомендуется сохранить заверенные копии этих документов в досье контрагента и при необходимости включать сведения о наличии лицензии в текст договора.
Бухгалтерская отчетность и справки о финансовом состоянии
Перед заключением договора необходимо запросить у контрагента копии бухгалтерской отчетности за последний завершённый отчетный период. В первую очередь следует анализировать бухгалтерский баланс (форма №1) и отчет о финансовых результатах (форма №2). Эти документы позволяют оценить ликвидность, финансовую устойчивость и рентабельность компании.
Особое внимание следует обратить на следующие показатели: величина собственного капитала, соотношение заемных и собственных средств, наличие убытков за последние периоды, доля дебиторской и кредиторской задолженности. Если контрагент имеет отрицательный капитал или систематически показывает убытки, это может указывать на высокий риск невыполнения обязательств по договору.
Для подтверждения актуального финансового состояния запрашиваются также справки о наличии и размере задолженности перед бюджетом и внебюджетными фондами, а также выписки со счетов, подтверждающие движение средств. Эти документы помогают оценить платежеспособность контрагента в текущем периоде.
Если отчетность вызывает сомнения (например, резкий рост доходов без соответствующего роста активов), стоит проверить достоверность данных через открытые источники – сайт ФНС, СПАРК, Контур.Фокус и аналогичные системы. При необходимости можно запросить аудиторское заключение или бухгалтерскую справку, подписанную главным бухгалтером или руководителем организации.
Дополнительно, для организаций с упрощенной системой налогообложения целесообразно запросить книгу учета доходов и расходов за последние периоды, что позволит проанализировать структуру поступлений и выявить риски нестабильного финансового положения.
Документы, подтверждающие отсутствие задолженностей и ограничений
При заключении договора важно получить от контрагента документы, которые подтвердят отсутствие у него задолженностей и правовых ограничений, способных повлиять на исполнение обязательств.
- Справка об отсутствии задолженности по налогам и сборам – официальный документ из налоговой службы, подтверждающий, что контрагент не имеет задолженностей перед бюджетом. Запрашивается по ИНН и ОГРН.
- Справка об отсутствии задолженности по взносам в фонды – документ, выдаваемый пенсионным фондом и фондом социального страхования, подтверждающий своевременную уплату обязательных взносов.
- Выписка из реестра судебных приставов – позволяет проверить наличие исполнительных производств, которые могут ограничивать распоряжение имуществом или финансовые операции контрагента.
- Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) – содержит сведения о регистрации и возможных ограничениях на деятельность, а также об арестах имущества.
- Справка об отсутствии задолженности по коммунальным платежам и аренде – важна для арендных договоров или при работе с недвижимостью, подтверждает отсутствие просрочек.
Рекомендуется проверять актуальность документов, полученных от контрагента, не старше одного месяца, а также сверять данные с официальными государственными ресурсами через онлайн-сервисы ФНС, ПФР, ФСС и судебных приставов.
Дополнительно полезно запросить у контрагента информацию о наличии налоговых проверок и временных ограничений, которые могут не отражаться в стандартных справках.
Вопрос-ответ:
Какие документы нужно обязательно запросить у контрагента для проверки его юридического статуса?
Для подтверждения юридического статуса контрагента необходимо получить учредительные документы, включая устав и свидетельство о регистрации в налоговом органе. Также стоит запросить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП — она содержит актуальные данные о компании, ее руководителях и учредителях. Эти документы помогут убедиться в законности деятельности и подтвердить полномочия лиц, которые подписывают договор.
Какие подтверждения финансовой стабильности контрагента стоит запросить при заключении договора?
Оптимально запросить бухгалтерскую отчетность за несколько последних отчетных периодов, например, баланс и отчет о прибылях и убытках. Дополнительно полезны справки из банков о состоянии расчетных счетов, а также сведения о задолженностях по налогам и сборам. Такая информация даст представление о финансовом состоянии контрагента и снизит риски сотрудничества.
Зачем нужны документы, подтверждающие отсутствие задолженностей и ограничений у контрагента?
Подобные документы необходимы для проверки, что контрагент не имеет долгов перед налоговой службой, пенсионным фондом, банками или другими организациями. Они исключают риск столкнуться с заморозкой счетов, арестом имущества или иными ограничениями, которые могут повлиять на выполнение условий договора и привести к финансовым потерям.
Какие лицензии и разрешения стоит запросить у контрагента, если деятельность требует специального допуска?
Если договор касается деятельности, подлежащей лицензированию (например, строительство, медицинские услуги, торговля алкоголем), нужно получить копии действующих лицензий, выданных уполномоченными органами. Эти документы должны быть актуальными, с указанием сроков действия и сферы разрешенной деятельности. Это позволит избежать правовых рисков и недобросовестного сотрудничества.
Как проверить полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента?
Запрашивают доверенность или приказ о назначении, если подписывающий не является руководителем организации. Важно убедиться, что эти документы оформлены надлежащим образом и действуют на дату подписания договора. Иногда проверяют данные в выписке из ЕГРЮЛ, где указан текущий руководитель. Это гарантирует юридическую силу заключаемого соглашения и исключает недействительность подписи.
Загрузка...
