Форма 4-ФСС предназначена для отчетности перед Фондом социального страхования и отражает сведения о страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Обязанность по ее представлению закреплена за страхователями, перечисленными в статье 24 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Сдавать отчет должны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые имеют наемных работников и заключили с ними трудовые договоры. Это касается как коммерческих, так и некоммерческих организаций, независимо от системы налогообложения. Исключения предусмотрены только для тех ИП, кто не использует наемный труд – такие лица освобождаются от сдачи формы.
Даже в случае, если в отчетном периоде не было начислений и выплат, организация обязана подать форму с нулевыми показателями. Отчет подается ежеквартально – не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в бумажной форме или до 25-го числа – в электронном виде, если численность работников превышает 25 человек.
Нарушение сроков сдачи или предоставление недостоверной информации влечет за собой штрафы, предусмотренные статьей 19.7 КоАП РФ и Федеральным законом № 125-ФЗ. Поэтому важно точно определить, относится ли организация или ИП к числу плательщиков и своевременно формировать отчетность.
Какие организации и ИП обязаны отчитываться по форме 4-ФСС
Отчет по форме 4-ФСС обязаны сдавать все работодатели, на которых возложена обязанность уплачивать страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей, если они заключают трудовые договоры с физическими лицами.
Юридические лица, зарегистрированные в России и ведущие деятельность с привлечением наемных работников, обязаны представлять отчетность по форме 4-ФСС вне зависимости от режима налогообложения. Это правило распространяется и на организации, применяющие УСН, ЕСХН или находящиеся на патентной системе налогообложения, если у них есть сотрудники по трудовым договорам.
Индивидуальные предприниматели обязаны отчитываться по форме 4-ФСС только в случае наличия трудовых договоров с работниками. Если ИП не привлекает наемный труд и не состоит в отношениях с физлицами как работодатель, отчет сдавать не требуется. Однако при заключении хотя бы одного трудового договора с физическим лицом отчетность становится обязательной.
Лица, заключающие договоры гражданско-правового характера, не всегда освобождаются от отчетности. Если в рамках такого договора предусмотрены выплаты, облагаемые страховыми взносами в ФСС (например, если оплачивается не только результат работы, но и сам процесс труда), необходимо представить форму 4-ФСС с отражением соответствующих сумм.
Организации, находящиеся в стадии ликвидации или приостановившие деятельность, продолжают нести обязанность по отчетности до момента исключения из ЕГРЮЛ и завершения расчетов с работниками. Аналогично, ИП обязан отчитаться за все отчетные периоды, в которых имелись трудовые отношения.
В каких случаях возникает обязанность сдачи отчета при отсутствии работников
Организации и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в качестве страхователей в ФСС, обязаны представлять форму 4-ФСС даже при отсутствии наемных работников, если они сохраняют статус работодателя. Это касается, например, периода после увольнения последнего сотрудника, но до официального прекращения обязательств перед ФСС.
Сдача отчета обязательна, если в отчетном периоде сохранялось начисление страховых взносов, в том числе по ранее заключенным трудовым договорам, гражданско-правовым договорам с физическими лицами, либо выплачивались выходные пособия, компенсации за неиспользованный отпуск или иные выплаты, облагаемые взносами.
Обязанность сохраняется, если организация не снята с регистрационного учета в ФСС. Даже если деятельность фактически приостановлена, но статус страхователя не аннулирован, необходимо сдавать «нулевую» форму. Отчет в таком случае заполняется с нулями, но с соблюдением установленного формата.
Если работодатель подал заявление о снятии с учета и получил подтверждение от ФСС, дальнейшая сдача отчетов по форме 4-ФСС не требуется. До момента официального снятия обязанность сохраняется.
ИП без работников освобождаются от подачи формы 4-ФСС, если они не заключали договоры с физическими лицами и не выплачивали им вознаграждение, облагаемое взносами. Однако если хотя бы раз в году был заключен такой договор, отчетность потребуется за тот квартал, в котором произошла выплата.
Рекомендуется своевременно сообщать в ФСС об изменениях, касающихся найма или увольнения работников, а также подать заявление на снятие с учета, если деятельность прекращается. Это позволяет избежать штрафов за несданную отчетность в отсутствие обязательств.
Нужно ли сдавать 4-ФСС при заключении гражданско-правовых договоров
Отчет по форме 4-ФСС обязателен, если с физлицом заключен гражданско-правовой договор, предусматривающий выполнение работ или оказание услуг, и при этом на вознаграждение начисляются страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Если договор не подпадает под нормы главы 23 НК РФ как объект обложения взносами на обязательное социальное страхование (например, договор подряда без выплаты больничных), то сдавать 4-ФСС по нему не требуется. Однако при наличии взносов даже по одному такому договору обязанность возникает.
В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, плательщики, производящие выплаты физическим лицам, обязаны представлять отчетность в ФСС. Это правило распространяется не только на работодателей, но и на тех, кто заключает гражданско-правовые договоры с физлицами, если по ним возникает обязанность по уплате страховых взносов.
При заключении договоров авторского заказа, возмездного оказания услуг, выполнения работ и иных, аналогичных по характеру, следует оценивать, подпадает ли выплата под объект обложения страховыми взносами. В случае сомнений имеет смысл получить письменное разъяснение из территориального отделения ФСС или воспользоваться официальными письмами ведомства, разъясняющими порядок применения законодательства.
Если за отчетный период был хотя бы один договор с начислением взносов, необходимо подать отчет по форме 4-ФСС даже при отсутствии штатных работников. Нарушение этого требования влечет штраф согласно ст. 19 Федерального закона № 125-ФЗ.
Как определяется обязанность подачи отчета для обособленных подразделений
Обособленные подразделения, в которых заключаются трудовые договоры и начисляется заработная плата, признаются страхователями по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев, если им выделен отдельный расчетный счет и открыт лицевой счет в территориальном органе ФСС.
Если подразделение не ведет самостоятельный учет и не начисляет выплаты физическим лицам, отчет по форме 4-ФСС сдается головной организацией по месту своего учета. Однако при наличии определённых условий обязанность подавать отчет может возникнуть у самого подразделения.
Обязанность возникает, если одновременно соблюдаются следующие условия:
- у подразделения есть отдельный баланс или расчетный счет;
- по месту нахождения подразделения открыт отдельный лицевой счет в ФСС (до 2023 года – в отделении Фонда, с 2023 года – в региональном отделении Социального фонда России);
- выплаты производятся сотрудникам, трудовая деятельность которых осуществляется в пределах данного подразделения;
- существует отдельное ведение кадрового учета и начисления выплат.
Если подразделению присвоен код подчиненности, отличающийся от головной организации, отчет по форме 4-ФСС подается отдельно. При этом:
- сроки сдачи отчета совпадают с установленными для остальных страхователей;
- отчет сдается в территориальное отделение по месту учета подразделения;
- подразделение самостоятельно рассчитывает взносы и указывает их в отчете.
Если подразделение не соответствует этим критериям, отчетность по нему включается в состав отчетности головной организации. В этом случае необходимо корректно отразить сведения о месте деятельности работников в разделе 3 формы 4-ФСС.
Когда прекращается обязанность сдачи формы 4-ФСС при ликвидации
Обязанность представления формы 4-ФСС прекращается после завершения всех расчетов с работниками и Фондом социального страхования, а также после подачи заключительной отчетности. Основной ориентир – дата государственной регистрации ликвидации в ЕГРЮЛ или прекращения деятельности индивидуального предпринимателя в ЕГРИП.
Если в процессе ликвидации организация сохраняет трудовые отношения хотя бы с одним сотрудником, отчет по форме 4-ФСС должен подаваться в обычные сроки – за каждый отчетный период до момента исключения из реестра. Если же штат был полностью сокращён до окончания квартала, отчет подаётся за период до увольнения последнего работника.
При ликвидации юридического лица обязательна подача заключительного отчета. Он представляется не позднее 15 календарных дней с даты утверждения ликвидационного баланса. При этом страховые взносы за работников необходимо уплатить до момента регистрации ликвидации.
Индивидуальные предприниматели, прекратившие деятельность, также обязаны отчитаться по форме 4-ФСС, если в отчетном периоде у них были работники. Срок сдачи – не позднее 15 дней с момента внесения записи в ЕГРИП о прекращении деятельности.
Нарушение сроков сдачи заключительной отчетности или непредставление формы 4-ФСС при наличии такой обязанности может повлечь штрафы. Поэтому перед подачей документов на ликвидацию рекомендуется завершить расчеты по всем обязательствам перед ФСС и своевременно подать итоговую отчетность.
Ответственность за непредставление или нарушение сроков сдачи 4-ФСС
За несдачу отчета по форме 4-ФСС в установленный срок предусмотрена административная ответственность. В соответствии с частью 1 статьи 15.33 КоАП РФ, непредставление или несвоевременная сдача отчетности в Фонд социального страхования влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.
Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей штраф составляет от 3 000 до 5 000 рублей. При повторном нарушении в течение года санкции могут быть увеличены.
Кроме штрафных санкций, нарушение сроков сдачи 4-ФСС может привести к отказу в предоставлении страховых выплат или задержке их начисления. Это связано с тем, что отчетность служит основанием для расчета страховых взносов и пособий.
Для минимизации рисков рекомендуется заранее подготовить отчет и подать его через электронные сервисы ФСС, которые автоматически фиксируют дату подачи. Если отчет невозможно сдать вовремя по уважительной причине, следует оформить документальное подтверждение и уведомить фонд заблаговременно.
Контроль за соблюдением сроков ведут территориальные органы ФСС, которые вправе инициировать проверки и запросы. В случае систематических нарушений возможны более строгие меры, вплоть до приостановления деятельности организации.
Вопрос-ответ:
Какие организации обязаны сдавать отчет по форме 4-ФСС?
Отчет по форме 4-ФСС должны сдавать все юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Это связано с необходимостью учета начисленных и уплаченных взносов на социальное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
Обязаны ли сдавать 4-ФСС обособленные подразделения организации?
Обособленные подразделения, зарегистрированные как отдельные налогоплательщики с собственными расчетными счетами и расчетом по взносам, обязаны сдавать отдельные отчеты 4-ФСС. Если подразделение не выделено на отдельного налогоплательщика, отчет сдает головная организация за все подразделения.
Должен ли предприниматель без наемных работников сдавать отчет по форме 4-ФСС?
Если предприниматель не привлекает работников по трудовым договорам, отчет 4-ФСС сдавать не нужно. Однако при появлении сотрудников, даже на короткий срок, возникает обязанность сдачи отчета.
Каков срок сдачи отчета 4-ФСС и какие последствия при нарушении сроков?
Отчет по форме 4-ФСС подается ежеквартально в течение 20 календарных дней после окончания отчетного периода. Нарушение сроков может повлечь штрафные санкции и начисление пени, а также усложнить взаимодействие с фондом социального страхования.
Какие данные должны быть отражены в отчете по форме 4-ФСС?
В отчете указываются сведения о численности работников, начисленных и уплаченных взносах на социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, данные о страховых случаях и выплатах, произведенных за счет Фонда социального страхования.
Загрузка...
