Комплект исполнительных и принципиальных схем электроснабжения должен находиться в легко доступном, защищённом от влаги и воздействия внешней среды месте, предусмотренном организацией в составе технической документации на объект. В большинстве случаев хранение осуществляется в помещении, где размещён щит распределения электроэнергии или рядом с ним – в специально оборудованном шкафу или стенде.
По требованиям ПУЭ (Правила устройства электроустановок), схемы должны быть доступны для технического персонала, ответственного за обслуживание электроустановок. Недопустимо хранение документации в произвольных местах, так как это усложняет аварийное отключение, поиск неисправностей и плановые работы. Нарушение требований к хранению может привести к штрафам со стороны Ростехнадзора и затруднить восстановление электроснабжения при нештатной ситуации.
В организациях, где используется централизованная система документооборота, дополнительно рекомендуется иметь копии схем в электронном виде. При этом оригиналы должны оставаться в бумажной форме и быть прошиты, подписаны и пронумерованы, как того требует ГОСТ Р 21.1101-2020. Размещение копий схем в закрытых зонах без доступа обслуживающего персонала не допускается.
Если объект имеет несколько распределительных устройств, комплект схем должен быть разделён по зонам ответственности с указанием мест установки оборудования. В случае аренды помещений ответственность за хранение и доступ к схемам возлагается на собственника объекта, если иное не предусмотрено договором с арендатором.
Где должен храниться комплект схем на бумажном носителе
Ключевое требование – обеспечение сохранности документации. Бумажные схемы должны быть защищены от влаги, прямого солнечного света, пыли и механических повреждений. Помещение должно быть сухим, вентилируемым и отапливаемым, особенно при хранении в регионах с резкими перепадами температуры.
Доступ к комплекту схем должен быть ограничен и предоставляться только уполномоченным сотрудникам – инженерному персоналу, электрикам, представителям надзорных органов. Для учета выдачи документов рекомендуется вести журнал регистрации с указанием даты, цели и фамилии ответственного лица.
Если схемы используются регулярно, целесообразно разместить дубликаты в электрощитовой, щитовой распределения или диспетчерской. Однако оригиналы должны храниться централизованно, с обеспечением защиты от утраты и несанкционированных изменений.
Для продления срока службы бумаги рекомендуется использовать защитные папки или архивные коробки. Переплет или подшивка обязательны. Размещение на открытых полках нежелательно – лучше использовать шкафы с дверцами или сейфы, если документация содержит критически важные данные.
Как организовать доступ сотрудников к комплекту схем
Для обеспечения оперативного доступа сотрудников к комплекту схем электроснабжения необходимо установить чёткие правила хранения и использования документации. Доступ должен быть организован с учётом уровня ответственности, профиля должности и режима объекта.
Основные шаги по организации доступа:
- Назначение ответственного за хранение и выдачу схем. Обычно эту функцию выполняет инженер-энергетик или сотрудник службы эксплуатации.
- Создание реестра лиц, имеющих право на доступ. В реестр включаются должности, а не имена, с последующим указанием ФИО в рабочем журнале или учетной форме.
- Разделение доступа по уровням. Например:
- Ознакомительный доступ – для специалистов по техобслуживанию и наладке;
- Оперативный доступ – для дежурного персонала и инженеров смены;
- Полный доступ – для руководителя технической службы, главного энергетика.
- Хранение бумажных копий в помещении с контролируемым доступом – архиве, инженерной или серверной комнате. Желательно использовать металлические шкафы с замками.
- При наличии цифровых копий – установка доступа через локальную сеть с разграничением прав: просмотр, скачивание, печать.
Каждое действие по выдаче или возврату схем должно фиксироваться в журнале учета с подписью получателя, датой и указанием цели использования. Для предотвращения утраты или несанкционированного доступа рекомендуется периодически проверять комплектность схем и актуальность списка допущенных сотрудников.
Требования к размещению схем в помещении организации
Комплект схем электроснабжения должен храниться в помещении, обеспечивающем оперативный доступ сотрудников, ответственных за техническое обслуживание и эксплуатацию электросетей. Помещение должно быть расположено в административной или технической зоне, исключающей доступ посторонних лиц.
Температурный режим в помещении хранения должен соответствовать требованиям для бумажной документации: не выше +25 °C при относительной влажности воздуха не более 65 %. Допустимо использование архивных шкафов или выдвижных ящиков с маркировкой, обеспечивающей быструю идентификацию комплекта.
Схемы необходимо хранить в защищённом от прямого солнечного света месте, чтобы исключить выцветание и повреждение бумаги. Нельзя размещать комплект вблизи источников тепла, водопровода, канализации или вентиляционных вытяжек с повышенной влажностью.
Доступ к помещению должен быть ограничен, при этом все действия по изъятию или внесению изменений в схемы должны фиксироваться в журнале учета. Наличие дежурной копии схем в оперативной зоне допускается, но оригиналы должны находиться в специально отведённом помещении с контролируемым режимом хранения.
При наличии автоматизированной системы документооборота рекомендуется дублировать бумажные схемы в цифровом виде с привязкой к конкретным объектам и инвентарным номерам оборудования.
Допустимо ли хранение схем в электронном виде и на каких носителях
Хранение комплекта схем электроснабжения в электронном виде допускается, если обеспечено соблюдение требований к их сохранности, актуальности и доступности. Электронная форма хранения может использоваться как основной или дополнительный способ при наличии технических и организационных условий.
Основные допустимые носители для хранения схем в электронном виде:
- серверы организации с регулярным резервным копированием;
- системы электронного документооборота (при наличии разграничения прав доступа);
- съемные накопители (только как резервный вариант при шифровании и физической защите);
- облачные сервисы хранения данных – если они сертифицированы по стандартам информационной безопасности (например, ФСТЭК, ISO/IEC 27001);
- локальные компьютеры, не подключенные к сети, – для объектов с ограниченным доступом, при условии архивного копирования.
Электронные схемы должны быть защищены от несанкционированного доступа, потери и искажения. Обязательно ведение актуальной версии с фиксацией всех изменений. Форматы хранения – PDF, DWG, SVG или другие, позволяющие сохранять графику с высоким уровнем детализации. Важно, чтобы открытие файлов не зависело от нестабильного или устаревшего программного обеспечения.
Организация должна утвердить внутренний порядок хранения и обработки электронных схем, включая процедуры архивирования, восстановления, контроля целостности и регистрации доступа. Наличие электронной копии не отменяет требования иметь бумажный экземпляр, если это предусмотрено нормативами отрасли или техническим регламентом объекта.
Как оформить и обозначить место хранения схем
Место хранения комплекта схем должно быть оформлено таким образом, чтобы обеспечить быстрый доступ, однозначную идентификацию и защиту от повреждений. На шкафу, полке или ящике, в котором размещаются схемы, необходимо закрепить ярлык или табличку с чётким обозначением: «Схемы электроснабжения» с указанием подразделения или объекта, к которому они относятся.
Табличка выполняется на контрастном фоне устойчивыми к истиранию буквами не менее 10 мм высотой. Размещение – на уровне глаз, лицевой стороной наружу. Если схемы находятся в общем архиве, используется отдельная пронумерованная ячейка или секция с аналогичной маркировкой и записью в журнале расположения документации.
Формат хранения – в папках с надписью на корешке, либо в конвертах с описанием содержимого. На обложке указывается: наименование объекта, дата актуализации схем, ответственное лицо. Хранение в несоответствующих или немаркированных местах недопустимо.
Для электронного хранения применяется папка с фиксированным названием на локальном сервере или в системе электронного документооборота. К ней оформляется краткая инструкция по доступу и восстановлению копий в случае сбоев. Название папки и путь к ней дополнительно указываются в бумажной версии схем, если она имеется.
Кто отвечает за актуальность и сохранность схем электроснабжения
Ответственность за поддержание актуальности схем электроснабжения лежит на инженерно-техническом персонале организации, в частности на специалистах службы эксплуатации электрооборудования. Именно они проводят регулярное обновление документации после внесения изменений в систему электроснабжения.
Назначение конкретного ответственного лица закрепляется в локальных нормативных актах организации, таких как положение о технической документации или инструкции по эксплуатации электросетей. Это позволяет систематизировать контроль и предотвращает потерю или устаревание схем.
Сохранность бумажных носителей обеспечивается организацией хранения в специально выделенном помещении или шкафу с ограниченным доступом, оснащённом средствами защиты от влаги, пыли и механических повреждений. Электронные версии схем должны храниться на защищённых серверах с резервным копированием и контролем версий.
При передаче схем между подразделениями или сотрудниками ведётся учёт с отметкой даты, подписантом и причиной передачи. Такие меры минимизируют риск утраты и гарантируют наличие актуальных данных в любой момент.
Регулярные проверки состояния схем и сопутствующей документации проводятся согласно графику технического обслуживания, утверждённому руководством организации. По результатам проверок фиксируются замечания и принимаются меры по корректировке или восстановлению документов.
Порядок предоставления схем при проверках и инспекциях
Комплект схем электроснабжения должен быть доступен уполномоченным лицам в полном объеме с момента начала проверки или инспекции. Ответственное лицо организации обязано обеспечить своевременную передачу документов по первому требованию инспектора.
Последовательность действий при предоставлении схем:
- Получение официального запроса на предоставление документации или предъявление служебного удостоверения инспектора.
- Подготовка комплекта схем в актуальном состоянии, включая бумажные и, при необходимости, электронные версии.
- Передача схем инспектору на месте проведения проверки либо предоставление копий в установленные сроки, если это предусмотрено регламентом.
- Регистрация факта передачи документации в журнале учета или ином установленном документе с подписью обеих сторон.
В случае выявления несоответствий или устаревших схем необходимо зафиксировать данные нарушения и оперативно начать процесс обновления документов.
Для исключения задержек при проверках рекомендуется:
- Держать комплект схем в доступном, четко обозначенном месте.
- Обеспечить наличие ответственного за комплект сотрудника с контактными данными.
- Проводить регулярные проверки актуальности схем и своевременно вносить изменения.
Отказ в предоставлении схем или несоблюдение установленного порядка может привести к административным мерам согласно действующему законодательству.
Особенности хранения схем на объектах с круглосуточной эксплуатацией
На объектах с круглосуточным режимом работы комплект схем электроснабжения должен обеспечивать быстрый доступ для оперативного вмешательства в случае аварий или плановых технических работ. Хранение бумажных носителей рекомендуется организовать в специально выделенных шкафах или металлических ящиках, расположенных вблизи распределительных щитов или пунктов управления, с возможностью круглосуточного доступа сотрудников дежурных смен.
Для повышения надежности сохранности схем необходимо использовать защищённые от пыли и влаги шкафы с закрывающимися дверцами и фиксирующими замками. Важно обеспечить регулярное обновление и контроль состояния носителей не реже одного раза в квартал, с обязательной фиксацией в журнале эксплуатации.
При наличии электронных копий схем допустимо хранение на выделенных серверах или локальных рабочих станциях с резервным копированием и ограничением доступа через систему прав пользователей. Электронные версии должны дублировать бумажные носители и быть доступны для оперативного просмотра в любое время.
Организация хранения должна предусматривать чёткую маркировку папок и файлов, с указанием даты обновления и версии схемы. В помещениях с круглосуточной эксплуатацией рекомендуется установить информационные стенды с визуальными копиями ключевых схем для быстрого ознакомления персонала.
Особое внимание уделяется условиям хранения – исключение попадания прямых солнечных лучей, перепадов температуры и повышенной влажности, которые могут повредить бумажные носители и снизить читаемость схем. Если схема размещается в помещении с доступом для дежурного персонала, необходим контроль за соблюдением порядка хранения и наличием актуальных документов.
Вопрос-ответ:
Где конкретно должен храниться комплект схем электроснабжения в организации?
Комплект схем обычно размещают в специально отведённом помещении или шкафу, доступ к которому имеют только ответственные сотрудники. Помещение должно обеспечивать защиту от влаги, пыли и механических повреждений. Часто схемы хранят рядом с основными распределительными щитами или в комнате службы эксплуатации. Важно, чтобы место хранения было чётко обозначено и легко доступно в случае проверки или аварийной ситуации.
Можно ли хранить схемы электроснабжения в электронном виде, и какие носители для этого подходят?
Хранение схем в электронном формате допускается, если обеспечивается сохранность данных и возможность быстрого доступа. Обычно используют защищённые серверы, облачные хранилища или корпоративные сети с ограниченным доступом. Важно регулярно создавать резервные копии и контролировать версии файлов, чтобы избежать устаревания информации. Электронные схемы удобны для обновления и передачи, но бумажные копии часто остаются обязательными для аварийных ситуаций.
Кто отвечает за актуальность и сохранность комплекта схем электроснабжения на объекте?
Ответственность возлагается на службу эксплуатации или технический отдел организации. Конкретный сотрудник или группа назначаются ответственными за ведение и обновление схем, а также за их сохранность. Эти лица должны контролировать своевременное внесение изменений после ремонтов и реконструкций, а также обеспечивать правильное хранение документов, чтобы они были в рабочем состоянии и доступны при необходимости.
Какие требования предъявляются к оформлению места хранения бумажных схем электроснабжения?
Место хранения должно быть оснащено шкафом или стеллажом с маркировкой, позволяющей быстро определить содержимое. Схемы необходимо хранить в папках или папках с надписями, отражающими их назначение и дату обновления. Рядом размещают таблички с информацией об ответственном лице и правилами доступа. Помещение должно иметь стабильный микроклимат — без повышенной влажности и перепадов температуры, что предотвращает повреждение бумаги.
Как организовать доступ сотрудников к комплекту схем электроснабжения, чтобы избежать утраты или несанкционированного использования?
Доступ предоставляют только сотрудникам, чья работа связана с обслуживанием или контролем электроснабжения. Обычно используется пропускной режим или ключевой контроль для хранения схем. Ведётся журнал выдачи документов с указанием времени и цели доступа. При этом следует обучить сотрудников правилам обращения с документами и необходимости возвращать их на место после использования. Такая система снижает риски потери или повреждения комплекта.
Загрузка...
