Если организация (ООО) привлекает самозанятого в качестве подрядчика, для правильного оформления и бухгалтерского учета потребуются определённые документы. Их состав зависит от формы сотрудничества, способа оплаты и требований налогового законодательства. Самозанятый, работающий через платформу «Мой налог», обязан подтвердить свой статус и факт оказания услуг или выполнения работ.
Первым обязательным документом является чек из приложения «Мой налог», который заменяет традиционный акт выполненных работ. Он должен быть сформирован в день получения оплаты или аванса и содержать данные ООО, включая ИНН и наименование. Чек можно отправить в электронном виде или распечатать при необходимости.
Второй важный документ – это договор гражданско-правового характера, заключённый между ООО и самозанятым. Он определяет объем и сроки работ, стоимость, порядок расчетов и ответственность сторон. Несмотря на то что закон допускает устную форму, для юридической безопасности договор желательно оформлять письменно.
Дополнительно ООО может запросить подтверждение регистрации в качестве самозанятого – это может быть скриншот или PDF-выгрузка из приложения «Мой налог» с указанием статуса плательщика налога на профессиональный доход. Этот документ нужен бухгалтерии для проверки соответствия режима налогообложения.
Если услуги оказываются на регулярной основе, может потребоваться график оказания услуг или отчёт о проделанной работе в свободной форме – по согласованию сторон. Эти документы не обязательны по закону, но полезны для внутреннего документооборота ООО.
Нужно ли самозанятому оформлять договор с ООО
Самозанятый не обязан заключать договор с ООО по закону, однако наличие договора защищает интересы обеих сторон и упрощает документооборот. Взаимоотношения с организацией оформляются гражданско-правовым договором – чаще всего это договор оказания услуг или выполнения работ.
Заключение договора рекомендуется в следующих случаях:
- если ООО планирует учесть расходы по договору в налоговой отчетности;
- если предполагаются крупные суммы оплаты или длительное сотрудничество;
- если важно зафиксировать конкретные условия: сроки, объем, порядок оплаты, ответственность сторон.
В договоре должны быть указаны:
- ФИО самозанятого и его ИНН (проверяется через приложение «Мой налог»);
- Реквизиты ООО и его уполномоченного представителя;
- Предмет договора с конкретным описанием работ или услуг;
- Сроки исполнения и порядок приёмки;
- Сумма оплаты, способ перечисления и сроки расчётов;
- Указание, что исполнитель применяет налог на профессиональный доход (НПД), не является ИП и самостоятельно уплачивает налоги;
- Освобождение заказчика от обязанности удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.
Без договора ООО рискует потерять возможность подтвердить расходы и получить обоснование для безналичных переводов в адрес самозанятого. Также это создаёт риск претензий со стороны налоговой в случае проверки.
Какие реквизиты указывать самозанятому в документах для ООО
При оформлении документов для ООО самозанятый обязан указывать строго определённые реквизиты, без которых документы не будут приняты бухгалтерией контрагента. Отсутствие даже одного элемента может повлечь отказ в оплате или запрос на переделку.
В документах (чек, акт, договор, счёт) самозанятый должен указывать следующие реквизиты:
- ФИО полностью (в именительном падеже), так как самозанятый не является юридическим лицом и работает как физлицо;
- ИНН самозанятого – обязательный атрибут для идентификации плательщика налога на профессиональный доход;
- Контактные данные – номер телефона и/или электронная почта, для связи и документооборота;
- Номер и дата документа (например, чека или акта);
- Наименование оказанной услуги или переданного товара с указанием объёма и стоимости;
- Сумма, подлежащая оплате (без НДС);
- Фраза: «Без налога (НДС)», так как самозанятые не являются плательщиками НДС по закону;
- Реквизиты для перевода: номер банковского счёта или номера карты, если используется как расчётный инструмент;
- Отметка о применении НПД (например: «Являюсь плательщиком налога на профессиональный доход согласно Федеральному закону № 422-ФЗ»);
- Подпись самозанятого (в рукописной форме – при бумажных документах, в электронной – при онлайн-обороте).
В случае направления электронного чека через приложение «Мой налог», часть этих реквизитов формируется автоматически и доступна ООО в виде фискального документа. Однако при оформлении актов и договоров необходимо дублировать ключевые данные вручную.
ООО вправе запросить также копию ИНН или скриншот регистрации в приложении «Мой налог» для подтверждения статуса самозанятого. Это не является обязательным по закону, но часто практикуется для внутреннего учёта.
Какой чек должен выдать самозанятый при работе с ООО
При расчетах с ООО самозанятый обязан выдать чек из приложения «Мой налог», оформленный в момент получения оплаты или сразу после нее. Такой чек выполняет функцию подтверждающего документа и заменяет традиционные бухгалтерские формы для юридических лиц.
В чеке обязательно должны быть указаны следующие сведения:
1. Дата и время формирования; это необходимо для подтверждения момента оказания услуги или получения денег.
2. Наименование покупателя: полное юридическое наименование ООО (например, «ООО «Ромашка»), а не только ИНН.
3. ИНН покупателя: обязателен при расчетах с юридическим лицом.
4. Сумма и наименование услуги или товара: краткое и точное описание предмета сделки и итоговая стоимость.
5. ФИО и ИНН самозанятого: эти данные добавляются автоматически при формировании чека в приложении.
Формировать чек самозанятый может только через официальный сервис ФНС: мобильное приложение «Мой налог», веб-кабинет или API для интеграции с внешними сервисами. Использование кассового аппарата не требуется.
После формирования чек автоматически попадает в базу ФНС. Для передачи ООО достаточно отправить PDF-файл или распечатку, полученную из приложения. Также допустима передача ссылки на электронный чек.
Если самозанятый не выдает чек или указывает некорректные данные, у ООО могут возникнуть проблемы с учетом расходов. Кроме того, ФНС может расценить это как нарушение порядка ведения расчетов.
В какие сроки самозанятый обязан передать чек ООО
После получения оплаты от ООО самозанятый обязан сформировать чек через приложение «Мой налог» или интегрированный сервис (например, через бухгалтерскую систему) не позднее дня поступления денег. Это требование предусмотрено пунктом 2 статьи 14 Федерального закона № 422-ФЗ.
Передача чека ООО должна быть осуществлена незамедлительно после его формирования. На практике чек направляется в день оплаты или на следующий рабочий день, если поступление средств произошло в нерабочее время.
Если расчёты производятся наличными, чек необходимо выдать ООО сразу при передаче денег. В этом случае отправка чека по электронной почте также допустима, если такой способ согласован сторонами.
Чтобы избежать налоговых споров и претензий со стороны контрагента, рекомендуется зафиксировать срок передачи чека в договоре – например, в течение одного календарного дня с момента получения оплаты.
Нарушение сроков оформления или передачи чека может быть расценено как несоблюдение налогового режима и создать препятствия для признания расходов ООО. Поэтому важно не откладывать выдачу документа и обеспечить подтверждение отправки (в виде электронного письма, мессенджера или акта приёма-передачи).
Нужен ли акт выполненных работ между самозанятым и ООО
Закон не обязывает самозанятых составлять акт выполненных работ при оказании услуг или выполнении работ для ООО, если факт выполнения подтверждён чеком из приложения «Мой налог». Однако на практике акт часто требуется бухгалтерией ООО как подтверждающий документ для учета расходов.
Акт особенно важен в следующих случаях:
- если услуга не является разовой, а работы выполняются поэтапно или с разбивкой по периодам;
- если в договоре указано, что факт оказания услуг подтверждается актом;
- если у ООО внутренние регламенты требуют акта для списания затрат;
- при возникновении споров относительно объема или качества выполненных работ.
В случае оформления акта рекомендуется указывать:
- ФИО и ИНН самозанятого;
- реквизиты ООО;
- дату и номер акта;
- перечень и объем оказанных услуг или выполненных работ;
- сумму и ссылку на чек из «Мой налог»;
- подписи сторон (печать не требуется).
Акт не заменяет чек, но может использоваться как дополнительное подтверждение исполнения обязательств. Он не передается в налоговую, но может быть затребован при проверке расходов в ООО. Рекомендуется включать необходимость акта в договор, если его оформление планируется.
Как самозанятому составить акт для ООО без бухгалтера
В шапке документа укажите полное наименование ООО, ИНН и адрес заказчика, а также свои данные: ФИО, ИНН, статус самозанятого, контактную информацию. В заголовке укажите «Акт выполненных работ» или «Акт оказанных услуг» с номером и датой составления.
В основной части подробно опишите предмет акта: что именно вы сделали, за какой период, в каком объеме. Укажите количество выполненных единиц работы или услуг и их стоимость, которая должна совпадать с суммой в выданном чеке самозанятого.
Обязательно укажите ссылку на договор или соглашение, если таковые имеются, а также основание для составления акта – например, оказание услуг по договору или заявке.
В конце поставьте дату составления и подпись. Для самозанятого достаточно собственноручной подписи и расшифровки ФИО. Подпись со стороны ООО не является обязательной, но может потребоваться по внутренним правилам заказчика.
Если акт составляется в электронном виде, можно использовать простой текстовый формат или PDF, без необходимости заверять его печатью. Важно, чтобы документ был подписан (в том числе электронной подписью, если это требуется). Можно приложить акт к чеку и отправить заказчику по электронной почте.
Следите за точностью данных – расхождения между актом и чеком могут вызвать вопросы у бухгалтерии ООО. Правильно оформленный акт упрощает взаиморасчеты и снижает риск отказа в оплате.
Как проверить подлинность чека от самозанятого
Для проверки чека самозанятого необходимо использовать официальный сервис ФНС – приложение «Мой налог» или личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru.
Первый шаг – проверить уникальный номер чека (фискальный признак). Он содержит 44 символа и формируется на основании данных о сделке и налоговом учёте.
Второй шаг – убедиться в соответствии реквизитов чека: ИНН самозанятого, дата и время операции, сумма платежа. Несовпадения свидетельствуют о возможной подделке.
Для проверки в приложении «Мой налог» нужно ввести QR-код или номер чека вручную. Результат покажет статус чека: зарегистрирован или нет, а также дату и время операции.
Если чек не найден или данные не совпадают, рекомендуется запросить у самозанятого повторный чек или дополнительные подтверждающие документы.
Дополнительно, при работе с ООО, самозанятый обязан предоставить чек в электронном виде через сервис ФНС, что исключает возможность фальсификации.
Что делать ООО, если самозанятый не передал чек или акт
Если самозанятый не предоставил чек, ООО не сможет подтвердить расход по услугам для учета в бухгалтерии и налоговом учете. В первую очередь необходимо направить самозанятому письменное требование о предоставлении чека или акта в разумный срок, например, 5 рабочих дней.
При отсутствии ответа или отказе можно обратиться в приложение «Мой налог», где чек формируется автоматически при оплате. ООО вправе запросить у самозанятого подтверждение регистрации и актуальные чеки через личный кабинет самозанятого.
Если чек или акт так и не были предоставлены, расходы по данной сделке не признаются для налогового учета. В целях налогового контроля это может привести к отказу в вычете НДС (при наличии) и увеличению налоговой базы.
Рекомендуется закреплять в договоре или соглашении с самозанятым обязанность своевременной передачи электронных чеков, а при их отсутствии – оформлять акты выполненных работ на основании взаимных подтверждений.
При систематическом непредоставлении документов целесообразно пересмотреть отношения с данным контрагентом или перейти на другой формат расчетов с документальным сопровождением.
Вопрос-ответ:
Какие документы самозанятый обязан предоставить ООО при оказании услуг?
Самозанятый должен выдать электронный чек через приложение «Мой налог» или его аналоги. Этот чек подтверждает факт оказания услуги и оплату. Дополнительно, по договоренности, может быть составлен акт выполненных работ, однако для самозанятых это не является обязательным документом. Основной документ – именно чек, который ООО использует для учета и подтверждения расходов.
Можно ли работать с самозанятым без подписания договора с ООО и без актов?
Да, договор между самозанятым и ООО не является обязательным, если стороны доверяют друг другу и используют электронные чеки для подтверждения сделок. В таких случаях чек выступает в роли подтверждающего документа для налогового учета. Акт выполненных работ оформлять не обязательно, но при желании можно оформить для внутреннего контроля или по требованию компании.
Какие реквизиты должен указывать самозанятый в чеке для ООО?
В чеке, сформированном через приложение для самозанятых, автоматически указываются основные данные: ФИО самозанятого, ИНН, вид услуги или товара, стоимость, дата и время операции, а также QR-код для проверки. Самозанятому дополнительно ничего указывать вручную не нужно — приложение формирует все необходимые реквизиты в соответствии с законом.
Что делать ООО, если самозанятый не передал чек или акт?
Если чек не поступил, у ООО нет подтверждения расходов для налогового учета, что может привести к отказу в вычете или признании затрат. В такой ситуации рекомендуется связаться с самозанятым и запросить повторную отправку чека через приложение. Если акт не передан, но чек есть, это не нарушает требований, поскольку акт для самозанятых необязателен. Если ни один документ не получен, следует воздержаться от учета такой услуги как расход.
В какие сроки самозанятый обязан передать чек ООО после оказания услуги?
Закон не устанавливает конкретных сроков передачи чека самозанятым. Однако чек должен быть сформирован и отправлен сразу после получения оплаты за услугу или товар. Обычно это происходит в течение нескольких минут после завершения сделки. ООО рекомендует запрашивать чек сразу после выполнения работы, чтобы обеспечить своевременное подтверждение и учет расходов.
Какие документы самозанятый обязан предоставить ООО для подтверждения оказанной услуги или выполненной работы?
Самозанятый должен предоставить чек, который формируется через приложение «Мой налог» или аналогичный сервис. Этот чек подтверждает факт оказания услуги или выполнения работы и содержит сведения о сумме, дате и реквизитах самозанятого. В большинстве случаев чек является основным подтверждающим документом для ООО. Дополнительно иногда могут потребовать акт выполненных работ, если это предусмотрено внутренними правилами заказчика, но с точки зрения законодательства чек — главный документ.
Нужно ли самозанятому составлять акт выполненных работ при работе с ООО, если уже есть чек?
Законодательство не требует от самозанятых оформлять акт выполненных работ — для подтверждения факта оказания услуги достаточно выдать чек. Однако некоторые компании по внутренним процедурам могут настаивать на наличии акта для удобства бухгалтерского учета или подтверждения качества услуг. В таких случаях самозанятый может составить простой акт в произвольной форме, указав описание работы, дату и подпись заказчика. Если договоренность о таком акте есть, то лучше выполнить это требование, чтобы избежать вопросов при проверках или в работе с бухгалтерией ООО.
Загрузка...
