Справки 2-НДФЛ представляют собой налоговые документы, содержащие сведения о доходах физических лиц и удержанных с них налогах. Их формирование и передача в ИФНС осуществляется работодателями ежегодно. Однако после подачи в налоговую инспекцию вопрос об их хранении внутри организации остаётся актуальным.
Согласно пункту 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ и пункту 10 статьи 21 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», справки 2-НДФЛ необходимо хранить не менее 5 лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором справка была составлена. Например, справка за 2022 год должна храниться до конца 2027 года.
Если справки 2-НДФЛ входят в состав личных дел работников или используются в кадровом учёте, к ним может применяться более длительный срок хранения, установленный по правилам архивного дела – до 75 лет, в зависимости от типа документа и его значимости. В таком случае организация обязана учитывать требования Приказа Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.
Нарушение сроков хранения может повлечь за собой административную ответственность по статье 13.25 КоАП РФ. Поэтому рекомендуется закрепить регламент хранения 2-НДФЛ в локальных нормативных актах, обеспечить защищённое хранение и предусмотреть порядок уничтожения документов по окончании срока хранения.
Какие организации обязаны хранить справки 2-НДФЛ и на каком основании
Обязанность по хранению справок 2-НДФЛ возложена на налоговых агентов, к которым относятся все организации и индивидуальные предприниматели, выплачивающие физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ. Это закреплено в статье 226 Налогового кодекса РФ.
В соответствии с пунктом 1 статьи 23 НК РФ, налоговые агенты обязаны вести учет доходов физических лиц, удержанных сумм налога и переданных в налоговый орган сведений, включая справки 2-НДФЛ. Эти документы представляют собой налоговую отчетность, а значит подлежат обязательному хранению как часть первичной учетной документации.
На основании статьи 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все работодатели обязаны хранить документы, относящиеся к расчетам с персоналом и отчетности, включая справки о доходах физических лиц, в течение установленного срока. При этом независимо от формы собственности, юридического статуса или численности работников, организации обязаны обеспечить сохранность этих документов.
Хранение справок также необходимо для целей возможных налоговых проверок. Налоговые органы вправе затребовать документы, подтверждающие удержание и перечисление НДФЛ, в том числе по завершённым отчетным периодам, если срок исковой давности еще не истёк.
Таким образом, обязанность по хранению справок 2-НДФЛ распространяется на всех работодателей, выплачивающих физическим лицам доходы, и регламентируется как налоговым, так и бухгалтерским законодательством Российской Федерации.
Минимальный срок хранения справок 2-НДФЛ согласно законодательству
Согласно пункту 1 статьи 29 Налогового кодекса Российской Федерации, организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить налоговые документы, в том числе справки по форме 2-НДФЛ, не менее четырёх лет. Этот срок отсчитывается с момента окончания соответствующего налогового периода, в котором справка была составлена и передана в налоговый орган.
Если справка 2-НДФЛ используется также как основание для бухгалтерского учёта или расчёта заработной платы, применяется дополнительное правило. В соответствии с пунктом 1.1 статьи 17 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», срок хранения первичных учётных документов, включая документы по расчётам с работниками, составляет не менее пяти лет. При этом отсчёт также начинается с года, следующего за отчётным.
Если в отношении сотрудника ведётся трудовой спор, проверка или судебное разбирательство, указанные сроки хранения приостанавливаются до завершения процесса. Это следует из статьи 19 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которая допускает продление срока хранения до окончания действия правовых оснований.
Для работодателей, имеющих статус источника выплаты дохода, критически важно соблюдать как налоговые, так и трудовые требования к хранению документации. Несоблюдение сроков хранения может повлечь административную ответственность по статье 120 НК РФ, включая штраф за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов.
Рекомендуется хранить справки 2-НДФЛ минимум 6 лет, чтобы покрыть все возможные риски, включая продление сроков давности по налоговым требованиям и проверкам со стороны государственных органов.
Чем отличается срок хранения оригиналов и копий справок 2-НДФЛ
Оригиналы справок 2-НДФЛ, сформированных налоговым агентом, подлежат обязательному хранению в течение четырех лет с момента окончания отчетного года. Этот срок установлен подпунктом 5 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ и распространяется на все налоговые документы, включая документы, подтверждающие удержание и перечисление НДФЛ.
Копии справок 2-НДФЛ, выданные работникам по их запросу или предоставленные в сторонние организации, не являются налоговыми документами в смысле законодательства. Однако они могут храниться в кадровом или архивном делопроизводстве. В зависимости от характера запроса и статуса документа копии могут быть отнесены к разным категориям:
– если копия выдана по письменному запросу работника и зафиксирована в документах кадрового учета, минимальный срок хранения – 3 года согласно статье 29 Федерального закона № 125-ФЗ (об архивном деле в РФ);
– копии, приобщенные к делам, связанным с внутренними проверками или судебными спорами, подлежат хранению до завершения юридически значимых процессов и не менее установленного срока исковой давности (обычно 3 года);
– при передаче копий в государственные органы, например, в рамках аудита или проверки, организация должна сохранить экземпляр переданной копии в течение всего срока хранения соответствующего дела – как правило, 4 года, аналогично оригиналам.
Таким образом, срок хранения оригиналов строго регламентирован налоговым законодательством и составляет 4 года, тогда как срок хранения копий зависит от целей использования и внутренней классификации документа в делопроизводстве. При отсутствии законодательных требований рекомендуется приравнивать срок хранения копий к сроку хранения оригиналов для минимизации рисков в случае споров.
Какой срок хранения справок 2-НДФЛ при увольнении сотрудника
После увольнения работника организация обязана сохранить справку 2-НДФЛ, выданную ему за отчетный налоговый период. Срок хранения такой документации зависит от назначения справки и норм, установленных действующим законодательством.
Согласно пункту 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ и приказу Росархива № 236 от 20.12.2019, справки 2-НДФЛ относятся к документам налогового учета и подлежат хранению в течение не менее 5 лет после окончания соответствующего отчетного года.
Если справка 2-НДФЛ была использована как часть расчета и перечисления налогов, она одновременно подлежит хранению и по нормам бухгалтерского учета. В таком случае действует более продолжительный срок:
- 5 лет – как минимум, в соответствии с Налоговым кодексом РФ;
- 6 лет – в рамках бухгалтерского учета (в случае, если данные используются в расчетах по зарплате);
- До 75 лет – если справка включена в состав личного дела или расчетных ведомостей, подпадающих под длительное хранение по Перечню, утвержденному Приказом Минкультуры России № 558.
Учитывая возможные налоговые проверки и споры, рекомендуется сохранять оригиналы справок уволенных работников не менее 6 лет, а в случае включения в личные дела – соблюдать сроки архивации кадровых документов.
Копии справок, выданные сотруднику на руки при увольнении, могут не храниться, если они не подлежат внутреннему учету организации. Однако копии, направленные в налоговые органы, следует сохранять в составе отчетности по форме 6-НДФЛ.
Ответственность работодателя за нарушение сроков хранения справок 2-НДФЛ
В случае утраты или преждевременного уничтожения справок 2-НДФЛ налоговые органы могут квалифицировать действия работодателя как административное правонарушение. Согласно статье 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения, включая ненадлежащее хранение документов, предусмотрен штраф до 10 000 рублей, а при повторном нарушении – до 30 000 рублей.
Если утрата справок повлекла невозможность проведения налоговой проверки или выявления налоговых обязательств, штраф увеличивается до 20% от суммы неуплаченного налога. Кроме того, статья 13.25 КоАП РФ предусматривает штраф до 10 000 рублей за несоблюдение порядка хранения и представления налоговой отчётности.
Нарушение правил хранения также может рассматриваться как нарушение трудового законодательства в части обеспечения сохранности персональных данных работников. За это предусмотрена административная ответственность по статье 13.11 КоАП РФ – штраф до 50 000 рублей для юридических лиц.
Для минимизации рисков работодатель обязан обеспечить организацию систематизированного архивного хранения справок, регламентировать сроки хранения во внутренних документах и назначить ответственного сотрудника. Регулярные внутренние проверки помогут своевременно выявлять и устранять возможные нарушения в учёте и хранении налоговой документации.
Как правильно организовать архивное хранение справок 2-НДФЛ
Для организации архивного хранения справок 2-НДФЛ необходимо обеспечить их сохранность в течение установленного законом срока – не менее 4 лет с даты окончания отчетного периода. Документы должны храниться в специально отведенном помещении с контролируемыми условиями: температура не выше +25 °C, влажность воздуха в пределах 40–60%, отсутствие прямого солнечного света и вредных веществ.
Справки рекомендуется систематизировать по годам и подразделениям организации, а также по категориям сотрудников, если это необходимо для удобства поиска. Каждый комплект документов следует регистрировать в архивном журнале с указанием даты поступления и срока хранения. Для цифровых копий справок требуется использование надежных систем электронного документооборота с резервным копированием и защитой от несанкционированного доступа.
Важно регулярно проверять состояние архивных материалов и обеспечивать их целостность. В случае обнаружения повреждений или износа необходимо предпринять меры по восстановлению или повторному сканированию документов. Доступ к архиву должен быть ограничен уполномоченными сотрудниками, а выдача справок из архива – фиксироваться в специальном журнале учета.
При окончании срока хранения справок 2-НДФЛ организация должна оформить акт на уничтожение документов, соблюдая требования нормативных актов, и провести процедуру утилизации в присутствии комиссии.
Срок хранения справок 2-НДФЛ в электронном виде и требования к формату
Согласно действующему законодательству, срок хранения справок 2-НДФЛ в электронном виде составляет не менее 4 лет с конца календарного года, в котором оформлен документ. Этот срок совпадает с общим сроком хранения налоговой документации.
Для обеспечения юридической силы и возможности предоставления документов налоговым органам, электронные справки должны соответствовать следующим требованиям:
- Формат файла: рекомендуется использовать общепринятые форматы, обеспечивающие целостность и читаемость, такие как PDF/A или XML с цифровой подписью.
- Подпись: документы должны иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись, подтверждающую подлинность и неизменность данных.
- Структура файла: при использовании формата XML справка должна содержать все обязательные реквизиты согласно требованиям ФНС, включая сведения о налогоплательщике, налоговом агенте и суммах дохода и налога.
- Защита данных: организация обязана обеспечить сохранность файлов, предотвратить их случайное удаление, повреждение или несанкционированный доступ.
- Резервное копирование: рекомендуется реализовать регулярное резервное копирование электронных справок с хранением копий в отдельном защищённом хранилище.
Нарушение требований к формату или срокам хранения может привести к отказу налоговых органов в приёме электронных документов и наложению штрафных санкций на организацию.
Вопрос-ответ:
Каков установленный законодательством срок хранения справок 2-НДФЛ в организации?
Согласно действующим нормативам, справки 2-НДФЛ необходимо хранить не менее четырёх лет с момента их составления. Этот срок обусловлен требованиями налогового контроля и возможными проверками со стороны контролирующих органов. В случае если в организации ведется бухгалтерский или налоговый учёт в электронном виде, аналогичные сроки хранения применимы и к электронным копиям документов.
Нужно ли хранить справки 2-НДФЛ после увольнения сотрудника, и если да, то как долго?
Да, справки 2-НДФЛ, выданные сотруднику, должны сохраняться в организации после его увольнения. Срок хранения таких документов составляет минимум четыре года с момента их оформления, независимо от того, работает ли сотрудник в компании на данный момент. Это необходимо для подтверждения правильности налоговых начислений и при возникновении возможных налоговых споров или запросов от бывшего работника.
Можно ли хранить справки 2-НДФЛ исключительно в электронном виде, или обязательно нужны бумажные оригиналы?
Хранение справок 2-НДФЛ в электронном формате допускается при соблюдении требований по защите и целостности данных, а также при наличии резервных копий. Электронные документы должны быть доступны для проверки и соответствовать нормативным требованиям по формату и сохранности. Однако, если организация не использует систему электронного документооборота или в случае необходимости подтверждения подлинности, рекомендуют сохранять бумажные оригиналы. В некоторых случаях контролирующие органы могут запросить именно бумажные носители.
Какие последствия могут возникнуть для организации при несоблюдении сроков хранения справок 2-НДФЛ?
Нарушение сроков хранения справок 2-НДФЛ может привести к штрафным санкциям со стороны налоговых и других контролирующих органов. При отсутствии необходимых документов во время проверки организация может столкнуться с недоказанностью корректности начисленных налогов, что приведёт к доначислениям и пеням. Кроме того, возможны претензии со стороны бывших сотрудников при невозможности предоставить справки по их запросу.
Как организовать систематизацию и хранение справок 2-НДФЛ, чтобы обеспечить быстрый доступ и соблюдение сроков?
Для правильного хранения справок 2-НДФЛ рекомендуется разработать внутренний порядок учета и хранения документов. Это включает регистрацию каждой справки с указанием даты выдачи, сотрудника и периода, за который она сформирована. Документы можно хранить в отдельном архивном разделе, выделяя бумажные носители или цифровые файлы по годам. При использовании электронного документооборота важно обеспечить резервное копирование и защиту от случайного удаления. Регулярные проверки архива помогут контролировать сроки и предотвращать утрату важных справок.
Загрузка...
