Трудовой договор вступает в силу только после его подписания обеими сторонами – работодателем и работником. Согласно статье 67 Трудового кодекса Российской Федерации, договор должен быть оформлен в двух экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу. Один передаётся работнику, другой остаётся у работодателя.
Нарушение этого требования может привести к юридическим рискам. Если у работника нет на руках своего экземпляра, это усложняет защиту его прав в случае спора. Для работодателя отсутствие собственного экземпляра затрудняет подтверждение факта трудовых отношений, особенно при проверках со стороны инспекции труда или судебных разбирательствах.
Каждый экземпляр должен быть подписан обеими сторонами и содержать одинаковый текст. Передача экземпляра работнику подтверждается его подписью на экземпляре работодателя. Отсутствие этой подписи при проверке может быть расценено как административное нарушение по статье 5.27 КоАП РФ.
Если в процессе работы вносятся изменения в условия труда (например, изменение должности или заработной платы), требуется оформить дополнительное соглашение к договору. Такие соглашения также составляются в двух экземплярах и подписываются сторонами.
Обязательное количество экземпляров по Трудовому кодексу РФ
Согласно статье 67 Трудового кодекса Российской Федерации, трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах. Каждый экземпляр имеет равную юридическую силу и подписывается обеими сторонами – работодателем и работником.
Один экземпляр передается работнику, второй хранится у работодателя. Передача экземпляра сотруднику должна быть зафиксирована. На экземпляре работодателя рекомендуется сделать отметку о получении второго экземпляра работником с подписью и датой.
Несоблюдение требования о двукратном оформлении трудового договора может рассматриваться как нарушение трудового законодательства и повлечь ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Дополнительные рекомендации:
- Храните экземпляр договора в личном деле сотрудника.
- Если договор заключен с дистанционным работником, допускается оформление с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.
- При изменении условий договора оформляется дополнительное соглашение также в двух экземплярах.
Работодатель обязан обеспечить подписание и выдачу экземпляра договора до начала работы сотрудника. Несоблюдение этого порядка формально приравнивается к допуску к работе без оформления трудовых отношений.
Кому именно вручаются экземпляры трудового договора
Трудовой договор оформляется в двух идентичных экземплярах. Каждый экземпляр имеет одинаковую юридическую силу и должен содержать подписи обеих сторон. Перед подписанием необходимо убедиться в наличии всех обязательных условий и реквизитов.
- Один экземпляр передаётся работнику – после подписания договора обеими сторонами. Работодатель обязан выдать его лично в руки работнику не позднее дня начала работы. Передача фиксируется распиской на экземпляре работодателя.
- Второй экземпляр остаётся у работодателя – он хранится в кадровой службе или у индивидуального предпринимателя, если речь идёт о микропредприятии. Этот экземпляр используется для внутреннего документооборота и проверок со стороны инспекций.
Если договор заключается в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, стороны получают по одной электронной копии, которая сохраняется в их информационных системах или в государственном облачном хранилище.
При утере экземпляра работник имеет право запросить заверенную копию у работодателя. Работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней с момента получения запроса.
Как оформить каждый экземпляр: подписи, печати, нумерация
Каждый экземпляр трудового договора должен быть подписан обеими сторонами: работником и работодателем. Подписи ставятся на последней странице договора, сразу после основного текста. Убедитесь, что подписи идентичны во всех экземплярах и выполнены собственноручно.
Если организация использует печать, её оттиск проставляется рядом с подписью представителя работодателя. Печать должна быть четкой и размещаться таким образом, чтобы не перекрывать подпись. В случае использования электронной подписи необходимо обеспечить ее квалифицированность согласно требованиям Федерального закона № 63-ФЗ.
Экземпляры нумеруются вручную или автоматически, в зависимости от способа печати. Указывается номер экземпляра и его принадлежность – «Экземпляр работодателя №1», «Экземпляр работника №2». Это помогает избежать путаницы при хранении документов.
После оформления каждый экземпляр должен быть прошит (при наличии более одного листа), пронумерован и скреплён подписью и печатью (при наличии) на месте сшива. Указание количества прошитых страниц обязательно, например: «Прошито и пронумеровано 3 (три) страницы».
Хранение экземпляров: кто и сколько обязан сохранять
Работодатель обязан хранить свой экземпляр трудового договора на протяжении всего срока действия трудовых отношений и не менее 3 лет после их прекращения. Это предусмотрено статьей 19 Федерального закона № 125-ФЗ и пунктом 586 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры № 558.
Работник хранит свой экземпляр договора по собственному усмотрению. Закон не устанавливает для него обязательного срока хранения, однако рекомендуется сохранять документ не менее 3 лет после увольнения – на случай трудовых споров или необходимости подтверждения стажа.
При утрате экземпляра работника, он вправе обратиться к работодателю с письменным запросом о предоставлении копии. Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение 3 рабочих дней согласно статье 62 Трудового кодекса РФ.
Если трудовой договор заключён в электронной форме через Единый портал «Работа в России», копии в бумажном виде хранятся по тем же правилам. Электронный экземпляр, подписанный электронной подписью обеих сторон, имеет равную юридическую силу.
Что делать при утере экземпляра трудового договора
Если работник утратил свой экземпляр трудового договора, он вправе запросить копию у работодателя. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать копию трудового договора в течение трех рабочих дней с момента обращения.
Запрос оформляется письменно в свободной форме. В заявлении указываются ФИО работника, дата заключения договора (если известна), а также просьба выдать заверенную копию. Документ регистрируется в делопроизводстве работодателя с отметкой о дате получения.
Копия должна быть заверена: каждая страница – подписью уполномоченного лица и печатью (если используется). Обязательно проставляется отметка «Копия верна» и дата заверения.
Если работодатель отказывается выдать копию, работник вправе обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд. За отказ в предоставлении копии предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Рекомендуется хранить копию трудового договора отдельно от оригинала, в бумажном или цифровом виде, чтобы в будущем избежать повторной утери.
Дополнительные экземпляры: когда могут понадобиться и как оформить
Дополнительный экземпляр трудового договора может потребоваться в случае оформления командировки, оформления визы, участия в судебных разбирательствах, а также при проверках со стороны контролирующих органов. Его могут запросить банковские учреждения при оформлении кредита или ипотечного займа, а также нотариусы для удостоверения доверенностей.
При заключении договора стороны могут сразу предусмотреть больше двух экземпляров. В этом случае в тексте договора указывается точное количество: например, «Договор составлен в трёх экземплярах, каждый имеет равную юридическую силу, по одному для работодателя, работника и отдела кадров».
Если дополнительный экземпляр требуется после подписания, оформляется письменный запрос. Работодатель предоставляет заверенную копию в течение трёх рабочих дней согласно статье 62 ТК РФ. Копия должна содержать отметку «Копия верна», подпись ответственного лица, дату и, при наличии, печать организации.
При утере всех экземпляров оригинал не восстанавливается. Оформляется дубликат на основании письменного заявления. Он выдается с пометкой «Дубликат» и также заверяется подписью и печатью.
Ответственность за отсутствие одного из обязательных экземпляров
Трудовой договор должен быть оформлен минимум в двух экземплярах, каждый из которых подписан сторонами. Отсутствие экземпляра, предназначенного работнику, нарушает требования статьи 67 ТК РФ и ограничивает возможность работника ознакомиться с условиями труда.
Если работник не получил свой экземпляр, инспекция труда может применить административное наказание по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для юридического лица составляет до 50 000 рублей, для должностного лица – до 5 000 рублей.
Отсутствие экземпляра у работодателя создает сложности при доказательстве условий трудовых отношений в суде и увеличивает риск признания факта трудоустройства без договора, что повлечёт дополнительные штрафы и компенсации.
Для минимизации рисков рекомендуется фиксировать факт передачи экземпляра работнику под подпись или включать отметку о получении на экземпляре работодателя.
Несоблюдение этих требований может привести к приостановке деятельности предприятия или дисквалификации ответственных лиц сроком до трёх лет в случае повторных нарушений.
Вопрос-ответ:
Сколько экземпляров трудового договора должен получить работник при заключении?
Работник должен получить один экземпляр трудового договора, который будет у него на руках. Этот экземпляр является подтверждением условий трудоустройства и сохраняется работником для личного пользования и возможных проверок.
Нужно ли работодателю хранить несколько экземпляров трудового договора и зачем?
Работодатель обязан хранить по крайней мере один экземпляр трудового договора у себя в документации. Это необходимо для учета отношений с работником, для отчетности и при проверках контролирующих органов. Число экземпляров зависит от внутренних правил компании, но обычно достаточно одного оригинала.
Можно ли оформить трудовой договор в одном экземпляре и почему это важно?
Оформление трудового договора в одном экземпляре допустимо, если обе стороны подписали его и согласны с этим. Однако наличие нескольких экземпляров обеспечивает каждой стороне документальное подтверждение условий сотрудничества и снижает риск спорных ситуаций в будущем.
Какой порядок оформления экземпляров трудового договора при приеме на работу в крупных компаниях?
В крупных организациях трудовой договор часто оформляется в двух экземплярах: один для работника, другой — для работодателя. Дополнительно могут быть сделаны копии для кадровой службы и бухгалтерии. Такой подход помогает организовать внутренний документооборот и облегчает хранение информации в разных отделах.
Что делать, если работник потерял свой экземпляр трудового договора?
Если экземпляр трудового договора у работника потерян, он может обратиться в отдел кадров или к работодателю с просьбой выдать дубликат. Обычно работодатель хранит оригинал и может предоставить заверенную копию, которая будет иметь юридическую силу для подтверждения условий работы.
Сколько экземпляров трудового договора должен оформить работодатель?
Работодатель обязан оформить трудовой договор в двух экземплярах — один для работника, другой для работодателя. Это необходимо, чтобы каждая сторона имела документ с одинаковыми условиями, подтверждающий их права и обязанности. В некоторых случаях, если в трудовом процессе участвуют дополнительные стороны, количество экземпляров может быть увеличено, но стандартная практика — два экземпляра.
Загрузка...
