Заверение копии трудовой книжки в 2023 году требует точного соблюдения установленных правил. Основной нормативный документ – Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое регламентирует порядок оформления копий трудовых книжек. Важно учитывать, что заверенная копия действует ограниченное время – как правило, не более одного месяца со дня заверения, если иное не установлено принимающей организацией.
Для заверения копии необходимо предоставить оригинал трудовой книжки. Все страницы, на которых есть записи, копируются полностью. Документы, содержащие неполные или нечёткие копии, не принимаются. После копирования на каждом листе обязательна отметка «Копия верна», подпись ответственного лица и печать организации, если она предусмотрена.
Особое внимание следует уделить заверению последней страницы с актуальной записью. На ней обязательно указывается следующая фраза: «Работает по настоящее время» или указывается дата увольнения, если сотрудник уже прекратил трудовые отношения. Далее ставится подпись уполномоченного лица, его должность и расшифровка подписи. Заверение производится исключительно с использованием оригинальных записей, исправления не допускаются.
При оформлении копии трудовой книжки нередко возникают ошибки, связанные с отсутствием обязательных реквизитов или использованием устаревших формулировок. Чтобы избежать отказа в приёме документа, рекомендуется сверять заверенную копию с действующими требованиями на дату оформления.
Кто уполномочен ставить печать и подпись в трудовой книжке
Полномочия на заверение записей в трудовой книжке имеют строго определённые лица. В первую очередь, подпись ставит руководитель организации или уполномоченное им лицо. Основанием для этого служит приказ или доверенность, выданная в установленном порядке. В случае если подпись проставляет не сам руководитель, необходимо убедиться, что доверенность оформлена надлежащим образом и содержит право заверять трудовые книжки.
Печать используется при наличии у организации круглой печати, содержащей наименование юридического лица. С 2016 года наличие печати в организациях не является обязательным требованием, однако при её наличии запись в трудовой книжке должна быть удостоверена именно ею. При отсутствии печати у организации, заверение ограничивается только подписями, но это обязательно указывается в локальных нормативных актах работодателя.
Для индивидуальных предпринимателей порядок иной. Подпись ставит лично сам предприниматель. Если у него есть печать, её использование остаётся правом, а не обязанностью. Однако при наличии печати её следует проставить наряду с подписью, чтобы избежать вопросов при проверках.
Особое внимание стоит уделить случаям, когда заверение выполняет кадровый специалист. Такое возможно только при наличии надлежащей доверенности от руководителя. Подпись кадровика без доверенности не обладает юридической силой и может быть признана недействительной.
При смене руководителя или ответственного лица необходимо проверить действительность доверенности или приказа, чтобы избежать ошибок при заверении. Неверно оформленное заверение может привести к отказу в учёте трудового стажа или проблемам при подтверждении страхового стажа в ПФР.
Какие документы нужны для заверения трудовой книжки
Для заверения копии трудовой книжки требуется оригинал трудовой книжки. Без него сверка записей невозможна, а заверение не допускается.
Необходим паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Его используют для проверки данных работника и оформления сопроводительных записей.
Сотрудник предоставляет заявление на выдачу заверенной копии. В нём указываются фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, подразделение и цель получения копии.
Как оформить записи о приеме и увольнении для заверения
При оформлении записей о приеме на работу в трудовую книжку необходимо строго соблюдать требования Инструкции по заполнению трудовых книжек. Запись должна начинаться с новой строки, без сокращений, четким указанием даты приема. Формулировка включает точное наименование должности, структурного подразделения (если оно предусмотрено штатным расписанием) и основание для приема. Например: «Принят на должность инженера отдела технического контроля».
Дата вносится в формате: день, месяц, год. Например: «05.07.2023». Номер записи указывается по порядку, без пропусков.
При внесении записи об увольнении обязательно указывается причина с точной ссылкой на статью Трудового кодекса. Формулировка должна полностью соответствовать формулировке из приказа об увольнении. Например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Под каждой записью о приеме или увольнении ставится подпись ответственного лица, а также печать организации, если она применяется. Должность лица, заверяющего запись, указывается полностью, без сокращений. Например: «Начальник отдела кадров».
Корректировка ошибок в записях о приеме и увольнении выполняется только с соблюдением установленного порядка. Для этого прежняя запись признается недействительной путем внесения формулировки «Запись №__ недействительна», после чего вносится правильная запись с новым порядковым номером.
Все исправления также заверяются подписью ответственного лица и печатью организации. Запрещено использовать корректирующие средства или закрашивание текста.
Правила заверения трудовой книжки при смене работодателя
При увольнении запись в трудовой книжке должна содержать дату прекращения трудового договора, формулировку причины увольнения согласно статье Трудового кодекса и ссылку на соответствующий приказ работодателя.
После внесения записи об увольнении ставится отметка «Запись верна», под которой указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой и печать организации. Печать должна быть читаемой и соответствовать официальным реквизитам работодателя.
В случае исправлений или уточнений в записях о работе требуется дополнительное заверение с указанием причины и документа-основания для изменения.
Передача трудовой книжки новому работодателю возможна только при наличии правильного заверения предыдущим работодателем. Отсутствие подписи или печати приводит к необходимости повторного оформления записи.
Срок выдачи трудовой книжки сотруднику – не позднее следующего рабочего дня после увольнения. Заверение должно быть выполнено до выдачи документа.
Ответственность за корректность заверения несет организация, оформляющая трудовую книжку при увольнении.
Требования к печатям и подписи при заверении трудовой книжки
Для заверения трудовой книжки в 2023 году печать организации должна быть круглой, с чётким и разборчивым оттиском. Диаметр печати – не менее 20 мм, с указанием полного наименования работодателя и его реквизитов, включая ИНН и ОГРН. Оттиск не должен иметь разрывов, смазанности или иных дефектов, влияющих на читаемость.
Подпись должна принадлежать уполномоченному лицу – руководителю организации, заместителю руководителя или другому лицу, наделённому соответствующими полномочиями по внутренним документам. В заверении указывается фамилия, инициалы подписанта, а также его должность.
Подпись наносится синей или чёрной пастой, её цвет должен контрастировать с фоном страницы трудовой книжки. Важна аккуратность и читаемость подписи, отсутствие подчисток и исправлений.
При заверении записи ставится подпись в той же строке, где внесена запись, либо рядом с ней, при этом печать накладывается так, чтобы частично перекрывать подпись и запись. Это исключает возможность подделки или внесения изменений без нового заверения.
Использование штампов, пластиковых печатей и копий подписей недопустимо. Электронное заверение возможно только при наличии официально утверждённого порядка и электронных средств, соответствующих требованиям законодательства.
Как исправить ошибки в трудовой книжке перед заверением
Исправления в трудовой книжке должны быть оформлены строго в соответствии с нормативами трудового законодательства. Самостоятельное исправление ошибок сотрудником запрещено.
Алгоритм действий при обнаружении ошибки:
- Обратитесь в отдел кадров или к работодателю, допустившему ошибку.
- Подготовьте письменное заявление с указанием конкретной ошибки и корректных данных.
- Работодатель обязан оформить исправление путем внесения записи об исправлении ошибки.
Особенности оформления исправлений:
- Ошибочная запись не зачеркивается, а рядом делается новая запись с правильными сведениями.
- Исправление заверяется подписью руководителя и печатью организации.
- Если ошибка допущена в периоде предыдущего работодателя, исправление должно быть согласовано с этим работодателем или подтверждено документально.
- При невозможности исправления записи в трудовой книжке оформляется соответствующая справка с пояснениями.
При исправлении ошибок в датах, наименованиях должностей или подразделений важно использовать официальные наименования, зафиксированные в кадровой документации.
Отказ работодателя исправлять ошибку допускает обращение в трудовую инспекцию или суд для защиты прав сотрудника.
Особенности заверения трудовой книжки при дистанционной работе
При дистанционном режиме работы процедура заверения трудовой книжки сохраняет общие юридические требования, однако учитывает специфику удаленного взаимодействия между работодателем и сотрудником.
Основные моменты, которые нужно учитывать:
- Записи о приеме, переводе и увольнении оформляются по распоряжениям работодателя, как и при традиционной форме работы.
- Заверение проводится лицом, уполномоченным на подписание кадровых документов (например, руководителем или кадровым специалистом).
- Печать организации должна быть оригинальной, проставляться в трудовой книжке либо на вкладыше, если используется.
При дистанционной работе особенно важно соблюдать порядок передачи документов для заверения:
- Работник направляет трудовую книжку работодателю почтой, курьером или передает через уполномоченное лицо.
- Работодатель осуществляет необходимые записи и ставит подпись и печать в книжке.
- Заверенную трудовую книжку возвращают сотруднику тем же способом, обеспечивая сохранность и своевременность.
Для снижения рисков рекомендуется использовать следующие рекомендации:
- Фиксировать дату передачи и возврата трудовой книжки с помощью сопроводительных документов (акты приема-передачи, описи вложений).
- Хранить копии кадровых приказов, подтверждающих основания для внесения записей.
- При наличии электронной подписи у работодателя возможно оформление и хранение кадровых документов в электронном виде с последующей печатью записей для трудовой книжки.
Важно, что дистанционная работа не освобождает работодателя от обязательств по правильному оформлению трудовой книжки. Нарушения порядка заверения могут привести к штрафам и затруднениям при подтверждении стажа работника.
Ответственность за неправильное заверение трудовой книжки
Неправильное заверение трудовой книжки влечет юридическую ответственность работодателя и должностных лиц. Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение правил ведения и оформления трудовых книжек предусмотрен штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
Ошибки, ведущие к ответственности: отсутствие подписи уполномоченного лица, неправильное оформление записи о приеме или увольнении, несоответствие печати установленным требованиям, использование неактуальных бланков или отсутствие печати при заверении.
Кроме административной ответственности, неправильное заверение трудовой книжки может стать основанием для отказа в принятии документа в ПФР, что затруднит начисление пенсии и оформление социальных гарантий сотрудника.
Рекомендуется: тщательно проверять соответствие каждой записи установленным нормам, использовать актуальные образцы печатей и удостоверять подписи только уполномоченными лицами. При обнаружении ошибок их необходимо немедленно исправлять в порядке, установленном законодательством.
Ответственность за нарушение закреплена и в трудовом законодательстве: за допущенные ошибки руководитель может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения по статье.
Проверка правильности заверения трудовой книжки должна быть регулярной и включать контроль соответствия всех реквизитов. Отсутствие контроля увеличивает риск штрафов и затруднений для сотрудников при подтверждении трудового стажа.
Вопрос-ответ:
Кто имеет право заверять записи в трудовой книжке работодателя в 2023 году?
Заверять записи в трудовой книжке может руководитель организации или лицо, которое он официально уполномочил. Это может быть директор, генеральный директор или иное лицо, прописанное в локальных документах компании. Также допускается заверение подписью уполномоченного кадрового работника, если это закреплено внутренними правилами предприятия и соответствует законодательству. Подпись должна сопровождаться печатью организации, если она используется в документообороте.
Как правильно оформить запись о приеме на работу в трудовой книжке для ее последующего заверения?
Запись о приеме должна содержать точное наименование должности, дату приема и указание приказа или распоряжения, на основании которого сотрудник принят. Текст должен быть однозначным, без сокращений, которые могут вызвать вопросы. После внесения записи нужно подписать ее уполномоченным лицом и поставить печать организации. Если при заполнении возникли ошибки, их следует устранить до заверения, иначе запись может быть признана недействительной.
Какие ошибки в трудовой книжке могут привести к отказу в заверении и как их исправлять?
Частыми причинами отказа в заверении являются несоответствие даты, неправильное указание должности, отсутствие подписи или печати, а также исправления, выполненные некорректно. Исправления должны выполняться аккуратно: предыдущая ошибка перечеркивается одной линией так, чтобы текст оставался читаемым, рядом делается правильная запись с указанием причины исправления. После этого необходимо заверить исправленную запись подписью и печатью. Если ошибки многочисленны, целесообразно заменить трудовую книжку или обратиться к специалисту кадровой службы для консультации.
Можно ли заверять трудовую книжку при дистанционной работе сотрудника в 2023 году?
При дистанционной работе порядок заверения трудовой книжки не меняется: записи должны оформляться работодателем по общим правилам. При невозможности физического доступа к книжке сотрудника, организация может использовать курьерскую доставку или почтовую пересылку для передачи документа. Важно сохранить подтверждения передачи и получения трудовой книжки. Электронное заверение на данный момент не предусмотрено законодательством для трудовых книжек, поэтому оригинальный документ должен содержать традиционные подписи и печати.
Какие документы необходимо предоставить работодателю для заверения трудовой книжки в 2023 году?
Для заверения трудовой книжки сотрудник обязан предоставить сам документ в исправном состоянии, а также документы, подтверждающие изменения в трудовой деятельности: трудовой договор, приказы о приеме, переводе или увольнении. Если вносятся изменения по ранее учтенным данным, может понадобиться справка с предыдущего места работы. В случае утраты трудовой книжки необходимо представить заявление и документы, подтверждающие стаж, чтобы оформить дубликат. Работодатель должен проверить всю предоставленную информацию перед заверением записи.
Загрузка...
