Журнал предрейсового медицинского осмотра водителей входит в обязательную документацию, предусмотренную Приказом Минздрава России №835н от 15 декабря 2014 года. Его ведение требуется для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, чья деятельность связана с использованием автотранспорта. Фиксация результатов медосмотров позволяет подтвердить факт допуска водителей к управлению транспортным средством в день рейса.
Срок хранения журнала напрямую регулируется законодательными и архивными нормами. В соответствии с пунктом 686 перечня, утверждённого Приказом Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года, такие документы относятся к категории, подлежащей хранению в течение 5 лет. Этот срок распространяется как на бумажные формы журналов, так и на их электронные аналоги при условии соблюдения требований к электронному документообороту.
Хранение журнала менее установленного срока чревато административной ответственностью. Согласно статье 5.11 КоАП РФ, за утрату или несоблюдение порядка ведения документации организация может быть привлечена к штрафу. Кроме того, при проверке со стороны ГИТ, Роспотребнадзора или прокуратуры отсутствие корректно оформленного и сохранённого журнала расценивается как нарушение трудового законодательства.
Рекомендуется не ограничиваться минимальным сроком хранения. В случаях, когда журнал может стать доказательством в трудовых или страховых спорах, его целесообразно хранить до 10 лет. Дополнительно стоит предусмотреть внутренний порядок архивирования этих документов с обязательной регистрацией даты начала и окончания хранения.
Сколько лет хранится журнал предрейсового осмотра по закону
Срок хранения журнала предрейсового осмотра водителей установлен в 3 года. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 года. В данном перечне медицинские документы, фиксирующие осмотры работников, подлежат хранению не менее трёх лет с момента последней записи.
Нарушение установленного срока хранения может быть расценено как административное правонарушение. Контроль за исполнением требований возложен на трудовую инспекцию, органы Ространснадзора и Роспотребнадзора. При проверке отсутствие журнала либо его уничтожение до истечения срока хранения может повлечь штраф для юридических лиц до 130 тысяч рублей по статье 5.27 КоАП РФ.
Рекомендуется вести журнал в бумажном или электронном виде с обеспечением надежного резервного копирования. В случае перехода на электронный формат хранения важно обеспечить криптографическую защиту данных и соответствие требованиям законодательства в сфере обработки персональных данных.
По окончании трёхлетнего срока хранения журнал может быть уничтожен, но только с составлением акта об уничтожении документации. Это исключает возможные претензии со стороны контролирующих органов при последующих проверках.
Какими нормативными актами регулируется срок хранения журнала
Срок хранения журнала предрейсового медицинского осмотра водителей регламентируется сразу несколькими нормативными документами, имеющими юридическую силу. Основным ориентиром служит Приказ Минтранса России от 15.01.2014 № 12, в котором определены требования к порядку проведения предрейсовых и послерейсовых осмотров. Однако сам срок хранения журналов прямо не указан в этом приказе.
Для установления точного срока необходимо опираться на Постановление Правительства РФ от 15.06.2020 № 843, утвердившее перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения. Согласно данному документу, медицинские документы, связанные с охраной труда и безопасностью, подлежат хранению в течение 5 лет. Это правило применяется и к журналу предрейсового осмотра, так как он содержит сведения о допуске водителей к работе по медицинским показаниям.
Дополнительно ориентироваться следует на Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, устанавливающий правила по делопроизводству и архивному хранению документов. В нём зафиксировано, что документы, подтверждающие допуск работников к исполнению трудовых обязанностей, должны храниться не менее 5 лет, если иное не предусмотрено отраслевыми регламентами.
Если в журнале содержатся данные о случаях выявленных нарушений состояния здоровья или отказа в допуске, такие сведения могут рассматриваться как связанные с условиями труда, и срок хранения может быть увеличен до 75 лет в соответствии с пунктами, касающимися документации по охране труда. Поэтому организациям рекомендуется вести раздельный учёт или согласовывать с архивной службой порядок хранения, чтобы избежать нарушений.
Когда начинается отсчёт срока хранения журнала
Отсчёт срока хранения журнала предрейсового медицинского осмотра начинается не с момента последней записи в нём, а с даты завершения его ведения. Это означает, что если журнал используется, к примеру, с января 2022 года по декабрь 2024 года, то срок хранения начинается с января 2025 года – месяца, следующего за датой его закрытия.
Такой подход закреплён в «Перечне типовых управленческих архивных документов», утверждённом Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Согласно позиции 586, срок хранения медицинских журналов, включая журналы предрейсовых осмотров, составляет 5 лет с момента окончания ведения.
Для соблюдения требований законодательства важно фиксировать дату закрытия каждого журнала – это обеспечивает юридическую определённость начала отчётного срока. Рекомендуется вносить эту дату на последней странице документа с подписью ответственного лица.
При использовании электронных форм учёта срок хранения также начинается с момента завершения электронного журнала, а не с даты последней записи. Хранение должно обеспечивать возможность восстановления всех записей в течение установленного периода в соответствии с требованиями к информационной безопасности.
Где и как должен храниться заполненный журнал
Заполненный журнал предрейсового осмотра водителей подлежит хранению в архиве организации, эксплуатирующей транспортные средства. Основное требование – обеспечение сохранности записей от повреждений, утери и несанкционированного доступа.
Место хранения должно быть оборудовано сухим, защищённым от влаги и перепадов температуры помещением. Журналы нельзя хранить рядом с отопительными приборами, в неотапливаемых складах или в помещениях с риском затопления.
При использовании бумажного формата необходимо размещать журналы в закрытых шкафах или архивных коробках. Они должны быть промаркированы с указанием периода ведения и сроков хранения. Доступ к архиву должен иметь только уполномоченный сотрудник, например, ответственное лицо по охране труда или кадровый специалист.
Если организация перешла на электронный формат журнала, то его хранение допускается при условии соответствия требованиям статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Электронные журналы должны быть защищены электронной подписью, регулярно резервироваться и храниться на серверах, обеспечивающих защиту данных от несанкционированного изменения или удаления.
В случае проверок, журнал должен быть легко доступен для предъявления контролирующим органам. Рекомендуется вести реестр мест хранения и сроков утилизации журналов, чтобы избежать просрочек хранения или случайного уничтожения до истечения установленного срока.
Какие последствия возможны при нарушении сроков хранения
Нарушение сроков хранения журнала предрейсового осмотра водителей может повлечь за собой конкретные административные и правовые последствия. Журнал относится к документам, подтверждающим выполнение обязательных требований по охране труда и безопасности дорожного движения, поэтому его утрата или преждевременное уничтожение рассматривается как нарушение трудового и транспортного законодательства.
- Штрафы по статье 5.27 КоАП РФ. Отсутствие документа, подлежащего хранению, может быть расценено как нарушение требований охраны труда. Размер административного штрафа для должностных лиц составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
- Штрафы по статье 11.23 КоАП РФ. В случаях, когда отсутствие журнала осмотра влияет на безопасность дорожного движения, может применяться статья, касающаяся нарушений режима труда и отдыха водителей. Это также может привести к наложению штрафа на организацию.
- Проблемы при проверках. В случае отсутствия журнала на момент плановой или внеплановой проверки (например, Роструда или ГИБДД), инспектор составляет акт о нарушении, что может повлечь предписание об устранении нарушения, штраф и приостановку деятельности.
- Утрата доказательств при ДТП или расследованиях. Если водитель стал участником ДТП, а журнал отсутствует или уничтожен досрочно, организация теряет возможность подтвердить прохождение медосмотра перед рейсом. Это может быть расценено как халатность и повлечь дополнительные санкции.
Во избежание негативных последствий рекомендуется организовать системное архивное хранение журналов с учетом требований трудового и архивного законодательства. Желательно использовать отдельные архивные помещения или заключать договор хранения с лицензированной архивной организацией. Хранение должно обеспечивать защиту документов от порчи, утери и несанкционированного доступа.
Можно ли хранить журнал предрейсового осмотра в электронном виде
Согласно нормативным требованиям, журнал предрейсового осмотра может храниться в электронном формате при условии обеспечения его целостности, достоверности и возможности контроля за изменениями данных.
Электронный журнал должен содержать надежную систему аутентификации пользователей, чтобы исключить несанкционированный доступ и фальсификацию записей. Рекомендуется использовать специализированные программные продукты, соответствующие требованиям федерального законодательства и отраслевых стандартов.
При хранении электронных журналов необходимо обеспечить резервное копирование данных с регулярной периодичностью, чтобы избежать потери информации в случае технических сбоев.
Организации обязаны сохранять электронные журналы в течение установленного законом срока – не менее одного года после заполнения последней записи. Формат хранения должен позволять оперативно предоставлять данные для проверок и инспекций.
Использование электронной версии журнала требует внедрения внутреннего регламента, регламентирующего порядок внесения данных, ответственность сотрудников и порядок архивации. Такой подход минимизирует риски нарушения требований к учету предрейсовых осмотров и повышает эффективность контроля.
Кто отвечает за ведение и хранение журнала на предприятии
За ведение журнала предрейсового осмотра водителей на предприятии несет ответственность должностное лицо, назначенное руководством. Как правило, это сотрудник службы охраны труда, ответственный за безопасность движения, или начальник автотранспортного подразделения.
Обязанности по ведению и хранению журнала включают:
- Обеспечение своевременного заполнения журнала водителями и медицинским персоналом;
- Контроль полноты и правильности записей;
- Организация сохранности журнала в течение установленного законом срока хранения;
- Создание условий для легкого доступа к журналу при проверках контролирующих органов;
- Архивирование заполненных журналов после окончания срока их текущего использования.
Руководитель предприятия отвечает за назначение ответственных лиц и обеспечение материально-технических условий для сохранности документации. В случае электронного ведения журнала – назначенный специалист должен гарантировать защиту данных и резервное копирование.
Нарушения в ведении или хранении журнала могут повлечь административную ответственность и штрафы согласно требованиям трудового и транспортного законодательства.
Как правильно утилизировать журнал по истечении срока хранения
Журнал предрейсового осмотра подлежит уничтожению сразу после завершения установленного срока хранения, который составляет не менее 3 лет согласно требованиям законодательства.
Уничтожение должно исключать возможность восстановления информации, что важно для защиты персональных данных водителей и коммерческой информации предприятия.
Рекомендуется использовать методы механической или термической утилизации: шредирование бумаги, сжигание в специально оборудованных печах или профессиональное уничтожение через лицензированные компании.
Перед утилизацией необходимо составить акт списания с указанием даты уничтожения, ответственного лица и перечня уничтожаемых документов. Акт хранится отдельно в течение 3 лет для подтверждения законности процедуры.
Утилизация через офисные мусорные контейнеры недопустима из-за риска утечки данных и несоблюдения нормативных требований.
В случае электронных версий журнала необходимо обеспечить удаление файлов с резервных носителей и серверов с применением специальных программ, предотвращающих восстановление данных.
Контроль выполнения процедуры утилизации возлагается на ответственного за документацию сотрудника или уполномоченное лицо организации.
Вопрос-ответ:
Какой установленный срок хранения журнала предрейсового осмотра водителей?
Журнал предрейсового осмотра водителей необходимо сохранять не менее 3 лет с момента его заполнения. Этот срок закреплён нормативными актами и направлен на обеспечение контроля за соблюдением правил безопасности перевозок и подтверждение проведения регулярных проверок технического состояния транспортных средств.
Можно ли вести журнал предрейсового осмотра в электронном формате и каков срок хранения таких документов?
Ведение журнала в электронном виде допускается, если обеспечивается надёжное хранение и защита данных от изменений и удаления. Срок хранения электронных журналов такой же, как и бумажных — не менее 3 лет. Важно иметь резервные копии и возможность предъявить записи при проверках.
Кто несёт ответственность за сохранность журнала предрейсового осмотра после его заполнения?
Ответственность за хранение журнала возлагается на службу предприятия, занимающуюся эксплуатацией транспорта, обычно это отдел безопасности или лицо, назначенное приказом руководителя. Оно должно обеспечить сохранность журнала, предотвратить его потерю или повреждение в течение установленного срока.
Какие действия нужно предпринять после окончания срока хранения журнала предрейсового осмотра?
По истечении срока хранения журнал подлежит уничтожению, так как дальнейшее хранение не регламентируется. Утилизация должна быть выполнена с соблюдением конфиденциальности информации — например, с помощью шредера или специализированных служб уничтожения документов, чтобы исключить возможность восстановления данных.
Что грозит организации при несоблюдении срока хранения журнала предрейсового осмотра водителей?
Нарушение сроков хранения может привести к штрафам со стороны контролирующих органов и негативно повлиять на безопасность перевозок. Кроме того, отсутствие журнала при проверке служит основанием для применения административных мер и может вызвать сомнения в соблюдении правил технического контроля транспортных средств.
Загрузка...
