Работа с документами охватывает широкий спектр профессиональных задач, объединённых общим понятием документоведение. Этот термин охватывает как организацию документооборота, так и хранение, регистрацию, контроль исполнения и подготовку документов. В деловой среде эта деятельность включает обработку входящей и исходящей корреспонденции, ведение архивов, формирование дел и обеспечение нормативного соответствия документации.
В зависимости от специфики организации, работа с документами может подразделяться на делопроизводство, архивное дело, электронный документооборот и юридическое сопровождение документов. Каждое из направлений требует специализированных знаний: от правил оформления служебных записок и приказов до работы в системах электронного документооборота (СЭД), таких как «1С:Документооборот», «Directum» или «EOS for SharePoint».
Правильное распределение задач по видам документной работы позволяет повысить эффективность внутренних процессов, минимизировать риски потери данных и упростить взаимодействие между отделами. Особенно важно разграничивать функции, связанные с текущим документооборотом, долговременным хранением и правовой значимостью документации.
Чем отличается делопроизводство от документооборота
Документооборот охватывает путь движения документа от момента его создания или получения до исполнения, архивирования или уничтожения. Это логистическая составляющая: маршруты, сроки прохождения, автоматизация передачи между подразделениями и сотрудниками.
Ключевое отличие заключается в функциях. Делопроизводство направлено на содержание и оформление документов, в то время как документооборот – на управление потоками этих документов. Например, регистрация входящих писем – часть делопроизводства, а контроль исполнения поручений по этим письмам – уже элемент документооборота.
Для оптимальной работы организации рекомендуется внедрять автоматизированные системы электронного документооборота (СЭД), которые объединяют задачи обеих сфер. При этом следует четко разграничивать ответственность: специалисты по делопроизводству отвечают за корректность и систематизацию, а менеджеры документооборота – за своевременную передачу и выполнение задач, связанных с документами.
Какие специалисты занимаются работой с документами
Делопроизводитель – основной специалист, отвечающий за регистрацию, хранение, систематизацию и передачу документов в организации. Он ведёт журналы учёта, составляет описи, обеспечивает своевременную доставку документов адресатам и контролирует сроки исполнения.
Архивариус занимается организацией хранения документов, подлежащих длительному или постоянному хранению. В его задачи входит формирование архивных дел, их паспортизация, проведение экспертизы ценности и подготовка документов к уничтожению или передаче в государственные архивы.
Специалист по документообороту обеспечивает бесперебойное движение документов между подразделениями. Он разрабатывает маршруты согласования, внедряет системы электронного документооборота (например, 1С:Документооборот, СЭД «ДЕЛО»), настраивает регламенты и контролирует соблюдение сроков обработки данных.
Юрисконсульт работает с правовыми документами – договорами, приказами, доверенностями. Его задача – проверка корректности формулировок, соответствия требованиям законодательства и минимизация правовых рисков.
Офис-менеджер часто совмещает функции регистрации и обработки документов, особенно в небольших компаниях. Он занимается подготовкой внутренних распоряжений, оформлением заявлений, служебных записок и их маршрутизацией.
Кадровик (специалист по кадровому делопроизводству) ведёт документацию, связанную с трудовыми отношениями: личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы по кадрам, графики отпусков. Работа требует знания Трудового кодекса и нормативных актов, регулирующих порядок оформления кадровых документов.
Контент-менеджер и технический писатель работают с документами в цифровом формате. Первый отвечает за наполнение и структурирование веб-контента, второй – за создание технических описаний, инструкций, регламентов, где важна точность и единообразие терминологии.
Выбор специалиста зависит от типа и сложности документации. Для юридически значимых бумаг требуется участие юриста, для архивирования – архивариуса, а для организации документооборота в масштабной компании – профильного специалиста с навыками работы в СЭД.
В чём суть обработки входящей и исходящей корреспонденции
При обработке входящей корреспонденции основное внимание уделяется своевременному получению почты, её вскрытию (при необходимости), идентификации отправителя, проверке комплектности, регистрации в журнале или электронном реестре, и передаче по назначению. Все письма распределяются по ответственным исполнителям, при этом важные или срочные документы сопровождаются резолюцией руководителя.
Исходящая корреспонденция требует предварительной подготовки: оформление на фирменном бланке, проверка содержания на наличие ошибок, согласование с заинтересованными подразделениями, подписание уполномоченными лицами, регистрация и отправка адресату в установленной форме. Отправка может осуществляться в бумажном виде, через электронную почту или посредством систем электронного документооборота (СЭД).
Особое значение имеет контроль сроков исполнения входящей корреспонденции, особенно если она содержит запросы, предписания или жалобы. В организациях с развитой структурой ответственность за это закрепляется за делопроизводителем или секретарём, а контроль исполнения может вестись в автоматизированной системе.
При работе с корреспонденцией важно исключать утрату, дублирование или задержку в обработке документов. Для этого используются регистрационные штампы, уникальные номера документов, фиксированные маршруты передачи и журналы учета.
Эффективная обработка корреспонденции напрямую влияет на качество коммуникации с внешними и внутренними контрагентами, оперативность принятия решений и уровень документооборота в целом.
Что включает в себя архивирование документов на предприятии
Архивирование документов на предприятии представляет собой систематизированный процесс хранения документации, срок действия которой истёк, но которая подлежит сохранению в силу юридической, исторической или хозяйственной ценности.
Процесс архивирования включает несколько обязательных этапов:
- Отбор документов, подлежащих архивному хранению, на основании утверждённых сроков хранения согласно перечню, утверждённому законодательством.
- Экспертиза ценности документации с целью выявления подлежащих дальнейшему хранению, уничтожению или передаче в государственный архив.
- Систематизация и группировка документов по делам, номенклатуре и хронологии.
- Оформление обложек дел: указание заголовка, даты, номера дела и срока хранения.
- Составление описей дел постоянного, временного и долговременного хранения.
- Создание актов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения и их утверждение руководителем предприятия или экспертной комиссией.
- Обеспечение условий хранения: использование архивных коробок, стеллажей, поддержание температуры и влажности в помещении.
- Передача завершённых дел в архив организации с регистрацией по журналу приёма-передачи.
Для надёжного функционирования архива рекомендуется вести электронный учёт дел, использовать специализированное программное обеспечение и назначить ответственного за архивное дело сотрудника с соответствующей квалификацией.
Сроки хранения документов регламентируются нормативно-правовыми актами, в том числе Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и ведомственными перечнями.
Как оформляются приказы, акты и служебные записки
Служебная записка составляется для внутренней переписки между подразделениями. В левом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО), ниже – отправитель. Далее следует заголовок, отражающий тему. Основной текст излагается кратко, по существу, в деловом стиле. В конце – подпись составителя, дата, иногда – визы согласования. В случае необходимости документ регистрируется в службе делопроизводства.
Какие виды документации применяются в кадровой работе
Приказы и распоряжения оформляют назначения, переводы, увольнения, отпуска и другие кадровые решения. Они служат юридическим основанием для изменений в трудовых отношениях и должны содержать дату, подписи ответственных лиц и конкретные формулировки.
Личные карточки сотрудников содержат персональные данные, информацию о квалификации, образовании, профессиональном опыте и аттестациях. Этот документ необходим для учета и контроля кадрового состава предприятия.
Кадровые анкеты заполняются при приеме на работу и включают сведения о предыдущем трудовом опыте, образовании, профессиональных навыках и других характеристиках, влияющих на выбор кандидата.
Дополнительно используются графики отпусков, табели учета рабочего времени, акты о невыполнении трудовых обязанностей и служебные записки, фиксирующие внутренние кадровые вопросы. Каждый из этих документов регулирует конкретные процессы и обеспечивает прозрачность кадровой работы.
Вопрос-ответ:
Что входит в понятие «работа с документами» и как её правильно назвать?
Работа с документами охватывает процессы создания, обработки, систематизации, хранения и передачи различных видов документов. Обычно это называют делопроизводством — комплексом мероприятий, направленных на организацию и контроль документооборота внутри организации или между организациями. В делопроизводство входят как технические действия с бумагой или электронными файлами, так и управление информацией, содержащейся в документах.
Какие основные виды документации используются в кадровой работе?
В кадровой работе применяются различные виды документов, включая трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении, личные карточки сотрудников, табели учёта рабочего времени, справки и характеристики. Каждый из этих видов имеет своё назначение и оформляется по установленным стандартам. Например, приказы фиксируют официальные решения руководства, а личные карточки содержат персональные данные и историю трудовой деятельности сотрудника.
Чем отличаются понятия «делопроизводство» и «документооборот»?
Делопроизводство — это организация и управление процессом работы с документами, включая их регистрацию, систематизацию, хранение и подготовку к использованию. Документооборот — это движение документов между подразделениями, сотрудниками или внешними организациями. Иными словами, делопроизводство обеспечивает порядок и контроль за документами, а документооборот отражает фактическое перемещение и обмен ими в рамках организации.
Какие специалисты занимаются работой с документами на предприятии?
С оформлением, учётом и хранением документов занимаются специалисты по делопроизводству, архивисты, секретари, а также кадровые работники и юристы в зависимости от типа документации. В крупных организациях могут быть выделены отдельные должности, например, менеджеры по документообороту, ответственные за электронные системы. В небольших компаниях эти функции зачастую распределены между несколькими сотрудниками.
Как правильно оформляются приказы, акты и служебные записки в организации?
Приказы оформляются в строгом соответствии с внутренними регламентами и содержат реквизиты, такие как дата, номер, заголовок, текст с чёткими указаниями, подписи ответственных лиц. Акты фиксируют результаты проверок, приёмки работ или инвентаризаций и должны содержать подробное описание фактов, дату, подписи участников. Служебные записки используются для внутренней коммуникации и обычно включают адресата, тему, содержание и подпись отправителя. Все документы должны быть оформлены аккуратно и без ошибок, чтобы сохранять юридическую силу.
Загрузка...
