Как сделать запись в трудовой книжке ип самому себе

Собственник‑предприниматель фиксирует трудовые отношения на общих основаниях, опираясь на Инструкцию по заполнению трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003) и п. 3 ст. 66.1 ТК РФ. Запись «Приём на работу» вносится сразу после регистрации ИП как работодателя в ПФР и ФНС, чтобы соблюсти трёхдневный срок, установленный ст. 68 ТК РФ.

Необходимые реквизиты: номер и дата приказа Т‑1 (в правом углу трудовой), ОГРНИП, ИНН, основной ОКВЭД и юридический адрес. В графе 3 указывается формулировка: «Принят на должность “Индивидуальный предприниматель”», а в графе 4 – ссылка на приказ: «Приказ № 1 от 01.07.2025». Подпись ставится дважды: как работодателя и как работника; печать допускается, если она зарегистрирована в ЕГРЮЛ.

Практический совет: чтобы исключить ошибки, предварительно заполните образец на черновике, проверьте соответствие дат приказа и записи и используйте капиллярную ручку с чернилами чёрного или синего цвета по ГОСТ Р 58906‑2020. Исправления допускаются только через аннулирование строки и повторную запись, заверенную подписью ИП.

С 2020 года предусмотрена альтернатива – электронная трудовая (Е‑ТК). Если предприниматель уведомил себя как работника о выборе электронного формата по форме СТД‑Р, запись можно внести через портал «Работа в России» или напрямую в ЕСИА, указав те же реквизиты приказа. Бумажная книжка в таком случае хранится в личном архиве ИП.

Как сделать запись в трудовой книжке ИП самому себе

Индивидуальный предприниматель вправе вносить запись в собственную трудовую книжку при условии, что оформлен в статусе работодателя и заключил с собой трудовой договор. Такая практика применяется для подтверждения стажа в период ведения деятельности как ИП.

1. Заключить трудовой договор с самим собой как с работником. В документе указывается ИП как работодатель и физическое лицо – как работник. Обязательно отразить дату начала работы, должность (например, директор или управляющий), условия труда.

2. Оформить приказ о приёме на работу. В документе следует отразить те же сведения, что и в договоре: дата приёма, Ф.И.О., должность, основание – трудовой договор.

3. Оформить трудовую книжку (если ранее не велась) либо внести запись в уже имеющуюся. В разделе «Сведения о работе» запись вносится в следующем порядке:

   • в графе 1 – порядковый номер записи;
   • в графе 2 – дата (число, месяц, год);
   • в графе 3 – наименование работодателя: «Индивидуальный предприниматель Иванов И.И.» (ФИО полностью);
   • в графе 4 – текст: «Принят на должность [указать должность]».

4. Удостоверить запись подписью ИП как работодателя и оттиском печати (если применяется). При отсутствии печати заверяется только подписью. Расшифровка подписи обязательна.

5. Вести учёт трудовой книжки в журнале движения трудовых книжек и вкладышей. Даже если книжка одна, журнал обязателен.

Важно: запись в трудовую книжку не освобождает от необходимости уплаты страховых взносов. Только при регулярных перечислениях в ПФР период работы будет учтён в страховом стаже для пенсии.

Когда индивидуальный предприниматель может внести запись в трудовую книжку

Индивидуальный предприниматель вправе внести запись в свою трудовую книжку только при соблюдении следующих условий, прямо вытекающих из нормативных актов и практики кадрового учета:

• ИП официально зарегистрирован в ЕГРИП и действует на основании свидетельства о государственной регистрации.
• Трудовая книжка ведется по установленной форме, утвержденной постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003.
• Запись осуществляется не произвольно, а на основании заключенного трудового договора между ИП и самим собой как работником. Такой договор должен быть составлен письменно, с указанием всех обязательных условий (должность, оплата, режим труда).
• ИП зарегистрирован в ПФР как страхователь, уплачивает взносы за себя как за работника (что подтверждает наличие трудовых отношений с самим собой).

Допустимо внесение записи только после заключения трудового договора, даже если фактически деятельность велась ранее. Запись вносится задним числом только при наличии документов, подтверждающих факт работы (например, налоговой отчетности за указанный период).

Если трудовая книжка уже была заведена ранее (до регистрации в качестве ИП), запись вносится в раздел «Сведения о работе». Если трудовая книжка новая, сначала заполняется титульный лист, затем – сведения о приеме на работу.

Таким образом, запись возможна только при наличии всей необходимой документации, включая договор и страховые взносы. Без этих оснований запись будет признана недействительной при проверке или подаче в органы.

Какие документы потребуются для внесения записи

Для внесения записи в трудовую книжку индивидуальному предпринимателю, оформляющему себя в качестве работника, потребуется подготовить конкретный пакет документов. Основной из них – трудовой договор, заключённый между ИП и самим собой как физическим лицом. Договор оформляется в письменной форме с указанием даты начала работы, должности и условий труда.

Необходимо также иметь зарегистрированную трудовую книжку. Если она уже есть, используется существующий документ. Если трудовая книжка ранее не велась, ИП должен завести новую, оформив титульный лист в соответствии с правилами, установленными Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003.

Также потребуется приказ о приеме на работу. Несмотря на то, что ИП действует сам от своего имени, оформление такого приказа обязательно, так как он является основанием для внесения записи. Приказ составляется по форме Т-1 или в произвольной форме с обязательным указанием даты, должности и реквизитов договора.

Для подтверждения легитимности действий может понадобиться копия свидетельства о регистрации в качестве ИП (ОГРНИП) и ИНН, особенно если запись делается впервые и впоследствии будет проверяться внешними органами или при трудоустройстве в будущем.

Подготовка записи должна опираться на нормативные документы, включая Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утверждённую Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003. Это поможет избежать ошибок в формулировке и дате внесения сведений.

Как правильно указать основание приема на работу

При внесении записи в трудовую книжку индивидуального предпринимателя о приеме самого себя на работу, необходимо четко указать основание – документ, подтверждающий факт оформления трудовых отношений. В роли такого основания выступает приказ о приеме на работу, который оформляется в произвольной форме на бланке ИП.

В строке «На основании чего внесена запись» указывается следующая формулировка: «Приказ от 01.07.2025 №1». Дата и номер приказа должны совпадать с реквизитами в самом приказе. Указывать другие документы (например, трудовой договор) в качестве основания нельзя – только приказ.

Приказ должен быть подписан самим индивидуальным предпринимателем, с указанием его ФИО и статуса. Например: Иванов И.И., индивидуальный предприниматель. Это обеспечит юридическую корректность записи в трудовой книжке и минимизирует риск претензий при проверке.

Если в будущем планируется использование электронных трудовых книжек, формулировка основания в передаваемых данных также должна полностью соответствовать бумажной версии. Несоответствие может привести к ошибкам при обработке сведений в системе «Работодатель».

Формулировка должности и условий труда для ИП

При внесении записи в трудовую книжку индивидуальный предприниматель должен указать конкретную должность, соответствующую фактическим трудовым функциям. Недопустимы размытые или обобщённые формулировки вроде «работник» или «специалист». Оптимально использовать официальные наименования профессий, содержащиеся в ОК 010-2014 (ОКЗ), например: «электромонтёр по ремонту и обслуживанию электрооборудования», «бухгалтер», «менеджер по продажам».

Если деятельность ИП не подпадает под конкретные позиции классификатора, допускается использовать уникальные формулировки, отражающие суть работы, например: «оператор интернет-магазина», «мастер по ремонту смартфонов». Главное – соблюсти однородность с функциями, указанными в трудовом договоре.

Условия труда в записи не указываются напрямую, но они обязательно должны быть отражены в заключённом трудовом договоре между ИП и самим собой. В договоре фиксируются: режим работы (полный/неполный день), наличие вредных факторов, особые условия (например, работа на дому или разъездной характер), а также основание для установления этих условий (например, наличие специальной оценки условий труда).

Рекомендуется оформлять запись в трудовой книжке в следующем виде: «Принят на должность водителя категории B. Условия труда: согласно трудовому договору №1 от 01.07.2025». Это позволит сохранить юридическую точность и избежать спорных ситуаций при проверках или последующем трудоустройстве.

Порядок оформления приказа о приеме ИП на работу

Приказ о приеме на работу индивидуального предпринимателя составляется в письменной форме и содержит обязательные реквизиты: номер и дату приказа, ФИО ИП, наименование должности, дату приема, ссылку на основание (например, заявление ИП или решение самого предпринимателя).

Документ подписывается самим ИП как работодателем. Рекомендуется оформить приказ в двух экземплярах – один для личного архива, второй прикрепить к трудовой книжке при внесении записи.

В приказе указывается конкретная дата начала трудовой деятельности и условия труда, соответствующие выбранной должности. Формулировка должности должна точно соответствовать штатному расписанию или внутреннему документу ИП, если такой имеется.

Для легитимности приказа допускается использование унифицированной формы Т-1 с внесением необходимых изменений, либо составление приказа в свободной форме, сохраняя ключевые реквизиты.

Приказ оформляется до внесения записи в трудовую книжку. При необходимости его можно заверить у нотариуса, хотя законодательство этого не требует, но для подтверждения правомерности трудовых отношений такая мера будет полезной.

Хранение приказа осуществляется в личном деле ИП как работодателя, что обеспечивает возможность предъявления документа при проверках и запросах.

Правила внесения записи в трудовую книжку самому себе

Запись в трудовой книжке индивидуального предпринимателя, оформляющего трудовые отношения с самим собой, должна соответствовать требованиям законодательства и отражать реальный факт трудовой деятельности.

Для внесения записи необходимо использовать следующие данные:

Внесение записи выполняется аккуратно, разборчиво, без исправлений и подчисток. Ошибки требуют официального исправления в порядке, установленном нормативами по ведению трудовых книжек.

Индивидуальному предпринимателю рекомендуется хранить копии приказов и иных документов, подтверждающих трудовые отношения, для предоставления по требованию контролирующих органов.

Образец записи о приеме ИП на работу в свою книжку

В трудовой книжке запись о приеме индивидуального предпринимателя на работу в собственное предприятие должна содержать конкретные данные, соответствующие установленной форме. Пример записи:

Принят(а) на работу индивидуальным предпринимателем Фамилия Имя Отчество с дата приема на должность наименование должности согласно приказу №номер приказа от дата приказа.

Важно указать точное наименование должности, совпадающее с формулировкой из приказа, а также корректно оформить основание – ссылку на приказ, где зафиксирован прием. Даты должны быть в формате «дд.мм.гггг» или «дд месяц гггг».

Пример конкретной записи:

Принят на работу индивидуальным предпринимателем Ивановым Иваном Ивановичем с 01.03.2025 на должность менеджера по продажам согласно приказу №5 от 28.02.2025.

При записи не допускаются сокращения, кроме общепринятых (например, «ИП» вместо «индивидуальный предприниматель» не рекомендуется), чтобы избежать вопросов при проверках.

Хранение и ведение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Индивидуальный предприниматель обязан хранить трудовую книжку в месте, обеспечивающем сохранность документа и защиту от повреждений, например, в запираемом шкафу или сейфе.

Ведение трудовой книжки осуществляется строго в соответствии с установленными правилами: записи вносятся разборчиво, чернилами или машинописным способом, исправления недопустимы.

Записи выполняются на основании приказов о приеме, переводе или увольнении, которые должны храниться вместе с трудовой книжкой не менее 50 лет для подтверждения достоверности сведений.

ИП как работодатель несет ответственность за своевременное внесение записей и сохранность трудовой книжки, в том числе при смене места хранения или передачи сотруднику.

Для контроля правильности ведения рекомендуется регулярно сверять записи с кадровыми документами и архивами приказов.

При утере или порче трудовой книжки предприниматель обязан оформить дубликат согласно установленному порядку и внести соответствующую запись с указанием причины.

Вопрос-ответ:

Можно ли самостоятельно сделать запись о приеме на работу в трудовую книжку, если я являюсь индивидуальным предпринимателем?

Да, индивидуальный предприниматель имеет право внести запись о приеме на работу в свою трудовую книжку самостоятельно. Для этого нужно оформить соответствующий приказ или распоряжение, в котором будет указано, что ИП принят на работу у самого себя. Запись в трудовой книжке должна содержать сведения о дате приема, наименовании должности и основании приема — обычно это ссылка на внутренний приказ ИП.

Какие формулировки должны быть в записи о работе для индивидуального предпринимателя в его трудовой книжке?

Запись должна содержать точные сведения: дату приема, должность, наименование работодателя — то есть самого ИП, а также основание приема на работу. Например, в графе «Сведения о работе» можно указать: «Принят индивидуальным предпринимателем Ивановым Иваном Ивановичем на должность директора». В графе «Основание» — «Приказ ИП Иванова И.И. №1 от 01.01.2025». Формулировки должны отражать реальный характер трудовых отношений и соответствовать официальным документам.

Какие документы необходимы для оформления записи в трудовой книжке индивидуальному предпринимателю?

Главным документом является приказ (распоряжение) о приеме на работу, оформленный самим предпринимателем как работодателем. В нем указываются дата приема, должность и условия труда. Кроме того, понадобится сама трудовая книжка для внесения записи. Для подтверждения личности и статуса ИП могут понадобиться копии свидетельства о регистрации предпринимательства и ИНН, если потребуется официальное оформление записи у специалиста кадрового отдела или в трудовой инспекции.

Где и как правильно хранить трудовую книжку индивидуальному предпринимателю, если он ведет ее самостоятельно?

Трудовую книжку нужно хранить в надежном месте, защищенном от повреждений и потери. Если предприниматель ведет ее самостоятельно, рекомендуется хранить документ дома или в офисе в отдельной папке или сейфе. Важно избегать попадания влаги, прямых солнечных лучей и механических повреждений. Кроме того, желательно регулярно делать копии записей для резервного хранения. Если у предпринимателя есть наемные работники, их трудовые книжки следует хранить отдельно с учетом требований трудового законодательства.