Как списать клавиатуру и мышь в бюджетном учреждении

Клавиатура и мышь относятся к периферийному оборудованию, срок службы которого ограничен как техническими характеристиками, так и нормативами. В бюджетных учреждениях такие устройства списываются по определённым правилам, установленным Минфином и ведомственными актами. В частности, применяются требования к оформлению документов, подтверждению непригодности оборудования и соблюдению порядка учета основных средств и материальных запасов.

Если стоимость устройства не превышает установленного лимита (в 2025 году – 40 000 рублей без НДС для основных средств), клавиатура и мышь учитываются как материальные запасы. Их списание оформляется с помощью акта ф. 0504230, где указывается причина: физический износ, поломка или моральное устаревание. Необходимо приложить заключение ответственного лица или комиссии об оценке состояния оборудования.

Для устройств, учтённых в составе основных средств, применяется более сложный порядок: обязательна инвентаризация, акт ф. 0306003 (или ведомственная форма), а также приказ руководителя учреждения. Понадобится и техническое заключение, подтверждающее невозможность дальнейшего использования. При необходимости списание согласуется с учредителем, если это предусмотрено уставом или локальными нормативами.

Нарушение порядка оформления списания влечёт за собой финансовые и дисциплинарные последствия, включая претензии со стороны контрольно-ревизионных органов. Поэтому каждый шаг, начиная от фиксации неисправности до передачи оборудования в утиль, должен быть документально обоснован и соответствовать требованиям действующего законодательства.

Основания для списания клавиатуры и мыши по акту

Списание периферийных устройств, таких как клавиатура и мышь, допускается только при наличии обоснованных причин, подтверждённых документально. Наиболее распространённое основание – физический износ, при котором устройство утратило работоспособность или не обеспечивает требуемую функциональность (например, залипание клавиш, неисправность кнопок, перебои в соединении).

Вторая причина – механические повреждения, возникшие в процессе эксплуатации: трещины корпуса, сломанные разъёмы, оторванные кабели. Такие дефекты должны быть зафиксированы комиссией в акте технического состояния.

Моральный износ (несовместимость с современным оборудованием или устаревшие интерфейсы подключения) признаётся основанием для списания только при невозможности дальнейшего использования по прямому назначению и отсутствии возможности модернизации.

Если клавиатура или мышь была повреждена по причинам, не связанным с износом (например, попадание жидкости), необходимо составление служебной записки от материально ответственного лица с пояснением обстоятельств. Такие случаи требуют отдельного рассмотрения и решения комиссии с последующим оформлением акта списания.

Каждое основание должно быть подтверждено документально: заключением комиссии, актом осмотра, фотографиями неисправностей (при необходимости), а также техническим заключением от специалистов учреждения или сервисной организации.

Порядок проведения технической экспертизы состояния оборудования

Техническая экспертиза состояния клавиатуры и мыши проводится для обоснования их списания с баланса учреждения. Процедура начинается с оформления распоряжения руководителя организации о создании комиссии. В состав комиссии включаются минимум три человека: представитель IT-службы, сотрудник бухгалтерии и материально ответственное лицо.

Комиссия осматривает оборудование, оценивает внешний вид, работоспособность и наличие повреждений. Для проверки функциональности клавиатуры используются стандартные тесты ввода в текстовом редакторе, а также специализированные утилиты диагностики. Мышь проверяется на отклик кнопок и работу сенсора. При наличии нестабильной работы или полной неработоспособности фиксируются конкретные симптомы: залипание клавиш, отсутствие сигнала, механические повреждения корпуса, износ кабеля, прерывание сигнала при движении мыши и др.

По результатам осмотра комиссия оформляет акт технической экспертизы. В документе указываются: модель оборудования, инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, текущий физический износ, описание выявленных неисправностей и заключение о невозможности дальнейшего использования. Акт подписывается всеми членами комиссии и передаётся в бухгалтерию для подготовки документации по списанию.

Если оборудование не подлежит ремонту или его восстановление экономически нецелесообразно, это также отражается в заключении экспертизы с соответствующим обоснованием. Такой порядок обеспечивает документальную прозрачность списания и исключает необоснованное выведение техники из эксплуатации.

Документы, подтверждающие непригодность к использованию

К акту прикладываются следующие материалы: служебная записка от ответственного лица с описанием выявленных дефектов, сведения из журнала эксплуатации оборудования (если ведётся), а также копии гарантийных талонов или договоров поставки с истёкшим сроком действия. При наличии дефектных элементов (например, отломанных клавиш, повреждённого кабеля, следов коррозии) допускается фотоприложение как визуальное подтверждение.

Если оборудование ранее передавалось на ремонт, добавляется заключение сервисной организации с указанием причин отказа от восстановления. В случае отсутствия возможности ремонта из-за отсутствия запчастей либо снятия модели с производства необходимо приложить соответствующую справку от поставщика или сервисного центра.

Все документы оформляются в соответствии с внутренним регламентом учреждения и подписываются членами комиссии. На их основании составляется акт о списании по форме, утверждённой учётной политикой организации.

Оформление акта о списании с учетом требований бухгалтерского учета

Акт о списании клавиатуры и мыши составляется по унифицированной форме № ОС-4 или по внутренней форме учреждения, утверждённой учетной политикой. В любом случае он должен содержать обязательные реквизиты, установленные статьёй 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

• наименование учреждения и структурного подразделения;
• дата составления и номер документа;
• основание для списания (например, заключение технической комиссии, дефекты, физический износ);
• полное наименование объектов списания с указанием инвентарных номеров;
• дата ввода в эксплуатацию, первоначальная стоимость, сумма накопленной амортизации;
• остаточная стоимость (если имеется);
• подписи членов комиссии с указанием должностей и Ф.И.О.;
• отметка бухгалтерии о принятии к учёту списания;
• реквизиты документа, подтверждающего утилизацию или передачу на хранение.

Документ должен быть составлен в двух экземплярах: один передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у материально ответственного лица. Рекомендуется оформлять акт в день проведения осмотра и принятия решения комиссией.

Акты подшиваются в дело и хранятся в архиве организации в течение не менее 5 лет, либо дольше, если установлен более длительный срок хранения внутренних документов.

Действия комиссии по списанию имущества учреждения

После выявления неисправного оборудования руководитель издает приказ о создании комиссии по списанию. В состав включаются представители бухгалтерии, специалист по эксплуатации техники, а также сотрудник, ответственный за материальные ценности.

Комиссия приступает к осмотру оборудования, в данном случае – клавиатуры и мыши, с фиксацией их состояния. Проверяется наличие повреждений, отсутствие отклика при подключении, следы износа, соответствие технического состояния заявленным проблемам. Все признаки негодности описываются письменно.

На основании осмотра комиссия составляет заключение о невозможности дальнейшего использования имущества. Если требуется, запрашивается акт технической экспертизы или заключение профильного специалиста. Такие документы прилагаются к материалам по списанию.

Комиссия оформляет акт о списании (форма 0306003), где указываются инвентарные номера, причины выбытия, заключение о техническом состоянии и предложения по дальнейшему обращению с имуществом (утилизация, сдача на склад и т.д.).

Готовый акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. Только после этого имущество может быть снято с бухгалтерского учета.

Передача списанных устройств на утилизацию или хранение

После оформления акта списания клавиатуры и мыши комиссия принимает решение о дальнейшей судьбе устройств. Возможны два варианта: передача на утилизацию или временное хранение. Каждое действие должно фиксироваться документально.

Передача на утилизацию осуществляется на основании договора с организацией, имеющей лицензию на уничтожение электронного оборудования. В договоре указываются точное количество передаваемых устройств, их состояние и дата передачи. При приеме устройств утилизатором составляется акт приемки, который подписывают обе стороны.

Если списанные устройства подлежат хранению, необходимо определить место и условия хранения, обеспечивающие сохранность и исключающие возможность несанкционированного доступа. Назначается ответственное лицо, которое ведет учет хранящейся техники и контролирует срок хранения. По истечении установленного срока принимается решение о дальнейшей утилизации или передаче в другие подразделения.

Документы для передачи включают:

Контроль за выполнением процедур передачи возлагается на ответственных сотрудников бухгалтерии и отдела эксплуатации. Несоблюдение правил может привести к нарушениям отчетности и имущественным рискам.

Отражение списания в бухгалтерских регистрах

Списание имущества, в том числе клавиатуры и мыши, требует правильного отражения в бухгалтерских регистрах учреждения. Процесс списания должен быть документально подтвержден и правильно учтен в бухгалтерских книгах, чтобы обеспечить соблюдение налогового законодательства и правильную отчетность.

После утверждения акта списания, бухгалтерия должна выполнить следующие действия:

• Составить проводку для списания: кредит счета 01 (основные средства) или 10 (материальные запасы), дебет счета 91 (прочие доходы и расходы).
• Отразить списание имущества в журнале учета основных средств или материальных запасов в соответствии с учетной политикой учреждения.
• Обновить амортизационные таблицы, если списание происходит до окончания срока службы устройства.
• Учитывать влияние списания на налоговую базу (в случае, если имущество амортизируется) и корректно отразить данные в декларации по налогу на прибыль.

Для учета списания клавиатуры и мыши в бюджетной организации могут быть использованы следующие бухгалтерские регистры:

1. Книга учета основных средств – в случае, если устройства были учтены как основные средства. Списание должно быть зафиксировано с указанием причины и даты, а также суммы остаточной стоимости.
2. Журнал учета материальных запасов – если устройства числились как материальные запасы, то списание отражается по аналогичной схеме с учетом их стоимости на момент списания.
3. Книга учета амортизации – необходимо исключить списанные устройства из амортизационного учета и скорректировать оставшуюся сумму амортизации.

Правильное отражение списания в регистрах поможет избежать ошибок при составлении отчетности и избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Проверка обоснованности списания в ходе внутреннего и внешнего контроля

Для обеспечения правильности списания клавиатуры и мыши в бюджетной организации необходимо провести проверку обоснованности этого процесса. Внутренний и внешний контроль направлены на то, чтобы исключить ошибки и возможные нарушения, что важно как для соблюдения законодательства, так и для обеспечения эффективного использования государственных средств.

В рамках внутреннего контроля в организации должна быть сформирована комиссия, которая проверяет обоснованность списания имущества на основании следующих документов:

• акт о списании, подписанный ответственными лицами;
• акт технической экспертизы, подтверждающий непригодность оборудования;
• свидетельства о невозможности дальнейшего использования или ремонте устройств;
• заключение о вреде или опасности использования данных предметов для здоровья или безопасности.

Комиссия должна оценить:

• Физическое состояние устройства (например, наличие повреждений, которые делают использование устройства невозможным);
• Период эксплуатации устройства в организации, соответствие его износа заявленным нормам;
• Документы, подтверждающие техническое заключение об непригодности.

Внешний контроль проводится государственными органами или независимыми аудиторами. Его задача – проверить соблюдение всех норм и правил при списании имущества. Во время внешней проверки акцент делается на:

• соблюдение всех процедур, установленных в нормативных актах;
• правильность ведения учета списанного имущества;
• согласование актов списания с существующими внутренними регламентами и законодательством.

Внешний контроль должен быть регулярным и затрагивать все этапы процесса списания, чтобы предотвратить ошибки и возможные злоупотребления.

Необходимо, чтобы все этапы контроля – как внутреннего, так и внешнего – были задокументированы и соответствовали требованиям законодательства для предотвращения финансовых нарушений и обеспечения эффективности работы бюджетной организации.

Вопрос-ответ:

Какие документы необходимы для списания клавиатуры и мыши в бюджетной организации?

Для списания периферийных устройств, таких как клавиатура и мышь, в бюджетной организации необходимо собрать ряд документов. Это прежде всего акт списания, который должен быть подписан комиссией. Важно, чтобы в акте были указаны причины списания (непригодность к дальнейшему использованию, повреждения и т. п.). Также потребуется техническое заключение о неисправности оборудования, а в некоторых случаях — экспертное заключение. В дополнение к этому могут быть нужны документы, подтверждающие наличие данных устройств на балансе организации и их амортизацию.

Какие причины могут послужить основанием для списания клавиатуры и мыши в бюджетной организации?

Основания для списания клавиатуры и мыши могут быть разные. Основными являются поломка, механическое повреждение или устаревание устройства, которое делает его неэффективным для использования в дальнейшем. Также может быть причиной списания — отсутствие возможности ремонта или восстановления устройства, если оно утратило свою функциональность и не поддается восстановлению. Все эти факторы должны быть зафиксированы в акте списания и подтверждены соответствующими документами.

Как правильно оформить акт списания клавиатуры и мыши?

Акт списания должен быть составлен в установленной форме и содержать всю информацию о списываемом оборудовании. В акте нужно указать наименование устройств, их инвентарные номера, причины списания, а также дату составления документа. Важно, чтобы акт был подписан членами комиссии, которая проводила проверку и приняла решение о списании. Также необходимо отметить, что акт должен быть зарегистрирован в бухгалтерии организации, а его копия должна быть направлена в архив для дальнейшего хранения.

Что делать, если клавиатура и мышь в организации находятся в исправном состоянии, но больше не используются?

Если устройства находятся в исправном состоянии, но по каким-то причинам больше не используются, можно их передать на хранение или утилизацию, в зависимости от внутренней политики организации. Для этого также потребуется оформить акт передачи имущества в другие подразделения или на склад. Важно отметить, что даже исправные устройства, если они не подлежат дальнейшему использованию, могут быть списаны, но с оформлением всех соответствующих документов, включая акт списания или перемещения на хранение.

Какой порядок проведения проверки состояния клавиатуры и мыши перед их списанием?

Перед списанием клавиатуры и мыши проводится техническая экспертиза, в ходе которой специалисты проверяют работоспособность оборудования. Важно, чтобы проверку проводил квалифицированный сотрудник или внешний эксперт. Экспертиза включает проверку внешнего состояния устройства (отсутствие механических повреждений, исправность кнопок, портов и т. д.), а также оценку его функциональных характеристик. В случае выявления неисправностей, которые невозможно устранить, составляется акт о непригодности к дальнейшему использованию.