Неверная или ошибочная запись в электронной трудовой книжке (ЭТК) может привести к юридическим, кадровым и пенсионным последствиям для работника. Согласно пункту 45 Правил ведения ЭТК, утверждённых постановлением Правительства РФ № 730 от 25 августа 2020 года, корректировка ошибочных сведений допускается только работодателем, сформировавшим исходную запись. В случае ликвидации организации или отсутствия правопреемника требуется обращение в Пенсионный фонд России с подтверждающими документами.
На практике основанием для удаления записи выступают: неверная дата приёма или увольнения, ошибочное указание должности, неправильная формулировка основания прекращения трудового договора. Для удаления записи работник должен подать работодателю письменное заявление. Работодатель, в свою очередь, формирует корректирующий отчёт СЗВ-ТД с указанием признака «исключение» и отправляет его в информационную систему ПФР в течение трёх рабочих дней.
Особое внимание следует уделить срокам: при выявлении ошибки желательно действовать незамедлительно, так как несвоевременное устранение может повлиять на начисление страхового стажа и пенсии. Рекомендуется сохранить копию корректирующего СЗВ-ТД, заверенную подписью и печатью, для последующего подтверждения корректировки.
В случае отказа работодателя внести изменения или при отсутствии юридического лица, необходимо обратиться в территориальный орган ПФР с заявлением, копией трудового договора, приказа о приёме или увольнении, а также иными документами, подтверждающими ошибочность записи. Решение принимается по результатам рассмотрения документов в течение 30 календарных дней.
Кто имеет право инициировать удаление записи
Инициировать удаление записи из электронной трудовой книжки (ЭТК) вправе только ограниченный круг лиц и организаций, в строгом соответствии с нормативными актами, регулирующими ведение ЭТК. Самовольное редактирование или удаление данных невозможно – действия осуществляются через регламентированные процедуры в информационной системе ПФР.
- Работодатель – основное уполномоченное лицо для внесения изменений в ЭТК, включая удаление ошибочных записей. Это может быть текущий или бывший работодатель, допустивший техническую или фактическую ошибку. Для этого необходимо оформить служебную записку или приказ об аннулировании с указанием основания.
- Сотрудник кадровой службы – действует от имени работодателя и в пределах своих должностных полномочий. Необходима электронная квалифицированная подпись и доступ к системе «Работодатель-ПФР».
- Работник – не имеет пря
В каких случаях возможно удаление записи из ЭТК
Удаление записи из электронной трудовой книжки (ЭТК) допускается строго в установленных законодательством случаях. Произвольное вмешательство в сведения, внесённые в ЭТК, не допускается, так как они имеют юридическую силу и используются при подтверждении трудового стажа, расчёте пенсий и других социальных выплат.
- Ошибочное внесение записи: если запись была внесена с нарушением порядка, предусмотренного постановлением Правительства РФ № 730, например, указана неверная дата приёма на работу или должность, которая не соответствует штатному расписанию.
- Дублирование информации: при случайном повторном внесении одной и той же записи о приёме, переводе или увольнении.
- Незаконное внесение: если запись была внесена лицом, не обладающим соответствующими полномочиями, либо по поддельным или недействительным документам.
- Аннулирование кадрового действия: при отмене кадрового приказа, например, если приказ о приёме на работу был признан недействительным до фактического выхода сотрудника.
- Восстановление на работе по решению суда: если работник был уволен незаконно, а затем восстановлен по судебному решению. В этом случае прежняя запись об увольнении подлежит удалению с внесением новых сведений о восстановлении.
Все действия по удалению записи из ЭТК должны подтверждаться документально: копиями приказов, служебными записками, судебными решениями. Работодатель обязан оформить корректировку через информационную систему с соблюдением порядка, установленного Порядком ведения ЭТК (приказ Минтруда № 320н).
Порядок подачи заявления на удаление записи
Для инициирования удаления ошибочной или недействительной записи из электронной трудовой книжки (ЭТК) работнику необходимо подать письменное заявление в адрес работодателя. Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные сведения: ФИО работника, дату составления, описание спорной записи (номер, дата внесения, суть), а также обоснование запроса на удаление.
Рекомендуется приложить к заявлению копии подтверждающих документов: приказа об аннулировании, исправленной формы СЗВ-ТД, копии трудового договора, справки или переписки с работодателем. Если удаление инициируется после увольнения, допустима подача заявления через почтовую связь с уведомлением о вручении либо через портал «Госуслуги» – при наличии интеграции с системой ЭТК.
Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение 5 рабочих дней. По итогам рассмотрения составляется акт об ошибочном внесении записи либо отказ с указанием причин. В случае подтверждения ошибки формируется новая форма СЗВ-ТД с типом корректирующей записи и направляется в информационную систему ПФР. Только после этого удалённая запись перестаёт отображаться в ЭТК работника.
Если работодатель отказывается удовлетворить заявление без веских оснований, работник вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду или в суд для защиты своих прав.
Документы, необходимые для удаления записи
Для инициирования процедуры удаления записи из электронной трудовой книжки необходимо предоставить пакет документов, подтверждающих основание для внесения изменений. Перечень зависит от причины удаления, но базовый комплект включает:
1. Заявление работника – составляется в свободной форме, с указанием конкретной записи, подлежащей удалению, и причин. Заявление должно содержать дату, подпись и контактные данные заявителя.
2. Документ, подтверждающий ошибочность записи. Это может быть копия приказа об увольнении, приёме или переводе с исправленными реквизитами либо иное распоряжение работодателя, демонстрирующее расхождение с данными в ЭТК.
3. Объяснительная записка (при необходимости) – предоставляется сотрудником отдела кадров или иным должностным лицом, ответственным за формирование записи, если ошибка допущена на стадии ввода данных.
4. Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность, – для идентификации заявителя при подаче заявления в кадровую службу или МФЦ.
5. Доверенность – требуется, если обращение подаёт представитель работника. В документе должна быть указана конкретная полномочность на подачу заявления о корректировке ЭТК.
Важно: если удаление инициирует работодатель, он самостоятельно формирует и прикладывает служебную записку, копию приказа с исправленными данными и пояснительное письмо в адрес ПФР через кадровую систему.
Роль работодателя при исправлении ошибочной записи
Работодатель несёт первичную ответственность за внесение корректных сведений в электронную трудовую книжку работника. В случае выявления ошибки именно он обязан инициировать процесс исправления через информационную систему.
Если неточность допущена в ходе текущего трудоустройства, работодатель должен сформировать корректирующую запись с указанием правильных данных и направить её через интеграцию с ЕСИА и СМЭВ в Пенсионный фонд России. При этом важно, чтобы в исправленной записи был сохранён идентификатор предыдущей ошибочной записи – это обеспечивает прослеживаемость изменений.
Если ошибка допущена предыдущим работодателем, текущий не имеет права вносить исправления. Работник должен обратиться к прежнему работодателю с письменным заявлением. Если организация ликвидирована, запрос подаётся в ПФР с подтверждающими документами (например, приказом, трудовым договором).
Работодатель обязан уведомить сотрудника о внесённых изменениях и предоставить подтверждение через систему «Личный кабинет» на портале «Госуслуги» либо иным способом, предусмотренным внутренними регламентами организации.
Отказ работодателя от исправления ошибки при наличии оснований может быть обжалован в Государственной инспекции труда или в суде. Важно сохранять все кадровые документы, на основании которых вносилась запись, так как они требуются при подтверждении корректности исправлений.
Сроки рассмотрения запроса и порядок уведомления
Заявление на удаление записи из электронной трудовой книжки подлежит рассмотрению в течение 30 календарных дней с момента его регистрации у работодателя или оператора электронных трудовых книжек.
В случае получения запроса от работника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней проверить наличие оснований для удаления записи и подтвердить или отклонить запрос.
Если для проверки необходимы дополнительные документы, работодатель направляет уведомление с перечнем недостающих документов в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.
О принятом решении заявитель уведомляется письменно или в электронном виде не позднее чем за 5 рабочих дней до удаления записи либо отказа в удалении. В уведомлении обязательно указываются основания принятого решения и информация о дальнейших действиях.
При отсутствии ответа в указанные сроки запрос считается отклонённым, что позволяет заявителю обращаться в контролирующие органы или суд.
Действия при отказе в удалении записи из ЭТК
При получении отказа в удалении записи из электронной трудовой книжки необходимо запросить официальное письменное обоснование причины отказа. Документ должен содержать ссылки на нормативные акты и конкретные основания для отказа.
Если отказ основан на ошибках работодателя, следует направить работодателю претензию с требованием устранить выявленные нарушения и инициировать повторную процедуру удаления записи.
При отказе, связанном с недостаточностью документов, нужно собрать и предоставить дополнительные подтверждающие материалы, например, судебные решения, исправленные документы или справки.
Если причина отказа не устранима на уровне работодателя или кадровой службы, следует обратиться в трудовую инспекцию или в суд для защиты трудовых прав. При подаче жалобы важно приложить копии заявления об удалении записи и отказа с обоснованием.
Для судебного обжалования отказа рекомендуется привлечь юриста, специализирующегося на трудовом праве, чтобы подготовить иск с учетом всех деталей и требований законодательства.
В течение всего процесса следует вести письменный учет всех обращений и ответов, сохранять копии заявлений, уведомлений и решений для возможного использования в дальнейшем разбирательстве.
Вопрос-ответ:
В каких ситуациях возможно удаление записи из электронной трудовой книжки?
Удаление записи допускается только при наличии ошибок в сведениях, которые не могут быть исправлены обычным способом, либо если запись была внесена по ошибке. Например, это может касаться неверных дат, должностей или наименований работодателя. Также удаление возможно, если запись содержит информацию, не соответствующую фактическим данным, и подтверждается официальными документами, подтверждающими необходимость корректировки.
Кто может обратиться с запросом на удаление записи из электронной трудовой книжки?
Право на подачу запроса на удаление записи имеет работник, к которому относится данная запись. Кроме того, работодатель может инициировать удаление записи, если обнаруживает ошибку. В некоторых случаях законные представители сотрудника также могут подать такой запрос, если работник не в состоянии сделать это самостоятельно. Все обращения требуют подтверждения оснований документами.
Какой порядок действий при отказе в удалении записи из электронной трудовой книжки?
Если в удалении записи отказано, заявителю следует получить официальный ответ с указанием причины отказа. После этого возможно повторное обращение с дополнительными документами или корректировкой запроса. В случае несогласия с отказом можно обратиться в трудовую инспекцию или в суд для защиты своих прав. Важно сохранять всю переписку и официальные документы, чтобы иметь доказательную базу для дальнейших действий.
Сколько времени занимает рассмотрение запроса на удаление записи из электронной трудовой книжки?
Законодательно установлен срок рассмотрения запроса — обычно не более 10 рабочих дней с момента его регистрации. В течение этого времени проводится проверка представленных документов и принимается решение. При необходимости работодатель или ответственный орган могут запросить дополнительные сведения, что может увеличить срок рассмотрения. О результатах заявитель уведомляется в установленном порядке.
Загрузка...
