Мелкая закупка по 223-ФЗ – это способ приобретения товаров, работ или услуг заказчиками, подпадающими под действие Федерального закона № 223-ФЗ, с упрощёнными требованиями к процедуре. Основной критерий – стоимость договора. В большинстве случаев она не должна превышать 100–500 тысяч рублей. Конкретный порог устанавливается положением о закупке каждой организации индивидуально.
Такие закупки не требуют публикации извещения в ЕИС и могут проводиться напрямую с поставщиком, без конкурсных процедур. Однако заказчик обязан вести учёт заключённых договоров и размещать сведения о них в установленном порядке. Это особенно важно при достижении совокупного годового объёма закупок по п. 4 ч. 1 ст. 4 Закона № 223-ФЗ – при превышении 5% или 20 млн рублей требуется раскрытие информации в ЕИС.
При планировании мелкой закупки рекомендуется заранее проверить, содержит ли положение о закупке чёткие правила по таким договорам: лимиты, перечень допустимых случаев, порядок заключения и отчётности. В случае отсутствия подробного описания велика вероятность претензий со стороны контрольных органов.
Для поставщиков мелкие закупки – это возможность войти в систему закупок без сложной тендерной документации. Однако отсутствие открытой информации о таких процедурах затрудняет отслеживание новых предложений. Поэтому имеет смысл подписываться на обновления на сайтах конкретных заказчиков или использовать специализированные агрегаторы с фильтрацией по суммам и видам закупок.
Какой размер закупки считается мелкой по 223-ФЗ
Понятие «мелкая закупка» напрямую не определено в 223-ФЗ, однако заказчики вправе устанавливать предельный размер таких закупок в своих положениях о закупке. На практике под мелкой закупкой обычно понимаются закупки до определённого лимита стоимости, при которых не требуется проведение конкурентных процедур.
Распространённый подход – определение предельной суммы закупки, при которой допускается заключение договора с единственным поставщиком. Эта сумма может быть:
- до 100 000 рублей – типичный лимит для большинства заказчиков;
- до 500 000 рублей – для отдельных категорий, если это предусмотрено положением о закупке;
- Отсутствие конкурентного отбора – закупка без проведения конкурентных процедур может привести к выбору поставщика с завышенной ценой или недостаточно качественным товаром.
- Повышенная вероятность конфликтов интересов – ограниченное число участников увеличивает риск заключения договора с аффилированным поставщиком без объективного обоснования.
- Недостаток прозрачности – отсутствие публикации и публичного доступа к информации по мелким закупкам снижает контроль со стороны общества и контролирующих органов.
- Ошибки в оформлении – небрежное ведение документации, отсутствие обоснования закупки, неправильное оформление протоколов могут привести к штрафам и требованию возврата средств.
- Общая сумма мелких закупок в течение финансового года не должна превышать 10% от общего объёма закупок заказчика по 223-ФЗ.
Какие заказчики вправе проводить мелкие закупки
Право проводить мелкие закупки в рамках 223-ФЗ имеют заказчики, подпадающие под действие данного закона. К ним относятся государственные корпорации, государственные компании, субъекты естественных монополий, унитарные предприятия, а также организации с государственным участием свыше 50%, включая дочерние общества таких организаций.
При этом каждая организация вправе закрепить возможность осуществления мелких закупок во внутреннем положении о закупке. Без такого положения проведение закупок малого объема будет считаться нарушением. Документ должен содержать точное определение пороговых значений и порядок оформления таких процедур.
Ограничения по стоимости закупки также устанавливаются заказчиком самостоятельно, но не могут превышать установленные в п. 4 ч. 15 ст. 4 223-ФЗ пределы: не более 500 тысяч рублей за одну закупку и не более 5% совокупного годового объема закупок, но не более 50 млн рублей в год. Для субъектов малого и среднего предпринимательства могут быть предусмотрены отдельные условия.
Таким образом, использовать процедуру мелкой закупки могут только те заказчики, которые одновременно соответствуют требованиям 223-ФЗ, утвердили соответствующие правила в своем положении о закупке и соблюдают установленные финансовые лимиты.
В каких случаях допускается закупка без заключения контракта
По 223-ФЗ заказчик вправе осуществить закупку без заключения отдельного договора, если это предусмотрено положением о закупке. Такая возможность чаще всего применяется при осуществлении мелких закупок на незначительные суммы, когда оформление контракта экономически нецелесообразно.
Часто это касается приобретения товаров и услуг повседневного характера – канцелярии, хозтоваров, ремонта техники, доставки. В таких случаях договорные отношения могут оформляться через кассовый чек, квитанцию или товарный чек, при этом документальное подтверждение расходов всё равно требуется.
Предельный размер таких закупок устанавливается заказчиком самостоятельно в положении о закупке, но не должен превышать лимиты, утверждённые локальными нормативными актами. Например, многие организации устанавливают предел в 1000–5000 рублей для закупок без заключения письменного договора.
Кроме того, закупка без контракта допустима при расчётах с самозанятыми, если оформляется чек через приложение «Мой налог» и сумма не превышает лимит, установленный положением о закупке. В этом случае достаточным доказательством служит фискальный документ и информация о платеже.
Не допускается отказ от заключения договора, если требуются поставки с отложенными сроками, предусмотрены гарантии, условия о штрафах или иные положения, подлежащие правовому регулированию. В таких случаях оформление письменного контракта обязательно.
Какие способы оформления применяются при мелких закупках
При осуществлении мелких закупок по 223-ФЗ заказчики вправе использовать упрощённые способы оформления, не требующие заключения полноценного контракта. Чаще всего применяется утверждение условий закупки в виде счёта, коммерческого предложения, оферты или иного одностороннего документа поставщика, согласованного заказчиком.
Допустимы устные договорённости с последующим оформлением первичных учётных документов: товарной накладной, акта оказания услуг, счёта-фактуры. Такие документы служат основанием для оплаты и подтверждают факт исполнения обязательств.
При закупках у физических лиц без статуса ИП используется договор гражданско-правового характера. Он должен содержать сведения о предмете сделки, объёме, сроках и стоимости, а также реквизиты сторон. Обязательно оформление акта выполненных работ или передаточного акта.
Внутренними локальными актами организация может закрепить порядок оформления мелких закупок. Например, положение может предусматривать использование типовых форм договоров, унифицированных заявок и реестров утверждённых закупок без подписания отдельного контракта.
В случае использования электронной почты или электронного документооборота допускается фиксация согласованных условий сделки в переписке, при наличии подтверждения получения и согласия второй стороны. Такой подход актуален при повторяющихся закупках у постоянных поставщиков.
В любом случае оформленные документы должны позволять однозначно определить объём, цену и исполнителя. Это необходимо для обеспечения прозрачности и обоснованности расходов, а также для подтверждения исполнения обязательств в случае проверки.
Какие документы нужны для обоснования мелкой закупки
Для оформления и обоснования мелкой закупки по 223-ФЗ заказчику необходимо подготовить минимальный, но содержательный комплект документов. Основу составляет служебная записка или инициирующее обращение от ответственного сотрудника с указанием цели, предмета и обоснования необходимости закупки.
Обязательно составляется обоснование цены. Оно может включать ссылки на коммерческие предложения, результаты мониторинга рыночных цен, каталоги поставщиков или данные с официальных сайтов. Допустимо использовать скриншоты с указанием даты получения информации.
В случае, если закупка касается товаров, работ или услуг, подлежащих нормированию, необходимо приложить подтверждение соответствия потребности установленным нормам. Это может быть выдержка из утвержденных нормативов или пояснительная записка с расчетами.
При наличии локальных актов организации, регламентирующих порядок мелких закупок, следует сослаться на них в обосновании. Также прикладываются копии документов, подтверждающих наличие лимитов финансирования: выписка из бюджета предприятия, план закупок или иное внутреннее распоряжение.
Для юридической обоснованности иногда требуется решение комиссии по закупкам либо отметка ответственного лица о соответствии закупки условиям, предусмотренным положением о закупке.
Все документы формируются в бумажном или электронном виде с соблюдением требований внутреннего документооборота, подшиваются в закупочное дело и хранятся согласно срокам, установленным архивной политикой организации.
Как проводится учет и отчетность по мелким закупкам
Учет мелких закупок ведется в журнале или в электронном виде с фиксацией основных параметров: дата закупки, предмет закупки, поставщик, цена, способ оформления, номер и дата документа, подтверждающего закупку. Документы должны быть систематизированы и доступны для проверки.
Ответственный сотрудник регистрирует каждую мелкую закупку сразу после ее проведения. Важно сохранять подтверждающие документы – счета, акты выполненных работ, накладные, платежные поручения. Все они должны соответствовать требованиям внутреннего порядка организации и 223-ФЗ.
Отчетность по мелким закупкам формируется ежеквартально или по иному установленному графику в зависимости от внутреннего регламента заказчика. В отчет включаются сведения о закупленных товарах, объемах, поставщиках и стоимости.
При подготовке отчетности рекомендуется использовать унифицированные формы, отражающие все существенные параметры мелких закупок, что упрощает контроль и анализ расходов.
Документы и отчеты должны храниться не менее пяти лет с момента проведения закупки, что соответствует требованиям 223-ФЗ и внутренним правилам организации.
При выявлении несоответствий или ошибок в учете проводится проверка с последующим оформлением актов и корректирующих документов. Это позволяет избежать претензий контролирующих органов.
Каковы риски и ограничения при применении мелких закупок
Мелкие закупки по 223-ФЗ ограничены по сумме: в 2025 году максимальная стоимость одной закупки не должна превышать 600 тысяч рублей для товаров и услуг и 3 миллиона рублей для работ. Превышение этих лимитов требует проведения конкурентных процедур. Нарушение этого правила ведёт к аннулированию сделки и возможным санкциям.
Основные риски при использовании мелких закупок:
Ограничения:
Как проверить обоснованность мелкой закупки у заказчика
Проверка обоснованности начинается с анализа соответствия суммы закупки установленным лимитам: не выше 500 000 рублей для товаров и услуг и 3 000 000 рублей для строительных работ. Необходимо исключить дробление закупок на меньшие части с целью обхода лимитов.
Обязательным документом является расчет потребности или техническое задание, подтверждающее необходимость приобретения. Проверяется наличие плана закупок, а при закупке вне плана – акт с мотивированным решением о проведении внеплановой закупки.
Должно быть заключение уполномоченного лица или службы закупок, подтверждающее экономическую целесообразность и соответствие внутренним нормативам организации.
Для оценки цены требуется сравнительный анализ с рыночными предложениями. Если заявлен единственный поставщик, нужно обоснование – эксклюзивные права, уникальные характеристики товара или услуги.
Договор проверяется на соответствие техническому заданию, условиям поставки и оплате. Несовпадения указывают на нарушения или необоснованность.
Рекомендуется запросить протоколы согласования, внутренние распоряжения и переписку, подтверждающие процесс принятия решения о закупке.
Обоснованность мелкой закупки подтверждается полнотой документации, отсутствием дробления, экономической оправданностью и соблюдением нормативных требований.
Вопрос-ответ:
Что считается мелкой закупкой по 223-ФЗ и какие есть ограничения по сумме?
Мелкая закупка — это процедура закупки товаров, работ или услуг, сумма которой не превышает лимит, установленный заказчиком, но не более 100 тысяч рублей для товаров и услуг и 300 тысяч рублей для работ. В 223-ФЗ конкретные суммы могут не прописываться, их устанавливают внутренние нормативные документы заказчика. Главное — чтобы сумма не превышала установленные организацией пределы и соответствовала правилам, закреплённым в локальных документах.
Какие этапы включает процедура мелкой закупки в рамках 223-ФЗ?
Процедура обычно начинается с определения потребности и утверждения лимита суммы закупки. Затем заказчик выбирает способ проведения — это может быть запрос ценовых предложений или закупка у единственного поставщика. После этого формируется и направляется приглашение потенциальным поставщикам, собираются предложения, проводится анализ цен и условий. Заключается договор с выбранным поставщиком, а результаты фиксируются в документах закупочной деятельности. Весь процесс контролируется внутренними правилами организации.
Можно ли использовать мелкую закупку для приобретения сложного оборудования или услуг с высоким уровнем ответственности?
Закупка сложного оборудования или услуг с повышенной ответственностью через мелкую закупку нежелательна, так как она не предполагает широкого конкурентного отбора и детальной экспертизы предложений. Для таких случаев лучше использовать более формальные процедуры с участием нескольких поставщиков, что позволит снизить риски и повысить качество закупки. Внутренние документы заказчика могут содержать ограничения по видам закупок, которые нельзя оформлять мелкой закупкой.
Какие документы нужно подготовить для обоснования мелкой закупки и как их оформлять?
Основной документ — обоснование необходимости закупки, которое содержит описание потребности, расчет стоимости и причины выбора данного способа закупки. Также составляется акт выбора поставщика, в котором фиксируются данные о рассмотренных предложениях и причина выбора конкретного контрагента. В случае закупки у единственного поставщика оформляется соответствующее распоряжение или приказ. Все документы должны храниться для аудита и контроля.
Какие риски связаны с проведением мелких закупок и как их можно минимизировать?
Риски включают возможность нарушения принципов конкуренции, завышение цен и отсутствие прозрачности. Мелкая закупка часто проводится без полноценного конкурсного отбора, что может привести к сомнениям со стороны контролирующих органов. Чтобы снизить риски, нужно строго соблюдать внутренние правила, документировать все этапы закупки, анализировать рыночные цены и проводить проверки поставщиков. Также полезно устанавливать лимиты, при превышении которых требуется другой способ закупки.
Что подразумевается под мелкой закупкой по 223-ФЗ и в каких случаях её применяют?
Мелкая закупка — это вид закупочной процедуры, которую заказчик вправе проводить без сложных конкурсных процедур, если стоимость товара, работы или услуги не превышает определённый порог, установленный законодательством. Такая форма закупки обычно используется для оперативного приобретения небольших объёмов продукции или услуг, когда нет смысла запускать полноценный конкурс или запрос котировок. Закон регулирует лимиты стоимости и порядок проведения таких закупок, чтобы обеспечить прозрачность и соблюдение правил при покупке у контрагентов.
Загрузка...
