В медицинских организациях контроль за движением подлежащих количественному учету (ПКУ) лекарственных средств требует строгого документирования. Одним из ключевых инструментов учета является специализированный журнал. Его форма устанавливается нормативными документами, в частности, приказами Минздрава РФ, такими как Приказ № 378н от 23 июля 2010 года и Приказ № 183н от 17 апреля 2013 года. Эти акты определяют обязательные реквизиты и порядок заполнения журнала.
Журнал для ПКУ должен содержать четко структурированные графы, включающие наименование препарата, форму выпуска, серию, дату поступления, расхода и остатка, а также ФИО ответственного лица. Все записи выполняются вручную чернилами синего или черного цвета, с обязательным указанием основания для каждой операции (например, номер накладной или рецепта). Исправления в журнале запрещены, допускаются только зачеркивания с подписью и расшифровкой исправления.
Медицинские учреждения обязаны вести отдельные журналы учета поступления и расхода ПКУ для каждой категории препаратов, включая наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры. Срок хранения заполненных журналов составляет не менее пяти лет с момента последней записи. Несоблюдение установленной формы и правил ведения журнала может привести к административной ответственности вплоть до отзыва лицензии на фармацевтическую деятельность.
Для минимизации ошибок при оформлении рекомендуется заранее подготовить шаблон журнала в соответствии с актуальными требованиями, с пронумерованными и прошнурованными страницами, заверенными подписью руководителя организации и печатью. Такой подход обеспечивает юридическую значимость записей и снижает риск претензий со стороны контролирующих органов.
Форма журнала для ведения ПКУ в медицинских организациях
Каждая запись в журнале содержит дату операции, наименование препарата с указанием его формы выпуска и дозировки, количество полученного и выданного вещества, фамилию, инициалы и подпись лица, осуществившего операцию, а также остаток на конец рабочего дня. Обязательно фиксируется основание для расхода препарата, например, номер и дата назначения врача или документа о списании.
Журнал ведется в хронологическом порядке без пропусков строк и подчисток. При необходимости внесения изменений используется способ зачеркивания с сохранением читаемости исходной записи и указанием подписи ответственного лица с датой корректировки. Все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя медицинской организации и печатью.
Срок хранения журнала после его окончания составляет не менее пяти лет в соответствии с действующими санитарными и фармацевтическими нормами. Допускается как бумажный, так и электронный вариант ведения, при условии соблюдения требований по обеспечению сохранности данных и невозможности их несанкционированного изменения.
Требования к структуре и содержанию журнала ПКУ
Журнал учета ПКУ в медицинских организациях должен обеспечивать прозрачность контроля и полноту фиксации операций с подконтрольными лекарственными средствами. Его структура определяется рядом нормативных документов, включая приказы Минздрава России и требования к обороту наркотических и психотропных веществ.
Основные структурные элементы журнала включают:
- Титульный лист – содержит наименование медицинской организации, номер лицензии на осуществление фармацевтической деятельности, адрес места хранения ПКУ и дату начала ведения журнала.
- Регистрационные страницы – пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью ответственного лица и печатью организации для предотвращения подделок и недостоверных записей.
- Раздел учета поступления ПКУ – фиксируются дата поступления, наименование препарата, количество, номер и дата сопроводительного документа (накладной, рецепта или разрешения), Ф.И.О. лица, принявшего препарат.
- Раздел выдачи и расхода ПКУ – указывается дата выдачи, наименование и форма выпуска препарата, коли
Обязательные реквизиты при заполнении журнала учета ПКУ
Журнал учета ПКУ должен содержать точную дату и время проведения процедуры с указанием конкретного временного интервала.
ФИО и должность ответственного лица для подтверждения ответственности за проведение контроля.
Обязательно фиксируется идентификационное наименование объекта контроля с указанием кода или номера, исключающего неоднозначность.
Описание выявленных дефектов или нарушений с указанием места и характера, либо отметка о полном соответствии требованиям.
Результаты проверки отражаются в форме заключения или отметки о соответствии нормативам.
При выявлении несоответствий необходимо зафиксировать меры по их устранению и сроки реализации.
Записи заверяются подписью и расшифровкой ответственного исполнителя для подтверждения достоверности.
Все записи ведутся непрерывно, страницы журнала пронумерованы и прошиты либо скреплены печатью организации.
Порядок внесения записей о поступлении и расходе ПКУ
Записи в журнале ведутся в строгой последовательности по дате поступления и расхода ПКУ. Для каждой операции фиксируется дата, количество, наименование, основание и ответственные лица.
При поступлении ПКУ в журнал вносится дата приемки, номер и дата приходного документа, наименование поставщика и точное количество. В графе «Приход» указывается количество полученного ПКУ, после чего запись подтверждается подписью лица, ответственного за прием.
При расходе ПКУ фиксируется дата выдачи, номер распоряжения или заявки, получатель и количество списанных единиц. В графе «Расход» отражается точное количество, сопровождаемое подписью ответственного за выдачу и получателя.
Исправления запрещены: ошибки корректируются путем внесения дополнительной записи с указанием причины и ссылки на ошибочную строку. Записи не должны содержать пропусков или незаполненных строк.
Регулярно проводится сверка данных журнала с фактическим наличием ПКУ на складе. Нарушения порядка внесения записей оформляются актами и подлежат рассмотрению в рамках внутреннего контроля.
Правила хранения и срок ведения журнала учета ПКУ
Журнал учета ПКУ должен храниться в специально выделенном помещении, обеспечивающем защиту от попадания влаги, пыли и прямых солнечных лучей. Температурный режим хранения должен соответствовать нормативам для документации медорганизации, обычно в диапазоне от +15 до +25 °C с относительной влажностью не выше 60%.
Доступ к журналу должен быть ограничен ответственным лицам, что предотвращает несанкционированное внесение изменений или потерю документа. Журнал следует хранить в запечатанной папке или шкафу с замком.
Срок ведения журнала учета ПКУ регламентируется внутренними нормативами и требованиями контролирующих органов. Минимальный срок хранения составляет 5 лет с момента последней записи. По истечении этого срока журнал подлежит архивированию с регистрацией передачи в архив медицинской организации.
При передаче журнала в архив оформляется соответствующий акт, где фиксируются дата передачи, ответственное лицо и состояние журнала. Уничтожение журналов допускается только после истечения установленного срока хранения и с соблюдением требований по конфиденциальности.
<
Ответственные лица за заполнение и проверку журнала ПКУ
Заполнение журнала ПКУ возлагается на сотрудников, непосредственно осуществляющих операции с препаратами контрольного учёта. В большинстве случаев это фармацевты, медицинские сестры процедурных кабинетов или иные назначенные приказом руководителя лица. Они обязаны фиксировать все поступления, выдачи и списания с указанием точной даты, количества, основания и личной подписи.
Ответственные за заполнение должны соблюдать строгую последовательность внесения записей, избегать пропусков и исправлений без оформления, исключающих возможность фальсификаций. В случае ошибок применяют корректирующие записи с отметкой и подписью.
Проверку журнала ПКУ осуществляет назначенное ответственное лицо, обычно старший фармацевт или сотрудник службы контроля качества. Частота проверок – не реже одного раза в месяц. При проверке контролируется полнота, правильность оформления, соответствие фактическому остатку и наличие подписей.
Обнаруженные нарушения фиксируются в акте и доводятся до сведения руководства. Руководитель медицинской организации отвечает за назначение и смену ответственных, а также за документальную передачу обязанностей при ротации кадров.
Особенности оформления исправлений и аннулирования записей
Ведение записей в журнале ПКУ (первичной учетной документации) в медицинских организациях требует тщательного подхода к оформлению исправлений и аннулирования записей. Правильное оформление этих действий важно для обеспечения юридической чистоты и прозрачности учета.
При исправлении записи в журнале необходимо учитывать следующие правила:
- Исправление должно быть внесено таким образом, чтобы первоначальный текст оставался читаемым. Для этого используют зачеркнутые буквы или слова с добавлением новых данных.
- После внесения исправления, исправленный фрагмент должен быть заверен подписью лица, внесшего исправление, а также датой внесения изменения.
- Если исправление касается существенного содержания записи, то необходимо сделать краткое пояснение причины внесения изменений.
При аннулировании записи в журнале ПКУ соблюдают следующие принципы:
- Аннулирование записи должно сопровождаться отметкой «Аннулировано», с указанием причины и даты аннулирования.
- Записи, подлежащие аннулированию, не могут быть просто удалены. Все действия должны быть документированы, включая объяснение причины отмены записи.
- Запрещается делать исправления или аннулирования в случае, если информация уже была использована для принятия решений или отчетности, без предварительного согласования с ответственными лицами.
При правильном оформлении исправлений и аннулирования записей обеспечивается не только корректность учета, но и сохранение юридической силы документации в медорганизациях.
Проверочные мероприятия и контроль за ведением журнала ПКУ
Проверка ведения журнала ПКУ в медицинских организациях включает регулярные мероприятия для контроля за точностью учета и соблюдением нормативных требований. Каждое нарушение может повлиять на качество обслуживания и привести к юридическим последствиям.
Основные задачи проверки: выявление несоответствий между записами и реальными событиями, оценка правильности исправлений и аннулирований, контроль за сроками и точностью внесенных данных. Проверки должны проводиться на регулярной основе и в случае подозрения на нарушения.
Алгоритм проверочных мероприятий: регулярные аудиты записей, выборочные проверки в рамках плановых ревизий, анализ документации с фокусом на актуальность информации и правильность внесенных исправлений. Важно, чтобы каждый случай корректировки был подтвержден документально с указанием причины.
Периодичность проверок: контроль за ведением журнала ПКУ осуществляется не реже одного раза в квартал. Проверка должна охватывать все записи, сделанные за указанный период. Также важно проверять журналы на наличие исключений и корректировок, так как они должны содержать подробные пояснения.
Ответственность за контроль: назначенный ответственный сотрудник должен обеспечить регулярность проверок и проверку всех записей. На него также возлагается обязанность по обучению персонала, ответственному за ведение журнала, актуальным требованиям законодательства и внутренним нормативам организации.
Регулярная проверка журнала ПКУ позволяет минимизировать вероятность ошибок и выявить несоответствия на ранней стадии. Важно, чтобы журнал велся в строгом соответствии с установленными стандартами, что обеспечит корректность всех данных и соблюдение внутреннего контроля.
Вопрос-ответ:
Какой формат журнала для ведения ПКУ используется в медорганизациях?
Форма журнала для ведения ПКУ должна быть структурированной и предусматривать строки для записи всех важных данных, таких как дата, номер записи, описание события, инициатор, и результат проверки. Журнал должен быть легко доступен для проверки и иметь четкую структуру, чтобы не возникало путаницы в данных.
Какие требования к оформлению исправлений в журнале для ведения ПКУ?
Исправления в журнале должны быть оформлены аккуратно и прозрачно. Каждое исправление должно быть сопровождено подписью ответственного лица, а также указанием даты внесения изменений. Необходимо также использовать специальную линию для исправлений, чтобы первоначальная запись оставалась читаемой.
Как часто следует проводить проверку журнала для ведения ПКУ в медорганизации?
Проверка журнала должна проводиться регулярно, например, ежемесячно или по мере необходимости. Это помогает убедиться, что все записи актуальны, а исправления сделаны правильно. Также проверку могут осуществлять внутренние аудиторы или другие уполномоченные лица для предотвращения ошибок и нарушений.
Что должно содержаться в форме журнала для ведения ПКУ в медицинской организации?
Форма журнала для ведения ПКУ в медицинских учреждениях должна учитывать несколько ключевых элементов. Во-первых, это графы для записи даты и времени осуществления ПКУ. Во-вторых, журнал должен включать информацию о лицах, проводящих ПКУ, а также их подписи. Дополнительно в журнале фиксируются данные о пациенте, если они важны для контроля. Учитывая требования законодательства, форма должна позволять легко вносить исправления и дополнения, что исключает риск потери данных в случае изменений. Важно, чтобы форма журнала была доступна для проверок и соблюдала стандарты безопасности информации. Такой журнал необходим для документирования всех этапов процесса контроля качества медицинских услуг, что подтверждается необходимыми записями и протоколами.
Как часто необходимо обновлять форму журнала для ведения ПКУ в медицинской организации?
Обновление формы журнала для ведения ПКУ должно происходить в зависимости от объема и специфики медицинской организации. Если количество пациентов или процедур значительное, журнал может быть обновлен несколько раз в день, в зависимости от этапа процесса контроля. Однако ключевым моментом является соблюдение актуальности данных и своевременность их внесения. В некоторых случаях журнал может обновляться по мере поступления новых сведений, например, по окончании рабочего дня или недели. Важно также предусмотреть резервные копии данных и правильное архивирование информации для долгосрочного хранения, что поможет избежать потери данных в случае проверок или изменений в процессе ведения ПКУ.
Загрузка...
