Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень дел, подлежащих регистрации, хранению и последующему архивированию в делопроизводстве организации. Документы, включаемые в этот перечень, определяются с учетом специфики деятельности, а также требований нормативных актов. Однако не все номенклатуры имеют обязательный характер. Отдельные из них разрабатываются как примерные или типовые, и их применение остаётся на усмотрение учреждения.
Рекомендательный статус чаще всего носят номенклатуры, разработанные ведомственными архивами, отраслевыми министерствами или методическими центрами. Например, в распоряжении Росархива от 6 октября 2020 г. № 93-р указано, что типовые номенклатуры дел, разработанные для государственных и муниципальных учреждений, носят примерный характер. Они служат опорой при формировании собственных перечней документов, но не подлежат обязательному применению без адаптации к внутренним задачам организации.
При использовании таких номенклатур важно учитывать, что каждая организация вправе корректировать структуру, формулировки заголовков дел, сроки хранения и коды по классификатору. Исключение составляет случаи, когда номенклатура утверждена вышестоящим органом в качестве обязательной для подведомственных структур. Поэтому при разработке документа важно установить, является ли источник рекомендательным или обязательным, и ссылаться на нормативные акты, регламентирующие статус конкретного перечня.
Особое внимание стоит уделить номенклатурам, опубликованным в методических рекомендациях федеральных архивных служб. Несмотря на отсутствие прямого обязательства их использовать, игнорирование таких документов может привести к отказу в согласовании внутренней номенклатуры территориальным архивом. Это делает необходимым анализ содержания и формата рекомендательных образцов, а также соотнесение их с особенностями документооборота конкретной организации.
Чем отличается рекомендательная номенклатура от обязательной
Рекомендательная номенклатура дел разрабатывается для использования в качестве ориентира и не требует строгого соблюдения. Она применяется организациями, не подлежащими обязательному ведению номенклатуры по отраслевым или типовым указаниям. Такие номенклатуры формируются, например, на уровне профессиональных объединений, архивных ведомств субъектов РФ или консалтинговых организаций.
Обязательная номенклатура утверждается в нормативных актах, методических рекомендациях Росархива или уполномоченных органов. Она обязательна для федеральных и региональных органов власти, государственных учреждений и компаний с долей участия государства. Несоблюдение обязательной номенклатуры может повлечь нарушения архивных требований, административную ответственность и отказ в приеме документов на хранение.
Основное различие заключается в юридической силе: рекомендательная номенклатура предоставляет право выбора, а обязательная – устанавливает чёткие правила, отклонение от которых требует официального согласования. В практике ведения делопроизводства необходимо предварительно определить, к какой категории относится организация, и использовать соответствующий тип номенклатуры.
Кто разрабатывает рекомендательные номенклатуры дел
Разработкой рекомендательных номенклатур дел занимаются специализированные архивные учреждения, ведомства и отраслевые организации. Основная роль принадлежит Федеральному архивному агентству (Росархив) и подведомственным ему научно-методическим учреждениям, включая ВНИИДАД. Эти структуры разрабатывают типовые и отраслевые рекомендации с учетом специфики документооборота в различных сферах.
Также участвуют профильные министерства и ведомства – например, Минобрнауки, Минздрав или Минпромторг. Они формируют отраслевые проекты номенклатур, опираясь на законодательство, структуру управления и характер документообразования в конкретной области. Такие проекты согласуются с архивными органами перед публикацией.
Органы государственной власти субъектов РФ и муниципальные архивы могут разрабатывать региональные рекомендации для подведомственных учреждений. Эти документы ориентированы на местную специфику, но также базируются на федеральных методических указаниях.
В случае коммерческих и некоммерческих организаций разработку номенклатуры дел с учетом рекомендаций осуществляют специалисты по делопроизводству, ориентируясь на утвержденные типовые или отраслевые образцы, если таковые имеются. При отсутствии профильных документов рекомендуется использовать типовые подходы, утвержденные ВНИИДАД, с адаптацией к структуре конкретного учреждения.
В каких случаях можно использовать типовую номенклатуру
Типовая номенклатура дел может использоваться организациями, не имеющими ресурсов для самостоятельной разработки собственной номенклатуры. Это касается небольших учреждений, муниципальных органов, образовательных организаций, а также коммерческих структур с упрощённым документооборотом.
Типовая номенклатура подходит, если структура и функции организации совпадают с типовой моделью, на которую она ориентирована. Например, если учреждение относится к системе здравоохранения, и Минздравом утверждена соответствующая типовая номенклатура, её можно применить без доработки либо с минимальными адаптациями.
Использование типовой номенклатуры допустимо также в случае, если нет действующего отраслевого перечня, но в наличии имеются рекомендованные шаблоны от федеральных органов или архивных служб. В таком случае необходимо соотнести виды документов с фактически создаваемыми и внести корректировки.
Организация вправе применять типовую номенклатуру при формировании внутренней системы управления документами, если это предусмотрено её локальными нормативными актами. Важно обеспечить соответствие сроков хранения установленным правилам, включая положения Правил организации хранения и обеспечения сохранности архивных документов.
Перед внедрением типовой номенклатуры требуется анализ соответствия её структуры штатному расписанию, распределению функций и полномочий, чтобы избежать включения лишних или неподходящих рубрик.
Можно ли адаптировать рекомендательную номенклатуру под нужды организации
Рекомендательные номенклатуры дел не запрещают внесение изменений. Их цель – предоставить структуру, которую можно подстроить под специфику документооборота конкретного учреждения. Адаптация допускается, если она не нарушает требования к срокам хранения документов и не искажает их функциональное назначение.
При адаптации важно учитывать:
1. Профиль деятельности организации. Например, в образовательных учреждениях потребуется включить категории дел, связанные с учебным процессом, аттестацией и аккредитацией, которые отсутствуют в типовых номенклатурах для коммерческих структур.
2. Структуру управления. Если в организации несколько подразделений с разными функциями, необходимо детализировать разделы и включить отдельные заголовки дел, отражающие специфику работы каждого отдела.
3. Нормативные документы. При адаптации нужно сверяться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, подлежащих хранению, утвержденным приказом Росархива. Он содержит установленные сроки хранения, которые нельзя сокращать при разработке собственной номенклатуры.
4. Учет объема документооборота. В организациях с малым количеством дел допускается укрупнение заголовков. В крупных структурах, наоборот, необходимо вводить более детализированные формулировки для обеспечения точности учета и хранения.
Перед утверждением адаптированной номенклатуры ее необходимо согласовать с экспертами архивной службы или специалистами по делопроизводству. Это исключит риски нарушения правил хранения и упростит последующую работу с документами.
Как утвердить номенклатуру дел, основанную на рекомендациях
Перед утверждением номенклатуры дел, опирающейся на рекомендации, необходимо адаптировать структуру перечня под специфику организации. Для этого анализируют штатное расписание, функции подразделений и виды документов, которые создаются в процессе деятельности.
На основании проведённого анализа составляют проект номенклатуры, учитывая рекомендуемые формулировки заголовков дел, сроки хранения по перечню, утверждённому Росархивом, и правила классификации. Важно включать только актуальные дела, исключая дублирование и устаревшие позиции.
Проект номенклатуры согласуется с руководителями подразделений и специалистом по делопроизводству. Обязателен контроль соответствия сроков хранения действующему перечню типовых управленческих документов. При необходимости указываются ссылки на статьи перечня и приложения с дополнительной информацией.
После согласования проект выносится на утверждение руководителем организации. Утверждение оформляется распорядительным документом – приказом или решением, с указанием даты ввода в действие и порядка пересмотра.
Утверждённую номенклатуру доводят до сведения всех подразделений. Подразделения используют её в ежедневной работе для регистрации, хранения и передачи дел в архив. Изменения в номенклатуре оформляются аналогичным образом с обязательной отметкой об изменениях на экземпляре документа.
Где найти актуальные образцы рекомендательных номенклатур
Образцы рекомендательных номенклатур доступны в нормативных документах и на специализированных государственных ресурсах.
- Официальный сайт Росархива – раздел с типовыми номенклатурами, где публикуются обновлённые рекомендации по делопроизводству.
- Портал Министерства культуры РФ – здесь размещены методические указания и типовые формы номенклатур, утверждённые нормативными актами.
- Региональные архивные службы – на сайтах субъектов РФ часто размещают адаптированные типовые номенклатуры с учётом местных особенностей.
Для проверки актуальности образцов следует ориентироваться на дату утверждения документов и их регистрационные данные.
- Использовать документы, утверждённые в последние пять лет.
- Проверять соответствие номенклатуры отраслевой специфике и структуре организации.
- При необходимости получать консультации у специалистов архивного дела для корректной адаптации.
Дополнительно рекомендуется мониторить обновления нормативных актов на официальных порталах, чтобы своевременно учитывать изменения в делопроизводстве.
Вопрос-ответ:
Что означает, что номенклатура дел носит рекомендательный характер?
Рекомендательная номенклатура дел представляет собой перечень тем или категорий документов, предложенных для систематизации в организации. Она не обязательна к применению и служит в качестве примера или шаблона, который может быть адаптирован под конкретные нужды предприятия.
Какие организации обычно используют рекомендательные номенклатуры дел?
Чаще всего рекомендательные номенклатуры применяются в учреждениях и компаниях, которые только начинают формировать систему документооборота или не имеют строго регламентированных правил. Также они помогают новым подразделениям или при внедрении новых видов деятельности организовать учет документов с опорой на готовые образцы.
Можно ли изменить рекомендательную номенклатуру дел под нужды своей организации?
Да, рекомендательная номенклатура создана для гибкой адаптации. Организация вправе дополнять, сокращать или модифицировать перечень дел с учётом своей специфики, характера деятельности и внутреннего документооборота, чтобы обеспечить удобство и полноту учета.
Какие риски связаны с использованием рекомендательных номенклатур дел без утверждения?
Если организация использует рекомендательную номенклатуру без официального утверждения, это может привести к неполноте или неупорядоченности документооборота. В результате возможны трудности при поиске, хранении и передаче документов, а также несоответствие требованиям внешнего и внутреннего контроля.
Где можно найти актуальные образцы рекомендательных номенклатур дел?
Образцы часто публикуются на официальных сайтах государственных органов, занимающихся архивным делом и документационным обеспечением. Также можно обратиться к специализированным методическим материалам, стандартам по делопроизводству или профессиональным сообществам, которые делятся практическими шаблонами и рекомендациями.
Загрузка...
