Что нужно знать кадровику в 2023 году

В 2023 году вступили в силу значимые поправки, затрагивающие деятельность специалистов по кадрам. Наиболее заметные изменения коснулись оформления трудовых отношений, требований к кадровой документации и порядка электронного документооборота. Например, с 1 сентября был обновлён перечень обязательных локальных нормативных актов – работодатели обязаны учитывать положения обновлённой статьи 22 Трудового кодекса РФ.

Уточнены правила введения электронных трудовых книжек: теперь работодатель обязан в течение трёх рабочих дней уведомить ПФР о приёме и увольнении работника. Кроме того, изменилась форма уведомления СЗВ-ТД, и её нужно применять при любом кадровом изменении, связанном с трудовой деятельностью. За несоблюдение сроков подачи отчётности введены штрафы до 50 000 рублей.

Важное нововведение – обязанность работодателя предоставлять работнику информацию о заработной плате и условиях труда при заключении договора. Это регулируется новыми пунктами статьи 57 ТК РФ. Также расширены основания для дистанционной работы, что требует корректировки трудовых договоров и внутренних регламентов.

С 2023 года Минтруд усилил требования к процедурам внутреннего расследования в случае нарушений трудовой дисциплины. Рекомендовано вести журнал фиксации дисциплинарных взысканий, а также применять более чёткие формулировки в актах и приказах. Нарушение этих рекомендаций может быть расценено как формальное отношение к документированию трудовых споров.

Изменения в расчёте отпускных: новые правила и коэффициенты

С 2023 года вступили в силу изменения, касающиеся порядка расчёта среднего заработка для оплаты отпусков. Главное нововведение – уточнение перечня выплат, включаемых в средний заработок, и изменение подхода к расчётному периоду в отдельных ситуациях.

Теперь в расчёт включаются только те выплаты, которые начислены в рамках трудовых отношений и имеют регулярный характер. Разовые премии и единовременные выплаты, не связанные с результатами труда за расчётный период, исключаются. Это особенно важно при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска и компенсации при увольнении.

Если сотрудник в течение расчётного периода находился в отпусках, больничных или простаивал по вине работодателя, такие дни исключаются из расчёта, а период автоматически удлиняется. Это напрямую влияет на корректность среднего дневного заработка.

Скорректирован и порядок округления коэффициентов. С 2023 года применяется уточнённый производственный календарь, что изменяет усреднённое количество рабочих дней в месяце. Коэффициент для перевода оклада в среднедневной заработок теперь составляет 29,3 (вместо ранее использовавшегося 29,4) при полном рабочем времени, если нет исключений из расчётного периода.

Рекомендуется кадровым специалистам пересмотреть действующие внутренние регламенты и шаблоны расчётов, особенно в части взаимодействия с бухгалтерией. Также необходимо регулярно обновлять ПО, используемое для расчёта зарплаты, с учётом методических писем Минтруда и разъяснений ФНС, публикуемых в течение года.

Актуализация сведений в СЗВ-ТД: что нужно подать до конца года

До 31 декабря 2023 года работодатели обязаны направить в ПФР корректирующие формы СЗВ-ТД по всем выявленным ранее ошибкам и неполным сведениям. Это касается как кадровых мероприятий, не отражённых в отчётности, так и некорректно указанных дат, должностей и наименований организаций после реорганизаций.

Подлежат актуализации случаи, когда:

• Не были поданы сведения о приёме, переводе или увольнении сотрудников, несмотря на факт изменения трудовой деятельности.
• В графе «должность» содержатся устаревшие или неуточнённые формулировки, не соответствующие штатному расписанию.
• В СЗВ-ТД отражена неверная дата кадрового события, что влияет на корректность электронной трудовой книжки.

Особое внимание рекомендуется уделить сведениям о переводах и восстановлении на работе. Именно эти события чаще всего фиксируются с ошибками при ручном вводе данных. При выявлении несоответствий следует подать отменяющую форму СЗВ-ТД с прежними ошибочными сведениями, а затем – дополняющую с корректной информацией.

ПФР не установил специальной формы для массовой корректировки, поэтому отчёт подаётся на каждого сотрудника отдельно. Подписывать отчёт должен уполномоченный сотрудник с действующей усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодателям, не подавшим корректирующие формы до конца года, грозит административная ответственность по статье 15.33.2 КоАП РФ: штраф от 300 до 500 рублей за каждое нарушение. Исключение – случаи, когда нет оснований для обновления сведений или если ошибка не влияет на формирование сведений в электронной трудовой книжке.

Рекомендуется до конца октября провести внутренний аудит представленных в ПФР данных, сверив их с кадровыми приказами, и сформировать план корректирующих подач для устранения всех несоответствий в срок.

Обновлённые требования к оформлению трудовых договоров

С 2023 года вступили в силу изменения, касающиеся содержания и структуры трудовых договоров. В первую очередь, обязательным стало указание способа обмена электронными документами между работником и работодателем, если используется электронный документооборот. Формулировка должна чётко отражать технические средства, порядок подписания и хранения документов.

В трудовом договоре теперь требуется указывать сведения о полагающихся работнику компенсациях при выполнении работы в особых условиях труда – например, при дистанционном формате, в районах Крайнего Севера или при ненормированном графике. Недостаточно общего упоминания – требуется точная детализация: вид компенсации, размер, порядок предоставления.

Изменены правила описания режима рабочего времени и отдыха. Если график сменный, гибкий или индивидуальный, необходимо приложить утверждённый график или его описание как неотъемлемое приложение. Отсутствие такой информации может расцениваться как нарушение условий оформления договора.

Дополнительно уточнены требования к указанию сведений о месте работы. Теперь обязательна конкретизация структурного подразделения и его точного адреса, если работник будет выполнять трудовую функцию не по основному юридическому адресу работодателя.

Также ужесточены требования к формулировке трудовой функции. Недопустимы расплывчатые описания типа «выполнение поручений руководства». Должностные обязанности должны соответствовать штатному расписанию и должностной инструкции, с возможностью их проверки в рамках трудового спора.

Работодатели обязаны пересмотреть шаблоны договоров и привести их в соответствие с актуальной редакцией Трудового кодекса и подзаконных актов. Рекомендуется провести внутренний аудит всех заключённых договоров и внести изменения в уже действующие документы, если они не соответствуют обновлённым требованиям.

Новые коды в отчетности по форме 4-ФСС и порядок их применения

С 2023 года в форме 4-ФСС введены обновлённые коды, отражающие тип застрахованного лица и особенности начисления взносов. Основное нововведение – обязательное указание кода категории застрахованных лиц в разделе 1 формы. Эти изменения обусловлены унификацией с кодами, применяемыми в расчёте по страховым взносам (РСВ).

К примеру, для работников, занятых по трудовому договору, применяется код «01», а для совместителей – «06». Отдельно выделяются коды для иностранных граждан, временно пребывающих в РФ (например, «07»), и для сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам – «03».

Если организация применяет льготный тариф, необходимо использовать специальные коды, соответствующие основаниям льготы. Например, ИТ-компании указывают код «20», подтверждая право на пониженные ставки страховых взносов. Некорректное указание кода может привести к отказу в принятии отчётности и начислению пеней.

В разделе 2 формы 4-ФСС следует указывать коды, связанные с видами пособий, выплаченных в отчётном периоде. Новый код «51» применяется при компенсации по уходу за ребёнком-инвалидом, а код «57» – при оплате дополнительных выходных дней родителю ребёнка-инвалида. Эти коды обязательны к заполнению при соответствующих выплатах.

Перед подачей отчётности важно сверить используемые коды с утверждённым классификатором, размещённым на официальном сайте ФСС. Применение устаревших или произвольных кодов ведёт к формальным ошибкам и требует предоставления корректировки. Для автоматизации процесса рекомендуется обновить программное обеспечение и загрузить актуальный справочник кодов.

Корректировка сроков сдачи кадровой отчетности: календарь на 2023 год

В 2023 году изменены сроки подачи ключевых кадровых отчетов, что требует внимания специалистов по кадрам для своевременного выполнения обязательств перед контролирующими органами.

СЗВ-ТД необходимо подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, данные за январь 2023 года подаются до 15 февраля. Отсрочки и переносы сроков в связи с выходными не предусмотрены, поэтому стоит подавать отчет заранее.

Для отчета СЗВ-М срок установлен до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 15-е выпадает на выходной день, крайний срок переносится на следующий рабочий день. Важно контролировать дату, чтобы избежать штрафов.

Отчет 4-ФСС за первый квартал 2023 года нужно представить не позднее 20 апреля. Последующие кварталы сдаются по аналогичной схеме: 20 июля, 20 октября, а годовой отчет – не позднее 20 января 2024 года.

В связи с изменениями в законодательстве некоторые сроки корректируются для предприятий, работающих с сезонными сотрудниками. Например, для сдачи формы РСВ введены дополнительные дни – до 25-го числа месяца, следующего за отчетным, если предыдущий срок выпадает на праздничный день.

Рекомендуется использовать электронные сервисы сдачи отчетности и проверять уведомления от контролирующих органов, так как возможны локальные изменения сроков, связанные с региональными особенностями и техническими перерывами.

Для минимизации рисков несвоевременной сдачи кадровой отчетности целесообразно сформировать внутренний календарь с запасом времени на корректировки и возможные ошибки в данных.

Обязательная электронная кадровая документация: кого коснулись изменения

С 2023 года обязательное ведение части кадровой документации в электронном виде распространяется на организации с численностью работников от 50 человек и выше. Ранее эта норма применялась только к компаниям с 100 и более сотрудниками.

Изменения затрагивают следующие категории документов, которые теперь должны храниться и оформляться в электронном формате:

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• Приказы о приеме, переводе, увольнении;
• Личные карточки работников;
• Графики отпусков;
• Документы по учету рабочего времени и сверхурочных часов.

Для компаний с численностью от 50 до 100 сотрудников предусмотрен переходный период до 1 июля 2023 года, после чего соблюдение требований станет обязательным.

Работодателям с численностью более 100 сотрудников введены дополнительные требования к электронным системам кадрового учета:

1. Интеграция с порталом Госуслуг для обмена сведениями;
2. Обеспечение электронной подписи на кадровых документах;
3. Хранение данных с возможностью аудита и контроля соответствия законодательству.

Рекомендуется использовать лицензированное программное обеспечение, поддерживающее формат XML и обеспечивающее надежное резервное копирование.

Несоблюдение новых требований грозит штрафами до 50 000 рублей и приостановкой деятельности кадровой службы на срок до 30 дней.

Кадровым службам необходимо провести инвентаризацию текущих процессов и определить готовность к переходу на электронный документооборот с учетом обновленных норм.

Изменения в правилах внутреннего трудового распорядка и локальных актах

В 2023 году вступили в силу изменения, которые затрагивают формирование и ведение правил внутреннего трудового распорядка (ВТР) и локальных нормативных актов (ЛНА). Основные новации касаются следующих аспектов:

• Обязательное обновление ВТР при изменении условий труда, в том числе при внедрении новых технологий и организационных изменений;
• Включение в ВТР положений о цифровой безопасности и защите персональных данных работников;
• Уточнение порядка согласования изменений ВТР с профсоюзом или иным представительным органом работников;
• Расширение списка локальных актов, обязательных к разработке в организациях с численностью сотрудников свыше 50 человек;
• Введение требования о систематическом проведении инструктажей по обновленным локальным актам, с обязательной фиксацией в журнале;
• Усиление контроля за соблюдением ВТР через регулярные внутренние аудиты, фиксируемые документально.

Рекомендации для кадровиков:

1. Провести аудит существующих ВТР и ЛНА с целью выявления устаревших или несоответствующих новых требованиям;
2. Обеспечить включение в правила пунктов, связанных с цифровыми рисками и использованием корпоративных информационных систем;
3. Наладить механизм оперативного согласования и утверждения изменений с представительным органом работников;
4. Организовать регулярные обучающие сессии для персонала по обновленным локальным нормативам;
5. Документировать каждый этап внедрения и контроля за исполнением правил во внутренней документации.

Невыполнение требований обновленных норм может привести к административным штрафам и претензиям со стороны трудовых инспекций. Поэтому своевременное обновление и четкое соблюдение правил внутреннего трудового распорядка и локальных актов становится ключевым элементом кадровой работы в 2023 году.

Вопрос-ответ:

Какие новые требования к оформлению трудовых договоров появились в 2023 году?

В 2023 году усилился контроль за полнотой и точностью сведений в трудовых договорах. Обязательным стало указание конкретных условий об испытательном сроке, режиме работы, а также точных реквизитов работодателя и сотрудника. В договоре необходимо отдельно прописывать условия дистанционной работы, если она предусмотрена, и особенности оплаты труда в этом случае. Кроме того, расширился перечень локальных документов, на которые можно ссылаться, чтобы закрепить дополнительные права и обязанности сторон.

Как изменились правила внутреннего трудового распорядка и локальные акты на предприятиях?

В 2023 году требования к внутренним документам ужесточились: теперь они должны содержать более детализированные положения по дисциплине труда, включая порядок учета рабочего времени и перерывов, а также правила взаимодействия в условиях удаленной и гибридной работы. Дополнительно появились рекомендации по оформлению локальных актов в электронном виде с возможностью подписания электронной подписью. Изменения также коснулись порядка уведомления работников о новых или измененных правилах, где обязательным стало письменное подтверждение ознакомления.

Какие нововведения в кадровой отчетности необходимо учитывать в 2023 году?

С 2023 года изменился порядок подачи отчетности по форме СЗВ-ТД и 4-ФСС. В частности, сроки подачи сокращены, а состав сведений расширен. Появились новые коды в отчетах, отражающие дополнительные категории работников и специфические виды отпусков. Для кадровиков важно обновить программное обеспечение и обучить сотрудников новым требованиям, чтобы избежать штрафных санкций. Также внедрены обязательные проверки на соответствие данных с информацией из Пенсионного фонда.

Какие изменения коснулись расчёта отпускных выплат в 2023 году?

В 2023 году были введены корректировки в алгоритм расчёта отпускных. Основное изменение связано с применением новых коэффициентов для учёта инфляции и среднего заработка, что повлияло на итоговую сумму выплат. Теперь при расчёте учитываются дополнительные выплаты, ранее не входившие в базу, например, компенсации за сверхурочную работу. Для правильного расчёта кадровикам рекомендуется внимательно изучить обновленные методические указания и использовать новые формы расчетных листов.