Карточка Т-2 содержит сведения о трудовой деятельности, квалификации и перемещениях сотрудника в пределах организации. Неправильное хранение этих документов может повлечь административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ, а также потерю ключевых данных при проверках ГИТ или судопроизводстве. В соответствии с Приказом Минкультуры № 558 от 25 августа 2010 года, карточки Т-2 относятся к кадровым документам с установленным сроком хранения – 75 лет.
Рекомендуемое место хранения – в составе личных дел сотрудников. При этом каждое личное дело должно быть оформлено по требованиям ГОСТ Р 7.0.8–2013 и содержать документы в определённой последовательности: заявления, приказы, копии документов, карточки Т-2 и т.д. В случае, если организация ведёт карточки Т-2 отдельно, необходимо обеспечить их идентификацию, защиту от несанкционированного доступа и правильное архивное оформление.
Допускается хранение карточек как в бумажном виде, так и в электронном (при наличии юридически значимой электронной подписи), но только при условии соблюдения порядка, предусмотренного Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Бумажные карточки следует хранить в огнестойких металлических шкафах или сейфах в кадровой службе или архиве с ограниченным доступом.
При передаче личных дел или карточек Т-2 в архив организации составляется опись, а сами дела нумеруются, подшиваются и прошнуровываются. В случае ликвидации организации документы сдаются в государственный архив. Нарушения порядка хранения могут привести к утере данных и признанию документации ненадлежащей при проверках со стороны контролирующих органов.
Требования законодательства к хранению формы Т-2
Согласно Приказу Минкультуры России № 558 от 25.08.2010 года, утверждающему «Перечень типовых управленческих архивных документов», форма Т-2 подлежит хранению в течение 75 лет с момента завершения трудовых отношений. Этот срок обязателен как для бумажных, так и для цифровых носителей, если форма ведётся в электронной системе кадрового учёта.
Пункт 586 Перечня требует хранения формы Т-2 в составе личного дела сотрудника. Однако при отсутствии личного дела допускается отдельное хранение карточек, при условии соблюдения условий конфиденциальности. При этом в обязательном порядке должно обеспечиваться раздельное хранение действующих и уволенных работников.
Доступ к форме Т-2 должен быть строго регламентирован. Право работать с ней имеют исключительно сотрудники кадровой службы и иные лица, уполномоченные приказом работодателя. Документы должны храниться в закрытых шкафах или сейфах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
В случае цифрового хранения необходимо использовать сертифицированные информационные системы с разграничением прав доступа, журналированием операций и резервным копированием данных.
Размещение карточек Т-2 в составе личных дел
Карточка формы Т-2 должна подшиваться в личное дело работника в раздел, содержащий документы по учёту трудовой деятельности. Оптимальное место – после копий приказов о приёме, переводах и увольнении, но до копий документов об аттестации и иных отчетных форм. Это обеспечивает логичную хронологию и удобство поиска.
Подшивка осуществляется с использованием стандартных архивных папок, без применения степлеров и скоб, чтобы не повредить бумагу. При необходимости допускается вложение в прозрачный файл. Хранение осуществляется в алфавитном порядке по фамилии сотрудника.
Важно сохранять оригинал формы Т-2, поскольку он содержит подлинные записи, заверенные подписями и печатями. В случае ведения учёта в электронном виде, распечатанный экземпляр также включается в состав личного дела.
Нельзя размещать форму Т-2 отдельно от личного дела, если иное не предусмотрено внутренними регламентами организации, утверждёнными с учётом требований архивного законодательства. Отдельное хранение возможно только при наличии обоснованного приказа и ведении отдельного журнала учёта доступа к таким документам.
Хранение Т-2 отдельно от других кадровых документов
Форма Т-2 может храниться как в составе личного дела сотрудника, так и отдельно. При выборе раздельного хранения необходимо учитывать ряд практических и нормативных аспектов, влияющих на сохранность и доступность информации.
Основные ситуации, при которых оправдано хранение Т-2 отдельно:
- в организации используется электронный документооборот, а карточки Т-2 ведутся на бумажном носителе;
- высокая текучесть кадров и необходимость оперативного доступа к сведениям о трудовой деятельности;
- документы, входящие в состав личных дел, хранятся в архиве, а карточки Т-2 – в отделе кадров для текущей работы.
Раздельное хранение требует соблюдения следующих условий:
- Карточки Т-2 должны размещаться в отдельной папке или картотеке с указанием фамилий сотрудников в алфавитном порядке.
- Помещение для хранения должно соответствовать требованиям к архивным зонам: отсутствие прямого солнечного света, защита от влаги и пыли, контроль доступа.
- Необходимо предусмотреть систему регистрации и учета выданных карточек, чтобы избежать утраты или несанкционированного доступа.
Отдельное хранение Т-2 не освобождает организацию от обязанности сохранять конфиденциальность персональных данных. Доступ к ним должен быть ограничен кругом лиц, допущенных к обработке персональной информации в соответствии с внутренними локальными актами.
Кроме того, срок хранения карточек Т-2 – 75 лет. Даже при раздельном ведении необходимо обеспечить долговременную сохранность без риска утраты или порчи носителя.
Место хранения карточек уволенных работников
Карточки формы Т-2 уволенных сотрудников подлежат хранению в отдельной части архивного фонда организации, доступ к которой строго регламентирован. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, такие документы включаются в кадровый архив.
Хранение карточек осуществляется в отдельных папках или делах, сгруппированных по годам увольнения. Для удобства поиска и учета на обложке указывается: «Карточки Т-2 уволенных работников за год», с указанием диапазона фамилий или табельных номеров.
Физическое размещение осуществляется в архивном помещении, соответствующем требованиям Приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010. Это должно быть помещение с контролируемыми условиями хранения: температура 17–19°C, влажность 50–55%, защита от воздействия света и пыли. Использование металлических шкафов или архивных коробов допускается, если они обеспечивают сохранность и предотвращают деформацию карточек.
Срок хранения карточек Т-2 уволенных лиц составляет 75 лет при наличии записей о трудовом стаже, влияющем на пенсионные права. В остальных случаях – 50 или 3 года, в зависимости от характера сведений. Срок указывается в номенклатуре дел, утверждаемой ежегодно.
Доступ к карточкам уволенных работников предоставляется строго по запросам, зафиксированным в журнале выдачи, с обязательным возвратом в том же состоянии. Электронная копия может использоваться, но только при условии полной идентичности и наличия бумажного оригинала в архиве.
Сроки хранения формы Т-2 и условия их продления
Форма Т-2 хранится не менее 75 лет с момента увольнения сотрудника согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25.08.2010. Этот срок закреплён для обеспечения возможности подтверждения трудового стажа и получения социальных гарантий.
Продление сроков хранения возможно по решению экспертной комиссии организации при наличии особой исторической, научной или социальной значимости документов. Для этого составляется соответствующий акт, согласованный с государственным архивом.
При ликвидации организации или смене правопреемника ответственность за хранение форм Т-2 переходит к новому владельцу или архивному учреждению. Нарушение сроков хранения ведёт к административной ответственности согласно КоАП РФ.
Рекомендуется вести учёт сроков хранения в специальных реестрах и регулярно проверять состояние хранения карточек Т-2 для своевременного исполнения требований законодательства.
Ответственные лица за учет и сохранность карточек Т-2
За учет карточек Т-2 в организации обычно отвечает кадровая служба или отдел персонала. Конкретно ответственность возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение кадрового документооборота, что фиксируется внутренним приказом или распоряжением руководства.
Ответственное лицо должно обеспечить правильное оформление, своевременное внесение изменений и хранение карточек в соответствии с установленными нормами хранения кадровых документов. В его обязанности входит регулярная проверка наличия карточек и контроль за их целостностью.
При увольнении или переводе сотрудника карточка Т-2 должна быть передана в архив организации, а ответственное лицо – зафиксировать этот факт в учетных регистрах и обеспечить условия для сохранности документов в архивном отделе.
Ответственные лица обязаны вести учет карточек с использованием системы нумерации и регистрации, что предотвращает потерю или неправомерное использование документов. Контроль доступа к карточкам должен быть ограничен, допускается только для уполномоченных работников.
В случае выявления несоответствий или утраты карточек Т-2, ответственное лицо должно оперативно информировать руководство и принимать меры по восстановлению документации или устранению нарушений.
Вопрос-ответ:
Кто отвечает за хранение карточек Т-2 на предприятии?
Ответственность за учет и сохранность карточек Т-2 обычно возлагается на отдел кадров или специальное ответственное лицо, назначенное руководством. Это может быть кадровый специалист или инспектор по персоналу, который обеспечивает правильное хранение документов и контроль доступа к ним.
Можно ли хранить карточки Т-2 вместе с личными делами сотрудников?
Карточки Т-2 рекомендуется хранить отдельно от личных дел, чтобы избежать путаницы и упростить доступ при необходимости. Хранение отдельно помогает обеспечить сохранность и систематизацию данных, а также соответствует требованиям по учету кадровой документации.
Каков установленный срок хранения карточек Т-2 для уволенных работников?
Карточки Т-2 уволенных сотрудников должны храниться не менее 75 лет, поскольку эти документы относятся к кадровой истории и могут потребоваться для подтверждения трудового стажа и других юридических целей. Этот срок регулируется нормативными актами по архивному делу и кадровому учету.
Какие условия необходимо соблюдать при хранении карточек Т-2?
Карточки Т-2 следует хранить в помещениях с контролируемыми температурой и влажностью, исключающими повреждение бумаги. Кроме того, место хранения должно обеспечивать защиту от постороннего доступа и быть организовано с учетом возможности быстрой проверки и инвентаризации.
Можно ли вести учет карточек Т-2 в электронном виде вместо бумажного хранения?
Электронный учет карточек Т-2 допускается при условии соблюдения требований законодательства и обеспечения надежного хранения и защиты данных. Однако оригиналы карточек Т-2 все равно необходимо сохранять в бумажном виде, поскольку они являются официальными документами и могут понадобиться для подтверждения информации в различных инстанциях.
Где именно должна храниться карточка Т-2 сотрудника — в личном деле или отдельно?
Карточка Т-2 хранится в составе личного дела сотрудника, что облегчает поиск и систематизацию кадровых документов. Законодательство не запрещает хранить ее отдельно, но объединение с личным делом обеспечивает удобство при проверках и внутреннем учёте. При этом важно обеспечить сохранность документа, чтобы он не потерялся или не был повреждён.
Кто отвечает за сохранность карточек Т-2 и как обеспечить их правильное хранение?
Ответственность за сохранность карточек Т-2 возлагается на кадровую службу или сотрудника, уполномоченного вести кадровый документооборот. Хранить карточки нужно в специально отведённом месте, защищённом от влаги, пыли и прямого света, в закрывающихся шкафах или ящиках. Регулярный контроль состояния и учёт выдачи карточек сотрудникам позволяет избежать утраты или порчи этих важных документов.
Загрузка...
