Заверение копии документа – юридически значимая процедура, требующая строгого соблюдения установленного порядка. Неправильное оформление может привести к отказу в приёме документа государственными органами, судами, нотариусами или банками. Поэтому важно знать, кто имеет право заверять копии, какие обязательные реквизиты должны присутствовать и в каком виде предоставляется сам документ.
Копию можно заверить у нотариуса, в организации-выдавателе или по месту требования, если это предусмотрено законом или внутренними регламентами. Например, копия паспорта для подачи в бухгалтерию может быть заверена кадровиком организации, а для получения кредита – только нотариально. Закон не устанавливает универсальной формы заверительной надписи, но существуют строгое содержание и порядок её размещения.
На каждой странице копии требуется указание, что она верна, подпись уполномоченного лица, его должность, расшифровка подписи, дата и печать (если применяется). Заверительная надпись ставится либо на каждой странице, либо на обороте последнего листа с указанием количества прошитых и пронумерованных страниц. Использование синих или чёрных чернил предпочтительнее – документы с цветной печатью сканируются и копируются без искажений.
Когда необходимо заверять копию документа
Заверение копии документа требуется в тех случаях, когда необходимо подтвердить подлинность представляемой информации без предоставления оригинала. Это касается как юридических, так и административных процедур.
- Подача документов в государственные органы. Например, при оформлении пенсии, субсидий, регистрации по месту жительства или подачи заявления в ЗАГС часто требуют нотариально заверенные копии паспорта, свидетельства о рождении, браке и других документов.
- Участие в судебных процессах. Копии документов, приобщаемые к материалам дела, должны быть заверены, если не предоставляются в оригинале. Это касается договоров, доверенностей, переписки и иных доказательств.
- Оформление наследства. Нотариус потребует заверенные копии свидетельства о смерти, правоустанавливающих документов на имущество, справок из государственных органов.
- Учебные заведения и работодатели. При поступлении в вуз, особенно за рубежом, и при трудоустройстве нередко требуют заверенные копии дипломов, аттестатов, справок об обучении.
- Взаимодействие с банками. Заверенные копии документов о праве собственности, паспорта и ИНН могут потребоваться при оформлении кредита, ипотеке или открытии расчетного счета.
- Работа с иностранными организациями. Переводы и копии документов должны быть заверены нотариусом или апостилированы, если этого требует юрисдикция другой страны.
Если организация прямо указывает на необходимость нотариального заверения, использование простой копии без надлежащего оформления может привести к отказу в приеме документов.
Кто имеет право заверять копии документов
Нотариус – основной уполномоченный субъект для заверения копий. Заверенная копия, удостоверенная нотариально, имеет юридическую силу, равную оригиналу, за исключением случаев, прямо указанных в законе. Нотариус обязан проверить подлинность оригинала и идентичность копии. Услуга оказывается на основании ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате.
Работодатель имеет право заверять копии документов своих работников – например, копии трудовой книжки или справок, выданных внутри организации. Заверение осуществляется на бланке организации, с подписью уполномоченного лица и печатью (при наличии). Основание – статьи Трудового кодекса РФ и внутренние регламенты.
Органы государственной власти и муниципальные учреждения могут заверять копии документов, выданных ими. Например, копии справок, свидетельств, постановлений. Заверение производится при предоставлении оригинала, с обязательным указанием должности и ФИО заверяющего сотрудника.
Образовательные учреждения вправе заверять копии документов об образовании – дипломов, аттестатов, приложений к ним. Подпись ставит ректор, директор или иное уполномоченное лицо, обязательно указывается номер и дата регистрации копии.
Медицинские организации заверяют копии медицинских справок и выписок. Подпись врача и печать учреждения обязательны. Документ должен храниться в архиве учреждения, если предусмотрено нормативами Минздрава.
Самостоятельно заверенные копии (подписью «Копия верна», без участия уполномоченного лица) признаются юридически значимыми только в случаях, предусмотренных законом или внутренними регламентами получателя документа – например, при подаче документов в банк или ВУЗ.
Какие реквизиты должны быть на заверенной копии
Заверенная копия должна содержать следующие обязательные реквизиты для подтверждения подлинности:
Надпись «Копия верна» – размещается на каждой странице или на последней странице документа. Формулировка должна быть точной и без сокращений.
Подпись заверяющего – обязательна и ставится от руки. Подпись должна принадлежать сотруднику с полномочиями заверять копии, например директору, главному бухгалтеру или уполномоченному лицу.
Расшифровка подписи – полное ФИО заверяющего указывается рядом с подписью, без сокращений и инициалов.
Должность заверяющего – указывается полностью, например, «Директор», «Главный бухгалтер», без аббревиатур.
Дата заверения – указывается точная дата в формате день, месяц, год (например, «2 июля 2025 г.»). Формат с пропущенным годом или неполным числом недопустим.
Печать организации – обязательна при заверении копий юридических лиц. Оттиск должен частично перекрывать надпись и подпись, подтверждая подлинность.
Для многостраничных копий обязательна прошивка листов с их нумерацией. На обороте последней страницы размещается надпись: «Прошито, пронумеровано N (прописью) листов», затем подпись, ФИО и печать.
| Реквизит | Требования |
|---|---|
| Надпись | «Копия верна», без сокращений |
| Подпись | От руки, сотрудник с полномочиями |
| Расшифровка подписи | Полное ФИО без сокращений |
| Должность | Полная, без аббревиатур |
| Дата | Полная, формат: день, месяц, год |
| Печать | Обязательна для юрлиц, частично перекрывает подпись |
Загрузка...
