Электронная коммерческая муниципальная платформа (ЭКМП) требует строгого соблюдения сроков хранения документов, чтобы обеспечить законность и прозрачность сделок. Законодательство устанавливает конкретные периоды, в течение которых необходимо сохранять все документы, связанные с проведением электронных закупок и контрактов, включая заявки, протоколы, отчеты и подтверждающие материалы.
Сроки хранения документов для ЭКМП регламентированы Федеральным законом № 44-ФЗ и нормативными актами, регулирующими электронные закупки. В большинстве случаев основной срок хранения составляет не менее 5 лет с даты завершения закупочной процедуры, что обусловлено необходимостью возможности проведения аудита и проверки правильности исполнения контрактных обязательств.
Особое внимание уделяется сохранности документов в неизменном виде, с применением средств электронной подписи и систем архивирования, обеспечивающих целостность и подлинность данных. Несоблюдение установленных сроков и правил хранения документов может привести к административной ответственности и нарушению права на обжалование решений в ЭКМП.
Нормативные акты, регулирующие сроки хранения документов для ЭКМП
Также важное значение имеет Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регламентирующий общие принципы и минимальные сроки хранения документов, включая электронные базы данных, к которым относится ЭКМП.
В части технических требований и обеспечения безопасности хранения документов применяется Приказ Росархива № 236 от 29.12.2020, который определяет порядок учета, хранения и уничтожения электронных документов с учётом сроков их актуальности и значимости.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды и общие требования» устанавливает стандарты по формату и условиям длительного хранения электронных документов, что необходимо учитывать при организации ЭКМП.
Для муниципальных органов действует также Приказ Минэкономразвития России № 118 от 30.06.2015, регулирующий порядок документооборота и хранения информации, включая электронные базы правонарушений.
Рекомендуется вести систематический аудит сроков хранения в соответствии с вышеуказанными актами, а при необходимости своевременно инициировать процедуру передачи или уничтожения документов, чтобы избежать нарушений законодательства и обеспечить юридическую значимость ЭКМП.
Категории документов ЭКМП и установленные сроки их хранения
Документы ЭКМП делятся на несколько ключевых категорий, каждая из которых регулируется своими сроками хранения согласно нормативам.
1. Договорная документация, включая договоры, приложения и изменения, подлежит хранению минимум 5 лет с момента окончания действия договора.
2. Техническая документация (чертежи, спецификации, инструкции) сохраняется не менее 10 лет с даты создания или актуализации, что обеспечивает возможность повторного использования и аудита.
3. Отчетные и контрольные документы (акты выполненных работ, протоколы проверок) хранятся не менее 3 лет, что соответствует срокам налогового и финансового контроля.
4. Документы бухгалтерского учета и первичные документы, связанные с ЭКМП, подлежат хранению в течение 5 лет согласно законодательству о бухгалтерском учете.
5. Корреспонденция и внутренние служебные записки сохраняются от 1 до 3 лет в зависимости от значимости и содержания, при условии отсутствия требований о длительном хранении.
6. Архивные копии электронных документов ЭКМП рекомендуется хранить не менее 7 лет с использованием систем резервного копирования и обеспечения целостности данных.
Рекомендуется регулярно пересматривать и обновлять сроки хранения с учетом изменений законодательства и внутренних регламентов, чтобы исключить риск утраты важных сведений и обеспечить соответствие требованиям контролирующих органов.
Особенности хранения электронных документов ЭКМП
Хранение документов допускается в специализированных электронных системах документооборота, сертифицированных по стандартам ФСТЭК и ФСБ РФ. Такие системы обязаны вести журнал аудита, фиксируя все действия с документами, включая создание, изменение и удаление.
Для предотвращения потери данных необходимо создавать резервные копии, которые должны храниться отдельно от основного хранилища. Резервирование должно выполняться не реже одного раза в месяц, при этом копии должны быть защищены от несанкционированного доступа и изменений.
При передаче электронных документов третьим лицам требуется использование защищенных каналов связи и подтверждение целостности файлов после передачи. Хранение документов на физических носителях допускается только в зашифрованном виде с использованием сертифицированных средств шифрования.
Сроки хранения электронных документов определяются законодательством и внутренними регламентами организации, но не могут быть короче минимальных требований, установленных для бумажных аналогов. По окончании срока хранения документы подлежат удалению с полным уничтожением ключей доступа и криптографических средств.
Рекомендуется регулярно проверять работоспособность систем хранения и актуальность используемых сертификатов электронной подписи, а также проводить аудит безопасности не реже одного раза в год.
Требования к условиям хранения документов ЭКМП
Документы ЭКМП должны храниться в условиях, обеспечивающих сохранность их целостности, подлинности и доступности. Ключевые параметры хранения регулируются нормами, направленными на предотвращение повреждений и несанкционированного доступа.
- Температурный режим хранения должен поддерживаться в пределах от +5 °C до +25 °C с допустимыми кратковременными отклонениями не более ±3 °C.
- Влажность воздуха не должна превышать 60%, чтобы исключить риск образования плесени и коррозии на электронных носителях и бумажных документах.
- Освещённость помещений для хранения должна быть минимальной, желательно отсутствие прямого солнечного света, что предотвращает выцветание и деградацию материалов.
- Документы ЭКМП рекомендуется размещать в запираемых шкафах или специализированных сейфах с контролируемым доступом для исключения постороннего вмешательства.
- Для электронных носителей обязательна защита от электромагнитных помех и резких скачков напряжения, обеспечиваемая использованием экранированных помещений и стабилизаторов питания.
- Не допускается хранение документов ЭКМП в помещениях с высоким уровнем пыли, химических веществ или вблизи источников тепла и влаги.
- При использовании цифровых хранилищ необходимо регулярное резервное копирование с проверкой целостности данных минимум раз в 6 месяцев.
- Все помещения должны оборудоваться системами пожарной безопасности и вентиляции для поддержания микроклимата и предотвращения аварийных ситуаций.
Соблюдение этих требований позволяет обеспечить долговременное сохранение электронных и бумажных документов ЭКМП, минимизируя риски утраты информации и обеспечивая возможность оперативного доступа к ним в установленные сроки.
Ответственные лица за соблюдение сроков хранения документов ЭКМП
За правильное хранение документов электронного кассового морского паспорта (ЭКМП) и соблюдение установленных сроков отвечают конкретные должностные лица, закрепленные внутренними регламентами организации.
- Руководитель организации несет общую ответственность за формирование политики хранения документов, назначение ответственных и обеспечение ресурсами для выполнения требований законодательства.
- Ответственный за документооборот
- Специалисты подразделений
Для обеспечения контроля рекомендуются следующие меры:
- Ведение реестра документов ЭКМП с указанием даты формирования и установленного срока хранения.
- Регулярные проверки состояния архивов и актуальности сроков с составлением актов по результатам.
- Автоматизированные напоминания в системе документооборота о приближении срока уничтожения или переноса документов.
- Обучение ответственных лиц требованиям законодательства и внутренним регламентам по хранению ЭКМП документов.
Несоблюдение сроков хранения и уничтожение документов без согласования может повлечь административную ответственность для ответственных лиц и организации.
Процедуры уничтожения документов ЭКМП по истечении сроков хранения
Уничтожение документов ЭКМП должно осуществляться строго после завершения установленных сроков хранения, согласно нормативным требованиям. Процедура начинается с формирования реестра документов, подлежащих уничтожению, с указанием наименований, даты создания и даты окончания срока хранения.
Ответственные лица проводят сверку реестра с фактическим наличием документов и оформляют акт об уничтожении. Этот акт подписывается всеми участниками процесса и фиксируется в журнале уничтожения.
Физические носители документов подлежат уничтожению способом, исключающим возможность восстановления информации. Для бумажных документов рекомендуется применение шредеров с уровнем измельчения не менее P-4, либо сжигание в специально оборудованных помещениях или контейнерах.
Электронные документы уничтожаются путем полного удаления с носителей с последующей перезаписью данных или применением специализированных программ, обеспечивающих необратимость удаления. При использовании облачных хранилищ необходима фиксация процедуры удаления в системных журналах.
В процессе уничтожения должен соблюдаться принцип конфиденциальности: доступ к документам имеют только уполномоченные лица, а место уничтожения контролируется с целью предотвращения несанкционированного доступа.
По итогам процедуры составляется отчет с указанием объема уничтоженных документов, методов и дат уничтожения. Документы, подтверждающие уничтожение, хранятся не менее 3 лет для возможных проверок и аудитов.
Документы ЭКМП с бессрочным сроком хранения и порядок работы с ними
К документам электронного комплексного мониторинга перевозок (ЭКМП), подлежащим бессрочному хранению, относятся акты о выявленных нарушениях, протоколы административных расследований, решения судов, а также ключевые документы, подтверждающие законность действий контролирующих органов и их решений. Их хранение регламентируется законодательством и внутренними нормативами организаций, обеспечивающих контроль перевозок.
Для обеспечения сохранности документов с бессрочным сроком хранения необходимо использовать специализированные электронные архивы с функцией резервного копирования и шифрования данных. Все записи должны быть снабжены отметками времени и цифровыми подписями для исключения возможности подделки.
Порядок работы с такими документами включает обязательное создание индексации и метаданных для быстрой идентификации и поиска. Не допускается удаление или изменение данных без соответствующего разрешения и ведения журналов операций.
Доступ к бессрочно хранящимся документам должен быть строго ограничен, с разграничением прав пользователей на чтение, редактирование и администрирование. В случае необходимости передачи данных третьим лицам оформляется протокол передачи с указанием объема и целей использования.
Все операции с бессрочными документами ЭКМП подлежат аудиту и фиксируются в системе ведения электронного документооборота. Восстановление информации при технических сбоях должно быть обеспечено за счет регулярного создания резервных копий.
В таблице ниже приведены основные категории документов ЭКМП с бессрочным сроком хранения и ключевые требования к работе с ними:
| Категория документа | Обоснование бессрочного хранения | Требования к хранению и работе |
|---|---|---|
| Акты о нарушениях перевозок | Подтверждение фактов нарушений для судебных и административных процессов | Цифровая подпись, защита от изменений, индексация, резервное копирование |
| Протоколы административных расследований | Документальное подтверждение расследований и принятых мер |
Загрузка...
