Что такое списочная численность работников

Списочная численность работников – это показатель, отражающий количество сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на определённую дату. В отличие от среднесписочной численности, данный показатель фиксирует присутствие конкретных физических лиц, включая тех, кто временно отсутствует (например, в отпуске или на больничном).

Расчёт ведётся ежедневно и основывается на данных первичного кадрового учёта. В списочный состав включаются как штатные, так и внешние совместители, сезонные и временные сотрудники, а также лица, работающие дистанционно. Не учитываются только внешние подрядчики, исполнители по гражданско-правовым договорам и женщины в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет.

Для корректного формирования отчётности важно соблюдать установленные правила включения работников в списочный состав. Например, если сотрудник принят на работу в выходной день, он включается в списочную численность начиная с даты, указанной в приказе, несмотря на отсутствие фактического выхода. При увольнении – включается последний день работы, даже если он приходится на нерабочий день.

Точная фиксация списочной численности необходима для расчёта среднесписочной численности, анализа трудовых ресурсов, подготовки бухгалтерской и статистической отчётности. Ошибки в определении этого показателя могут повлечь некорректные данные в налоговых и кадровых документах, а также привести к административным штрафам.

Организации обязаны вести учёт списочной численности ежедневно, фиксируя изменения кадрового состава на основе приказов о приёме, переводе и увольнении. Сведения используются в формах П-4, 1-Т и других обязательных отчетах, предоставляемых в Росстат и ФНС.

Что включает в себя списочная численность и кого в неё не включают

Списочная численность работников включает всех сотрудников, оформленных по трудовому договору, независимо от режима работы: полная или неполная занятость, основное место работы или совместительство, а также работников, находящихся в отпусках (оплачиваемых и неоплачиваемых), в том числе по беременности и родам.

В состав списочной численности входят также сотрудники, временно отсутствующие на рабочем месте по уважительным причинам: временная нетрудоспособность, командировка, обучение с отрывом от производства. При этом дни отсутствия не влияют на их учет в составе списочной численности – они продолжают числиться в организации.

Не включаются в списочную численность лица, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда или оказания услуг), поскольку они не являются штатными сотрудниками. Также не учитываются совместители, работающие исключительно по внешнему совместительству, если это не их основное место работы.

Исключаются также учащиеся и студенты, проходящие практику без заключения трудового договора, находящиеся на военной службе или в отпуске без сохранения зарплаты более одного месяца по семейным обстоятельствам, если отсутствует информация о продолжении трудовых отношений.

Для корректного расчета важно регулярно проверять кадровые документы и данные табелей учета рабочего времени. Нарушения в определении списочной численности могут повлечь искажения в отчетности, особенно при заполнении формы П-4 и других статистических форм.

Как учитывать работников с неполным рабочим временем

Работники с неполным рабочим временем включаются в списочную численность в полном объёме – как один человек, независимо от продолжительности их ежедневной занятости или количества рабочих дней в неделе. При этом важно различать неполный рабочий день и неполную рабочую неделю: оба формата влияют только на фонд рабочего времени, но не на численность персонала.

Например, если сотрудник официально переведён на режим неполного рабочего времени – четыре часа в день или три дня в неделю – он всё равно учитывается как единичная штатная единица при подсчёте списочной численности. Это положение закреплено в пункте 79 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения, утверждённых Росстатом.

Исключение составляют внешние совместители, даже если они трудятся на условиях неполного времени: они в списочную численность не входят. Также не учитываются лица, выполняющие работу по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), независимо от фактической занятости.

Для точного учёта рекомендуется регулярно сверять кадровые приказы и табели учёта рабочего времени, особенно если в организации активно используются гибкие графики. В случаях временного перевода на неполное время (по заявлению работника или по инициативе работодателя), фиксируйте это в отдельном приказе и в личной карточке сотрудника, чтобы избежать ошибок при сдаче отчётности.

Порядок расчёта списочной численности по дням и за месяц

Списочная численность определяется ежедневно, включая выходные и нерабочие праздничные дни. В расчёт включаются все работники, принятые на основное место работы, независимо от формы занятости, если они числятся в штате организации на конкретную дату.

Для определения списочной численности за день учитываются:

сотрудники, фактически работающие в этот день;
отсутствующие по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка, временная нетрудоспособность);
неявившиеся без уважительной причины, но не уволенные;
работающие дистанционно или вахтовым методом, если они включены в штатное расписание.

Не включаются в ежедневный учёт:

внешние совместители;
работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет;
лица, находящиеся в простое без оплаты по инициативе работника;
призванные на военную службу или мобилизованные на период исполнения обязанностей.

Для расчёта списочной численности за месяц берётся сумма всех ежедневных показателей и делится на количество календарных дней месяца. Это среднесписочная численность, которая отражается в форме статистической отчетности.

Порядок расчёта:

Сформировать список работников, входящих в списочную численность на каждый календарный день месяца.
Просуммировать количество работников за каждый день.
Разделить полученную сумму на число календарных дней месяца (например, 30 для апреля, 31 для мая, 28 или 29 для февраля).

Расчёт выполняется отдельно по каждому юридическому лицу, даже если в организации несколько обособленных подразделений.

Рекомендуется вести автоматизированный учёт по дням, чтобы избежать ошибок при расчёте средней численности и при сдаче обязательной статистической отчётности (в частности, формы № П-4).

Как отражаются временные отсутствия работников в расчётах

При расчёте списочной численности временные отсутствия работников учитываются с учётом их статуса на конкретную дату. Основное правило: в списочную численность включаются все работники, состоящие в штате, независимо от фактического присутствия на рабочем месте, за исключением установленных случаев.

Учитываются в списочной численности:

– работники, находящиеся в отпуске (ежегодный, учебный, по беременности и родам, без сохранения зарплаты);

– временно нетрудоспособные (например, больничный лист);

– направленные в командировку;

– временно отстранённые от работы (например, по медицинским показаниям или за дисциплинарные нарушения).

Не включаются в списочную численность:

– работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им установленного возраста;

– сотрудники, призванные на военную или альтернативную гражданскую службу;

– лица, с которыми приостановлены трудовые отношения по соглашению сторон (например, в связи с выходом на длительное обучение);

– работники, находящиеся в отпуске без сохранения заработной платы, если отпуск превышает один календарный месяц.

Рассматривая конкретную дату, включение или исключение сотрудника зависит от приказов и оснований, отражённых в кадровой документации. При расчёте среднесписочной численности за месяц дни отсутствия без включения в списочную численность (например, отпуск по уходу за ребёнком) снижают итоговый показатель.

Рекомендация: ведите ежедневный контроль по кадровым документам (приказы, табели учёта времени), чтобы обеспечить точность данных при расчётах.

Ошибки при расчёте списочной численности и как их избежать

Расчёт списочной численности требует строгого соблюдения методических рекомендаций. Нарушение порядка включения или исключения работников ведёт к искажению статистических показателей и отчётности. Ниже перечислены распространённые ошибки и способы их устранения.

Учет внешних совместителей. Внешние совместители не включаются в списочную численность, но часто ошибочно учитываются как постоянный персонал. Чтобы избежать этого, проверяйте вид заключённого договора и место основной работы.
Ошибочное включение работников, находящихся в отпуске по уходу за ребёнком. Такие сотрудники не входят в списочную численность с первого дня отпуска. Для контроля следует регулярно сверять кадровые приказы и заявления на отпуск.
Игнорирование выходных и праздничных дней. При расчёте по дням включаются только календарные дни, а не рабочие. Пропуск этих нюансов приводит к некорректной среднесписочной численности за месяц. Используйте календарь с официальными нерабочими днями при расчётах.
Неучёт даты приёма и увольнения. Работник включается в численность со дня приёма, но не включается в день увольнения. Чтобы избежать ошибок, автоматизируйте учёт с помощью кадрового программного обеспечения с точным отслеживанием дат.
Неправильный учёт неполного рабочего времени. Работники с неполной занятостью включаются в списочную численность наравне с полными ставками. Частая ошибка – попытка пропорционального пересчёта, допустимого только для среднесписочной численности.

Для минимизации ошибок:

Проводите регулярные сверки кадровых и бухгалтерских данных.
Используйте методические указания Росстата и актуальные классификаторы.
Настройте автоматическую проверку условий включения в численность в кадровом ПО.
Обучайте кадровый персонал правилам расчёта с примерами нестандартных ситуаций.

Корректный расчёт списочной численности обеспечивает достоверность отчётности и снижает риск административных штрафов при проверках.

Где используется показатель списочной численности на практике

Показатель списочной численности работников применяется при формировании отчетности в государственные органы, включая органы статистики и социального страхования. Именно на основе этого показателя рассчитываются взносы в фонды социального страхования, пенсионные и медицинские фонды.

Внутри организаций списочная численность служит базой для планирования кадровой политики и определения потребности в персонале. Она используется при анализе численности сотрудников по подразделениям, что позволяет выявлять отклонения и оптимизировать штат.

При расчёте фонда оплаты труда списочная численность является основой для определения средней численности работников за отчетный период, что влияет на начисление зарплаты, премий и бонусов, а также на контроль затрат на персонал.

Для проведения аудиторских и налоговых проверок показатель списочной численности помогает контролирующим органам оценить правильность начисления налогов и сборов, а также соблюдение трудового законодательства.

В отчетах о социальном развитии предприятий списочная численность используется для оценки уровня занятости, определения коэффициентов текучести кадров и анализа производительности труда.

Показатель также необходим при составлении статистических данных для отраслевых и региональных анализов, что помогает государственным структурам и исследовательским организациям оценивать динамику занятости и социально-экономическое состояние рынка труда.

Вопрос-ответ:

Что входит в понятие списочной численности работников и кого в неё не включают?

Списочная численность работников — это общее количество сотрудников, которые официально числятся на предприятии на определённый момент времени. В неё включают всех работников, с которыми заключён трудовой договор и которые фактически числятся в штатном расписании. Исключаются временно отсутствующие без сохранения зарплаты, внештатные сотрудники, подрядчики и фрилансеры. Также не учитывают работников, находящихся в длительном отпуске по уходу за ребёнком свыше установленного периода, если они не числятся формально.

Как правильно учитывать временные отсутствия сотрудников при расчёте списочной численности?

Временные отсутствия работников, такие как болезни, отпуска с сохранением зарплаты, командировки, учитываются в списочной численности, поскольку работник сохраняет статус сотрудника предприятия. Если же отсутствия связаны с неоплачиваемыми отпусками или длительным освобождением от работы без официального оформления, таких работников в численность не включают. Это важно для правильного отражения реальной численности сотрудников и расчёта различных показателей, связанных с персоналом.

Как производится расчёт списочной численности по дням и за месяц?

Расчёт по дням включает учёт количества работников, присутствующих на предприятии в каждый календарный день. Для месячного значения суммируют данные за все дни месяца и делят на количество календарных дней. Такой подход позволяет определить среднюю численность персонала за период. Важно учитывать сотрудников, которые пришли или ушли в течение месяца, а также тех, кто временно отсутствовал, чтобы итоговые цифры отражали реальное состояние штата.

Какие ошибки чаще всего допускают при расчёте списочной численности и как их избежать?

Часто встречаются ошибки, связанные с неправильным учётом временных отсутствий, таких как неоплачиваемые отпуска, или включением сотрудников, не числящихся в штате. Ошибочно включают также внешних подрядчиков или сотрудников, находящихся в длительном отпуске без оформления. Чтобы избежать таких ошибок, следует строго руководствоваться официальными нормативами и внутренними документами предприятия, проводить регулярные сверки данных кадровой службы и бухгалтерии, а также использовать актуальные данные штатного расписания на каждый день учёта.