Снятие документа с контроля – это официальная процедура, фиксирующая выполнение или утрату актуальности поручения, задания или мероприятия, указанного в распорядительном или организационном документе. Такой процесс осуществляется в строгом соответствии с внутренними регламентами организации и нормативными актами.
Право снять документ с контроля, как правило, предоставляется должностным лицам, наделённым функциями по учёту и мониторингу исполнения поручений. В зависимости от структуры предприятия или учреждения, такими лицами могут быть руководители подразделений, секретариаты, службы делопроизводства или специально уполномоченные сотрудники.
Снятие осуществляется только после документального подтверждения выполнения всех пунктов или признания задания утратившим актуальность. Для этого требуется наличие служебных записок, актов выполненных работ, либо других подтверждающих материалов. Решение оформляется соответствующей отметкой или регистрацией в автоматизированной системе документооборота.
Несоблюдение порядка снятия с контроля может привести к искажению отчётности, нарушению сроков исполнения и созданию рисков для организации. Поэтому полномочия по снятию документа с контроля закрепляются локальными нормативными актами и должностными инструкциями.
Понятие снятия документа с контроля и его правовые последствия
Документы, подлежащие контролю, включают поручения, служебные записки, запросы, акты проверок и иные документы, по которым предусмотрен контроль исполнения. Снятие с контроля возможно только при наступлении одного из следующих оснований:
– полное выполнение мероприятий, указанных в документе;
– утрата юридической силы документа в связи с отменой или заменой;
– прекращение необходимости контроля по решению руководства.
Юридические последствия снятия документа с контроля напрямую связаны с внутренними регламентами организации и нормативными актами. После снятия документа:
– прекращаются мероприятия по мониторингу его исполнения;
– снимается обязанность по отчетности о его статусе;
– исключаются административные меры за отсутствие отчётов;
– документ может быть передан в архив или уничтожен, если истек срок хранения и соблюдены все требования законодательства.
Важно учитывать, что неправомерное снятие документа с контроля может повлечь дисциплинарную ответственность должностных лиц. Поэтому процедура требует строгого соблюдения регламентов, включая обязательное документальное подтверждение исполнения или официального основания для снятия.
Категории документов, подлежащих снятию с контроля
Снятие документа с контроля осуществляется только по завершении всех предусмотренных мероприятий или после утраты документом актуальности. Четкое определение категорий таких документов снижает риск ошибок при ведении делопроизводства.
В первую очередь с контроля снимаются организационно-распорядительные документы после исполнения содержащихся в них поручений. К ним относятся приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, если контроль установлен в момент регистрации документа.
Вторую группу составляют документы, направленные в адрес организации внешними структурами, например, запросы государственных органов, письма контролирующих инстанций, если они требовали обязательного исполнения в установленный срок. Снятие таких документов с контроля возможно после выполнения всех требований и оформления соответствующего подтверждения.
К снятию с контроля также подлежат внутренние служебные записки, докладные записки, обращения сотрудников, если по ним были даны поручения, выполнение которых зафиксировано документально.
Следует учитывать, что проекты договоров, контрактов, соглашений снимаются с контроля только после подписания сторонами или официального отказа от их заключения, подтвержденного документами.
Документы информационного характера, направленные исключительно для ознакомления, не подлежат контролю и, соответственно, снятию с него. Исключение составляют случаи, когда должностное лицо устанавливает контроль в связи с содержанием документа.
Для избежания спорных ситуаций рекомендуется фиксировать основания снятия документа с контроля в регистрационно-контрольной системе или на бумажном носителе, если документооборот осуществляется без использования специализированного программного обеспечения.
Полномочия должностных лиц по снятию документа с контроля
Снятие документа с контроля возможно только по решению уполномоченных должностных лиц. Полномочия определяются внутренними нормативными актами организации, а также требованиями законодательства.
Как правило, право снимать документ с контроля предоставляется следующим категориям сотрудников:
- Руководитель организации или его заместители – обладают общими полномочиями по управлению документооборотом, включая снятие с контроля завершённых или утративших актуальность документов.
- Руководители структурных подразделений – могут снять с контроля документы, которые относятся к их зоне ответственности, если исполнение зафиксировано и подтверждено.
- Секретариат или служба делопроизводства – при наличии соответствующего распоряжения и подтверждения о выполнении всех обязательств по документу.
Важно учитывать, что самостоятельное снятие документа с контроля исполнителем или сотрудником, не обладающим такими правами, запрещено. Исключения возможны только в случаях, если это прямо предусмотрено регламентом.
Перед снятием документа с контроля должностное лицо обязано:
- Проверить факт исполнения поручений, задач или мероприятий, указанных в документе.
- Убедиться в отсутствии дополнительных обязательств по документу.
- Зафиксировать решение о снятии с контроля в учетных системах или регистрационных журналах.
Несоблюдение порядка или превышение полномочий при снятии документа с контроля может повлечь служебную ответственность, вплоть до дисциплинарных мер.
Роль исполнителя и инициатора документа в процессе снятия с контроля
Исполнитель документа отвечает за фактическое выполнение поручения или мероприятия, указанного в документе. После завершения всех предусмотренных действий исполнитель оформляет служебную записку или докладную с подтверждением выполнения, либо готовит итоговый отчет. Этот документ служит основанием для последующего снятия с контроля.
Инициатор документа – должностное лицо или подразделение, подготовившее и направившее документ с контрольным поручением. Инициатор оценивает полноту и качество исполнения, а также принимает решение о целесообразности снятия документа с контроля. В ряде случаев инициатор самостоятельно подает ходатайство о снятии, если задачи выполнены и дополнительный контроль не требуется.
Если инициатором выступает руководитель организации или структурного подразделения, снятие с контроля может быть оформлено его визой или отдельным распоряжением. Исполнитель в такой ситуации обязан предоставить все подтверждающие материалы в установленный срок.
Отсутствие инициативы со стороны исполнителя или несвоевременное информирование инициатора о выполнении может привести к затягиванию процедуры снятия с контроля и формальным нарушениям регламентов документооборота.
Основания для снятия документа с контроля в организациях
Другим распространённым основанием служит утрата документом актуальности. Это возможно в случае изменения внешних или внутренних условий, при которых выполнение мероприятий становится нецелесообразным или невозможным. Решение о снятии по такому основанию должно сопровождаться служебной запиской или заключением профильного подразделения.
Документ также подлежит снятию с контроля после истечения установленных сроков его действия, если он носит временный характер. В такой ситуации факт окончания срока фиксируется, и документ снимается без дополнительных согласований.
Ещё одним основанием является официальная отмена документа или отдельных его пунктов. Приказ об отмене автоматически служит основанием для снятия с контроля, что фиксируется уполномоченными сотрудниками.
В случаях, когда документ дублирует уже исполненные поручения или решения, допускается его снятие с контроля как избыточного. Для этого требуется согласование с инициатором или контролирующим подразделением, чтобы избежать нарушений учёта исполнения.
Процедура оформления снятия документа с контроля
Для снятия документа с контроля инициатор заполняет соответствующий акт или служебную записку, в которой фиксирует основания для прекращения контроля. В документе указываются дата и номер исходного документа, причины снятия, а также сведения об исполнителе и инициаторе снятия.
Инициатор направляет оформленный документ ответственному за контроль лицу или подразделению для проверки соблюдения всех условий исполнения. Проверка включает анализ полноты выполнения требований, своевременности и качества выполненных действий.
После подтверждения факта исполнения контрольный орган подписывает акт о снятии с контроля, проставляет дату и регистрирует документ в журнале контроля. В случае несоответствий возврат инициатору с указанием необходимых доработок.
Документ с отметкой о снятии сохраняется в делопроизводстве организации, что обеспечивает прозрачность и возможность последующего аудита. Ответственные лица обязаны уведомить заинтересованные подразделения о снятии контроля и завершении контроля по документу.
В организациях с автоматизированной системой документооборота процедура может включать электронное согласование и автоматическую фиксацию снятия с контроля с последующим архивированием.
Ответственность за нарушение порядка снятия документа с контроля
Несоблюдение установленного порядка снятия документа с контроля может повлечь как дисциплинарную, так и административную ответственность. Основные последствия зависят от категории документа, характера нарушения и статуса должностного лица, допустившего отклонение от регламента.
Нарушения фиксируются в следующих ситуациях:
- преждевременное снятие с контроля без исполнения резолюции или поручения;
- отсутствие письменного подтверждения исполнения контрольного мероприятия;
- снятие документа с контроля неуполномоченным сотрудником;
- игнорирование требований локальных нормативных актов по документообороту.
По результатам внутренней проверки возможны такие меры воздействия:
- замечание или выговор – в случае разового незначительного нарушения;
- лишение премии или иные меры материального воздействия – при наличии ущерба или системных сбоев в учете документов;
- дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения – при нарушении порядка контроля в отношении документов с критическим сроком исполнения (например, по поручениям руководства учреждения или органов власти);
- административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ – за грубое нарушение правил ведения документации, если действие связано с организацией хранения, регистрации или контроля.
Рекомендуется обеспечить:
- фиксацию всех действий по снятию с контроля в автоматизированной системе или в журнале регистрации;
- введение внутреннего регламента с четким определением оснований и процедуры снятия с контроля;
- ограничение прав доступа к функциям снятия с контроля – только для ответственных исполнителей или руководителей подразделений;
- регулярный аудит операций с контрольными документами с участием службы внутреннего контроля или делопроизводства.
Такая организация работы снижает риски утраты управляемости по исполнению поручений и исключает самовольное вмешательство в систему контроля документов.
Вопрос-ответ:
Кто имеет право снять документ с контроля в государственной организации?
Право снять документ с контроля, как правило, принадлежит должностному лицу, установившему контроль, либо его руководителю. Это может быть, например, начальник структурного подразделения, который поставил задачу и контролировал исполнение. В некоторых случаях такие полномочия делегируются иным ответственным сотрудникам, если это предусмотрено внутренним регламентом. При этом решение должно быть оформлено документально — соответствующей резолюцией, отметкой или приказом, в зависимости от принятой в учреждении процедуры.
Можно ли снять с контроля документ, если поручение по нему выполнено частично?
Частичное выполнение поручения не является достаточным основанием для снятия документа с контроля. Контроль снимается только после полного исполнения задания либо при наличии обоснованных причин для прекращения контроля, например, если вопрос утратил актуальность или был закрыт иным способом. Такие решения принимаются с учётом конкретных обстоятельств и должны сопровождаться пояснением и визой уполномоченного лица.
Что делать, если документ сняли с контроля без согласования с инициатором?
Если документ был снят с контроля без согласования с инициатором поручения, это может быть нарушением установленного порядка. В такой ситуации необходимо сообщить об этом в структурное подразделение, ответственное за документооборот, либо напрямую руководителю, чьё поручение подлежало исполнению. Возможно, потребуется провести внутреннюю проверку и восстановить контроль, если снятие признано неправомерным.
Должен ли оставаться след в системе делопроизводства после снятия документа с контроля?
Да, факт снятия документа с контроля должен быть зафиксирован в системе делопроизводства. Это может быть отметка в карточке документа в электронной системе, соответствующая запись в журнале или на бумажном носителе. Такая фиксация позволяет сохранить прозрачность процессов, избежать споров и при необходимости подтвердить законность действий ответственных сотрудников.
Может ли исполнитель сам снять документ с контроля после выполнения поручения?
Исполнитель не может самостоятельно снимать документ с контроля, даже если поручение выполнено в полном объёме. Он обязан предоставить подтверждающие материалы (отчёт, справку, копии документов) и уведомить контролирующее лицо о выполнении задания. Решение о снятии контроля принимается только уполномоченным сотрудником, на которого возложены такие функции в рамках внутреннего регламента организации.
Загрузка...
