Переход работника на электронную трудовую книжку требует внесения в бумажный экземпляр специальной записи, подтверждающей выбор цифрового формата. Такая запись производится в соответствии с пунктом 51.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Нарушения в оформлении могут повлечь недействительность сведений о стаже, что особенно критично при выходе на пенсию или подтверждении опыта.
Формулировка записи должна быть строго установлена: «Сведения о трудовой деятельности предоставлены в электронном виде». Датой записи указывается число подачи заявления сотрудником о переходе на электронный формат. Основанием служит приказ или распоряжение работодателя, если оно издано в ответ на заявление работника. Рекомендуется также указывать реквизиты заявления, например: «Заявление от 15.07.2023».
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки, отдельной строкой, без указания должности или причины увольнения. Ответственным за оформление остаётся кадровый специалист, а при отсутствии такового – работодатель. После внесения записи и подписи уполномоченного лица, книжка подлежит передаче на хранение или выдаче работнику, если он потребовал её возврат.
С 1 января 2021 года работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку в системе ПФР, используя формат СЗВ-ТД. Поэтому бумажная запись носит исключительно информационный характер и подтверждает факт перехода на цифровой учёт. Игнорирование этой процедуры может повлечь проблемы при запросе сведений через портал «Госуслуги» или при подаче заявлений в ПФР.
Как оформить последнюю запись в бумажной трудовой при переходе на ЭТК
При переходе работника на электронную трудовую книжку работодатель обязан внести в бумажный документ завершающую запись. Она фиксирует факт выбора работником электронного формата учета сведений о трудовой деятельности.
Запись делается в раздел «Сведения о работе». В графе 1 указывается порядковый номер по журналу записей, в графе 2 – точная дата заполнения записи. В графе 3 указывается формулировка: «Сведения о трудовой деятельности представлены в электронном виде. Ведение трудовой книжки прекращено». Графа 4, предназначенная для основания записи, остается пустой, поскольку это не связано с кадровым приказом.
Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии). При этом необходимо исключить внесение дополнительных пояснений или формулировок, не предусмотренных законодательством.
Работник должен быть ознакомлен с записью под подпись в личной карточке (форма Т-2). Бумажная трудовая после этого выдается на руки, так как дальнейшее её ведение прекращается.
Нарушение формата записи может привести к отказу в приеме документа государственными органами или затруднениям при подтверждении стажа в будущем.
Формулировка записи о выборе электронного формата
При оформлении записи о переходе работника на электронную трудовую книжку используется строго установленная формулировка. Она фиксируется в разделе «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки, без указания основания (приказа) и без присвоения порядкового номера записи.
Правильный вариант формулировки: «Сведения о трудовой деятельности предоставлены в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ в форме электронного документа».
Эта запись вносится после последней записи о приёме, переводе или увольнении, на отдельной строке, от руки или с использованием печатных средств. Она заверяется подписью ответственного лица, а также печатью работодателя, если она применяется по внутреннему регламенту организации.
Указывать дату или номер заявления работника в этой записи не требуется. Основная цель – зафиксировать сам факт выбора работником ЭТК. При этом трудовая книжка возвращается сотруднику на руки после внесения соответствующей записи, без закрытия или аннулирования ранее внесённых сведений.
Кто и когда вносит запись при переходе на электронную трудовую
Запись о выборе формата ведения трудовой книжки вносится работодателем по месту основной работы. Ответственным за оформление выступает специалист кадровой службы или уполномоченное должностное лицо, осуществляющее ведение трудовых книжек. Работник не имеет права вносить такую запись самостоятельно.
Момент внесения записи зависит от даты подачи заявления:
- если заявление о переходе на электронный формат подано до 31 декабря 2020 года включительно – запись вносится до окончания этого года;
- если заявление подано с 1 января 2021 года и позднее – запись вносится не позднее 5 рабочих дней со дня подачи заявления.
Для сотрудников, впервые поступивших на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая не оформляется, а запись вносится исключительно в электронном виде через систему «Работа в России» (РПГУ).
После внесения записи в бумажную трудовую (при наличии), сотруднику выдается уведомление о переходе на ЭТК с подписью кадрового работника и отметкой о дате получения. Электронная часть направляется в информационную систему Пенсионного фонда России (ПФР) не позднее следующего рабочего дня после оформления записи.
Какие документы основание для внесения записи в трудовую
Для подтверждения даты подачи заявления и корректности оформления используется журнал регистрации заявлений, в котором фиксируется информация о полученных документах. Без регистрации заявление не может быть признано действительным основанием.
Также обязательным документом является локальный акт работодателя, которым утверждены правила ведения электронных трудовых сведений, включая порядок приёма и обработки заявлений, сроки внесения записей и формат записи в бумажной трудовой книжке. Этот акт должен быть издан до начала перехода и доступен для ознакомления персоналу.
Если работник трудоустроен впервые после 2020 года и у него не заведена бумажная трудовая, то запись о выборе формата не требуется. Однако при наличии ранее оформленной трудовой книжки внесение записи возможно только при наличии вышеуказанных документов.
Дополнительно может использоваться копия уведомления от работодателя, направленного сотруднику с информацией о праве выбора формата трудовой книжки, если оно оформлялось письменно. Это не обязательный документ, но при спорных ситуациях подтверждает информированность работника.
Запись в бумажную трудовую книжку производится на основании оригиналов перечисленных документов и только после их полного оформления. Отсутствие хотя бы одного элемента – основание для отказа в оформлении записи.
Вопрос-ответ:
Кто отвечает за внесение записи о переходе на электронную трудовую книжку?
Запись о выборе электронного формата вносит работодатель. Он обязан оформить соответствующую запись на основании заявления сотрудника и зарегистрировать информацию в электронном реестре трудовых книжек. Сроки внесения записи зависят от даты подачи заявления и локальных нормативных актов организации.
Какие документы нужны для внесения записи в электронную трудовую книжку при переходе?
Основным основанием для внесения записи является заявление сотрудника о желании вести трудовую книжку в электронном виде. Также требуется приказ или распоряжение работодателя о переводе на электронный формат, а при необходимости — трудовой договор или дополнительное соглашение, подтверждающее изменение способа ведения трудовой книжки.
Как оформить последнюю запись в бумажной трудовой книжке перед переходом на электронный формат?
Последняя запись в бумажной книжке должна содержать информацию о выборе электронного формата, например, формулировку «Трудовая книжка ведется в электронном виде с [дата]». Эта запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации, если она используется. После этого бумажная книжка сохраняется у сотрудника как документ с историей.
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
При переходе на электронный формат бумажная трудовая книжка сохраняется у сотрудника, но новые записи после перехода делаются только в электронном виде. Ведение двух трудовых книжек одновременно для одной и той же работы не предусмотрено, чтобы избежать дублирования информации и путаницы.
Загрузка...
