Фонд социального страхования (ФСС) проводит выездные проверки работодателей с целью контроля за правильностью начисления, расходования и перечисления страховых взносов, а также законностью назначения и выплаты пособий. Проверка охватывает отчетные периоды до трех лет и осуществляется как в плановом, так и во внеплановом порядке.
Основное внимание проверяющие уделяют полноте и своевременности уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование. Анализируются платежные документы, сверяются данные с бухгалтерской отчетностью, а также проверяется соответствие сведений в формах 4-ФСС и РСВ.
Особое внимание ФСС обращает на обоснованность расходов на выплату пособий: по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком и других. Работодатель обязан представить подтверждающие документы: листки нетрудоспособности, заявления работников, расчетные листы и приказы.
В случае выявления несоответствий, ФСС требует корректировку сведений и возврат излишне полученных сумм. Важно, чтобы кадровая документация – трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, табели учета рабочего времени – была оформлена корректно и соответствовала реальному положению дел.
Рекомендуется заранее провести внутренний аудит, проверить учет пособий, соответствие отчетности, актуальность регистра кадровых документов и наличие необходимых приложений к заявлению на выплату пособий. Это поможет избежать штрафных санкций и претензий со стороны ФСС.
Проверка достоверности сведений о страховом стаже работников
Инспекторы ФСС сопоставляют сведения о страховом стаже работников, указанные в отчетности, с первичными кадровыми документами: трудовыми договорами, приказами о приеме, переводах, увольнении, личными карточками (форма Т-2), табелями учета рабочего времени. Особое внимание уделяется периоду фактической занятости, совпадению дат начала и окончания трудовых отношений и наличию оснований для включения периодов в страховой стаж.
Проверке подлежат сведения, представленные в формах СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и СЗВ-ТД. Инспекторы анализируют корректность указания периодов работы, отпусков без сохранения заработной платы, временной нетрудоспособности, декретных отпусков. Несоответствие даже одного дня может стать основанием для выдачи предписания об уточнении данных или наложения штрафа.
Особое внимание уделяется работникам, работающим по совместительству, а также случаям перевода между филиалами или юридическими лицами внутри группы компаний. В таких ситуациях ФСС требует подтверждения непрерывности стажа и фактической занятости. При отсутствии полного комплекта документов период может быть исключён из расчета страхового стажа, что влечёт за собой последствия при назначении пособий.
Рекомендуется хранить кадровые документы не менее 75 лет и заблаговременно проводить внутренние сверки отчетных данных с первичными документами. Особенно это актуально при переходе на электронный кадровый документооборот, где ошибки в переносе информации могут быть неочевидны.
Анализ правильности расчёта и уплаты страховых взносов
ФСС проверяет соответствие базы для начисления страховых взносов фактически выплаченным вознаграждениям и иным доходам работников. Особое внимание уделяется учёту всех выплат, включаемых в расчет базы, включая компенсации, надбавки и премии, предусмотренные законодательством.
Проверяются ставки взносов, которые должны соответствовать установленным нормативам в зависимости от категории плательщика и вида деятельности. Неправильное применение ставок ведёт к доначислениям и штрафам.
Обязательная сверка отчетных периодов: дата начисления, дата уплаты взносов и соответствие с периодами подачи расчетов в фонды. Несвоевременная уплата взносов фиксируется как нарушение.
ФСС анализирует правильность отражения данных в расчетах по форме РСВ и корректность использования КБК. Ошибки в классификации платежей приводят к отказу в зачёте уплаченных сумм.
Рекомендуется вести раздельный учет выплат, учитываемых в базу взносов, и тех, что не подлежат обложению, с обязательной документальной подтверждающей базой для каждого сотрудника.
ФСС использует автоматизированные системы для сопоставления данных с отчетностью работодателя и сведениями из ПФР и ФНС, выявляя расхождения и возможные занижения базы для взносов.
Для минимизации рисков доначислений следует регулярно проводить внутренние аудиты и сверки с бухгалтерией, а также использовать актуальные разъяснения ФСС и судебную практику по спорным вопросам.
Контроль обоснованности выплат пособий за счёт средств ФСС
При выездной проверке Фонд социального страхования (ФСС) анализирует правильность и законность начисления и выплаты пособий за счёт его средств. Особое внимание уделяется соответствию документов требованиям законодательства и фактическому подтверждению оснований для выплаты.
Проверяется наличие и правильность оформленных заявлений на выплату пособий, медицинских документов (больничных листов), справок, подтверждающих обстоятельства, дающие право на получение пособий (например, уход за больным родственником, временная нетрудоспособность и др.).
ФСС сопоставляет даты начала и окончания больничных с периодом работы сотрудника и с фактическим начислением заработка, используемого для расчёта пособия. Особое значение имеет проверка правильности расчёта среднедневного заработка, исключения из него не учитываемых выплат, а также правильности применения тарифов и коэффициентов.
Контролируется соответствие суммы пособия лимитам, установленным законодательством, и соблюдение предельных размеров выплат, которые ФСС может возместить работодателю. При обнаружении превышений или ошибок ФСС требует корректировку начислений и возврат излишне выплаченных средств.
Важным этапом проверки является анализ своевременности подачи документов и перечисления пособий, чтобы исключить нарушения сроков, которые могут привести к отказу в возмещении. Также проверяется отсутствие дублирующих выплат и недопущение выплаты пособий работникам, не имеющим права на соответствующее социальное страхование.
При выявлении нарушений инспекторы ФСС оформляют акты с указанием конкретных ошибок и требований по их устранению, а также начисляют штрафные санкции в случае системных или умышленных нарушений.
Проверка соблюдения сроков подачи расчётных документов
Фонд социального страхования строго контролирует своевременность подачи расчётных документов, таких как расчёты по страховым взносам и отчёты по начисленным пособиям. Несоблюдение установленных сроков ведёт к начислению штрафов и может стать основанием для проведения дополнительных проверок.
Ключевые моменты проверки включают:
- Анализ даты подачи расчётов в электронном виде через личный кабинет или специализированные сервисы ФСС;
- Сопоставление даты подачи с установленными законодательством сроками – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным;
- Проверка наличия уведомлений о технических сбоях, которые могли повлиять на сроки передачи данных;
- Сравнение дат подписания документов уполномоченными лицами с датой фактической подачи.
Рекомендации для работодателя:
- Организовать внутренний контроль подачи документов с ежедневным мониторингом статуса отправки;
- Обеспечить резервные каналы отправки на случай сбоев в основных системах;
- Вести журнал регистрации отправленных отчётов с указанием даты и времени;
- Назначить ответственных лиц за соблюдение сроков и обучение сотрудников правилам документооборота с ФСС.
Нарушение сроков подачи расчётных документов фиксируется ФСС и может привести к приостановке выплаты пособий, а также штрафным санкциям согласно статье 26.24 КоАП РФ.
Оценка правильности заполнения формы 4-ФСС
При выездной проверке ФСС особое внимание уделяется точности заполнения формы 4-ФСС. Проверяется соответствие сведений о начисленных страховых взносах фактическим данным кадрового и бухгалтерского учета. Недопустимы ошибки в разделах, отражающих расчет базы для начисления взносов, поскольку это напрямую влияет на размер обязательств перед фондом.
ФСС сверяет данные о численности работников с данными отчетности ПФР и ФНС. Особое внимание уделяется корректности отражения видов деятельности, влияющих на тарифы страховых взносов. Ошибки в кодах ОКВЭД или неправильное применение тарифов приводят к пересчетам и возможным штрафам.
Проверяется правильность распределения выплат по категориям, облагаемым и не облагаемым взносами, включая выплаты по договорам ГПХ и выплаты в пользу иностранцев. Отдельно контролируется соответствие данных об изменениях по итогам года, а также корректность заполнения реквизитов и итоговых сумм в отчете.
Рекомендуется использовать специализированное ПО с автоматической проверкой формата и логических связей в форме 4-ФСС. Наличие подписей и печатей в соответствии с нормативными требованиями также проверяется при выездной проверке.
В случае выявления несоответствий проверяющие требуют объяснений и могут инициировать корректировку отчета с пересчетом обязательств. Регулярный внутренний аудит правильности заполнения формы 4-ФСС снижает риски доначислений и штрафных санкций.
Вопрос-ответ:
Какие документы ФСС проверяет в первую очередь при выездной проверке работодателя?
Фонд социального страхования акцентирует внимание на правильности и полноте предоставленных форм 4-ФСС, а также на отчетах по начисленным и уплаченным страховым взносам. Особое значение имеют подтверждающие документы — листки нетрудоспособности, справки по несчастным случаям на производстве и сведения о страховом стаже работников. При выявлении несоответствий проверяющие могут запросить первичные бухгалтерские документы и трудовые договора.
Как ФСС оценивает правильность начисления и уплаты страховых взносов в ходе проверки?
Проверяющие проводят сравнительный анализ начисленных сумм в отчетах с фактическими выплатами работникам и данными бухгалтерского учета. Они выявляют несоответствия между расчетными данными и реальными выплатами, анализируют корректность применения тарифов и отчетных периодов. Если обнаруживаются ошибки или занижение выплат, ФСС требует их исправления и может назначить доначисления.
На что обращает внимание ФСС при проверке выплат пособий за счет фонда?
ФСС тщательно проверяет документы, подтверждающие право сотрудников на пособия — листки нетрудоспособности, подтверждение факта болезни или несчастного случая, справки о временной нетрудоспособности. Особое внимание уделяется соблюдению сроков подачи заявлений и правильности расчетов по пособиям. При выявлении необоснованных или ошибочных выплат фонд требует возврата излишне выплаченных сумм.
Что происходит, если ФСС обнаруживает несоответствия в данных о страховом стаже работников?
В случае выявления неточностей в сведениях о страховом стаже ФСС требует предоставления подтверждающих документов — трудовых книжек, договоров, справок с предыдущих мест работы. Если стаж занижен или отсутствуют данные, это влияет на начисление пособий и страховых выплат. Работодатель обязан устранить ошибки и обновить сведения в системе, чтобы избежать штрафных санкций и задержек в выплатах.
Загрузка...
