При передаче материалов или товаров со склада в производство предприятие обязано оформить комплект документов, подтверждающих целевое использование ресурсов. Основным документом выступает требование-накладная по форме № М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Она оформляется в двух экземплярах: один остается у кладовщика, второй передается в бухгалтерию для отражения операций в учете.
Дополнительно может использоваться лимитно-заборная карта (форма № М-8), если речь идет о регулярной передаче однородных материалов в рамках утвержденного производственного лимита. При списании ТМЦ в производство в соответствии с нормами потребления важно указать номер заказа или участка, вид операции и наименование изделия, для которого осуществляется отпуск.
Все документы должны содержать подписи материально ответственных лиц, точные даты, а также ссылки на внутренние приказы или производственные задания. Без наличия таких реквизитов документы считаются неправильно оформленными и не могут служить основанием для отражения в бухгалтерском и налоговом учете.
В электронном документообороте применяются аналогичные формы, заверенные электронными подписями. Однако порядок утверждения и хранения таких документов регулируется внутренним регламентом организации и должен быть согласован с бухгалтерией и службой внутреннего контроля.
Когда оформляется требование-накладная и кто её заполняет
Требование-накладная (форма М-11) оформляется при передаче материальных ценностей со склада подразделениям организации для использования в производственных целях. Документ применяется в следующих случаях:
- выдача сырья, материалов или комплектующих для выполнения производственного задания;
- отпуск инструмента или хозяйственного инвентаря в эксплуатацию;
- перемещение ТМЦ между структурными подразделениями внутри предприятия;
- оформление выдачи материалов на разовые или внеплановые нужды, не предусмотренные заявками.
Основанием для оформления служит утверждённая руководителем или уполномоченным лицом заявка подразделения. В ней должны быть указаны наименование, количество и цель использования ресурсов.
Заполнение формы М-11 осуществляет материально-ответственное лицо склада (кладовщик или иное уполномоченное лицо), получившее заявку. В документе указываются:
- дата и номер документа;
- наименование и код подразделения-получателя;
- наименование, артикул и единица измерения отпускаемых ТМЦ;
- количество по норме и фактически отпущенное;
- основание для отпуска (номер заявки, распоряжения и т.п.).
После заполнения документ подписывается кладовщиком, получателем и руководителем подразделения. Один экземпляр остаётся на складе, второй передаётся в бухгалтерию для отражения операций в учёте.
Как правильно указать получателя и подразделение в документах
В графе «Получатель» указывается должность, фамилия и инициалы сотрудника, непосредственно принимающего товар. Недопустимо использовать только фамилию или должность без уточнения. Пример: «Инженер-технолог Петров А.В.».
Если товар предназначен для использования в конкретном структурном подразделении, его наименование указывается полностью без сокращений. Например: «Цех термической обработки», а не «цех ТО».
Для идентификации подразделения применяют внутренние коды, если они утверждены в учетной политике предприятия. Указание кода без расшифровки возможно только при наличии ссылочного документа, где этот код расшифрован (например, приказ по предприятию).
Нельзя указывать одновременно несколько получателей или подразделений без четкого распределения объемов отпущенного товара. В случае необходимости оформления на несколько получателей составляется отдельный документ на каждого.
Все сведения должны соответствовать штатному расписанию и структуре, утвержденной локальными нормативными актами. При изменении наименования подразделения необходимо своевременно вносить изменения в учетные формы и шаблоны документов.
Какие сведения должен содержать документ на отпуск товара
Документ на отпуск товара для производственных нужд должен содержать точные и однозначные сведения, обеспечивающие идентификацию передаваемых материальных ценностей и обоснование их использования. Обязательные реквизиты:
1. Полное наименование организации, осуществляющей отпуск, с указанием ИНН и КПП. Это необходимо для подтверждения юридической принадлежности товарно-материальных ценностей.
2. Дата составления документа и его номер. Хронологическая идентификация важна для внутреннего учета и возможных проверок.
3. Наименование структурного подразделения или материально-ответственного лица, получающего товар. Это определяет, куда и кому конкретно переданы ресурсы.
4. Перечень отпускаемых товаров с указанием наименования, номенклатурного номера, единицы измерения, количества. Каждый элемент должен быть точно указан для исключения ошибок при складском учете.
5. Обоснование отпуска – ссылка на заявку, производственный заказ или план. Это подтверждает целевое использование ресурсов и необходимость их выдачи.
6. Подписи ответственных лиц: кладовщика (отпустил), получателя (получил), начальника подразделения или иного уполномоченного лица (разрешил отпуск). Без подписей документ не считается действительным.
7. При наличии – указание на склад, с которого производится отпуск, и номер приходного документа (накладной), по которому товар ранее поступил.
Документ оформляется в двух экземплярах: один остается в бухгалтерии или у кладовщика, второй – у получателя. Электронная форма допускается при наличии цифровой подписи.
Порядок регистрации движения товаров в бухгалтерском учете
Отпуск товаров на производственные нужды отражается в бухгалтерском учете на основании первичных документов, таких как требование-накладная (форма М-11) или накладная на внутреннее перемещение. Эти документы подтверждают факт передачи материалов со склада в производство и должны быть подписаны ответственными лицами.
Списание производится с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов производственных затрат, например 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства» или 25 «Общепроизводственные расходы» – в зависимости от назначения отпущенных товаров.
Важно: дата отражения операции в учете должна соответствовать дате отпуска, указанной в требовании-накладной. Несвоевременное отражение может привести к искажению данных в регистрах и нарушению порядка формирования себестоимости.
Операции регистрируются в журнале-ордере и ведомостях учета движения материальных ценностей. При автоматизированном учете данные фиксируются через специализированные бухгалтерские программы, где на основании введённого документа формируются проводки автоматически.
Контроль за правильностью регистрации осуществляется через сверку данных бухгалтерского учета с данными складского учета. При расхождениях проводится инвентаризация с составлением сличительной ведомости.
Регулярный внутренний контроль и документальное подтверждение каждой операции являются обязательным условием соблюдения требований Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ПБУ 5/01.
Что проверяет бухгалтер при приеме документа на отпуск
Бухгалтер при приеме документа на отпуск материалов для производственных нужд обязан провести детальную проверку на соответствие установленным требованиям. Основные аспекты контроля:
- Корректность оформления: документ должен содержать полное наименование организации, дату составления, номер, подписи ответственных лиц (кладовщика, получателя, начальника подразделения).
- Обоснование потребности: проверяется наличие указания на производственный заказ, наряд или иной внутренний документ, подтверждающий целевое использование ресурсов.
- Точность реквизитов: номенклатурный номер, наименование материала, единица измерения, количество – всё должно соответствовать складской и учетной информации.
- Достоверность материально ответственного лица: сверяются полномочия получателя с приказом по предприятию, доверенностью или табелем закрепления.
- Контроль лимитов: бухгалтер проверяет соответствие отпуска установленным нормам или лимитам потребления, если они утверждены для подразделений.
- Правильность счетов учета: материал должен быть списан на соответствующий счет учета затрат (например, 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство»), в зависимости от направления использования.
- Наличие всех обязательных реквизитов: если используется типовая форма М-11 или иной аналог, проверяется полнота заполнения всех обязательных полей, включая подписи и отметки о выдаче со склада.
Отсутствие хотя бы одного из перечисленных элементов – основание для возврата документа на доработку. Бухгалтерская проверка обеспечивает корректное отражение операций в учете и исключает риски списания материалов без подтверждающих оснований.
Нужен ли приказ на отпуск товара со склада и в каких случаях
Приказ на отпуск товара со склада для производственных нужд необходим, если предприятие требует официального распоряжения для контроля расходования материальных ресурсов. Такой документ служит основанием для бухгалтерского учета и внутреннего контроля.
Обязательность приказа зависит от организационно-правовой формы и внутренних регламентов компании. В большинстве случаев, при отпуске материалов на производство оформляют именно приказ или распоряжение руководителя с указанием объемов и сроков использования.
Приказ обязателен при отпуске крупногабаритных или дорогостоящих материалов, где требуется строгий учет и ответственность за сохранность. Также он необходим, если склад ведется по системе периодического инвентарного учета.
В случаях, когда предприятие применяет автоматизированные складские системы с электронным документооборотом, приказ может быть заменен электронным распоряжением с цифровой подписью.
Если отпуск материалов осуществляется регулярно и в рамках типовых норм, допустимо оформление отпускных документов на основании типового приказа с приложением ведомостей или накладных. Однако при нестандартных ситуациях приказ оформляют отдельно.
Приказ должен содержать следующие данные: наименование и количество отпускаемых товаров, подразделение-потребитель, цель использования, дату и подписи ответственных лиц. Без приказа отпуск не оформляется, если это предусмотрено внутренними нормативами организации.
Таким образом, приказ необходим в случаях, когда требуется официальное подтверждение распоряжения на отпуск и обеспечение ответственности за использование материальных ресурсов. При отсутствии специальных требований допускается использование иных первичных документов, но с обязательным соблюдением правил учета.
Как оформлять возврат неиспользованных материалов
Возврат неиспользованных материалов на склад требует точного соблюдения установленного порядка и оформления соответствующей документации. В первую очередь необходимо оформить акт возврата, который должен содержать наименование, количество и единицы измерения возвращаемых материалов.
Акт составляется в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию, другой остается на складе. В документе указываются дата возврата, причины возврата и подписи ответственных лиц – сотрудника, сдавшего материалы, и представителя склада.
Для подтверждения факта возврата используется накладная по форме М-11 или иной учетный документ, применяемый в организации. В накладной отражается количество и наименование возвращаемых материалов, а также номер и дата акта возврата.
Материалы принимаются на склад после проверки их состояния и соответствия количеству, указанному в акте. При выявлении повреждений или несоответствий составляется дополнительный акт с указанием причин и суммы ущерба.
В бухгалтерском учете возврат оформляется сторнированием ранее списанных затрат. Необходимо обеспечить своевременное отражение операций возврата для корректного ведения учета.
Ответственные сотрудники должны соблюдать внутренние регламенты и инструкции по документообороту для исключения ошибок и предотвращения потерь.
Вопрос-ответ:
Какие документы необходимо оформить при отпуске материалов на производственные нужды?
При отпуске материалов на производственные нужды обычно оформляют накладную (например, ТОРГ-12), где указываются наименование, количество и стоимость отпускаемых товаров. Также может понадобиться акт списания или внутренний приказ, подтверждающий цель использования материалов. В некоторых случаях оформляют ведомость или расходный ордер.
Нужна ли бухгалтерия при отпуске товара на производство, и какую роль она играет?
Бухгалтерия участвует в оформлении и учёте операций с материальными ценностями. Она проверяет правильность документов, отражает расход материалов в бухгалтерском и налоговом учёте, а также следит за соответствием фактического расхода утверждённым нормам. Без согласования с бухгалтерией оформить отпуск на производство затруднительно.
Можно ли отпускать материалы на производство без первичных документов?
Официально отпуск материалов без первичных документов не допускается, так как это нарушает порядок учёта и может привести к проблемам при проверках. Все операции с товарами должны иметь подтверждающие документы, отражающие факт передачи и цели использования материалов.
Какие особенности оформления документов при отпуске материалов на разные виды производственных нужд?
Документы могут различаться в зависимости от специфики производства. Например, для строительных работ чаще оформляют расходные накладные с приложением смет, а для цехового использования – внутренние наряды или распоряжения. Важно, чтобы в документах была чётко указана цель использования и подразделение, ответственное за материалы.
Как правильно оформить акт списания материалов, отпущенных на производственные нужды?
Акт списания составляют на основании расходных документов, подтверждающих отпуск материалов. В акте указывают наименование, количество и причины списания. Его подписывают ответственные лица — кладовщик, мастер производства и бухгалтер. Акт служит основанием для списания стоимости материалов с баланса предприятия.
Загрузка...
