Некоторые документы, связанные с выплатой заработной платы, обязаны иметь бумажную форму. Это касается случаев, когда требуется предоставить данные в суд, при проверках контролирующих органов или для подтверждения трудового стажа и размера дохода. Электронные копии не всегда признаются юридически значимыми без квалифицированной электронной подписи, поэтому хранение распечатанных экземпляров остаётся актуальным.
Расчётные листки – один из ключевых документов, подтверждающих начисления, удержания и выплаты сотруднику. Работодатель обязан выдавать их ежемесячно, а сотрудник – сохранять. В случае спора с работодателем или при необходимости корректировки пенсионных начислений именно этот документ может сыграть решающую роль.
Платёжные ведомости и платёжные поручения содержат данные о фактической выплате заработной платы. Их копии стоит сохранять не только бухгалтерии, но и самому работнику – особенно если выплаты осуществлялись наличными. В случае пропажи электронного архива восстановить эти сведения может быть невозможно.
Справки о доходах по форме 2-НДФЛ и справки по форме, установленной работодателем, требуются при оформлении кредита, визы, субсидий, а также при обращении в суд или налоговую. Даже если справка была получена в электронном виде, рекомендуется распечатать и сохранить её, особенно если срок действия документа ограничен.
Хранить все вышеперечисленные документы рекомендуется не менее четырёх лет. В случае судебных споров по вопросам оплаты труда срок может быть продлён, поэтому часть документов имеет смысл оставлять на более длительный срок. Для надёжности бумажные копии желательно помещать в отдельную папку с разбивкой по годам.
Какие документы по зарплате обязан формировать работодатель
Работодатель обязан оформлять и хранить конкретные документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы, согласно требованиям Трудового кодекса РФ, Налогового кодекса и других нормативных актов.
Обязательными являются расчетные листки. Они формируются ежемесячно в отношении каждого работника и содержат информацию о начисленной заработной плате, удержаниях, налогах и итоговой сумме к выплате. Листки должны передаваться работнику под подпись или в электронном виде с подтверждением получения.
Приказы о приеме, переводе, увольнении и установлении размеров оплаты труда также обязательны. На их основании производятся начисления, и они подлежат хранению в кадровом архиве не менее 75 лет.
Формы Т-49 (платежная ведомость) и Т-51 (расчетная ведомость) применяются для оформления выплат. Даже при использовании электронных систем учета, эти формы могут вестись в электронном виде, но должны быть доступны для распечатки по требованию проверяющих органов.
Журнал регистрации расчетных и платежных ведомостей ведется для фиксации даты составления, ответственных лиц и оснований для начислений. Он формируется в организации или бухгалтерии и подлежит хранению не менее 5 лет.
Налоговая отчетность включает расчет по форме 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ. Эти документы подтверждают удержание и перечисление подоходного налога, подаются в ИФНС и хранятся у работодателя не менее 4 лет.
Отдельное внимание уделяется страховым формам – СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Они формируются и направляются в ПФР ежемесячно или ежегодно в зависимости от формы и обязательны к хранению.
Также требуется формировать внутренние бухгалтерские регистры: расчетные карточки по каждому сотруднику, где отражается динамика начислений и выплат за весь период работы.
Когда требуется распечатывать расчетные листки
Расчетные листки необходимо предоставлять сотрудникам при каждом фактическом начислении заработной платы, включая авансы и окончательные выплаты. Это закреплено в статье 136 Трудового кодекса РФ и письмах Минтруда.
Обязательное распечатывание расчетных листков требуется в следующих случаях:
- При ежемесячной выплате зарплаты – расчетный листок выдаётся вместе с выплатой или сразу после неё.
- При изменении начислений: премии, надбавки, удержания, компенсации, налоговые вычеты.
- При выплате компенсаций за неиспользованный отпуск, выходных пособий и иных единовременных выплат.
- По требованию сотрудника, если он запросил бумажный расчетный листок вместо электронного варианта.
В организациях, где применяется электронный документооборот, распечатывать листки можно не всегда, если сотрудник имеет доступ к ним в личном кабинете и подтверждает ознакомление с документом. В остальных случаях бумажный вариант обязателен.
Распечатанные расчетные листки необходимо хранить не менее 5 лет в соответствии с требованиями к бухгалтерской документации и контролирующими органами. Это позволяет избежать штрафов при проверках и обеспечивает подтверждение правильности начислений.
Нужна ли распечатка ведомостей при электронном документообороте
При внедрении электронного документооборота законодательство не требует обязательной распечатки ведомостей по зарплате. Электронные документы имеют юридическую силу, если соблюдены требования по их подписанию и хранению.
Работодатели обязаны обеспечивать доступ сотрудников к расчетным листкам в электронном виде, а также сохранять документы в архиве не менее пяти лет согласно требованиям трудового законодательства.
Распечатывать ведомости целесообразно в случаях внутреннего контроля, аудита или при необходимости предъявления документов в государственных органах, если электронный формат не принимается.
Для минимизации бумажного документооборота рекомендуется использовать системы с надежным хранением и резервным копированием электронных документов, что исключает потерю информации и снижает затраты на печать.
Таким образом, распечатка ведомостей при электронном документообороте не является обязательной, но может использоваться в отдельных ситуациях, обусловленных практическими или контролирующими требованиями.
Сроки хранения бумажных копий зарплатных документов
Бумажные ведомости по начислению и выплате заработной платы необходимо хранить не менее 5 лет с момента окончания календарного года, в котором произведены выплаты. Этот срок установлен для обеспечения возможности проверки расчетов налоговыми органами и фондами социального страхования.
Расчетные листки (расчетные ведомости) следует сохранять не менее 5 лет, так как они являются подтверждающими документами при трудовых спорах и налоговых проверках.
Документы, подтверждающие удержания и перечисления налогов и взносов с заработной платы, подлежат хранению также минимум 5 лет. В случае применения электронной подписи и ведения электронного документооборота сроки хранения бумажных носителей сохраняются, если такие копии создавались.
Если бумажные копии документов являются единственным источником подтверждения выплат, рекомендуется хранить их дольше – не менее 10 лет, особенно для случаев пенсионных начислений и трудовых споров.
По истечении установленных сроков бумажные документы можно утилизировать с соблюдением правил конфиденциальности и защиты персональных данных.
Какие формы документов по зарплате подписываются вручную
Ручной подписи подлежат расчетные листки, если организация не использует полностью электронный документооборот и сотрудник получает их на бумажном носителе. Подпись подтверждает получение и согласие с начислениями.
Приказ о начислении и удержании зарплаты также требует подписи руководителя и ответственного за бухгалтерию сотрудника. Это обязательное условие для подтверждения правильности расчетов.
Ведомости на выплату заработной платы подписываются главным бухгалтером и руководителем предприятия, а при выдаче наличных – дополнительно кассиром. Подписи фиксируют факт утверждения суммы к выплате и законность операции.
Акты сверки расчетов по зарплате подписываются сторонами – работодателем и работником – для подтверждения взаимных обязательств и отсутствия претензий по начислениям и выплатам.
Если используются формы, утвержденные локальными нормативными актами, и в них предусмотрена ручная подпись, то игнорировать её нельзя. Исключением являются случаи полного перехода на электронные подписи, подтвержденные соответствующими правовыми нормами.
Риски при отсутствии распечатанных документов на случай проверки
Отсутствие бумажных копий документов по зарплате повышает вероятность штрафных санкций при инспекциях. Трудовые и налоговые органы требуют подтверждений начислений и выплат в удобной для проверки форме.
При отсутствии распечатанных расчетных листков и платежных ведомостей инспектор вправе признать документ недействительным, что ведёт к доначислению налогов и страховых взносов с пенями и штрафами. В случае спорных ситуаций отсутствие бумажных документов усложняет защиту позиции работодателя.
Хранение бумажных копий гарантирует быстрый доступ к подтверждающим документам без зависимости от состояния электронных систем или проблем с доступом к архивам ЭДО. Это снижает риск при внезапных проверках и ускоряет процесс урегулирования вопросов.
Рекомендуется формировать и распечатывать расчетные листки, платежные ведомости, акты сверок и приказы на выплату зарплаты. Все документы следует подписывать вручную для повышения юридической силы и хранить в соответствии с требованиями законодательства.
Недостаток бумажных носителей негативно сказывается на итогах проверки, увеличивая вероятность взысканий и штрафов до 30% от суммы недоимки по налогам и взносам.
Как оформить и подшить документы по зарплате для архива
Документы по зарплате необходимо систематизировать по годам и месяцам, чтобы обеспечить быстрый доступ и удобство проверки. Каждый комплект должен содержать расчетные листки, ведомости на выплату, подтверждающие документы (например, платежные поручения), а также отчетные формы по налогам и взносам.
Для подшивки используйте архивные папки или скоросшиватели с маркировкой: укажите год, месяц и тип документов (например, «Расчетные листки 2023, январь»). На каждой папке обязательно проставляйте дату формирования комплекта и ответственного за оформление сотрудника.
Перед подшивкой проверьте наличие всех подписей на расчетных листках и других обязательных документах. Листы должны быть без повреждений и грязи, чтобы избежать порчи архива. Рекомендуется использовать разделители с индексами для быстрого поиска документов в рамках папки.
Храните документы в сухом помещении при температуре от +5 до +25 °C и влажности не выше 60%. Используйте коробки с плотными крышками для защиты от пыли и влаги, если документы архивируются на длительный срок. При необходимости делайте копии важных документов на отдельный носитель для дублирования.
Регулярно проводите инвентаризацию архива не реже одного раза в год, фиксируя состояние папок и комплектов. В случае обнаружения повреждений заменяйте файлы или обновляйте распечатки. Правильное оформление и хранение документов гарантирует сохранность информации и упрощает проверку контролирующими органами.
Вопрос-ответ:
Какие конкретно документы по зарплате нужно распечатывать для хранения в бухгалтерии?
Для хранения в бухгалтерии требуется распечатывать расчетные листки, ведомости по зарплате, платежные поручения на перечисление зарплаты, документы на удержания и компенсации, а также табели учета рабочего времени. Эти документы фиксируют начисления и выплаты, что позволяет подтвердить правильность расчетов и выполнения обязательств перед сотрудниками и контролирующими органами.
Как долго нужно хранить бумажные версии документов по зарплате?
Срок хранения зависит от типа документа и требований законодательства. Например, расчетные листки и ведомости обычно сохраняют минимум пять лет. Платежные документы и бухгалтерские отчеты стоит хранить не менее чем семь лет. Эти сроки обусловлены возможными проверками налоговых и трудовых инспекций, а также для разрешения возможных трудовых споров.
Можно ли не распечатывать зарплатные документы при использовании электронного документооборота?
Если установлен и правильно функционирует электронный документооборот, то хранение бумажных копий в большинстве случаев не требуется. Однако для некоторых видов отчетности и при отсутствии согласия работников на электронные документы может понадобиться распечатывать расчетные листки или другие формы. Нужно также учитывать внутренние правила компании и требования контролирующих органов.
Как правильно оформить и подшить документы по зарплате для архива?
Документы следует сгруппировать по типам и периодам, пронумеровать и скрепить вместе. Для каждого периода создается отдельная папка с пометкой даты и вида документов. Важно обеспечить защиту от повреждений и обеспечить легкий доступ при необходимости. При хранении необходимо соблюдать порядок и следить, чтобы документы не потерялись и не перемешались.
Какие последствия могут возникнуть при отсутствии распечатанных документов по зарплате на предприятии?
Отсутствие бумажных документов может привести к проблемам во время проверок контролирующих органов, так как невозможность подтвердить выплаты и расчеты часто расценивается как нарушение. Это может вызвать штрафы, дополнительные налоговые начисления и трудовые споры с сотрудниками. Кроме того, без документов сложно разрешать спорные ситуации, связанные с выплатами.
Какие документы по зарплате обязательно нужно распечатывать и хранить в бумажном виде?
Обязательно нужно сохранять расчетные листки, где указаны начисления и удержания по каждому сотруднику. Также важно хранить платежные ведомости, подтверждающие факт выплаты зарплаты, и справки 2-НДФЛ для учета налогов. Бумажные копии этих документов нужны для возможных проверок контролирующих органов и для решения спорных ситуаций с работниками. Хранить их следует согласно срокам, установленным законодательством.
Как долго необходимо хранить распечатанные документы по зарплате и почему?
Зарплатные документы нужно хранить не менее пяти лет с момента их составления. Такой срок предусмотрен нормативными актами, регулирующими трудовые отношения и бухгалтерский учет. Он позволяет подтвердить правильность выплат, защитить интересы работодателя и сотрудников в случае проверок, судебных разбирательств или налоговых инспекций. Некоторые документы, например, платежные ведомости, лучше хранить дольше, чтобы избежать проблем при возникновении спорных ситуаций.
Загрузка...
