Какие документы подписываются при увольнении

Процедура увольнения сотрудника требует строгого соблюдения документальных формальностей. Ошибки или пропуски на этом этапе могут привести к спорам, штрафам или восстановлению работника через суд. Чтобы избежать юридических рисков, важно заранее подготовить полный пакет обязательных документов.

Первым документом служит заявление об увольнении. Если сотрудник уходит по собственному желанию, он обязан подать его в письменной форме минимум за две недели до последнего рабочего дня. При увольнении по соглашению сторон или по инициативе работодателя заявление не требуется, но оформляется соглашение или соответствующий приказ.

Ключевым документом является приказ об увольнении по унифицированной форме Т-8. Его необходимо издать в день увольнения и ознакомить с ним сотрудника под подпись. Основание для приказа – заявление, соглашение или иные документы, предусмотренные Трудовым кодексом РФ.

В день прекращения трудового договора сотруднику выдается трудовая книжка с внесённой записью об увольнении. Также работодатель обязан предоставить справку о доходах по форме 2-НДФЛ и справку о суммах начисленных страховых взносов (форма СЗВ-ТД или СЗВ-СТАЖ, в зависимости от ситуации).

Дополнительно работодатель оформляет расчетный лист, подтверждающий выплату всех положенных сумм: заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и других выплат. Документы рекомендуется выдавать под подпись или фиксировать их направление заказным письмом при дистанционном увольнении.

Приказ о прекращении трудового договора

Приказ о прекращении трудового договора оформляется работодателем в обязательном порядке на основании статьи 84.1 Трудового кодекса РФ. Этот документ фиксирует дату и основание увольнения, а также подтверждает завершение трудовых отношений между работником и работодателем.

Форма приказа утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. На практике чаще всего используется типовой бланк по форме Т-8 или Т-8а – если увольняется группа сотрудников одновременно.

Обязательные реквизиты приказа:

– полное наименование организации;

– номер и дата приказа;

– фамилия, имя, отчество сотрудника;

– должность и структурное подразделение;

– основание увольнения (например, собственное желание, соглашение сторон, сокращение штата и др.);

– ссылка на конкретный пункт и статью Трудового кодекса РФ;

– дата прекращения трудового договора;

– подпись руководителя организации;

– подпись работника с подтверждением ознакомления.

Приказ составляется в двух экземплярах. Один остается в организации и хранится в личном деле сотрудника, второй выдается работнику по его требованию. Если сотрудник отказывается подписывать приказ, составляется соответствующий акт.

Рекомендуется проверить соответствие формулировок приказа и записи в трудовой книжке, чтобы избежать юридических ошибок. Некорректное оформление приказа может повлечь споры и трудовые претензии.

Заполнение и выдача трудовой книжки

При увольнении сотрудника работодатель обязан правильно оформить и своевременно выдать трудовую книжку. Этот документ фиксирует сведения о трудовой деятельности и имеет юридическую силу при подтверждении стажа.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Основание для записи – соответствующий приказ или распоряжение работодателя. Формулировка должна точно соответствовать формулировке, указанной в приказе, и ссылаться на норму Трудового кодекса или иного правового акта.

Пример формулировки: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (если печать используется). После этого сотруднику выдается трудовая книжка под расписку в журнале учета или на экземпляре приказа. Отказ сотрудника от получения трудовой книжки фиксируется актом, который подписывается комиссией.

Если сотрудник не может забрать документ лично, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с предложением получить трудовую книжку или согласовать способ её отправки, например почтой заказным письмом.

За задержку или неправильное оформление трудовой книжки работодатель несет ответственность в соответствии с Трудовым кодексом и может быть привлечён к административной ответственности.

Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать справку о доходах по форме 2-НДФЛ за текущий налоговый период. Этот документ необходим для подтверждения полученных доходов и удержанных налогов.

Справка предоставляется на основании пункта 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ. Работодатель должен подготовить документ не позднее последнего дня работы сотрудника.

В справке указываются следующие сведения:

• ФИО сотрудника и его ИНН;
• реквизиты организации-работодателя (ИНН, КПП, наименование);
• сумма дохода, начисленного за отчетный период;
• размер удержанного налога на доходы физических лиц;
• коды видов доходов и налоговых вычетов;
• подпись ответственного лица и печать организации (если предусмотрено).

Справка выдается в бумажном виде, заверенная подписью и печатью, либо по письменному заявлению сотрудника может быть предоставлена в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если увольнение происходит в начале календарного года, справка оформляется за период с 1 января по последний день работы. За предыдущий календарный год сотрудник также может запросить справку, если она ему необходима для налоговой отчетности или получения кредитов.

Работодатель обязан хранить копии всех выданных справок в бухгалтерии или кадровой службе для подтверждения корректности налоговой отчетности.

Справка о суммах выплат и страховых взносах

Справка о суммах выплат и страховых взносах предоставляется сотруднику при увольнении в соответствии с пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ от 29.12.2006. Этот документ необходим для подтверждения доходов и страхового стажа при последующем трудоустройстве или оформлении социальных выплат.

Справка оформляется по утверждённой форме, содержащей информацию о начисленных суммах выплат и удержанных страховых взносах за последние два календарных года, а также за текущий период работы. Работодатель обязан подготовить справку не позднее трёх рабочих дней с момента увольнения сотрудника.

В справке обязательно указываются:

Справка предоставляется сотруднику на бумажном носителе с подписью руководителя и печатью организации (если печать применяется). По просьбе сотрудника справка может быть подготовлена в электронном виде с электронной подписью, что соответствует требованиям законодательства.

Несвоевременное или некорректное оформление справки может создать трудности для сотрудника при оформлении пособий, пенсии или при устройстве на новую работу. Поэтому рекомендуется заблаговременно проверить корректность всех данных в документе до его выдачи.

Расчёт и оформление записки-расчёта

Записка-расчёт по форме Т-61 оформляется работодателем при увольнении сотрудника для фиксации всех начислений и удержаний, связанных с прекращением трудовых отношений. Этот документ служит внутренним подтверждением правильности произведённого расчёта.

Бланк записки-расчёта состоит из двух частей: лицевой и расчётной. В лицевой части указываются сведения о сотруднике и основании для увольнения. В расчётной части фиксируются суммы начисленных выплат и произведённых удержаний.

В лицевой части необходимо указать:

– ФИО работника;

– табельный номер;

– структурное подразделение;

– должность;

– дату увольнения;

– основание для прекращения договора (ссылка на статью ТК РФ);

– реквизиты приказа об увольнении.

Расчётная часть включает:

– начисленную заработную плату за отработанный период;

– компенсацию за неиспользованный отпуск (если она положена);

– премии или иные выплаты (при наличии);

– удержания по исполнительным листам или иным основаниям;

– итоговую сумму к выплате сотруднику.

Записку-расчёт оформляет бухгалтер или специалист отдела кадров. После её составления документ подписывается руководителем и передаётся в бухгалтерию для окончательного расчёта.

Важно: на основании записки-расчёта бухгалтер производит окончательные выплаты, которые должны быть перечислены сотруднику в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Задержка этих выплат может повлечь ответственность работодателя.

Записка-расчёт хранится в кадровом подразделении вместе с копией приказа об увольнении и другими документами, связанными с прекращением трудового договора.

Выдача справки СТД-Р

Справка СТД-Р – обязательный документ, подтверждающий периоды работы сотрудника для Фонда социального страхования. Она необходима для назначения пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, а также для расчёта других социальных выплат.

Выдача справки СТД-Р производится по запросу увольняемого сотрудника не позднее следующего рабочего дня после подачи заявления.

• Ответственный за подготовку – бухгалтерия или отдел кадров, имеющие доступ к учётным данным о трудовой деятельности и заработке сотрудника.
• В справке фиксируются сведения о стаже работы, доходах и периодах начисления страховых взносов за последние 12 месяцев перед увольнением.
• Для корректного заполнения необходимо использовать официальную форму, утверждённую приказом ФСС РФ.

При оформлении справки требуется сверить все данные с учётными записями компании и документами по заработной плате. Ошибки и пропуски недопустимы, так как справка используется для расчёта пособий в государственных органах.

1. Получить письменное заявление от увольняющегося с просьбой выдать справку СТД-Р.
2. Подготовить справку, заполнив все обязательные поля и приложив подтверждающие документы.
3. Передать справку сотруднику лично под расписку или направить почтовым отправлением с уведомлением.

При несвоевременной выдаче справки или отказе организация несёт ответственность в соответствии с трудовым законодательством и нормативами ФСС.

Оформление акта о передаче имущества работодателя

Акт о передаче имущества работодателя при увольнении сотрудника фиксирует возврат всех выданных ему материальных ценностей. Документ необходим для подтверждения отсутствия задолженностей и предотвращения претензий по имуществу после расторжения трудового договора.

В акте указываются полные данные сотрудника (Ф.И.О., должность), перечень передаваемого имущества с точным описанием: наименование, количество, состояние, серийные номера или иные идентификаторы. Каждый пункт должен быть однозначно понятен и проверяем.

Акт составляется в двух экземплярах – для работодателя и для сотрудника. Оба экземпляра подписываются сторонами в день увольнения или непосредственно перед ним. При наличии разногласий по состоянию имущества рекомендуется оформить отдельное приложение с замечаниями.

Если имущество не возвращено полностью или повреждено, акт содержит соответствующие замечания и может служить основанием для удержаний из расчётных выплат согласно законодательству.

Ответственность за правильность заполнения акта лежит на кадровой службе или ответственном лице, которое должно обеспечить полное соответствие документа фактическому состоянию имущества и соблюдение сроков подписания.

Документы для службы занятости по запросу работника

При обращении работника в службу занятости для регистрации в качестве безработного работодатель обязан предоставить ряд документов по официальному запросу. В первую очередь это трудовая книжка или её копия с внесённой записью об увольнении.

Обязательно предоставляется справка о среднем заработке за последние три месяца, предшествовавшие увольнению. Эта справка необходима для расчёта пособия по безработице и должна содержать сведения о начисленной зарплате, удержаниях и отчислениях.

Кроме того, по запросу службы занятости работодатель обязан направить копию приказа об увольнении или выписку из него с указанием основания прекращения трудового договора.

В отдельных случаях может потребоваться справка о продолжительности работы и занимаемой должности, если это влияет на статус или категорию безработного.

Все документы должны быть оформлены в соответствии с нормативными требованиями, подписаны уполномоченными лицами и направлены в службу занятости в сроки, предусмотренные законодательством.

Вопрос-ответ:

Какие документы работник должен получить при увольнении?

При увольнении сотруднику обязательно выдают трудовую книжку с записью о прекращении трудового договора, расчетный лист с указанием всех выплат, а также приказ об увольнении. Кроме того, при необходимости работник может получить справку о доходах и справку для службы занятости.

Нужно ли оформлять акт приема-передачи имущества при увольнении сотрудника?

Если сотрудник при исполнении обязанностей пользовался имуществом работодателя (например, техникой, служебным автомобилем или ключами), акт приема-передачи оформляется обязательно. Этот документ фиксирует возврат имущества и защищает компанию от возможных претензий в будущем.

Какие выплаты и расчёты отражаются в записке-расчёте при увольнении?

В записке-расчёте указываются окончательный расчет заработной платы, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по выходному пособию (если предусмотрено), а также удержания и налоговые вычеты. Этот документ служит основанием для бухгалтерии и подтверждает правильность расчётов.

Какие сроки выдачи документов при увольнении установлены законом?

Все документы, связанные с увольнением, включая трудовую книжку и расчет, должны быть выданы работнику в последний рабочий день. Задержка выдачи без уважительных причин нарушает трудовое законодательство и может повлечь штрафы для работодателя.

Можно ли не выдавать справку 2-НДФЛ при увольнении, если работник не просил?

Справка 2-НДФЛ выдаётся работнику по его запросу. Если заявление не подавалось, закон не обязывает автоматически выдавать этот документ при увольнении. Однако, часто сотрудники запрашивают ее для налоговых целей, поэтому рекомендуется заранее разъяснить этот момент.

Какие документы обязан получить сотрудник при увольнении и какова их роль?

При увольнении сотруднику обязаны выдать несколько ключевых документов. В первую очередь, это трудовая книжка с внесённой записью о прекращении трудового договора, которая подтверждает факт увольнения и служит для дальнейшего трудоустройства. Также сотрудник получает приказ (распоряжение) работодателя о расторжении трудового договора, где указаны основания и дата увольнения. Важна справка о заработной плате и начисленных страховых взносах — она может понадобиться для оформления пособий и в других инстанциях. Помимо этого, сотруднику должны выдать расчётные документы, отражающие произведённые выплаты, включая компенсации за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Все эти бумаги служат подтверждением прав и обязанностей обеих сторон и необходимы для законного завершения трудовых отношений.