Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, внедрение которого началось в России с 1 января 2020 года. Она позволяет вести учет трудовой деятельности работника в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Начиная с 2021 года, оформление ЭТК стало обязательным для всех новых работников, впервые вступающих в трудовые отношения.
Переход на электронную форму учета сопровождается необходимостью строгого соблюдения порядка ведения сведений работодателями. Вся информация передается в ПФР в виде отчётности по форме СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после издания кадрового приказа. Важным условием является наличие квалифицированной электронной подписи у ответственного лица, заверяющего передаваемые данные.
Работодателю необходимо обеспечить систематическую и своевременную передачу данных об увольнениях, приёме, переводах, переименовании организаций, а также изменениях в наименованиях должностей и структурных подразделений. Нарушения сроков или ошибок в передаче могут повлечь административную ответственность по статье 15.33.2 КоАП РФ.
Работники, оформившие ЭТК, могут получить сведения о своей трудовой деятельности через портал «Госуслуги», личный кабинет на сайте ПФР или в отделении МФЦ. Для повышения точности данных рекомендуется регулярно проверять корректность записей и при выявлении несоответствий обращаться к работодателю с требованием внести изменения в установленном порядке.
Что представляет собой электронная трудовая книжка по законодательству
Формирование, хранение и передача данных осуществляется в электронном виде с использованием информационных ресурсов Пенсионного фонда России (ПФР), который с 2023 года входит в структуру Социального фонда. Работодатель обязан передавать сведения в течение одного рабочего дня с момента издания соответствующего приказа (например, о приёме, увольнении, переводе).
Каждому работнику предоставлено право выбора: продолжить использование бумажной формы или перейти на электронную. При этом переход является однократным действием и подтверждается письменным заявлением сотрудника. Если работник впервые устраивается после 2020 года, трудовая книжка ведётся исключительно в цифровом формате, без альтернативы.
Сведения, подлежащие включению, строго регламентированы: это даты приёма, перевода, увольнения, наименование должности, основания и причины изменений, а также сведения о награждениях и дисциплинарных взысканиях, если они предусмотрены внутренними актами работодателя.
Доступ к информации работник получает через портал «Госуслуги», мобильное приложение СФР или в МФЦ по запросу. Документ можно скачать в виде файла в формате PDF, заверенного электронной подписью фонда, что придаёт ему юридическую силу при предъявлении третьим лицам.
Ответственность за корректность и своевременность представления данных лежит на работодателе. Нарушения сроков или искажения информации квалифицируются как административное правонарушение и влекут штрафы в соответствии со статьёй 5.27 КоАП РФ.
Порядок перехода с бумажной трудовой книжки на электронную
Переход на электронную трудовую книжку регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года и сопровождается рядом обязательных процедур как для работников, так и для работодателей. Основной этап перехода пришёлся на 2020 год, когда все работники должны были сделать выбор между продолжением ведения бумажной книжки и переходом на электронный формат.
Работодатель обязан был не позднее 30 июня 2020 года письменно уведомить сотрудников о возможности выбора. Работники, принятые на работу до 31 декабря 2020 года, имели право подать заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о переходе на электронную. При отсутствии заявления до этой даты работодатель продолжал вести бумажную книжку.
Для тех, кто подал заявление о переходе, бумажная трудовая книжка выдаётся на руки, и дальнейшие сведения о трудовой деятельности фиксируются исключительно в электронном формате. Сведения передаются работодателем в Пенсионный фонд России через систему «Электронный кадровый документооборот» (ЭКДО) или с помощью программных решений, поддерживающих формат СЗВ-ТД.
Работники, впервые устроившиеся после 1 января 2021 года, автоматически получают только электронную трудовую книжку – бумажный вариант для них не предусмотрен. При этом ответственность за передачу данных возлагается на работодателя, который обязан направлять сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего кадрового приказа.
Для контроля корректности передачи информации рекомендуется периодически запрашивать выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или в клиентской службе ПФР. Также возможна проверка сведений через мобильные приложения, интегрированные с ЕГИС СОЗ.
Роль работодателя в формировании и передаче данных
Работодатель отвечает за корректное формирование сведений о трудовой деятельности работников и их своевременную передачу в Пенсионный фонд России (ПФР). Нарушения в этом процессе могут привести к искажениям в трудовом стаже и негативным последствиям при оформлении пенсии.
Передача данных осуществляется в форме электронных документов с использованием защищённых каналов связи. Формат и состав передаваемой информации регламентированы постановлением Правительства РФ № 730 от 25.06.2020. В обязанности работодателя входит:
- формирование сведений о приёме, переводе, увольнении, подаче заявлений о выборе формата трудовой книжки;
- обеспечение передачи сведений не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным периодом;
- соблюдение требований к форматам СЗВ-ТД и корректному заполнению полей;
- ведение внутреннего учёта отправленных сведений и подтверждение успешной приёмки их ПФР;
- обеспечение хранения электронных копий направленных документов на случай проверки;
- информирование работников о переданных сведениях не позднее следующего рабочего дня после отправки отчётности.
Работодателю следует использовать только сертифицированное программное обеспечение, обеспечивающее автоматизированную подготовку и проверку форм СЗВ-ТД, с возможностью шифрования и электронной подписи. Особое внимание должно уделяться контролю за обновлением нормативных форматов, так как изменения в регламентах происходят ежегодно.
Ответственность за ошибки в переданных данных несёт работодатель. Штрафы за непредоставление или недостоверную информацию составляют от 300 до 500 рублей за каждое нарушение (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Для снижения рисков рекомендуется внедрение внутренней процедуры двойной проверки перед отправкой отчётности и регулярное обучение кадровых специалистов.
Какие сведения включаются в электронную трудовую книжку
Электронная трудовая книжка содержит строго определённый перечень сведений, которые регламентированы пунктом 2 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ и порядком, утверждённым Постановлением Правительства № 730. Все данные передаются работодателем в информационную систему ПФР.
Обязательные сведения:
1. Сведения о приёме на работу. Указывается дата начала трудовой деятельности, наименование работодателя и должность (профессия, специальность) в соответствии со штатным расписанием.
2. Сведения о переводах на другую постоянную работу. Фиксируются изменения должности, структурного подразделения, характера выполняемой работы, если перевод оформлен в порядке статьи 72.1 ТК РФ.
3. Сведения об увольнении. Отражается дата и основание прекращения трудового договора, включая ссылку на статью ТК РФ. Причина увольнения должна точно соответствовать формулировке, указанной в приказе работодателя.
4. Сведения о подаче работником заявления о выборе формата трудовой книжки. Указывается факт выбора – продолжить ведение бумажной книжки или перейти на электронную форму. Это фиксируется однократно.
5. Сведения о подаче заявления о возврате к бумажной форме (при смене формата). Фиксируется только в случае повторного изменения формата по инициативе работника до 31 декабря 2020 года (для тех, кто ранее выбрал ЭТК, но решил вернуться к бумажной форме).
Дополнительные записи, не предусмотренные нормативным перечнем, в ЭТК не включаются. Например, сведения о награждениях, дисциплинарных взысканиях или временных переводах не подлежат передаче.
Работодателю следует обеспечить точность формулировок, соблюдение сроков передачи сведений (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа) и соответствие информации кадровым документам. Нарушения в оформлении или задержка отправки данных влекут административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Как подать заявление о выборе формата трудовой книжки
Работник вправе самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную или электронную. Для этого необходимо подать письменное заявление работодателю. Установленный срок подачи – до окончания первого месяца после первого приема на работу с 2021 года, либо до даты увольнения, если решение принимается позже.
Порядок действий для подачи заявления:
- Оформите заявление в свободной письменной форме или используйте форму, утвержденную работодателем. В документе указывается:
- ФИО работника;
- дата подачи заявления;
- выбранный формат ведения трудовой книжки;
- подпись работника.
- Передайте заявление в отдел кадров или уполномоченному представителю работодателя лично под подпись или через систему электронного документооборота, если она используется в организации.
- Работодатель обязан зафиксировать получение заявления и отразить выбор в кадровой документации.
Если работник выбрал электронную трудовую книжку, дальнейшее ведение бумажной версии прекращается. Бумажная книжка выдается на руки с соответствующей записью. При выборе бумажного формата оформление происходит по прежнему порядку.
При первичном трудоустройстве работнику, не подавшему заявление, по умолчанию открывается электронная книжка. Повторно изменить формат после выбора нельзя.
Особенности хранения и доступа к данным работника
Данные электронной трудовой книжки хранятся в централизованной государственной информационной системе в зашифрованном виде с применением современных криптографических стандартов, что обеспечивает защиту от несанкционированного доступа и изменений.
Доступ к сведениям имеет только уполномоченный круг лиц: работник, текущий и предыдущие работодатели, а также государственные органы, ответственные за ведение и контроль трудовой деятельности. Для подтверждения личности используется электронная подпись или усиленная квалифицированная аутентификация.
Работник вправе в любое время запросить выписку из электронной трудовой книжки через портал государственных услуг или специализированные сервисы, где доступна актуальная информация о трудовой деятельности.
При смене работодателя данные автоматически обновляются, исключая необходимость повторного предоставления документов. Все изменения фиксируются с указанием даты, работодателя и основания, что гарантирует прозрачность и достоверность записей.
Обеспечение резервного копирования данных реализуется на нескольких уровнях с географическим распределением, что минимизирует риск утраты информации при технических сбоях или авариях.
Использование электронных протоколов ведения трудовой книжки позволяет оперативно выявлять и исправлять ошибки, а также предотвращать фальсификацию данных, что значительно повышает доверие к электронному формату.
Ответственность за ошибки и нарушения при ведении электронной трудовой книжки
Ошибки и нарушения при ведении электронной трудовой книжки влекут административную и гражданско-правовую ответственность работодателя и ответственных лиц. Законодательство предусматривает штрафы за непредставление, несвоевременное или некорректное внесение сведений в систему электронных трудовых книжек.
Административная ответственность наступает при нарушении сроков передачи данных, предоставлении недостоверной информации или несоблюдении требований по защите персональных данных. Штрафы для юридических лиц достигают 50 000 рублей, для должностных лиц – до 10 000 рублей.
Гражданско-правовая ответственность проявляется в обязательстве возместить ущерб работнику, если ошибки повлекли искажение трудового стажа или выплат, влияющих на пенсионные права и социальные гарантии.
Для минимизации рисков работодателю необходимо внедрять внутренние процедуры контроля качества данных, назначать ответственных за ведение электронных трудовых книжек и регулярно проводить аудит корректности сведений.
Важным инструментом является ведение журналов действий и автоматизированных протоколов изменений, позволяющих выявлять и исправлять ошибки до передачи данных в Пенсионный фонд.
В случае обнаружения ошибки рекомендуется незамедлительно подать корректирующие сведения и уведомить работника о внесённых изменениях, чтобы избежать судебных споров и претензий со стороны контролирующих органов.
Действия работника при смене места работы и проверка сведений
При переходе на новое место работы сотрудник обязан уведомить нового работодателя о выборе формата трудовой книжки – электронном или бумажном. Если ранее использовалась электронная трудовая книжка, необходимо предоставить реквизиты записи, либо подтвердить согласие на ведение электронного документа через портал госуслуг.
Работник должен лично проверить корректность и полноту сведений, отражённых в электронной трудовой книжке, особенно записи о предыдущих местах работы, периодах занятости и причинах увольнения. Это возможно через личный кабинет на официальном портале Пенсионного фонда или через портал госуслуг.
При выявлении ошибок или отсутствующих записей следует незамедлительно подать письменное заявление новому работодателю с требованием внести исправления или дополнения. В случае отказа работника защищают нормы трудового законодательства и права на достоверное ведение трудовой истории.
Рекомендуется сохранять подтверждающие документы – копии заявлений, уведомлений и ответов работодателей, что поможет при возможных спорах или несоответствиях в данных. Электронная трудовая книжка формируется на основе сведений, переданных работодателями, поэтому контроль со стороны сотрудника критически важен для корректного учета трудового стажа.
Новый работодатель обязан получить и оформить все записи в электронной трудовой книжке в течение трёх рабочих дней с момента приема на работу, обеспечивая своевременный доступ сотрудника к актуальной информации.
Вопрос-ответ:
Какие действия необходимо предпринять работнику при переходе на новую работу с учётом электронной трудовой книжки?
При смене места работы работник должен уведомить нового работодателя о желании использовать электронный формат трудовой книжки. Рекомендуется проверить актуальность и полноту сведений, внесённых в электронную трудовую, через портал государственных услуг или специализированные сервисы. Если данные отсутствуют или имеются ошибки, следует обратиться в предыдущие организации или в Пенсионный фонд для корректировки информации. Также важно сохранить подтверждающие документы, чтобы при необходимости подтвердить стаж и периоды работы.
Как осуществляется передача сведений от работодателя в электронную трудовую книжку сотрудника?
Работодатель в установленные сроки формирует и направляет в Пенсионный фонд или уполномоченный государственный орган информацию о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности сотрудника. Передача данных происходит в электронном виде через специальные системы и интерфейсы с использованием квалифицированной электронной подписи для подтверждения подлинности. Важно, чтобы сведения были точными и своевременными, поскольку они автоматически отражаются в электронной трудовой книжке работника без необходимости дополнительных бумажных документов.
Какие преимущества у электронной трудовой книжки по сравнению с бумажной?
Электронная трудовая книжка обеспечивает более быстрый доступ к актуальной информации о трудовой деятельности без риска утери или повреждения документов. Кроме того, она упрощает процедуру подтверждения стажа и позволяет оперативно исправлять ошибки в данных. Сведения хранятся централизованно в государственных базах, что снижает нагрузку на работодателей и работников при оформлении документов. Также она облегчает взаимодействие с государственными службами, например, при расчёте пенсии.
Какие права есть у работника при обнаружении ошибок в электронной трудовой книжке?
Если работник заметил неточности в сведениях электронной трудовой книжки, он вправе обратиться к работодателю, который вносил данные, с требованием исправить ошибку. Если работодатель не реагирует или исправления требуют времени, можно подать заявление в Пенсионный фонд или соответствующий государственный орган. Для подтверждения правильной информации следует предоставить трудовые договоры, приказы, справки или другие документы. В течение установленного законом срока ошибка должна быть исправлена, после чего сведения обновятся в электронной системе.
Загрузка...
