Форма ЕФС-1 предназначена для представления сведений о трудовой деятельности работников в ПФР. Один из обязательных реквизитов – страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС). Без корректного указания этого номера передача сведений невозможна, а в случае ошибок в записи система отчетности ПФР отклоняет файл.
СНИЛС в форме указывается строго в блоке Сведения о застрахованном лице и представляет собой 11-значный числовой код в формате «XXX-XXX-XXX YY», где «YY» – контрольное число. При заполнении формы ЕФС-1 через программы типа «1С», «Контур.Персонал» или модуль ПФР, номер вводится без пробелов и дефисов, только цифры. Например: 11223344595.
Перед отправкой важно проверить соответствие СНИЛСа данным, зарегистрированным в системе ПФР. Для этого можно воспользоваться сервисами проверки на сайте Госуслуг или ПФР, а также свериться с копией страхового свидетельства сотрудника. Если при приеме на работу номер был введён вручную, возможны опечатки – они приводят к отклонению отчета.
Не допускается указание временного СНИЛСа или его отсутствие в случае приема на работу: в таких случаях необходимо сначала зарегистрировать работника в системе ПФР, получить постоянный номер и только после этого подавать ЕФС-1. Исключение – только для форм с типом «исходная» в части корректировок ранее поданных сведений, где номер уже фигурировал.
Где в форме ЕФС-1 указывается страховой номер
Поле для указания СНИЛСа имеет чёткое обозначение – «страховой номер». Оно заполняется 11-значным числом без пробелов и дополнительных символов. Формат: ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ, где допускается только числовое значение без дефисов и пробелов – например, 12345678901.
При заполнении формы в электронном виде поле «страховой номер» должно соответствовать формату, утверждённому ФНС и ПФР. В бумажной версии формы необходимо строго следовать структуре бланка, размещая номер точно в отведённой графе без смещений и исправлений.
Если в ЕФС-1 отражаются сведения об увольнении, приёме или иных кадровых изменениях, поле со СНИЛСом также заполняется, даже если оно ранее уже указывалось для данного сотрудника. Это необходимо для корректного учёта в системах ПФР.
При отсутствии достоверного СНИЛСа сведения по форме не принимаются в ПФР. Если сотрудник не предоставил страховой номер, необходимо получить его через работодателя путём подачи заявления в Пенсионный фонд в установленном порядке.
Какие значения допустимы в поле страхового номера
В поле страхового номера в форме ЕФС-1 указывается СНИЛС застрахованного лица в формате 11-значного числа без пробелов и дефисов. Допустим только цифровой формат: первые 9 цифр – основной номер, последние 2 – контрольное число.
Пример корректного значения: 12345678901. Использование иных символов (букв, знаков препинания, пробелов) не допускается. Также недопустимы номера, не прошедшие проверку контрольного числа по алгоритму ПФР.
Если у работника нет СНИЛС, поле не заполняется. Заполнение нулями, фиктивными значениями или произвольными числами приведёт к отказу в приёме формы.
При загрузке формы в электронном виде рекомендуется предварительно выполнить автоматическую проверку каждого СНИЛС через встроенные механизмы в бухгалтерском или кадровом ПО.
Приказ ПФР № 103н и технические требования к ЕФС-1 прямо указывают на необходимость строгого соответствия формату. Наличие ошибок в этом поле блокирует приём файла в системе ПФР.
Как проверить корректность страхового номера перед подачей
Перед отправкой формы ЕФС-1 необходимо убедиться, что страховой номер физического лица (СНИЛС) введён корректно. Неверные данные приведут к отказу в приёме отчётности или последующим уточнениям со стороны ПФР.
- СНИЛС должен состоять из 11 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ, где первые девять цифр – это индивидуальный номер, а последние две – контрольное число.
- Допускается ввод только арабских цифр, без пробелов, если используется электронная форма (например: 11223344595).
- Проверку контрольного числа следует выполнять по алгоритму, установленному ПФР. Для девяти цифр номера вычисляется сумма произведений каждой цифры на вес, начиная с 9 и заканчивая 1. Затем результат преобразуется в контрольное число.
Для ручной проверки контрольного числа выполните следующие шаги:
- Умножьте каждую из первых 9 цифр номера на коэффициенты от 9 до 1 (первая цифра – на 9, вторая – на 8 и т.д.).
- Сложите все произведения.
- Если сумма меньше 100, контрольное число совпадает с этой суммой.
- Если сумма равна 100 или 101, контрольное число должно быть 00.
- Если сумма больше 101, вычислите остаток от деления на 101. Если остаток меньше 100, он и есть контрольное число. Если остаток 100 или 101 – контрольное число 00.
Для ускорения проверки можно использовать официальные сервисы:
- Портал «Госуслуги» – позволяет проверить корректность СНИЛС при авторизации по номеру;
- Сайт ПФР (в личном кабинете) – доступна сверка данных для зарегистрированных пользователей;
- Сторонние бухгалтерские программы – большинство систем 1С, Контур, СБиС автоматически проверяют контрольное число при вводе.
Если выявлена ошибка в номере или контрольной сумме, необходимо запросить у сотрудника корректный СНИЛС через кадровую службу. Заполнение формы ЕФС-1 с недействительными данными приведёт к отказу в приёме отчётности.
Что делать, если у сотрудника отсутствует СНИЛС
Если у сотрудника нет страхового номера индивидуального лицевого счёта (СНИЛС), работодатель не может указать его в форме ЕФС-1. В этом случае необходимо предпринять действия для его получения до подачи сведений.
Шаг 1. Проверка наличия СНИЛС
Уточните у сотрудника, получал ли он СНИЛС ранее. Если документ утерян, он может восстановить его через «Госуслуги» или обратившись в клиентскую службу ПФР (СФР). Повторное получение не требует прохождения регистрации, а только подачу заявления.
Шаг 2. Регистрация застрахованного лица
Если сотрудник ранее не был зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования, работодатель должен направить в СФР анкету застрахованного лица (форма АДВ-1). Анкета подаётся в бумажном или электронном виде в течение 14 календарных дней с даты заключения трудового договора.
Шаг 3. Ожидание регистрации
После подачи формы АДВ-1 СФР присваивает сотруднику СНИЛС. Обычно регистрация занимает до 10 рабочих дней. До завершения регистрации включать сотрудника в ЕФС-1 нельзя, так как отсутствие СНИЛС считается технической ошибкой и приведёт к отклонению отчёта.
Шаг 4. Подача формы ЕФС-1
Как только СНИЛС будет присвоен, его можно указать в форме ЕФС-1. Отчёт подаётся с учётом сроков, установленных для конкретного события (приёма, перевода, увольнения и др.). Нарушение сроков без уважительной причины может повлечь штраф по статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ.
Не допускается использование фиктивных или временных значений в поле страхового номера. Отсутствие СНИЛС – основание для временного исключения сотрудника из отчётности до завершения регистрации в системе обязательного пенсионного страхования.
Указание страхового номера при приеме на работу
При заполнении формы ЕФС-1 страховой номер (СНИЛС) сотрудника указывается в разделе, посвящённом персональным данным застрахованного лица. СНИЛС необходимо внести в точном соответствии с его регистрационным свидетельством – 11 цифр без пробелов и дополнительных символов.
Перед вводом номера требуется проверить его корректность по контрольному числу, чтобы исключить ошибки, приводящие к отказу в приеме формы ПФР.
Если сотрудник не предоставил СНИЛС, работодатель должен инициировать его оформление в территориальном органе ПФР до подачи формы. Временное заполнение формы с отсутствующим или некорректным номером недопустимо и приведет к возврату отчетности.
Для ввода данных можно использовать программные средства, поддерживающие формат ЕФС-1 и выполняющие автоматическую валидацию СНИЛС.
Корректировка ранее поданных сведений с ошибочным номером
Если в форме ЕФС-1 был указан неправильный страховой номер, необходимо подать уточнённые сведения. Для этого формируется новая отчётная форма с пометкой «уточнённая».
В уточнённой форме исправляется поле страхового номера на верное значение. В документе указывается период, за который подаются корректирующие данные, совпадающий с периодом ошибочной отчётности.
При подаче уточнённых сведений следует использовать текущую версию формы ЕФС-1 с актуальными кодами и форматами. В разделе «Причина подачи» необходимо выбрать код, соответствующий корректировке сведений.
Ошибка в страховом номере влияет на учёт персонифицированных данных, поэтому важно обеспечить полное совпадение номера с официальным СНИЛС сотрудника.
После подачи уточнённой формы рекомендуется проверить её обработку через личный кабинет или специализированные сервисы ПФР для подтверждения успешной корректировки.
Вопрос-ответ:
Как правильно указать страховой номер в форме ЕФС-1 при приеме нового сотрудника?
Страховой номер указывается в соответствующем поле формы ЕФС-1 в точном соответствии с данными СНИЛС сотрудника. Важно проверить номер на корректность: он должен содержать 11 цифр, первые девять — уникальный идентификатор, последние две — контрольное число. Ошибки в вводе недопустимы, так как они могут привести к отказу в регистрации сведений или необходимости последующей корректировки.
Что делать, если у сотрудника отсутствует страховой номер или он ещё не был присвоен?
Если у сотрудника нет страхового номера, в форме ЕФС-1 в поле для СНИЛС следует указать значение «000-000-000 00». Такой подход позволяет подать сведения, не задерживая процесс отчетности. При этом работодатель обязан содействовать сотруднику в получении страхового номера через Пенсионный фонд и своевременно обновить данные в отчетности после присвоения номера.
Как исправить ошибку в страховом номере, уже указанном в поданной форме ЕФС-1?
Для исправления неверного страхового номера подают корректировочную форму ЕФС-1 с правильными данными. В корректировке нужно указать корректный номер СНИЛС, при этом в отчете должна быть ссылка на исходную неверную запись. Такие действия позволяют обновить информацию в системе Пенсионного фонда и избежать проблем с учетом сведений.
Какие требования предъявляются к формату записи страхового номера в ЕФС-1?
Страховой номер должен быть записан в формате XXX-XXX-XXX YY, где X — цифры номера, а YY — контрольное число. Запись допускает использование только цифр и дефисов в указанном виде. Нельзя допускать пропусков, дополнительных символов или пробелов внутри номера. Несоблюдение формата приводит к отклонению формы при проверке.
Можно ли указывать в форме ЕФС-1 номер СНИЛС с ошибками или временно использовать замену?
Внесение номера с ошибками недопустимо, так как данные не будут приняты. Если номера нет, используют «000-000-000 00» как временную замену. Это позволяет не задерживать подачу сведений и фиксировать факт отсутствия номера. После получения настоящего СНИЛС необходимо обновить отчетность корректировкой.
Как правильно указать страховой номер в форме ЕФС-1 при заполнении данных о сотруднике?
В поле страхового номера в форме ЕФС-1 необходимо внести корректный номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС) сотрудника. Этот номер состоит из 11 цифр и обычно записывается в формате XXX-XXX-XXX YY, где последние две цифры — контрольное число. При заполнении формы следует вводить номер без пробелов и дефисов, только цифры подряд. Если у сотрудника отсутствует СНИЛС, в поле ставится специальное значение, предусмотренное для таких случаев, например, «00000000000» или пустое поле, в зависимости от требований конкретной версии формы. Перед подачей формы рекомендуется проверить номер на соответствие формату и правильность контрольного числа, чтобы избежать ошибок при обработке данных в системе.
Загрузка...
