Журнал учета материальных носителей информации (МНИ) по форме 25 – это обязательный документ для организаций, использующих конфиденциальные или секретные сведения, подлежащие защите в соответствии с законодательством. Он обеспечивает системную фиксацию движения, использования и хранения всех носителей, независимо от их формата – бумажного, магнитного, оптического или иного.
Каждая запись в журнале должна включать наименование МНИ, регистрационный номер, дату регистрации, основание для внесения, фамилию ответственного лица и подпись. Особое внимание следует уделять корректности и полноте данных, поскольку журнал может использоваться при проверках органами государственной безопасности или внутреннего контроля.
Форма 25 регламентирована действующими нормативными документами в сфере защиты информации, включая требования по порядку оформления, срокам хранения и условиям доступа. Несоблюдение установленных правил может повлечь дисциплинарную, административную или уголовную ответственность для должностных лиц.
Рекомендуется вести журнал в прошнурованном и пронумерованном виде, с заверением подписью руководителя и печатью организации. Все исправления недопустимы – в случае ошибки составляется соответствующий акт. Журнал заполняется исключительно вручную с использованием синей или черной пасты, без применения корректирующих средств.
Кто обязан вести журнал учета МНИ и на каком основании
Обязанность по ведению журнала учета материальных носителей информации (МНИ) по форме 25 возлагается на организации и подразделения, в чьем распоряжении находятся сведения, составляющие государственную тайну. Это установлено пунктом 53 Приказа ФСТЭК России от 11 февраля 2021 г. № 31.
Журнал учета МНИ обязателен для:
- Федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления, допущенных к работе со сведениями, отнесёнными к гостайне;
- Государственных, муниципальных и коммерческих организаций, имеющих лицензию на деятельность по защите государственной тайны или получивших допуск к государственной тайне на основании заключенного контракта;
- Предприятий, ведущих НИОКР или производственные процессы с использованием сведений, отнесённых к государственной тайне;
- Организаций, у которых на хранении находятся засекреченные документы и носители информации.
Правовое основание ведения журнала – требования по обеспечению режима секретности, изложенные в нормативных актах ФСТЭК и приказах по организации. Приказ № 31 определяет форму 25 как обязательную для регистрации каждого экземпляра МНИ с момента его создания, получения, передачи, хранения и уничтожения.
Ответственным за ведение журнала назначается уполномоченное должностное лицо. Назначение оформляется приказом по организации, с обязательной фиксацией в журнале сведений об ответственном лице и дате начала ведения учета. Отсутствие учета МНИ по установленной форме расценивается как нарушение режима секретности и может повлечь административную или уголовную ответственность.
Какие сведения вносятся в форму 25 и в каком порядке
Журнал учета материальных носителей информации по форме 25 заполняется строго по установленной структуре. Каждый экземпляр МНИ фиксируется в отдельной строке. Записи ведутся в хронологическом порядке, без пропусков и подчисток.
Первым указывается порядковый номер записи. Далее следует дата внесения сведений, соответствующая дате поступления, создания, передачи или выбытия носителя. Эти данные должны совпадать с сопроводительной документацией.
Обязательно указывается полное наименование носителя информации, включая тип (например, USB-накопитель, CD-диск, бумажный документ), серийный номер (если имеется) и краткое описание содержания. Это позволяет идентифицировать носитель без дополнительных запросов.
Следующая графа содержит данные о присвоенном грифе секретности (например, «секретно», «совершенно секретно»), а также отметки о наличии или отсутствии криптографической защиты.
В графе движения носителя отражаются все операции: поступление, передача между подразделениями, копирование, уничтожение. При передаче указывается наименование подразделения или должностного лица, получившего носитель, с подписью получателя и датой операции.
Если носитель выбывает из учета (например, уничтожен или передан в архив), фиксируется основание для выбытия: акт уничтожения, распоряжение или иная документация. Эти сведения заверяются подписями членов комиссии, если это предусмотрено локальными нормативными актами.
Каждая запись заверяется подписью ответственного лица, внесшего данные в журнал. Корректировки запрещены – при ошибке запись признается недействительной, и информация вносится заново с новым порядковым номером.
Как оформлять записи в журнале при поступлении и выбытии МНИ
При поступлении материальных необоротных активов (МНИ) в организацию, запись в журнале учета по форме № 25 начинается с фиксации даты поступления и присвоения инвентарного номера. Указывается источник поступления (например, закупка, передача от другого учреждения), наименование объекта, его количество, единица измерения и первоначальная стоимость. Обязательно фиксируются данные первичного документа (номер, дата, наименование документа), на основании которого производится поступление.
Запись оформляется строго в хронологическом порядке, с указанием структурного подразделения или материально-ответственного лица, на которое МНИ переданы. При передаче объекта в другое подразделение внутри организации также вносится соответствующая запись с указанием нового ответственного лица и даты перемещения.
При выбытии МНИ фиксируется дата и причина списания (износ, хищение, утрата, передача, утилизация). Обязательно указываются реквизиты подтверждающего документа (например, акт на списание или передаточный документ). Если объект подлежит утилизации, отражаются данные о факте утилизации и акте об утилизации.
Каждая запись заверяется подписью материально-ответственного лица, а также лицом, ответственным за ведение журнала учета. Исправления и пропуски не допускаются. При необходимости исправления ошибки делается оговорка «исправленному верить», заверяется подписями и датой исправления.
Что указывать в графе «Характеристика предмета» и как ее заполнять
Графа «Характеристика предмета» в журнале учета материальных носителей информации (МНИ) по форме 25 предназначена для точного и однозначного описания каждого МНИ с учетом его технических и функциональных особенностей. Заполнение этой графы требует конкретики, обеспечивающей возможность идентификации предмета без дополнительных пояснений.
В характеристике указывается тип носителя (например, жесткий диск, флеш-накопитель, CD/DVD-диск, бумажный документ), его модель, объем памяти или количество страниц, а также наличие идентифицирующих признаков. Обязательно нужно отразить серийный номер, если он есть, или инвентарный номер, присвоенный внутри организации. Например: «Флеш-накопитель USB 3.0, 64 ГБ, Kingston DT100G3, сер. № 3A5KJ28Z» или «Отпечатанный документ, 12 стр., экземпляр № 2, гриф “Секретно”».
Если МНИ содержит программное обеспечение, следует указать его название, версию, формат хранения (дистрибутив, исходный код, исполняемый файл), а также дату последнего изменения или записи. Например: «Жесткий диск Western Digital 1 ТБ, содержит ПО “Система-Х”, версия 2.4.7, дата модификации 03.05.2025».
При описании бумажных носителей рекомендуется указывать формат (А4, А3 и т.д.), наличие грифов допуска, вид носителя (оригинал, копия), а также тип документа (отчет, план, записка). Это особенно важно при учете документов с ограниченным доступом или уникальной юридической значимостью.
Графа должна заполняться с использованием устойчивых формулировок и единых обозначений, принятых в организации. Нельзя использовать абстрактные или неполные описания вроде «флешка», «папка документов» – такие записи не обеспечивают однозначности и усложняют учет и контроль за МНИ.
Как учитывать перемещение МНИ между сотрудниками или подразделениями
При перемещении материально-неответственных изделий (МНИ) между сотрудниками или структурными подразделениями необходимо оформить соответствующую запись в журнале учета по форме 25. В графе «Фамилия, инициалы материально-ответственного лица» указывается новое ответственное лицо, принимающее изделие.
В графе «Основание» следует зафиксировать реквизиты документа, подтверждающего перемещение: номер и дата распоряжения, акта передачи, служебной записки или другого локального акта. Без наличия письменного основания запись не допускается.
В графе «Примечание» целесообразно указать причину перемещения: перевод сотрудника, перераспределение оборудования, оптимизация ресурсов. Это позволит отследить логику перемещений при последующих проверках.
Дата перемещения должна быть зафиксирована в графе «Дата», причем указывается день фактической передачи, а не дата оформления документа. При этом на новое ответственное лицо оформляется акт приема-передачи в двух экземплярах: один – для хранения в подразделении, второй – для бухгалтерии или ответственного за ведение журнала.
Перемещенное МНИ исключается из предыдущей записи путем внесения отметки «передано» с указанием даты, а новая запись производится отдельной строкой. Недопустимо корректировать старую запись путем зачеркивания или внесения исправлений.
При передаче между подразделениями следует дополнительно отразить новое структурное подразделение в графе «Подразделение». Если в журнале не предусмотрена отдельная графа для получателя, информация фиксируется в «Примечании» или оформляется в приложении к журналу.
Своевременное и точное оформление перемещений МНИ снижает риски потерь, облегчает инвентаризацию и обеспечивает персональную ответственность за каждый предмет на всех этапах его использования.
Порядок заверения записей в журнале и требования к подписи
Каждая запись в журнале учета МНИ по форме 25 должна быть заверена ответственным лицом не позднее рабочего дня, следующего за днем внесения записи.
Подпись ставит сотрудник, который выполнил операцию с материально-на ответственным имуществом, либо уполномоченный руководитель подразделения. В случае передачи МНИ другому сотруднику или подразделению подпись ставят оба ответственных лица – передающая и принимающая стороны.
Подпись должна содержать расшифровку фамилии и инициалы, выполненные разборчиво и без сокращений. Использование только инициалов или сокращений не допускается.
При отсутствии возможности поставить подпись лично, допускается заверение записи квалифицированной электронной подписью в соответствии с внутренними регламентами организации.
Ошибки в записях не подлежат удалению или замазыванию. Исправление допускается путем зачеркнутой неверной записи с указанием корректных данных, рядом ставится подпись и дата исправления.
Ответственные лица обязаны хранить журнал в условиях, исключающих возможность внесения несанкционированных изменений или подделок.
Сроки хранения журнала учета МНИ и правила его закрытия
Журнал учета материально-незавершенных изделий (МНИ) по форме 25 должен храниться не менее 5 лет с момента его закрытия. Этот срок обусловлен необходимостью подтверждения хозяйственных операций и контроля за движением МНИ в случае аудита или проверки.
Закрытие журнала производится после заполнения последней страницы и фиксируется в заверительной записи. В этой записи указывают дату закрытия, количество записей, а также ответственного за ведение журнала сотрудника. Записи заверяются подписью руководителя подразделения или уполномоченного лица.
Нельзя допускать исправлений или пустых строк после даты закрытия журнала. Если в процессе эксплуатации выявлены ошибки, они исправляются отдельной записью с пометкой и подписью ответственного. Закрытый журнал подшивается в дело и хранится в архиве организации в соответствии с установленными сроками.
При переходе на новый журнал следует обеспечить непрерывность нумерации и соответствие данных предыдущему периоду. Рекомендуется фиксировать в начале нового журнала дату начала ведения и ссылку на предыдущий экземпляр для упрощения контроля.
Вопрос-ответ:
Кто отвечает за ведение журнала учета МНИ по форме 25 в организации?
Журнал учета материально-незавершенных изделий (МНИ) должен вести ответственное лицо, назначенное руководством предприятия или подразделения. Обычно это сотрудник бухгалтерии, кладовщик или материально-ответственный сотрудник, который имеет полномочия фиксировать все операции с МНИ. Назначение такого лица оформляется приказом или распоряжением руководства, что гарантирует правильность и достоверность учета.
Какие сведения обязательно включать в журнал учета МНИ по форме 25?
В журнал заносятся данные о поступлении, перемещении и выбытии МНИ, включая дату операции, номер документа, на основании которого производится запись, характеристику предмета, количество, единицы измерения, а также данные о материально-ответственных лицах. Также важно указывать причины выбытия или передачи и обеспечивать полноту и точность всех записей без пропусков и исправлений.
Как правильно оформить запись при передаче МНИ между подразделениями?
При передаче МНИ между подразделениями в журнале необходимо указать дату передачи, наименование и количество передаваемых изделий, основание передачи (например, внутренний акт или накладная), а также фамилии и подписи сотрудников, передающего и принимающего стороны. Это позволяет отследить движение МНИ и избежать путаницы или потерь. Все записи должны быть заверены подписями ответственных лиц.
Сколько времени нужно хранить журнал учета МНИ после его закрытия?
Журнал учета МНИ по форме 25 необходимо хранить не менее пяти лет с момента его закрытия. Этот срок установлен нормативными документами и позволяет при необходимости проводить проверку операций с материально-незавершенными изделиями. По окончании срока хранения журналы подлежат передаче в архив или утилизации согласно внутренним правилам организации.
Можно ли вносить исправления в журнал учета МНИ после оформления записи? Как это делать правильно?
Исправления в журнале допускаются только при наличии явных ошибок и должны оформляться аккуратно: рядом с неправильной записью ставится пометка «Исправлено», затем указывается правильная информация с подписью ответственного лица и датой исправления. Нельзя стирать или зачеркивать записи неаккуратно, чтобы сохранить прозрачность учета и избежать сомнений в подлинности данных.
Как правильно заполнить журнал учета материально-незначительных изделий по форме 25 при поступлении новых предметов?
При поступлении новых материально-незначительных изделий в журнал по форме 25 необходимо вносить данные в строгом порядке. Сначала указываются дата и номер поступления, затем детальное описание предмета — его наименование, характеристика и количество. Важно точно указать источник поступления и основание (например, накладную или распоряжение). Каждая запись должна быть четкой и разборчивой, чтобы исключить ошибки при дальнейшем учете. После внесения данных ответственное лицо подтверждает запись своей подписью и расшифровкой.
Загрузка...
