Табели учета рабочего времени относятся к первичной учетной документации и подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными нормами. Согласно статье 29 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Перечню типовых управленческих архивных документов, срок хранения табелей составляет не менее 5 лет. Если табель используется в целях исчисления пенсии, период хранения увеличивается до 75 лет.
Нарушение требований по срокам хранения может повлечь административную ответственность, предусмотренную статьёй 13.20 КоАП РФ. Для работодателя это означает необходимость системного контроля за сроками хранения, особенно при передаче документации в архив. Рекомендуется вести отдельный журнал регистрации табелей с указанием дат их составления и сроков уничтожения, чтобы избежать нарушений при плановой проверке трудовой инспекцией или Пенсионным фондом.
Для организаций, использующих электронный документооборот, важно обеспечить легитимность цифровых табелей в контексте хранения. Документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью и сохранён с соблюдением правил архивирования электронных документов. Отдельное внимание следует уделить обеспечению сохранности и доступности таких файлов в течение всего срока хранения, включая резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа.
Сколько лет организация обязана хранить табели по закону
Табели учета рабочего времени подлежат обязательному хранению в течение 5 лет с момента их составления. Этот срок установлен частью 1 статьи 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 в совокупности с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Минкультуры России № 558 от 25.08.2010.
Если организация применяет табели как подтверждение начисления заработной платы, срок хранения может быть увеличен до 75 лет – при условии, что данные в них используются для подтверждения стажа и размера оплаты труда для целей назначения пенсий. Это относится, в первую очередь, к документам за периоды до 2003 года, когда централизованная система персонифицированного учета еще не охватывала всех работников.
Нарушение сроков хранения табелей может привести к административной ответственности по статье 13.20 КоАП РФ, особенно если утрата документации повлекла за собой невозможность подтвердить трудовые права сотрудников. Рекомендуется включить табели в номенклатуру дел, где они должны быть зафиксированы с указанием конкретного срока хранения и ответственного исполнителя.
Хранение табелей в течение полного предусмотренного срока следует обеспечить как в бумажном, так и в электронном виде при условии соблюдения требований законодательства о цифровых архивах. При переводе на электронный формат важно использовать сертифицированные системы ЭДО и подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
Какие нормативные акты регулируют срок хранения табелей
Вторым значимым источником является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Он закрепляет обязанность организаций обеспечивать сохранность документов, имеющих значение для прав и обязанностей работников и работодателей, в установленные сроки.
Кроме того, статья 62 Трудового кодекса РФ предоставляет работнику право на получение копий документов, связанных с трудовой деятельностью. Это косвенно подтверждает необходимость хранения табелей, так как они могут служить доказательством отработанного времени при спорах.
Для бюджетных учреждений применяются дополнительные требования, установленные правилами ведения бухгалтерского учета, утвержденными Минфином РФ. В соответствии с Инструкцией № 157н срок хранения табелей также составляет 5 лет, если иное не предусмотрено отдельными основаниями (например, при проведении проверок).
Таким образом, при организации документооборота необходимо руководствоваться вышеуказанными актами, чтобы избежать нарушений, ведущих к административной ответственности и затруднениям при восстановлении учетных данных.
От какой даты начинать отсчет срока хранения
Срок хранения табелей учета рабочего времени начинается не с момента их составления, а с 1 января года, следующего за годом окончания их действия. Это правило следует из подпункта «в» пункта 2.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов.
Например, если табель составлен за декабрь 2024 года, срок его хранения начнётся с 1 января 2025 года, даже если документ оформлен и подписан в декабре 2024 года. Таким образом, к фактической дате составления документального учета срок хранения не привязывается.
Организациям следует учитывать, что преждевременное уничтожение табелей до истечения полного срока, отсчитанного с 1 января следующего года, может быть расценено как нарушение архивных требований и повлечь административную ответственность.
Чтобы избежать ошибок, в номенклатуре дел и на обложках дел с табелями рекомендуется указывать точную дату окончания отчетного периода, а не дату составления документа. Это позволит точно определить начало отсчета срока хранения и избежать споров при проверках.
Что грозит организации за досрочное уничтожение табелей
Уничтожение табелей учета рабочего времени до истечения установленного срока хранения квалифицируется как нарушение требований архивного законодательства и может повлечь административную ответственность. Согласно статье 13.20 КоАП РФ, за утрату документов, подлежащих хранению, предусмотрен штраф:
для должностных лиц – от 300 до 500 рублей;
для юридических лиц – от 3000 до 5000 рублей.
Однако на этом последствия не заканчиваются. Табели учета рабочего времени – это документы, подтверждающие трудовую деятельность работников, в том числе для целей пенсионного обеспечения. В случае обращения бывшего сотрудника в ПФР или суд, отсутствие табелей может привести к отказу в признании страхового стажа, а организация может быть обязана восстанавливать документы по косвенным данным или предоставлять иные доказательства занятости.
Если невозможно подтвердить период работы сотрудника из-за уничтоженных табелей, суд вправе признать бездействие работодателя нарушением трудовых прав. Это может повлечь судебные иски, компенсации морального вреда, расходы на восстановление данных и репутационные потери.
Во избежание рисков рекомендуется строго соблюдать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ, утвержденные Приказом Минкультуры № 558 от 25.08.2010, и локальные регламенты документооборота.
Как оформлять архивное хранение табелей учета рабочего времени
Для архивного хранения табелей учета рабочего времени необходимо соблюдать требования, установленные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 и Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
Табели должны быть сгруппированы в дела по годам и структурным подразделениям. В одном деле допускается не более 250 листов. Обязательна нумерация всех страниц простым карандашом в правом верхнем углу.
Оформляется внутренняя опись документов дела с указанием: заголовков документов, дат, количества листов. Она прикладывается к началу дела и заверяется подписями ответственного лица и архивариуса.
На обложке дела указываются:
- наименование организации полностью;
- структурное подразделение (если есть);
- заголовок дела: «Табели учета рабочего времени»;
- даты (начало и конец календарного года);
- архивный шифр (индекс дела).
После завершения формирования дел, они сдаются в архив организации по акту передачи. Акт оформляется в двух экземплярах с указанием количества дел, их заголовков, дат и состояния сохранности.
Срок хранения табелей – 5 лет (статья 683 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 236 от 20.12.2019). После истечения срока хранения проводится экспертиза ценности документов, на основании которой принимается решение об уничтожении или продлении срока хранения.
Когда можно продлить срок хранения табелей по внутренним правилам
Продление срока хранения табелей учета рабочего времени допустимо, если в организации существуют обоснованные причины, отражённые во внутренних нормативных документах. Ключевые ситуации для продления:
- Требования внешних проверяющих органов (трудовая инспекция, налоговая служба), запросивших документы сверх установленного срока.
- Наличие трудовых споров или судебных процессов, связанных с начислением заработной платы, компенсаций или отпускных.
- Внутренние аудиты и ревизии, которые требуют дополнительной проверки данных о рабочем времени.
- Собственные корпоративные стандарты, предусматривающие длительный контроль за учетом времени для анализа производительности или оценки рисков.
Для оформления продления необходимо:
- Разработать и утвердить внутренний приказ или положение, регламентирующее конкретный срок хранения табелей, превышающий минимально установленный законодательством.
- Указать четкие основания для продления с конкретными сроками, чтобы избежать неопределённости.
- Обеспечить контроль за соблюдением новых сроков ответственным подразделением, например, отделом кадров или архивом.
- Информировать сотрудников и контролирующие органы о принятых изменениях в правилах хранения документов.
Продление срока хранения не должно противоречить законодательным нормам, поэтому оно всегда базируется на внутренней необходимости и сопровождается документальным оформлением.
Вопрос-ответ:
Какой установленный срок хранения табелей учета рабочего времени по закону?
Табели учета рабочего времени необходимо хранить не менее 5 лет. Этот срок установлен для возможности проверки правильности начисления зарплаты, а также для подтверждения факта отработанного времени в случае трудовых споров или проверок контролирующих органов.
Можно ли продлить срок хранения табелей по внутренним правилам организации?
Да, организация вправе установить собственные правила, которые предусматривают более длительный срок хранения табелей. Это целесообразно, например, если компания участвует в длительных судебных процессах или имеет внутренние требования по аудиту. Решение о продлении срока должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия.
От какой даты начинается отсчет срока хранения табелей учета рабочего времени?
Отсчет срока хранения начинается с момента окончания календарного года, к которому относятся табели. Например, табели за 2022 год следует хранить начиная с 1 января 2023 года. Такой подход помогает унифицировать процедуру хранения и упрощает организацию архива.
Какие последствия возможны для организации за досрочное уничтожение табелей учета рабочего времени?
Досрочное уничтожение табелей может привести к административной ответственности, штрафам и затруднениям при проверках трудовой инспекции. Кроме того, в случае трудового спора отсутствие табелей усложнит доказательство отработанного времени и правильности выплат сотрудникам.
Как правильно оформить архивное хранение табелей учета рабочего времени?
Архивное хранение требует систематической классификации документов по годам и подразделениям, а также обеспечения условий, исключающих их повреждение или утрату. Обычно оформляют акт приема-передачи табелей в архив, регистрируют их в специальных книгах или электронных реестрах и контролируют доступ к этим документам.
Какой срок хранения табелей учета рабочего времени установлен законом для организаций?
Согласно нормативным требованиям, табели учета рабочего времени необходимо хранить не менее 3 лет. Этот период обусловлен необходимостью предоставления документов при проверках и возможных спорах, связанных с оплатой труда и временем работы сотрудников. В некоторых случаях срок хранения может быть увеличен, например, если по внутренним правилам организации или в связи с длительностью возможных претензий срок обращения в суд превышает 3 года.
Загрузка...
