Штатное расписание относится к первичным учетным документам, регулирующим структуру, численность и оплату труда сотрудников. Согласно статье 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ и Приказу Минкультуры России № 558 от 25.08.2010, установлен минимальный срок хранения утвержденного штатного расписания – не менее 75 лет. Это правило распространяется на работодателей всех форм собственности и касается как оригиналов, так и копий документов, заверенных надлежащим образом.
Если штатное расписание оформляется ежегодно или чаще, каждая его редакция подлежит отдельному хранению в архиве. Наличие нескольких версий требует соблюдения четкой системы идентификации и учета, включая указание даты утверждения и номера приказа. Рекомендуется использовать архивные описи, чтобы обеспечить доступность и юридическую значимость этих документов в случае проверок или трудовых споров.
Для организаций, не передающих дела в государственные или муниципальные архивы, обязательство по хранению штатного расписания возлагается на кадровую службу или архивное подразделение. При отсутствии штатного расписания или нарушении правил его хранения работодателю могут грозить штрафы по статье 13.20 КоАП РФ, а также признание нарушений при трудовых спорах.
Практика показывает, что многие организации ошибочно применяют общий срок хранения управленческих документов – 5 лет, не делая исключения для штатного расписания. Такой подход противоречит архивному законодательству и может привести к утрате значимой документации. Чтобы избежать подобных ошибок, следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным нормативными актами Росархива.
Таким образом, правильное определение и соблюдение срока хранения штатного расписания – это не формальность, а часть системы правовой защиты интересов как работников, так и работодателя. От соблюдения этих требований зависит достоверность кадрового учета и законность принимаемых управленческих решений.
Минимальный срок хранения штатного расписания по закону
Согласно статье 22.1 Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558, штатное расписание подлежит обязательному хранению в течение 75 лет. Этот срок установлен как для организаций государственного и муниципального сектора, так и для коммерческих структур, если документ содержит информацию, имеющую значение для прав граждан и юридических лиц.
Если штатное расписание используется исключительно как внутренний организационный документ и не входит в состав кадрового дела с исторической значимостью, его можно хранить 5 лет – на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого тем же приказом. Однако после утверждения и регистрации штатное расписание зачастую включается в кадровую документацию постоянного срока хранения.
При проверках государственной инспекцией труда и архивными органами требуется подтверждение соблюдения сроков хранения, включая обеспечение надёжности носителей и корректную передачу документации в архив после истечения периода делопроизводственного использования.
Рекомендуется в номенклатуре дел организации чётко указать срок хранения каждого экземпляра штатного расписания с учётом его значения, а также назначить ответственного за ведение и передачу документов в архив в соответствии с утверждённой политикой документооборота.
В каких случаях срок хранения продлевается
Продление срока хранения штатного расписания осуществляется в исключительных ситуациях, предусмотренных законодательством. Один из ключевых случаев – участие документа в судебных или административных разбирательствах. Если штатное расписание становится доказательством, оно подлежит хранению до завершения всех связанных с ним делопроизводств, независимо от установленного срока хранения.
Аналогично, если штатное расписание затребовано государственными контрольными органами (например, при проведении налоговой или трудовой проверки), организация обязана сохранить его до окончания всех проверочных мероприятий и устранения выявленных нарушений. Уничтожение документа до завершения проверок или расследований может быть расценено как нарушение требований законодательства об архивном деле.
Ещё одна причина продления – изменение сроков хранения по решению экспертной комиссии организации. Если штатное расписание признано имеющим историческую, юридическую или управленческую значимость, его могут перевести в категорию документов постоянного хранения. Такое решение фиксируется в акте экспертной комиссии и оформляется соответствующим приказом.
Также следует учитывать положения локальных нормативных актов организации. В некоторых случаях внутренние регламенты предусматривают более длительное хранение штатного расписания, чем минимальные сроки, установленные законодательством. Такие нормы становятся обязательными к исполнению внутри организации и могут служить основанием для продления сроков хранения.
Где и в каком виде хранится штатное расписание
Штатное расписание хранится в кадровой службе или архиве организации в бумажной или электронной форме в зависимости от утвержденного внутреннего регламента и применяемых технологий документооборота. Документ подлежит обязательному системному хранению с обеспечением его сохранности, доступности и защиты от несанкционированного изменения.
При хранении в бумажном виде оригинал штатного расписания с подписью руководителя и печатью (при наличии) помещается в отдельную папку с кадровыми документами. Документ регистрируется в номенклатуре дел, присваивается срок хранения согласно действующим нормативам, например, «Постоянно» или «5 лет» в зависимости от контекста его использования.
В случае ведения электронного документооборота штатное расписание размещается в защищенной информационной системе с функцией архивации. Электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью ответственного лица. Система должна обеспечивать идентификацию версии, дату утверждения и автоматическую фиксацию всех изменений.
Доступ к штатному расписанию ограничивается кругом уполномоченных сотрудников, обычно это специалисты отдела кадров, бухгалтерии и руководители подразделений. Передача документа в архив осуществляется с составлением акта и внесением соответствующих данных в архивную опись.
Нарушение порядка хранения, в том числе отсутствие должного учета или утрата оригинала, может привести к административной ответственности по статье 13.20 КоАП РФ. Поэтому организация должна обеспечить надлежащее документирование всех процедур, связанных с размещением и хранением штатного расписания.
Хочешь, я подготовлю следующий раздел про ответственность за нарушение порядка хранения штатного расписания?
Ответственность за нарушение сроков хранения документа
Нарушение установленных сроков хранения штатного расписания квалифицируется как нарушение правил архивного дела. В зависимости от последствий и характера нарушения может наступать административная, дисциплинарная или даже уголовная ответственность.
Основания для привлечения к ответственности закреплены в следующих нормативных актах:
- КоАП РФ (ст. 13.20) – нарушение порядка хранения, комплектования, учета или использования архивных документов;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 192) – дисциплинарные взыскания за несоблюдение должностных обязанностей, включая ведение и хранение документации;
- Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 – об архивном деле в РФ;
- Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 – при утрате штатного расписания с персональными данными сотрудников.
По статье 13.20 КоАП РФ, нарушение правил хранения организационно-распорядительных документов, к которым относится штатное расписание, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц – от 300 до 500 рублей;
- на юридических лиц – от 3 000 до 5 000 рублей.
Если в результате нарушения сроков хранения был утрачен архивный экземпляр штатного расписания, а вместе с ним – сведения о структуре, численности и оплате труда работников, возможны следующие последствия:
- проблемы с восстановлением кадровой документации по требованию трудовой инспекции или суда;
- отказ в удовлетворении требований бывших сотрудников при спорах о выплатах и стаже;
- штрафы за непредставление документов при проверках ГИТ, прокуратуры или Росархива.
Чтобы избежать санкций, необходимо соблюдать утвержденные сроки хранения, вести учет документов по номенклатуре и своевременно передавать их в архив организации с оформлением акта. За соблюдение этих требований отвечает руководитель организации или уполномоченное лицо.
Хранение штатного расписания при реорганизации или ликвидации
При реорганизации юридического лица обязанность по сохранению штатного расписания переходит к правопреемнику. Согласно пункту 1 статьи 58 Гражданского кодекса РФ, в случае слияния, присоединения, преобразования или разделения, передача документации, включая кадровую, осуществляется в полном объёме. Новый работодатель продолжает хранить документы в установленные сроки, включая утверждённые формы Т-3 или иные локальные акты, регулирующие штатную структуру.
При ликвидации организации действует порядок, предусмотренный Федеральным законом № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». До завершения ликвидации документы, подлежащие долговременному хранению, передаются в государственный или муниципальный архив. Штатное расписание подлежит обязательной передаче, если установлен срок хранения 75 лет (например, при наличии на его основании приказов о приёме или увольнении сотрудников).
Если штатное расписание имеет статус документа временного хранения (например, 5 лет по ОСТ 6-05-415-79, когда не связано с кадровыми распоряжениями), ликвидатор должен обеспечить его хранение в течение этого срока. Документы могут быть переданы в специализированные архивные организации по договору.
Ответственным за организацию хранения документации при реорганизации или ликвидации является руководитель или уполномоченное лицо, назначенное ликвидационной комиссией. Нарушение порядка хранения может повлечь административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ.
Архивное хранение: когда и как передавать штатное расписание
Штатное расписание подлежит архивному хранению после окончания срока его актуального использования, который обычно составляет не менее 5 лет с момента последнего изменения документа. Передача в архив осуществляется при ликвидации подразделения, реорганизации или смене кадровой политики.
Время передачи: штатное расписание следует передавать в архив не позднее 30 календарных дней после прекращения его применения. Просрочка передачи нарушает нормативы по документообороту и может привести к административной ответственности.
Процедура передачи: документ передается ответственным лицом по кадровому учету с оформлением акта приема-передачи. В акте указываются дата, наименование документа, период действия, количество листов и подписи участников передачи.
Перед передачей штатное расписание необходимо проверить на полноту и правильность оформления, при необходимости приложить дополнения или изменения, подтверждающие его действительность за весь период.
Для обеспечения сохранности архивные документы рекомендуют хранить в специализированных помещениях с контролируемыми температурой и влажностью, исключающими риск порчи бумаги и чернил.
Рекомендуется вести реестр переданных в архив документов, включая штатные расписания, с указанием даты передачи и ответственного лица для оперативного поиска и контроля.
Вопрос-ответ:
Каков минимальный срок хранения штатного расписания в организации согласно законодательству?
Штатное расписание следует хранить минимум пять лет с момента окончания календарного года, в котором документ был составлен или изменён. Этот срок установлен нормативными актами по делопроизводству и трудовому учёту. При этом организация обязана обеспечить доступность документа для проверок и возможных запросов инспекций или судов.
Что делать с штатным расписанием при реорганизации или ликвидации компании?
При реорганизации или ликвидации предприятия штатное расписание передают в архив организации или уполномоченному хранителю документов. Если организация ликвидируется полностью, документы направляются в государственный архив или специализированное хранилище, где обеспечивается сохранность и возможность последующего доступа в установленном законом порядке. Сроки хранения при этом сохраняются прежними — не менее пяти лет с даты составления.
Можно ли хранить штатное расписание в электронном виде и как обеспечить его юридическую значимость?
Хранение штатного расписания в электронном формате допускается при условии соблюдения требований законодательства о документообороте и защите данных. Для юридической силы электронный документ должен иметь электронную подпись, подтверждающую подлинность и целостность файла. Кроме того, важно обеспечить резервное копирование и сохранность файлов, чтобы предотвратить утрату информации или искажение данных.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения штатного расписания?
Нарушение сроков хранения штатного расписания может привести к административным штрафам для организации или ответственных лиц. При возникновении трудовых споров или проверок отсутствие необходимой документации усложняет защиту прав работодателя и работников. В некоторых случаях это может стать основанием для привлечения к дисциплинарной или материальной ответственности.
Загрузка...
