Должностные инструкции относятся к категории организационно-распорядительных документов, и их хранение регулируется как внутренними нормативами организации, так и государственными требованиями. В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива №236 от 20.12.2019, такие документы подлежат хранению в течение не менее 5 лет после утраты ими актуальности. Если инструкция является основанием для установления трудовых прав или обязанностей, срок хранения увеличивается до 75 лет.
Конкретный срок зависит от содержания документа и его роли в кадровом и правовом обеспечении. Например, инструкции, в которых закреплены условия труда, требования к квалификации или особенности взаимодействия с опасными объектами, могут быть признаны документами постоянного хранения в случае проведения проверок, расследований или судебных разбирательств. Такие документы необходимо выделять заранее и хранить с соблюдением требований архивного законодательства.
Организация обязана учитывать действующие нормативные акты при установлении сроков хранения в номенклатуре дел. Нарушение сроков или преждевременное уничтожение должностных инструкций может повлечь административную ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Поэтому архивная политика работодателя должна включать процедуры переоценки документов и оформления актов на уничтожение в установленном порядке.
Обязательные сроки хранения по законодательству РФ
Должностные инструкции работников подлежат обязательному хранению в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о архивном деле. Основной нормативный акт – Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (в ред. от 20.12.2022), утверждающий перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения.
Согласно данному перечню, должностные инструкции относятся к категории организационно-распорядительных документов и должны храниться не менее 5 лет с момента утраты ими актуальности. Это касается всех версий инструкций, включая устаревшие, если по ним ранее велась трудовая деятельность.
Если инструкция используется при расследовании трудовых споров, судебных разбирательствах или проверках контролирующих органов, срок хранения автоматически продлевается до окончания всех соответствующих процедур и не может быть сокращён по усмотрению работодателя.
Для отдельных категорий работников, включая руководителей организаций и подразделений, а также специалистов, чья деятельность влияет на безопасность, экология или государственные интересы, применяется продлённый срок хранения – 75 лет. Такие документы приравниваются к кадровым и подлежат долговременному архивному хранению.
Уничтожение должностных инструкций до истечения установленного срока без экспертной оценки ценности документации и соответствующего акта является нарушением правил архивного дела и может повлечь административную ответственность по статье 13.20 КоАП РФ.
Как учитывать изменения в должностных инструкциях при хранении
При внесении изменений в должностные инструкции необходимо обеспечить их корректный учёт в документационном фонде организации. Каждый утверждённый вариант инструкции подлежит хранению как самостоятельный документ с отдельным сроком хранения.
Согласно статье 22.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива №236 от 20.12.2019, должностные инструкции, утратившие силу в связи с заменой или корректировкой, подлежат хранению в течение 5 лет после замены. При этом важно зафиксировать дату утверждения нового варианта и дату отмены предыдущего.
Изменения в должностных обязанностях оформляются либо путём издания новой инструкции, либо через дополнительное соглашение, если инструкция является приложением к трудовому договору. В любом случае архивный экземпляр предыдущей версии должен быть промаркирован с указанием «Утратила силу» и датой отмены.
Хранение всех версий инструкции обеспечивается по отдельным регистрационным индексам. Внутренний классификатор организации должен предусматривать идентификаторы для версий одного и того же документа, чтобы избежать путаницы при последующем поиске или проверке.
Рекомендуется вести журнал изменений, в котором фиксируются даты утверждения и отмены инструкций, инициаторы изменений, ссылки на соответствующие приказы и основания для пересмотра должностных обязанностей. Такой журнал упрощает аудит, внутренние проверки и обеспечивает соответствие требованиям трудового законодательства и архивного дела.
Разница в сроках хранения для разных категорий работников
Срок хранения должностных инструкций зависит от категории работника и характера выполняемой им работы. В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Минкультуры РФ № 236 от 31.03.2015, срок хранения таких документов может различаться по следующим основаниям:
- Руководители организаций и структурных подразделений: инструкции хранятся 75 лет. Это связано с их ролью в управлении и принятием решений, имеющих долгосрочные последствия для деятельности организации.
- Работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда: срок хранения инструкций составляет не менее 50 или 75 лет в зависимости от уровня вредности. Эти документы могут понадобиться при расследовании профзаболеваний или оформлении льготных пенсий.
- Рядовые сотрудники и специалисты, не входящие в число ответственных за принятие ключевых решений: инструкции хранятся 5 лет после увольнения работника, если иное не предусмотрено внутренними регламентами или законодательством.
- Временные и сезонные работники: должностные инструкции хранятся 3–5 лет после окончания срока трудового договора, при условии, что они не подпадают под категории с удлинённым сроком хранения.
Для правильного установления сроков хранения следует учитывать совокупность факторов: должность, условия труда, наличие ответственности за материальные ценности, а также специфику отрасли. Рекомендуется оформлять отдельный реестр с указанием сроков хранения для каждой должностной инструкции с привязкой к категории сотрудника.
Хранение инструкций при ликвидации или реорганизации организации
При ликвидации организации должностные инструкции включаются в состав архивных документов, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив, если установлен срок хранения «Постоянно» или свыше 10 лет. Передача осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
В случае реорганизации (слияния, присоединения, преобразования) все документы, включая должностные инструкции, передаются правопреемнику. Необходима инвентаризация и составление актов передачи, где указываются категории документов и сроки их хранения. Нарушение порядка передачи может повлечь административную ответственность согласно ст. 13.20 КоАП РФ.
При ликвидации важно сохранить инструкции, связанные с особыми условиями труда, аварийными ситуациями, расследованиями, – они хранятся не менее 75 лет. Это касается, в частности, инструкций работников опасных производств или предприятий с вредными условиями.
Рекомендуется до завершения ликвидационных мероприятий утвердить перечень документов, подлежащих уничтожению и передаче, опираясь на унифицированный перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Росархивом. Уничтожение инструкций до истечения срока хранения без соответствующего акта и согласования недопустимо.
Ответственность за несоблюдение сроков хранения инструкций
Нарушение установленных сроков хранения должностных инструкций влечёт юридическую ответственность для организации и её должностных лиц. Согласно статье 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, уничтожение документов до истечения сроков их хранения, определённых нормативными актами, может повлечь наложение штрафа: для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей.
Если должностные инструкции содержали сведения, имеющие значение для прав работника (например, в случае трудового спора), их преждевременное уничтожение может осложнить защиту интересов сторон. В этом случае организация рискует проиграть судебный процесс из-за отсутствия документа, подтверждающего распределение обязанностей.
Контроль за соблюдением сроков хранения осуществляется как внутренними аудитами, так и внешними проверками, включая надзор со стороны Росархива и трудовой инспекции. При выявлении нарушений акт фиксируется, и по результатам может последовать предписание об устранении нарушений, административное взыскание или повторная проверка.
Во избежание санкций рекомендуется внедрять автоматизированные системы учёта документов с возможностью отслеживания сроков хранения и автоматическим уведомлением об их истечении. Ответственные лица должны быть ознакомлены с действующими правилами архивации и нести персональную ответственность за соблюдение нормативных требований.
Документальное оформление хранения и уничтожения инструкций
Хранение должностных инструкций должно фиксироваться в учетных документах предприятия, таких как журнал регистрации или электронный реестр кадровых документов. В журнале указываются дата получения инструкции, ФИО сотрудника, ответственное лицо за хранение, а также место хранения.
Для контроля сроков хранения целесообразно вести отдельный учетный лист с указанием даты начала и окончания срока хранения каждой инструкции. Рекомендуется закрепить процедуру хранения и уничтожения должностных инструкций в локальном нормативном акте организации.
Процесс уничтожения документов оформляется актом уничтожения, в котором фиксируются перечень инструкций, дата уничтожения, основания (например, истечение срока хранения), а также подписи ответственных лиц. Акт должен храниться не менее 3 лет с даты уничтожения.
Использование электронного документооборота позволяет фиксировать версии и сроки хранения в системе, обеспечивая автоматическое напоминание об истечении срока и необходимой утилизации. В этом случае акт уничтожения формируется в электронном виде с электронной подписью участников.
Ответственные за учет и уничтожение инструкций назначаются приказом руководителя и несут персональную ответственность за соблюдение сроков хранения и правильное оформление документации.
Вопрос-ответ:
Каков установленный срок хранения должностных инструкций работников по законодательству?
Срок хранения должностных инструкций определяется внутренними нормативными документами организации и может зависеть от категории работников. Однако в большинстве случаев инструкции сохраняются не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений с работником, что соответствует требованиям по хранению кадровой документации. Если инструкция содержит сведения, влияющие на безопасность или отчетность, срок может быть увеличен.
Какие документы подтверждают факт хранения или уничтожения должностных инструкций?
Для учета хранения должностных инструкций используют ведомости регистрации и описи документов. При уничтожении оформляется акт уничтожения, в котором указываются конкретные инструкции, дата и основания для утилизации. Все действия должны фиксироваться в кадровой службе с подписью ответственных лиц и храниться в течение установленного периода.
Можно ли хранить должностные инструкции в электронном виде, и как это отражается на сроках хранения?
Хранение в электронном виде допускается, если организация обеспечила надёжную систему резервного копирования и защищённый доступ. Электронные версии имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, при условии соблюдения правил документооборота. Срок хранения в этом случае сохраняется согласно внутренним регламентам и законодательству, с обязательным контролем целостности и доступности данных.
Что происходит с должностными инструкциями при реорганизации или ликвидации организации?
При реорганизации инструкции передаются в архив правопреемника или сохраняются в организации, которая продолжает деятельность. При ликвидации все кадровые документы, включая инструкции, передаются в архивные учреждения или иную организацию, отвечающую за хранение. Сроки хранения в таких случаях регулируются нормативами архивного дела и трудового законодательства.
Как учитывать изменения в должностных инструкциях при их хранении?
Каждая редакция должностной инструкции сохраняется отдельно с указанием даты утверждения и подписей ответственных лиц. При внесении изменений создаётся новая версия документа, а предыдущая подшивается или архивируется для сохранения истории. Такой подход позволяет отслеживать эволюцию обязанностей и подтверждает соответствие требований на момент работы сотрудника.
Какой установлен срок хранения должностных инструкций работников и на что он зависит?
Срок хранения должностных инструкций обычно определяется внутренними нормативными актами организации и требованиями законодательства. В большинстве случаев инструкции хранятся столько, сколько действует трудовой договор или пока сотрудник занимает соответствующую должность. После увольнения работника документы рекомендуется хранить ещё определённый период — например, три года — на случай возможных трудовых споров или проверок. Для отдельных категорий работников или специфических должностей сроки могут отличаться, и их нужно уточнять с учётом отраслевых норм и внутренних правил. Кроме того, важно вести учёт изменений и новых редакций инструкций, чтобы правильно организовать их хранение и своевременное уничтожение.
Загрузка...
