Как внести изменения в должностную инструкцию

Должностная инструкция – это внутренний нормативный документ, регулирующий обязанности, полномочия и ответственность работника. Ее содержание не является статичным: необходимость внесения изменений может возникнуть при изменении организационной структуры, перераспределении функций, внедрении новых технологий или в случае реорганизации подразделений. Корректировка этого документа требует соблюдения установленного порядка, так как инструкция имеет юридическую силу и входит в комплект кадровой документации.

Изменения в должностную инструкцию вносятся на основании приказа работодателя. До подготовки проекта приказа важно определить, какие конкретно пункты требуют корректировки: функции, требования к квалификации, взаимодействие с другими подразделениями. Рекомендуется оформлять изменения в виде новой редакции инструкции, чтобы избежать дублирующих формулировок и ошибок при толковании.

Если должностная инструкция является неотъемлемым приложением к трудовому договору, ее изменение требует письменного уведомления работника минимум за два месяца в соответствии с частью третьей статьи 74 Трудового кодекса РФ. В случае согласия сотрудника оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. При отказе – возможно инициирование процедуры перевода или увольнения, в зависимости от обстоятельств и оснований изменений.

Перед внесением изменений следует проверить, утверждена ли инструкция локальным нормативным актом организации. Если да – необходимо внести изменения и в сам локальный акт, соблюдая установленную процедуру его пересмотра. Все действия должны быть задокументированы: проект изменений, служебная записка от руководителя подразделения, согласование с юридическим отделом, уведомление работника и подписание новой редакции.

Невыполнение этих требований может повлечь юридические риски, включая признание изменения условий труда недействительным, а также трудовые споры с работниками. Поэтому каждый этап корректировки должностной инструкции должен быть юридически обоснован, согласован и зафиксирован в кадровых документах.

Когда требуется вносить изменения в должностную инструкцию

Корректировка должностной инструкции становится обязательной в случаях, когда происходят существенные изменения в трудовой функции или организационной структуре. Несвоевременное обновление документа может привести к правовым спорам, затруднениям в управлении персоналом и рискам для работодателя при проверках.

Изменение трудовой функции. При переводе сотрудника на другую должность, расширении зоны ответственности или перераспределении задач необходимо внести изменения, отражающие новые обязанности и требования к квалификации.
Введение новых технологий или процессов. Если появляются новые инструменты, системы или методы работы, инструкция должна фиксировать обновлённые требования к компетенциям и операционным действиям.
Реструктуризация или реорганизация подразделения. При слиянии отделов, ликвидации функций или перераспределении нагрузки важно пересмотреть должностные инструкции всех затронутых сотрудников.
Изменения в законодательстве. Новые нормы трудового, налогового, санитарного или иного регулирующего законодательства требуют пересмотра обязанностей, условий труда или порядка взаимодействия с другими структурами.
Уточнение показателей оценки эффективности. При внедрении KPI, новых форм отчётности или систем мотивации необходимо зафиксировать это в должностной инструкции.

Любое расхождение между фактическим содержанием труда и зафиксированными в инструкции положениями создаёт риски при трудовых спорах, особенно при увольнении, дисциплинарных взысканиях или аттестации. Поэтому при любом изменении содержания работы работодатель обязан инициировать корректировку инструкции с соблюдением установленной процедуры.

Кто уполномочен инициировать изменение должностной инструкции

Работодатель обладает первичным правом на внесение изменений в должностные инструкции. Это связано с его обязанностью обеспечивать соответствие функций работников текущим задачам организации, требованиям законодательства и условиям внутреннего распорядка. Формально инициатором выступает руководитель организации либо уполномоченное им должностное лицо, имеющее право утверждать и изменять локальные нормативные акты.

Руководитель структурного подразделения также вправе инициировать изменения, если обнаружено несоответствие между реальным функционалом сотрудника и положениями инструкции. Такие предложения оформляются в виде служебной записки и направляются в отдел кадров или юридическую службу для последующего согласования.

Служба кадров может стать инициатором корректировок при выявлении несоответствий с требованиями Трудового кодекса, профессиональными стандартами или результатами внутреннего аудита. Например, если установлено, что должностная инструкция содержит устаревшие формулировки или отсутствуют положения, обязательные для конкретной должности.

Сам работник вправе направить письменное предложение о корректировке своей инструкции. Это допустимо при изменении характера выполняемой работы, расширении обязанностей, введении новой техники или программного обеспечения, требующего пересмотра функций. Такое обращение не накладывает на работодателя обязанности по изменению, но требует рассмотрения по существу.

Профсоюзная организация может участвовать в процессе инициирования изменений, если это предусмотрено коллективным договором или соглашением. Вмешательство профсоюза особенно актуально при изменении существенных условий труда, затрагивающих права работников.

Инициатива по изменению инструкции должна быть документально оформлена и сопровождаться обоснованием. Без надлежащей аргументации или без учета трудового договора любые изменения могут быть признаны незаконными в случае спора.

Как подготовить проект новой редакции должностной инструкции

Подготовка проекта начинается с получения письменного основания для изменений – служебной записки, копии приказа или заключения проверяющего органа. Основание прикладывается к проекту и фиксируется в сопроводительной документации.

Затем проводится сбор актуальной информации о должности: перечень выполняемых функций, изменений в регламентирующих документах, требований к квалификации, условий труда. Источниками служат штатное расписание, локальные нормативные акты, профстандарты, а также данные от непосредственного руководителя.

На основе собранных сведений составляется новая структура инструкции: корректируются разделы «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность» и при необходимости добавляются новые разделы, отражающие изменившиеся условия (например, «Работа с конфиденциальной информацией»).

Каждое положение проверяется на соответствие формулировкам, применяемым в Трудовом кодексе РФ и профстандартах. Уточняются наименования документов, с которыми работает сотрудник, и структура подчинённости. Нельзя включать в инструкцию задачи, не предусмотренные трудовым договором или превышающие компетенции должности.

После составления текста проект проходит внутреннее согласование: сначала с руководителем подразделения, затем с кадровой службой и юридическим отделом. При наличии специфики – также с охраной труда или ИТ-отделом. Все замечания фиксируются письменно и оформляются в виде приложений или комментариев к проекту.

Финальный документ содержит дату, основание изменений, полное наименование должности, ФИО исполнителя и пометку «проект». Далее он передаётся на утверждение руководителю организации для издания приказа и последующего ознакомления работника под подпись.

Нужно ли согласовывать изменения с работником

Если изменения в должностной инструкции затрагивают трудовую функцию, они подлежат обязательному согласованию с работником. Согласно статье 72 Трудового кодекса РФ, изменение трудовой функции допускается только с письменного согласия. Это включает расширение обязанностей, изменение квалификационных требований или перераспределение ответственности.

При изменении условий труда, не влияющих на трудовую функцию (например, корректировка формулировок без изменения сути обязанностей), согласование не требуется. Однако в случае спора работодатель обязан доказать, что изменения не повлекли изменения условий труда, установленных трудовым договором.

Алгоритм действий: если планируется корректировка, влияющая на трудовую функцию, работнику направляется письменное уведомление с обоснованием предлагаемых изменений. Работник может дать согласие либо отказаться. В случае отказа работодатель вправе предложить перевод на другую должность или расторгнуть трудовой договор по статье 77 ТК РФ (пункт 7).

Изменения, не требующие согласия, рекомендуется оформлять локальным нормативным актом с указанием даты вступления в силу. Ознакомление работника под подпись обязательно – это подтверждает, что он проинформирован о новых положениях.

Нарушение процедуры согласования может быть расценено как изменение условий труда в одностороннем порядке, что влечёт юридические риски, включая признание изменений недействительными и восстановление прежних условий труда через суд.

Как оформить изменения: приказ, уведомление, подписи

Изменения в должностной инструкции оформляются в виде локального нормативного акта – приказа работодателя. В нем указывается основание внесения изменений (например, реорганизация отдела, внедрение новой технологии), дата вступления в силу, а также перечень изменяемых позиций или ссылка на новую редакцию инструкции.

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Реквизиты приказа должны соответствовать требованиям делопроизводства: регистрационный номер, дата, краткое наименование, содержание с формулировками, исключающими двусмысленность. Например: «Внести изменения в должностную инструкцию ведущего специалиста отдела снабжения, утв. приказом №12 от 15.02.2023, изложив раздел 3 в новой редакции».

Работник должен быть письменно уведомлен о грядущих изменениях не менее чем за 2 месяца, если корректировки касаются условий трудового договора. Уведомление оформляется отдельным документом и вручается под роспись. При отказе от подписи составляется акт с подписями минимум двух свидетелей.

Если изменения не затрагивают существенные условия труда, уведомление может быть заменено ознакомлением работника с новым текстом инструкции. В этом случае на экземпляре документа проставляется подпись сотрудника с датой ознакомления и фразой: «С инструкцией ознакомлен».

Все изменения должны быть зафиксированы в личном деле работника. При наличии новой редакции инструкции или приложения к ней, старые версии подшиваются с отметкой об утрате актуальности и ссылкой на номер и дату приказа.

Сроки уведомления работника о внесении изменений

Если изменения в должностной инструкции затрагивают условия труда, включённые в трудовой договор (например, функциональные обязанности, режим работы, условия оплаты), работодатель обязан уведомить работника не менее чем за 2 месяца до предполагаемой даты вступления изменений в силу. Это требование установлено статьёй 74 Трудового кодекса РФ.

При внесении изменений, не затрагивающих существенные условия труда, например уточнение формулировок или обновление внутренней терминологии, уведомление может быть оформлено в более сжатые сроки. Однако рекомендуется обеспечить информирование работника не позднее, чем за 3 рабочих дня до введения изменений. Это снижает риск споров и позволяет работнику ознакомиться с новой редакцией документа до её подписания.

Уведомление оформляется в письменной форме. Работник должен подтвердить факт получения уведомления личной подписью с указанием даты. При отказе от подписи рекомендуется составить соответствующий акт в присутствии комиссии.

Несоблюдение сроков уведомления может быть расценено как нарушение трудового законодательства, особенно если изменения затронули гарантированные права работника. В таких случаях велика вероятность трудового спора или предписания со стороны инспекции труда.

Можно ли внести изменения без согласия сотрудника

Согласно Трудовому кодексу, работодатель не обязан получать письменное согласие сотрудника на изменения, если они не ухудшают условия труда или не затрагивают его основные обязанности. Однако важно отметить, что если изменения затрагивают существенные аспекты работы, например, увеличивают объём обязанностей или изменяют условия оплаты труда, то согласие сотрудника необходимо.

При этом работник должен быть уведомлён о внесении изменений. Уведомление должно быть предоставлено не позднее чем за 2 месяца до вступления изменений в силу, если иное не предусмотрено договором или коллективным соглашением.

В случае несогласия с изменениями работник может подать заявление о расторжении трудового договора или обратиться в суд, если считает, что его права нарушены.

Как зафиксировать отказ работника от подписания изменений

Отказ работника от подписания изменений в должностной инструкции должен быть задокументирован с соблюдением определенной процедуры, чтобы избежать недоразумений и юридических последствий.

Шаги для правильной фиксации отказа:

Уведомление работника. Работодатель обязан официально уведомить сотрудника о внесении изменений. Это можно сделать с помощью письма или уведомления с указанием причин изменений и их содержания.
Запрос о подписании. После ознакомления работника с изменениями, следует предложить ему подписать документ, подтверждающий согласие с новыми условиями.
Фиксация отказа. Если работник отказывается подписывать изменения, важно зафиксировать этот факт в письменной форме. Для этого составляется акт об отказе от подписания, который подписывается как работником, так и представителем работодателя.
Сохранение акта. Акт об отказе от подписания должен быть добавлен в личное дело сотрудника. Также можно сделать копию акта, которая направляется работнику для информирования о последствиях отказа.
Документирование причины отказа. Если работник поясняет причины отказа, их следует зафиксировать в акте, чтобы избежать дополнительных споров в будущем.

Отказ от подписания изменений может служить основанием для рассмотрения вопроса о продолжении трудовых отношений с сотрудником, особенно если изменения являются существенными для выполнения его трудовых обязанностей.

Вопрос-ответ:

Как правильно внести изменения в должностную инструкцию?

Изменения в должностную инструкцию можно внести, следуя установленному порядку. Сначала нужно разработать проект новой редакции инструкции, указав все изменения и их обоснование. Далее необходимо подготовить проект приказа об изменении должностной инструкции, который утверждается работодателем. Работник должен быть уведомлен о внесении изменений и, если это необходимо, подписать уведомление или саму инструкцию в новой редакции. Все изменения должны быть зафиксированы документально, и работник имеет право отказаться от подписания изменений, что также нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать, если работник отказывается подписывать изменения в должностной инструкции?

Если работник отказывается подписывать изменения, необходимо зафиксировать его отказ в письменной форме. Работодатель должен предложить сотруднику подписать документ с обязательной подписью, подтверждающей ознакомление, и указанием причины отказа, если работник готов ее озвучить. Этот отказ не препятствует внесению изменений в инструкцию, если изменения не затрагивают существенные условия труда, но важно правильно оформить протокол отказа, чтобы избежать юридических проблем.

Каковы сроки уведомления работника о внесении изменений в должностную инструкцию?

Сроки уведомления о внесении изменений должны быть достаточными для того, чтобы работник мог ознакомиться с новой редакцией инструкции и понять суть изменений. Обычно уведомление должно быть предоставлено не позднее чем за 3 рабочих дня до вступления изменений в силу. Однако в некоторых случаях, например, при необходимости срочного изменения условий труда, срок уведомления может быть сокращен, но работник должен быть информирован заранее.

Нужно ли согласовывать изменения в должностной инструкции с работником?

В большинстве случаев изменения в должностной инструкции могут быть внесены без обязательного согласования с работником, если они не касаются изменения существенных условий труда. Однако работник должен быть ознакомлен с изменениями, и если они затрагивают его права или обязанности, то он имеет право их обсудить или выразить несогласие. В случае отказа от подписания изменений, необходимо зафиксировать этот факт в протоколе.