Как заполнить сведения о трудовой деятельности при увольнении

При расторжении трудового договора работодатель обязан передать в ПФР форму СЗВ-ТД с отметкой об увольнении. Документ заполняется на основании Приказа ПФР № 612п от 02.10.2020 и содержит сведения, которые становятся частью электронной трудовой книжки сотрудника.

Ключевые поля: регистрационный номер страхователя в ПФР, ИНН/КПП, СНИЛС работника, дата кадромероприятия, код мероприятия «УВОЛНЕНИЕ», реквизиты приказа (номер, дата) и точная формулировка основания (например, «п. 1 ст. 77 ТК РФ – соглашение сторон»). Ошибка хотя бы в одном символе СНИЛС или статьи ТК приводит к отказу ПФР в приёме отчёта.

Срок подачи – не позднее следующего рабочего дня после подписания приказа. Работнику выдают бумажную копию в день увольнения либо электронную – через «Госуслуги». За нарушение срока или неполные данные предусмотрен штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ: 300-500 ₽ за каждого сотрудника, при повторном нарушении – 1 000-5 000 ₽.

Рекомендуется выгружать сведения прямо из кадровой системы, чтобы исключить расхождения, и включать в маршрут окончательную проверку СНИЛС, кода мероприятия и статьи ТК до отправки. Электронная подпись должна совпадать с данными страхователя; обновляйте сертификат не реже одного раза в год, чтобы отчёт не был отклонён по криптографической причине.

Проверка оснований для внесения записи в форму СЗВ-ТД

Сначала убедитесь, что событие действительно подлежит отражению в СЗВ-ТД: увольнение любого типа, прием, перевод на другую постоянную должность, присвоение новой квалификации. Для увольнения законным основанием служит приказ (распоряжение) по форме Т-8 или собственный унифицированный документ с обязательными реквизитами; ссылка на пункт и часть ст. 77 ТК РФ или иную статью обязательна.

Сравните формулировку причины в приказе с кодификатором ПФР (код «УВОЛ» + цифровое значение основания). Ошибка в одном символе блокирует загрузку отчета: например, для сокращения штата должен стоять код «01» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), а для расторжения по инициативе работника – «03» (п. 3 ч. 1 ст. 77). При несоответствии корректируйте приказ либо классификатор до отправки.

Проверьте дату прекращения трудового договора: она должна совпадать в приказе, личной карточке Т-2 и системе кадрового учета. Приказ, подписанный позже фактического последнего рабочего дня, считается оформленным с нарушением, и ПФР вправе запросить уточненный отчет.

Сверьте идентификаторы сотрудника – фамилию, имя, отчество и СНИЛС. Если в базе ПФР уже есть запись с неверным СНИЛС, отчет вернётся с протоколом ошибок. Исправьте персональные данные локальным приказом, внесите корректирующий СЗВ-ТД с признаком «ДОП» и повторите отправку.

Контроль срока: направьте форму не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (п. 2.5 Порядка, утв. постановлением Правления ПФР № 730п от 25.12.2019). При задержке оформите СЗВ-ТД с признаком «ДОП», а затем – «ОТМ» для отмены ошибки, иначе инспекция ПФР начислит штраф до 500 руб. за каждого работника (ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Пошаговый алгоритм заполнения СЗВ-ТД при увольнении сотрудника

Форма СЗВ-ТД направляется в ПФР не позднее следующего рабочего дня после приказа об увольнении. Алгоритм ниже позволяет исключить ошибки и получить положительную квитанцию-подтверждение.

1. Собрать исходные документы

   • приказ об увольнении с номером и датой;
   • паспортные данные работника, СНИЛС, ИНН;
   • основание расторжения (статья 77 ТК РФ, часть, пункт);
   • регистрационный номер работодателя в ПФР, ИНН, КПП.

2. Открыть программу подготовки СЗВ-ТД

   • 1С-ЗУП 8.3, СБИС, Контур или бесплатный модуль ПФР «СЗВ-ТД»;
   • включить контроль форматов и контрольные соотношения.

3. Заполнить блок «Сведения о страхователе»

   • регистрационный номер ПФР (11 знаков без пробелов);
   • ИНН / КПП;
   • краткое наименование организации.

4. Заполнить данные застрахованного лица

   • СНИЛС строго в формате «XXX-XXX-XXX YY»;
   • фамилия, имя, отчество полностью, заглавными буквами;
   • дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ;
   • ИНН при наличии.

5. Внести сведения о мероприятии

   • тип мероприятия – код «УВ» (увольнение);
   • дата увольнения из приказа;
   • код основания (например, «01» для ст. 77 ч. 1 п. 3);
   • номер и дата приказа – только арабские цифры.

6. Указать реквизиты ответственного лица

   • должность (например, «главный бухгалтер»);
   • Ф.И.О.;
   • контактный телефон для связи с ПФР;
   • дата формирования формы (совпадает с датой отправки).

7. Запустить встроенную проверку

   • контроль самосогласованности кодов мероприятий и статей ТК РФ;
   • сверка СНИЛС с алгоритмом контрольного числа;
   • ошибки типа «E_LONG» и «E_DATE» исправлять до передачи.

8. Сформировать XML-файл и подписать ЭП

   • использовать квалифицированную ЭП страхователя;
   • сохранить файл в каталоге «Отчетность – СЗВ-ТД»;
   • обеспечить шифрование при передаче.

9. Отправить в ПФР

   • через канал «1С-Отчетность», СБИС, Контур-Экстерн или ЛК ПФР;
   • дождаться квитанции КНД не дольше 15 минут;
   • при отказе ПФР исправить ошибки и переслать в тот же день.

10. Архивировать документы

    • распечатать бумажный экземпляр формы и квитанцию ПФР;
    • подшить к приказу об увольнении;
    • срок хранения – 75 лет согласно п. 5 ст. 17 ФЗ-27.

Прохождение всех шагов гарантирует корректное отображение события в электронной трудовой книжке сотрудника и отсутствие штрафов по ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Выбор верного кода причины увольнения в графе «Код»

С 2023 года Социальный фонд требует указывать не только формулировку статьи ТК РФ, но и компактный буквенно-цифровой шифр причины расторжения договора. Справочник расположен в Приложении № 8 к Приказу СФР № 246п от 31.10.2022 и регулярно обновляется, поэтому перед отправкой ЕФС-1 скачивайте последнюю редакцию из «Альбома форматов» на сайте фонда:contentReference[oaicite:0]{index=0}.

Алгоритм выбора кода:

1) Откройте приказ об увольнении и найдите точную ссылку на ТК РФ (пункт, часть, статью).

2) Сверьтесь со справочником: каждую структурную единицу закона превращайте в букву-метку: «п» – пункт, «ч» – часть, «с» – статья, а завершается шифр суффиксом «тк».

3) Запишите код слитно без пробелов и знаков препинания. Пример: увольнение по собственному желанию → «п3ч1с77тк»:contentReference[oaicite:1]{index=1}; неоднократное неисполнение обязанностей → «п5ч1с81тк»:contentReference[oaicite:2]{index=2}.

Следите за соответствием: формулировка основания в графе «Причина увольнения» должна буквально повторять текст статьи, а код – отражать ту же норму. Несовпадение вызовет форматную ошибку, и отчёт придётся пересдавать, а должностное лицо рискует штрафом 300–500 руб. по ст. 15.33.2 КоАП и п. 2.1 ст. 6 Закона № 27-ФЗ:contentReference[oaicite:3]{index=3}.

Типичные ошибки, которые блокируют приём файла:

– пробелы или дефисы в коде;

– отсутствие буквы-метки перед цифрой (например, «3ч1с77тк»);

– использование устаревших шифров после правок ТК РФ;

– копирование кода «как у коллег», не сверив с приказом.

Практический совет: сохраните в учётной системе локальный справочник кодов и обновляйте его после каждого релиза 1С ЗУП/ЗКГУ или письма СФР. При массовых увольнениях это снизит риск ошибочного выбора в ручном режиме.

Если всё-таки указали неверный шифр, сформируйте корректирующий ЕФС-1 «Доп» в тот же срок, аннулируйте неверную строку признаком «Х» и добавьте новую с правильным кодом и датой. Так вы закроете нарушение без повторного штрафа.

::contentReference[oaicite:4]{index=4}

Сроки направления заполненной формы в ПФР и способы подачи

Форма СЗВ-ТД по факту увольнения должна поступить в Пенсионный фонд России не позднее следующего рабочего дня после даты приказа. Например, если приказ об увольнении издан 10 июня 2025 года (вторник), крайний срок подачи – 11 июня 2025 года (среда). Если последующий день признан государственным выходным, отчет передается в первый рабочий день после праздника.

1. За каждое нарушение срока применяется штраф 500 руб. на каждого сотрудника (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

2. Повторное нарушение в течение календарного года расценивается как грубое, и штраф может быть увеличен до 1 000 руб. на каждую форму.

Порядок направления зависит от численности персонала и наличия электронного документооборота.

• ЭТК через оператора ЭДО – оптимальный вариант для организаций с численностью 26 и более человек. Передача осуществляется файлом XML с электронной подписью руководителя или ответственного лица. Квитанция о принятии приходит обычно в течение 15-30 минут.

• Личный кабинет страхователя на портале ПФР – бесплатный канал для компаний, подключённых к ЕСИА. Форму можно загрузить в PDF или XML, подпись накладывается КЭП непосредственно в браузере.

• Сдача на бумаге разрешена, если штат < 25 человек. Документ подписывается живой подписью руководителя и передаётся в территориальное отделение ПФР лично или через доверенное лицо. Рекомендуется приложить опись и получить отметку о приёме.

• Почтовое отправление с описью вложения – допустимо только при отсутствии технической возможности электронной отправки и при численности до 25 человек. Днём сдачи считается дата штемпеля.

Перед подачей обязательно проверьте, чтобы:

• в графе «Дата события» стоял фактический день увольнения;

• код основания увольнения соответствовал приказу и ОКИН;

• электронная подпись была действующей на дату передачи;

• файл прошёл контроль программы «CheckPFR» – отсутствие ошибок исключает отказ в приёме.

Своевременная электронная передача избавляет работодателя от лишних визитов в ПФР, минимизирует риск штрафов и обеспечивает корректное формирование пенсионных прав работника.

Исправление обнаруженных неточностей в уже переданных сведениях

С 2023 г. сведения о трудовой деятельности передаются в СФР в составе подраздела 1.1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД). Ошибки в уже учтённой записи необходимо аннулировать и заменить корректной: отдельной «корректирующей» формы не предусмотрено.

Сроки. При самостоятельном обнаружении неточности отчет с исправлениями подаётся не позднее следующего рабочего дня (п. 7 Приказа СФР № 2282-23). Если нарушение выявил СФР и направил протокол, у страхователя есть пять рабочих дней на исправление.

Типовые причины пересдачи: неверная дата увольнения, ошибочный код основания («ТК», «СК» и т. д.), опечатка в номере приказа, некорректные паспортные или СНИЛС-данные сотрудника.

Алгоритм действия.

1. Найдите исходную строку в реестре и скопируйте все её поля – они понадобятся для отмены.

2. Создайте новый файл ЕФС-1 и укажите «Тип сведений» = 3 «Отменяющая». В подразделе 1.1 продублируйте ошибочную запись и поставьте «Х» в графе 11 «Признак отмены записи».

3. В той же форме добавьте вторую строку с «Тип сведений» = 1 «Исходная» (или 2 «Корректирующая», если исправляете внутри того же отчётного периода) и внесите верные данные: актуальную дату, корректный код основания, новый номер приказа.

4. Подпишите файл квалифицированной ЭЦП и отправьте в СФР тем же каналом связи; дождитесь положительных квитанций № 1 и № 2.

Уведомление работника. В течение трёх рабочих дней выдайте сотруднику бумажную или электронную выписку из ЕФС-1 с пометкой «исправленная»; подпись работника о получении храните вместе с приказом об увольнении.

Контроль и ответственность. Храните журнал учёта отправленных файлов и протоколы СФР минимум шесть лет. Штраф за недостоверные сведения – 300–500 ₽ за каждое лицо (ч. 2 ст. 17.1 Закона № 27-ФЗ); повторное нарушение влечёт наказание до 5000 ₽.

Определите ответственного специалиста, установите регламент ежедневной проверки квитанций и настройте автоматические напоминания в кадровой программе – это позволит исправлять ошибки в нормативный срок и без штрафов.

::contentReference[oaicite:0]{index=0}

Ответственность работодателя за нарушение порядка подачи данных

Работодатель обязан своевременно и корректно направлять сведения о трудовой деятельности сотрудника в Пенсионный фонд России (ПФР) согласно установленным срокам и формам. Нарушение порядка подачи, включая задержку, неполноту или искажение данных, влечет административную ответственность.

Согласно статье 15.33 КоАП РФ, за несвоевременную или некорректную передачу сведений предусмотрен штраф: для должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей. Повторные нарушения повышают штрафы и могут привести к более серьезным мерам контроля со стороны государственных органов.

Кроме того, ошибки в сведениях о трудовой деятельности могут привести к неправильному учету пенсионных прав сотрудника, что может повлечь иски и компенсации со стороны работников. Для снижения рисков рекомендуется использовать автоматизированные системы отчетности и проводить внутренние проверки перед отправкой данных в ПФР.

В случае выявления ошибок работодатель обязан оперативно внести исправления и направить уточненные сведения. Несоблюдение этой обязанности также карается штрафными санкциями. Регулярное обучение ответственных сотрудников и внедрение процедур контроля качества данных позволяют минимизировать нарушения и связанные с ними финансовые риски.

Действия работника: запрос копии сведений и их дальнейшее использование

Работник вправе запросить у работодателя копию сведений о своей трудовой деятельности, включая заполненную форму СЗВ-ТД, в течение 30 календарных дней после увольнения. Запрос оформляется письменно или в электронной форме, если это предусмотрено внутренними правилами организации.

Работодатель обязан предоставить копию сведений не позднее 5 рабочих дней с момента получения запроса. В случае непредоставления или задержки работник может обратиться в территориальный орган ПФР или трудовую инспекцию для защиты своих прав.

Полученные сведения следует тщательно сверить на предмет правильности даты увольнения, кода причины увольнения и других ключевых данных. Ошибки в этих сведениях могут привести к задержкам при оформлении пенсии и социальных выплат.

При выявлении неточностей работник должен уведомить работодателя письменно с требованием внести корректировки и повторно направить исправленные сведения в ПФР. Одновременно рекомендуется сохранить копии всех заявлений и подтверждений передачи.

Дальнейшее использование копии сведений включает предоставление документа в Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа, в государственные органы для оформления социальных льгот, а также при трудоустройстве, если новый работодатель запрашивает подтверждение предыдущего трудового периода.

Работник должен хранить копии сведений минимум 5 лет, чтобы избежать проблем с подтверждением стажа в случае споров или необходимости пересмотра пенсионных прав.

Вопрос-ответ:

Какие данные о трудовой деятельности необходимо внести при увольнении сотрудника?

При увольнении нужно зафиксировать сведения о трудовом договоре, его дате заключения, основаниях и дате расторжения, а также указать причину увольнения согласно официальным кодам. Важно внести данные о должности, режиме работы, а также периоды работы без перерывов. Эти сведения отражаются в специальных формах, которые передаются в Пенсионный фонд.

Какие сроки установлены для подачи сведений о трудовой деятельности после увольнения?

Работодатель обязан направить заполненные сведения в Пенсионный фонд не позднее следующего календарного месяца после даты увольнения сотрудника. Например, если увольнение произошло 15 июня, сведения необходимо подать до 31 июля. Нарушение сроков может привести к штрафным санкциям и затруднениям для работника при начислении пенсии.

Что делать, если в сведения о трудовой деятельности при увольнении была допущена ошибка?

Если выявлены ошибки в ранее переданных сведениях, необходимо оформить корректирующую запись и направить её в Пенсионный фонд. Для этого составляется исправленная форма с указанием правильных данных и пометкой об исправлении. Ошибки исправляются как можно скорее, чтобы не повлиять на пенсионные права сотрудника. Одновременно рекомендуется уведомить работника о внесённых изменениях.

Можно ли запросить копию сведений о трудовой деятельности, которые были направлены работодателем при увольнении?

Да, сотрудник имеет право запросить копию сведений о своей трудовой деятельности у работодателя. Работодатель обязан предоставить эти данные в течение установленного законом срока. Полученные сведения можно использовать для проверки корректности информации и в случае необходимости для обращения в контролирующие органы или Пенсионный фонд.

Какие последствия могут быть для работодателя при нарушении порядка подачи сведений о трудовой деятельности при увольнении?

Если работодатель не подаёт сведения вовремя или направляет их с ошибками, он может быть привлечён к административной ответственности, включая штрафы. Кроме того, задержка или некорректность информации влияет на пенсионное обеспечение бывшего сотрудника, что может привести к претензиям и судебным разбирательствам. Закон предусматривает обязательность правильного и своевременного оформления документов при увольнении.

Какие сведения необходимо внести в форму о трудовой деятельности при увольнении сотрудника?

При заполнении сведений о трудовой деятельности в связи с увольнением важно отразить дату прекращения трудового договора, основание увольнения (с указанием соответствующего кода причины), а также период работы сотрудника. Нужно указать полное наименование работодателя, сведения о должности и структурном подразделении, если это предусмотрено. Записи должны быть точными, так как они фиксируют официальные данные, влияющие на пенсионное и социальное обеспечение бывшего работника.