Форма СЗВ-ТД за 2023 год подлежит обязательному представлению всеми страхователями, на которых распространяется действие трудового законодательства. Она фиксирует кадровые мероприятия в электронных трудовых книжках, и ее правильное оформление критически важно для корректного учета трудовой деятельности застрахованных лиц в системе ПФР. Нарушения могут повлечь административные штрафы по статье 15.33.2 КоАП РФ.
Сдача формы обязательна при приеме на работу, переводе, увольнении, а также в случае подачи работником заявления о выборе формата ведения трудовой книжки. При этом сведения необходимо представлять не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. За 2023 год требуется учесть все такие случаи, произошедшие с 1 января по 31 декабря включительно.
При заполнении формы СЗВ-ТД за 2023 год используются утвержденные форматы и коды, зафиксированные в постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. Каждое поле должно быть заполнено строго по инструкции, включая корректное указание СНИЛС работника, даты кадрового мероприятия и кода выполняемой функции. Особое внимание необходимо уделить заполнению полей «Мероприятие» и «Дата приказа», так как ошибки в этих блоках – одна из самых распространённых причин возврата отчетности ПФР.
Форму можно сдать в бумажном или электронном виде в зависимости от численности работников. При наличии более 25 застрахованных лиц сдача допускается только в электронном виде через оператора ЭДО. При меньшем количестве допускается сдача на бумаге, но также при соблюдении всех требований по структуре и содержанию. Подписание электронной формы производится квалифицированной электронной подписью.
Когда и в каких случаях требуется подавать СЗВ-ТД
Форма СЗВ-ТД подаётся в Пенсионный фонд России при наступлении конкретных кадровых событий, отражающих трудовую деятельность застрахованного лица. Она обязательна к представлению работодателями, включая организации и индивидуальных предпринимателей, заключивших трудовой договор с работником.
СЗВ-ТД необходимо подавать в день кадрового мероприятия или не позднее следующего рабочего дня, если речь идёт о следующих случаях:
1. Приём на работу – впервые или повторно в организацию. Подача формы фиксирует начало трудовой деятельности в системе электронных трудовых книжек.
2. Увольнение – независимо от основания. Отражается дата прекращения действия трудового договора и причина увольнения по формулировке из Трудового кодекса.
3. Перевод на другую постоянную должность – только если перевод оформляется приказом и влечёт изменение должностных обязанностей, структурного подразделения или квалификационного уровня.
4. Подача работником заявления о выборе формата ведения трудовой книжки – бумажного или электронного. Сведения вносятся на основании письменного заявления сотрудника.
5. Изменение сведений о трудовой деятельности по решению суда или ошибке – в случае выявления некорректных ранее переданных данных, подаётся форма СЗВ-ТД с актуальной информацией и признаком «дополняющая» или «отменяющая» запись.
Кроме того, если в течение календарного года кадровые мероприятия не проводились, форму СЗВ-ТД можно не подавать. Однако по состоянию на 1 марта следующего года необходимо представить отчет в отношении работников, впервые вступивших в трудовые отношения в отчётном году, если они сделали выбор способа ведения трудовой книжки.
Как правильно определить основания для заполнения формы
Обязательное представление формы требуется при приеме на работу, переводе на другую постоянную должность, увольнении, подаче сотрудником заявления о выборе или отказе от ведения трудовой книжки в электронном виде. Также необходимо подавать форму при подаче повторного заявления о смене способа ведения трудовой книжки, если ранее уже был сделан выбор.
Не подлежат отражению временные переводы, отпуска, командировки и иные краткосрочные кадровые изменения. Важно зафиксировать только те события, которые влекут изменения в структуре трудовых отношений и подлежат внесению в трудовую книжку.
Для корректного определения основания необходимо проверить соответствующий приказ по кадрам. Например, если оформлен приказ о переводе, следует убедиться, что это перевод на другую постоянную работу в пределах той же организации. Если приказ касается совмещения должностей или временного исполнения обязанностей, форма не подается.
Отдельно следует учесть необходимость подачи СЗВ-ТД при корректировке ранее представленных сведений. При выявлении ошибки в ранее поданном отчете (например, неверной даты приема) следует направить отменяющий отчет с указанием прежних реквизитов и затем отправить новый корректный отчет.
Работодатель обязан отслеживать кадровые события на ежедневной основе, чтобы не нарушить срок подачи формы – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Исключение составляют заявления о выборе формы ведения трудовой книжки – их отражают в течение трех рабочих дней с даты получения заявления.
Где взять актуальный бланк СЗВ-ТД и как его заполнять
Актуальный бланк формы СЗВ-ТД размещён на официальном сайте Пенсионного фонда России (www.pfr.gov.ru) в разделе «Формы документов». Для скачивания доступна версия в формате PDF и Excel. При использовании бумажного варианта важно убедиться, что он соответствует редакции, действующей на дату подачи сведений.
Для электронного документооборота используются программы, сертифицированные для взаимодействия с ПФР, например, СБИС, Контур, 1С-Отчетность. В них форма СЗВ-ТД встроена и автоматически обновляется при изменении формата.
Порядок заполнения: в верхней части формы указываются регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП работодателя, а также отчётный период. Далее заполняются данные застрахованного лица: СНИЛС, фамилия, имя и отчество, дата рождения.
Блок «Сведения о трудовой деятельности» включает дату события, его вид (например, «приём», «увольнение», «перевод») и соответствующую формулировку из трудового договора или приказа. Наименование должности и структурного подразделения указывается в соответствии с кадровыми документами, без сокращений и аббревиатур.
Если информация представляется впервые, в поле «Признак записи» ставится «исх.». При корректировке ранее переданных сведений – «отмн.» или «доп.», в зависимости от сути исправлений. Записи заполняются в хронологическом порядке.
В конце указывается должность, ФИО и подпись ответственного лица, а также дата заполнения формы. При передаче формы в электронном виде подпись осуществляется с использованием квалифицированной электронной подписи.
Заполнение реквизитов страхователя и сведений о застрахованном лице
Раздел с реквизитами страхователя заполняется на основании данных, содержащихся в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. В поле «Регистрационный номер в ПФР» указывается номер, присвоенный организации (или ИП) при постановке на учёт в Пенсионном фонде. Формат номера – 12 цифр без пробелов и других символов.
Далее указывается краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами. Индивидуальные предприниматели указывают свои фамилию, имя и отчество полностью. В поле «ИНН» вписывается ИНН работодателя (10 цифр для юридических лиц, 12 – для ИП).
Блок с данными о застрахованном лице начинается с СНИЛС – его необходимо ввести строго по формату (XXX-XXX-XXX YY). При отсутствии действующего СНИЛС форма не подаётся, сначала необходимо его оформить.
ФИО заполняются в точном соответствии с паспортными данными. Допускается только кириллица, любые сокращения запрещены. В случае двойной фамилии она указывается полностью через дефис. Отчество указывается, если оно имеется в документе, удостоверяющем личность.
Дата рождения заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ. Пол указывается в виде цифры: «1» – мужской, «2» – женский. Гражданство обозначается в цифровом виде в соответствии с ОКСМ (например, «643» для граждан РФ). Также указывается документ, удостоверяющий личность – его код и реквизиты, согласно приложению № 2 к Постановлению ПФР от 25.12.2019 № 730п.
Все сведения должны быть проверены по оригиналам документов. Недопустимы расхождения с данными, указанными в отчетах СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. При ошибках форма будет возвращена на доработку, что может привести к нарушению сроков сдачи отчётности и штрафам.
Как отразить кадровое мероприятие: прием, перевод, увольнение
При отражении кадрового мероприятия в форме СЗВ-ТД необходимо корректно указать тип мероприятия и соответствующие ему реквизиты. В 2023 году применяется порядок, утверждённый Постановлением Правления ПФР № 730п, с учётом разъяснений Минтруда и ФНС России.
- Прием на работу: указывается в графе «Мероприятие» значение «Прием». Обязательно заполняются графы:
- «Дата» – дата фактического начала работы согласно приказу;
- «Должность» – наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
- «Код выполняемой функции» – по классификатору ОКЗ (если применяется);
- «Наименование структурного подразделения» – при наличии разделения внутри организации.
- Перевод: если сотрудник временно или постоянно перемещается на другую должность или в иное подразделение без расторжения трудового договора, отражается «Перевод». Обязательно:
- «Дата» – дата вступления в силу приказа о переводе;
- «Должность», «Код функции», «Подразделение» – указываются новые значения после перевода;
- Фиксировать нужно только переводы, изменяющие трудовую функцию или структурное подразделение.
- Увольнение: в графе «Мероприятие» указывается «Увольнение». Обязательно заполняются:
- «Дата» – дата прекращения трудового договора;
- «Основание прекращения» – причина увольнения в формулировке Трудового кодекса;
- «Реквизиты документа» – номер и дата приказа об увольнении;
- Точная формулировка основания должна соответствовать статье ТК РФ, например: «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ».
Каждое мероприятие оформляется отдельной строкой в форме. При нескольких событиях в один день (например, перевод и увольнение) каждое действие отражается по отдельности в хронологическом порядке. Особое внимание уделяется соблюдению сроков подачи сведений: не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
Порядок подписания и представления формы в ПФР
Форма СЗВ-ТД за 2023 год должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица страхователя или его представителя. При отсутствии УКЭП допустимо применение усиленной неквалифицированной электронной подписи с учетом требований ПФР.
Подпись должна содержать сведения о лице, подписавшем форму, и обеспечивать целостность передаваемых данных. При представлении формы через сервисы ПФР необходимо проверить корректность сертификатов и их актуальность.
Представление формы СЗВ-ТД возможно несколькими способами:
| Способ подачи | Описание | Требования к подписи |
|---|---|---|
| Через Личный кабинет страхователя на сайте ПФР | Загрузка файла формы в электронном виде с последующей проверкой на ошибки | УКЭП уполномоченного лица |
| Через оператора электронного документооборота | Отправка файла формы по защищенному каналу передачи данных | УКЭП или НЭП с учетом требований ПФР |
| Через интегрированные системы бухгалтерского учета и кадрового делопроизводства | Автоматизированная передача данных в ПФР | Электронная подпись согласно договору с оператором |
Срок подачи формы – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. При несвоевременной сдаче ПФР применяет штрафные санкции в соответствии с законодательством.
После успешной отправки и проверки формы система ПФР формирует подтверждение приема с указанием даты и времени, а также уникального идентификатора документа. Сохранение этого подтверждения обязательно для страхователя.
В случае выявления ошибок или несоответствий ПФР направляет извещение с перечнем замечаний. Повторная подача исправленной формы должна быть выполнена в срок, установленный для исправления ошибок, чтобы избежать штрафных санкций.
Типичные ошибки при заполнении и как их избежать
Неверное указание идентификационных данных сотрудника – самая частая ошибка. Важно точно вписывать СНИЛС без пробелов и дефисов, проверять корректность даты рождения и ФИО согласно паспорту.
Ошибки в реквизитах работодателя приводят к отказу в приеме формы. Проверяйте правильность ИНН, КПП и ОГРН, а также точное наименование организации, совпадающее с регистрационными документами.
Некорректное заполнение даты кадрового события – ещё одна распространенная проблема. Дата должна совпадать с приказом или кадровым документом и иметь формат ДД.ММ.ГГГГ. Не допускайте дат, выходящих за отчетный период.
Отсутствие или дублирование кадровых записей в форме приводит к блокировке подачи. Каждое кадровое событие должно быть отражено единожды и в хронологическом порядке без пропусков.
Ошибка в указании оснований кадрового события (например, неправильный код причины увольнения) снижает точность отчетности. Используйте только утвержденные коды из официальных инструкций ПФР.
Применение устаревших версий формы или неверный формат файла (не XML) вызывает технические сбои при загрузке. Скачивайте актуальный бланк с сайта ПФР и сохраняйте файл согласно требованиям по наименованию и формату.
Отсутствие электронной подписи или ошибки в сертификате делают форму недействительной. Следите за сроком действия сертификата и корректностью его привязки к страхователю.
Для предотвращения ошибок используйте специализированные программы с встроенной проверкой данных перед отправкой. Регулярно обновляйте программное обеспечение и проверяйте контрольные отчеты после загрузки.
Вопрос-ответ:
Кто обязан сдавать форму СЗВ-ТД за 2023 год и в какие сроки это нужно сделать?
Сдавать форму СЗВ-ТД должны работодатели и другие организации, которые ведут трудовую деятельность с наемными сотрудниками. Сведения предоставляются в Пенсионный фонд России в течение 15 календарных дней после того, как произошло кадровое событие, например, прием на работу, перевод или увольнение сотрудника. Если же событие произошло в конце месяца, отчет нужно подать не позднее 15-го числа следующего месяца.
Как правильно заполнить реквизиты страхователя в форме СЗВ-ТД, чтобы избежать ошибок?
В разделе с реквизитами страхователя нужно указать полное название организации или ФИО ИП, а также их ИНН и КПП (если есть). Код ОГРН и адрес также обязательно должны быть актуальными. При заполнении нельзя использовать сокращения, не соответствующие официальным данным. Ошибки в этих полях часто приводят к возврату формы или штрафам. Проверяйте данные по учредительным документам и ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
Какие кадровые события отражаются в СЗВ-ТД и как указать несколько событий за один месяц?
В СЗВ-ТД фиксируются события, связанные с трудовыми отношениями: прием на работу, перевод на другую должность или подразделение, а также увольнение. Если в течение месяца с одним сотрудником произошло несколько кадровых действий, каждое событие должно быть отражено отдельной строкой с указанием даты и вида события. Это помогает ПФР корректно вести учет стажа и пенсионных прав.
Что делать, если при заполнении формы СЗВ-ТД обнаружена ошибка после отправки в Пенсионный фонд?
Если ошибка выявлена после отправки отчета, необходимо подать уточненную форму с исправленными данными. Для этого используется тот же формат и структура, но в шапке документа ставится отметка «уточненный отчет». Не стоит откладывать исправления, чтобы избежать возможных санкций. Также полезно проверить корректность данных с помощью программ, используемых для сдачи отчетности.
Как проверить, что форма СЗВ-ТД принята Пенсионным фондом и не требует доработок?
После подачи формы через портал госуслуг, личный кабинет ПФР или специализированное ПО, нужно получить подтверждение о приеме отчета. Обычно это электронное уведомление с присвоенным номером приема. Если отчет содержит ошибки, ПФР направит уведомление о необходимости исправить и переслать форму. Регулярная проверка статуса отчета позволяет избежать штрафов и несоответствий в учете трудовой деятельности.
Загрузка...
