Как списать спирт в лпу образец

Списание спирта в лечебно-профилактических учреждениях (ЛПУ) требует строгого соблюдения нормативных требований, поскольку этиловый спирт относится к строго учётным веществам. Нарушения при оформлении документов могут привести к административной или даже уголовной ответственности, а также к доначислению налогов при проверке. Поэтому важно грамотно составить акт списания, отразив в нём все обязательные сведения.

Списание оформляется на основании внутреннего акта, составленного комиссией, уполномоченной руководителем учреждения. В состав комиссии должны входить не менее трёх сотрудников, включая представителя бухгалтерии и материально-ответственное лицо. Акт составляется в произвольной форме, но с учётом обязательных реквизитов: наименование учреждения, дата составления, номер документа, основание для списания, точное количество спирта, единицы измерения, способ использования (например, дезинфекция, стерилизация), а также ссылки на соответствующие учетные документы (журналы учёта, наряды, заявки).

Рекомендуется использовать типовой формат с подробным описанием причин списания и указанием источников поступления спирта (приходные документы, накладные). Документ подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем ЛПУ. В случае списания значительных объемов спирта необходимо приложить подтверждающие документы, такие как медицинские назначения, протоколы стерилизации и другие регламентирующие записи. Все списания подлежат отражению в бухгалтерском и налоговом учёте учреждения в соответствии с действующим законодательством РФ.

Когда допускается списание спирта в медицинской организации

На практике допустимы следующие случаи списания:

1. Использование спирта в лечебных и профилактических целях. Это включает проведение инъекций, антисептическую обработку кожи, стерилизацию инструментов. В акте должно быть указано количество использованного спирта, дата и цель применения, с обязательной подписью ответственного лица.

2. Проведение дезинфекционных мероприятий. В учреждениях с круглосуточным пребыванием пациентов или при вспышках инфекций допускается списание спирта на обеззараживание помещений и оборудования. При этом необходимо ссылаться на утверждённый дезинфекционный режим и санитарные предписания.

3. Истечение срока годности или изменение физико-химических свойств. При выявлении испарения, загрязнения, осадка или иного несоответствия показателям ГОСТ списание допускается после составления заключения лаборатории и соответствующего акта внутренней комиссии.

4. Порча при транспортировке или хранении. В случае аварийных ситуаций (разлив, нарушение упаковки) оформляется акт с указанием причин и объёма потерь. Обязательно участие членов комиссии, материально ответственных лиц и, при необходимости, представителей контролирующих органов.

Все случаи списания должны сопровождаться надлежащим оформлением документов: актом списания, журналом учёта, объяснительной запиской и протоколом комиссии.

Какие документы нужны для оформления списания спирта

Для законного оформления списания спирта в лечебно-профилактическом учреждении необходимо подготовить ряд обязательных документов, каждый из которых должен соответствовать установленным требованиям. Отсутствие хотя бы одного из них делает процедуру недействительной с точки зрения контролирующих органов.

Первым документом является акт на списание спирта. Он составляется комиссией учреждения, утверждается руководителем и включает сведения о наименовании спирта, единицах измерения, количестве, основании для списания (например, истечение срока годности, испарение, производственные нужды) и подписи членов комиссии. Обязательно указывается дата составления и номер акта.

К акту прикладывается внутренний приказ руководителя ЛПУ о создании комиссии по списанию. В документе указываются ФИО и должности членов комиссии, дата начала работы и задача – проведение списания с обоснованием причин.

Также требуется журнал учета использования этилового спирта, в котором зафиксированы все движения вещества: поступление, расход, остатки. Записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью учреждения.

Обязательно наличие материального отчета заведующего отделением или иного ответственного лица, в котором отражено фактическое использование спирта с разбивкой по датам и видам медицинских манипуляций.

Если спирт списывается вследствие утраты или порчи, необходимо заключение внутренней служебной проверки или служебной записки с объяснением обстоятельств и подтверждением невозможности дальнейшего использования вещества.

Все документы подлежат нумерации, хранению в архиве и предоставляются по требованию Росздравнадзора или налоговых органов при проверке. Нарушение порядка оформления может повлечь административную ответственность учреждения и должностных лиц.

Как составить акт списания спирта в ЛПУ

Акт списания спирта в лечебно-профилактическом учреждении оформляется в соответствии с требованиями законодательства и внутренними регламентами. Документ должен быть составлен комиссией, назначенной приказом руководителя ЛПУ, и содержать обязательные реквизиты.

В шапке акта указывается полное наименование организации, ее адрес и код ОГРН. Далее необходимо указать дату составления и номер акта. Обязательно фиксируется основание для списания: приказ, номер и дата, на основании которого действует комиссия.

Состав комиссии указывается в полном составе с указанием должностей, фамилий и инициалов. В тексте документа перечисляются наименования спиртосодержащих веществ, их концентрация, единицы измерения (чаще всего литры), количество, а также причины списания – например, окончание срока хранения, испарение, утрата пригодности, проведение дезинфекционных мероприятий.

Отдельно указывается способ утилизации: нейтрализация, сжигание или передача специализированной организации. Если списание сопровождается уничтожением, необходимо указать место, дату и ответственное лицо.

Акт составляется в двух экземплярах. Один хранится в бухгалтерии, второй – у заведующего отделением или в архиве учреждения. Под документом проставляются подписи всех членов комиссии и руководителя организации. При наличии печати – она также ставится.

Обязательные реквизиты акта списания спирта

1. Наименование документа – указывается точное название: «Акт списания спирта». Без сокращений и вариаций формулировки, чтобы исключить неоднозначность при проверке.

2. Дата составления – фиксируется в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Дата не должна предшествовать дате проведения инвентаризации и не может быть позже даты утверждения акта руководителем.

3. Номер акта – присваивается в соответствии с внутренней нумерацией организации. Обязателен для учета в журнале учета актов списания.

4. Состав комиссии – указываются фамилии, инициалы, должности всех членов комиссии с обозначением председателя. Комиссия должна быть утверждена приказом по учреждению. Без этого акты считаются недействительными.

5. Основание для списания – ссылка на конкретный документ: например, акт инвентаризации, предписание Роспотребнадзора или протокол лабораторных исследований. Недопустимо формулировать причину расплывчато.

6. Характеристика списываемого спирта – наименование, концентрация, единицы измерения (в литрах), объем, серия и номер партии, дата поступления, остаточный срок годности. Все данные должны соответствовать записям в журнале учета движения спирта.

7. Обоснование невозможности дальнейшего использования – например: истечение срока годности, нарушение условий хранения, расслоение, наличие примесей. Требуется краткое, но четкое описание фактического состояния.

8. Способ уничтожения – указывается конкретный метод: слив в канализацию с нейтрализацией, термическое сжигание и пр. Также отражаются условия соблюдения техники безопасности и экологических норм.

9. Подписи комиссии – каждый член комиссии ставит личную подпись с расшифровкой (ФИО полностью) и датой подписания. Подписи должны быть «живыми» – электронная форма не допускается.

10. Утверждение акта – в нижней части документа обязательно размещается гриф «Утверждаю», подпись руководителя учреждения, его ФИО, должность и дата утверждения. Без этого акт считается не вступившим в силу.

Кто подписывает акт списания спирта в учреждении

Акт списания спирта в лечебно-профилактическом учреждении (ЛПУ) утверждается и подписывается строго определённым кругом должностных лиц. Подписи на документе подтверждают законность операций с этиловым спиртом и соответствие списания действующему порядку учета ЛС и ПВ.

Основные лица, уполномоченные подписывать акт списания:

• Руководитель ЛПУ – утверждает акт. Без подписи руководителя документ не имеет юридической силы. В случае отсутствия – исполняющий обязанности с соответствующим приказом.
• Заведующий аптечным складом (или заведующий аптекой) – отражает факт передачи и списания спирта. Отвечает за учет и фактическое наличие.
• Главный бухгалтер или уполномоченное финансовое лицо – проверяет финансовые основания списания, сверяет с данными бухучета.
• Члены комиссии по списанию – включают как минимум троих сотрудников учреждения. Обычно это:
  • представитель медицинского отдела, ответственный за использование спирта,
  • представитель службы контроля (например, старшая медсестра или начальник отдела качества),
  • работник бухгалтерии или склада, не связанный напрямую с выдачей спирта.

Комиссия создается приказом по учреждению. В приказе указываются ФИО, должности и основания участия. Все члены комиссии подписывают акт, подтверждая проведение процедуры списания в их присутствии.

При наличии у учреждения лицензии на работу с этанолом, копия подписанного акта может направляться в территориальный орган Росздравнадзора для контроля. В этом случае дополнительно акт может подписывать специалист, ответственный за лицензионную отчетность.

Порядок хранения и учёта актов на списание спирта

Акты на списание спирта подлежат хранению в специализированном журнале или папке с учётом порядковых номеров и дат составления. Каждому акту присваивается уникальный регистрационный номер, который фиксируется в учетной документации ЛПУ.

Хранение актов осуществляется в запираемых шкафах, доступ к которым имеют только ответственные лица, назначенные приказом руководителя. Температурный режим и уровень влажности должны соответствовать требованиям сохранности бумажных документов, избегая прямого воздействия влаги и солнечного света.

Учет ведется по дате списания и количеству списанного спирта. В регистрационном журнале необходимо отражать:

Хранение актов и регистрационных журналов должно обеспечивать сохранность и доступность документов для проверок не менее 5 лет, согласно нормативным требованиям по документообороту в ЛПУ.

При передаче актов в архив необходимо составить опись с указанием диапазона номеров и дат, а также обеспечить условие сохранности в соответствии с внутренними регламентами учреждения.

Типовые ошибки при оформлении акта списания спирта

Нарушения в оформлении акта списания спирта приводят к аннулированию документа и проблемам с контролирующими органами. Основные ошибки, которые допускаются в ЛПУ, включают:

• Отсутствие точного указания причины списания. В акте должна быть конкретно описана причина (например, утрата качества, порча, истечение срока годности).
• Неправильное или неполное заполнение реквизитов: даты, номера акта, наименования организации, ответственных лиц.
• Несоответствие фактических данных сведениям в учетной документации – например, количество списываемого спирта не совпадает с данными в журнале учета.
• Отсутствие или неверное оформление подписей ответственных лиц, таких как комиссия по списанию, заведующий подразделением и главный бухгалтер.
• Использование аббревиатур или сокращений без расшифровки, что усложняет проверку документа.
• Пропуск даты или места составления акта, что нарушает требования к полноте документа.
• Отсутствие подтверждающих документов, таких как акты лабораторных исследований или протоколы выявления брака, если списание связано с качеством спирта.
• Использование неустановленных форм и шаблонов акта, не утвержденных внутренними нормативными актами учреждения.

Рекомендации по предотвращению ошибок:

1. Использовать утвержденную форму акта списания спирта с обязательными реквизитами.
2. Проверять соответствие данных акта сведениям учетной документации перед подписанием.
3. Обеспечить участие в комиссии лиц с должностными полномочиями и четко фиксировать их подписи и расшифровки.
4. При списании по качеству обязательно прикладывать документы, подтверждающие основание списания.
5. Регулярно проводить обучение сотрудников, ответственных за оформление актов, с разбором типичных ошибок и требований законодательства.

Вопрос-ответ:

Какие причины допускают списание спирта в медицинском учреждении по акту?

Списание спирта оформляется при обнаружении порчи, утраты качества, превышения срока годности или при наличии технических повреждений тары. Также списанию подлежит спирт, выявленный при инвентаризации в количестве, не соответствующем учетным данным, при условии проведения соответствующей проверки. Все основания должны быть документально подтверждены, а списание оформлено согласно установленным требованиям.

Как правильно составить акт списания спирта, чтобы избежать претензий контролирующих органов?

Акт составляется в письменном виде с указанием точного количества списываемого спирта, причин списания, данных ответственных лиц и даты. В документ включают наименование организации, реквизиты, подписи комиссии, которая проводила осмотр и утверждение списания. Необходимо использовать утвержденную форму, исключать исправления и ошибки, а также обеспечивать хранение акта вместе с сопутствующей документацией для последующих проверок.

Кто в учреждении должен подписывать акт на списание спирта и какое значение имеют их подписи?

Акт подписывает комиссия, в которую входят представители бухгалтерии, материально-ответственные лица и руководитель подразделения, где использовался спирт. Подписи подтверждают проведение осмотра, правильность данных и согласие с необходимостью списания. Наличие подписей исключает возможность оспаривания списания и является основанием для отражения операции в учетной документации.

Какие документы нужны для оформления списания спирта и как они взаимодействуют с актом?

Для списания требуется первичная документация — приходные накладные, журналы учета, результаты инвентаризации, а также заключения экспертизы при порче продукции. Акт списания служит итоговым документом, который объединяет данные из всех этих источников, фиксирует факт списания и становится основанием для бухгалтерских операций и отчетности. Весь пакет документов необходимо хранить согласно установленным срокам.

Как хранить акты списания спирта в лечебном учреждении и кто отвечает за их учет?

Акты хранятся в специальном журнале учета списаний либо в отдельной папке с архивом документов. Ответственность за сохранность и учет лежит на материально-ответственных лицах и сотрудниках бухгалтерии. Документы должны быть доступны для проверок и иметь четкий порядок нумерации и регистрации. Срок хранения обычно определяется внутренними правилами учреждения и нормативами законодательства.

Как правильно оформить акт списания спирта в лечебно-профилактическом учреждении?

Для оформления акта списания спирта необходимо составить документ с указанием причины списания, точного количества спирта, даты списания и ответственных лиц. В акте обязательно фиксируются основания для списания — это может быть порча, утрата, использование спирта в медицинских целях с последующим списанием остатков. Документ подписывают комиссия или уполномоченные сотрудники учреждения. Важно использовать установленную форму, в которой содержатся обязательные реквизиты: название учреждения, номер и дата акта, данные о спирте (объем, концентрация), причины списания и подписи. Такой порядок обеспечивает прозрачность учета и предотвращает возможные нарушения.

В каких случаях допускается списание спирта в медицинском учреждении по акту?

Списание спирта в ЛПУ возможно в случаях, когда он пришел в негодность, утратил свойства или израсходован не по назначению вследствие технологических процессов. Например, списание проводят при повреждении упаковки, утечках, сроках годности, а также при использовании спирта в медицинских целях с оформлением остатков. При списании обязательно оформляют акт, подтверждающий факт списания, с указанием оснований и точного количества. Без соответствующего документа списание спирта не допускается, поскольку это влияет на учет и контроль ценных ресурсов в учреждении.