Электронные документы с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) признаются юридически значимыми наравне с бумажными. Однако в ряде случаев требуется получить бумажный экземпляр с отметкой о его подлинности. Это касается взаимодействия с органами, которые не работают с электронным документооборотом, или предоставления копии в архив.
Чтобы подтвердить подлинность электронного документа в бумажной форме, используют несколько способов. Один из них – распечатка с отметкой «Копия верна», заверенная подписью ответственного лица и печатью организации. Другой – оформление выписки из электронного реестра или регистрационная справка с указанием реквизитов исходного электронного документа и данных об электронной подписи.
Если документ подписан УКЭП, важно указать это в бумажной копии. Например: «Документ подписан электронной подписью Иванова И.И. от 24.06.2025, сертификат №1234567890, выдан удостоверяющим центром ООО «Электронная Подпись»». Такой текст размещается на обороте или внизу страницы перед подписью лица, заверяющего копию.
Отдельное внимание стоит уделить ситуации, когда требуется нотариальное заверение бумажной копии электронного документа. Нотариус вправе проверить подлинность электронной подписи через реестр удостоверяющего центра и оформить нотариальную копию, указав данные о проверке сертификата и подлинности подписи.
Для распечатки электронных документов с квалифицированной подписью желательно использовать программу просмотра формата PDF с функцией отображения информации об электронной подписи. Это позволит распечатать документ с отметкой о наличии УКЭП и сохранить реквизиты проверки.
Какие электронные документы подлежат заверению на бумаге
Не все электронные документы требуют последующего оформления на бумажном носителе. Заверение копий необходимо в случаях, когда это прямо предусмотрено законом, внутренними регламентами организаций или условиями взаимодействия с государственными органами и судами.
К документам, подлежащим заверению на бумаге, относятся:
1. Электронные версии официальных писем, заявлений и уведомлений, если их необходимо предоставить в инстанции, не принимающие цифровую подпись или не подключённые к системе электронного документооборота.
2. Электронные договоры и соглашения, если одна из сторон или контрагент требует предоставить их на бумажном носителе с отметкой о подлинности.
3. Отчётные и бухгалтерские документы, например, акты сверки, счета-фактуры, накладные и отчёты, созданные в электронной форме, когда они прилагаются к аудиторским материалам или подаются в налоговые органы на бумаге.
4. Судебные и претензионные документы, направленные через электронные сервисы, но требуемые в бумажном виде для заседания или архивного хранения.
5. Документы для архивов, если нормативными актами или правилами делопроизводства предусмотрено хранение бумажных заверенных копий наряду с электронными.
Перед оформлением рекомендуется проверить, предусмотрено ли законом или регламентом требование о бумажном заверении конкретного документа. Также необходимо убедиться, что электронный экземпляр имеет квалифицированную электронную подпись или метку времени, иначе бумажная копия может не иметь юридической силы.
Как правильно распечатать электронный документ для последующего заверения
Чтобы распечатанный электронный документ имел юридическую силу после заверения, необходимо соблюдать ряд технических и содержательных требований. Нарушение этих правил может привести к отказу в принятии документа.
Перед печатью проверьте:
- Целостность содержимого – файл не должен содержать повреждённых страниц или обрезанного текста.
- Отображение всех реквизитов – на документе должны быть видны дата формирования, регистрационный номер, данные отправителя и адресата (если предусмотрено формой).
- Наличие электронной подписи или её реквизитов – внизу документа должна быть указана информация о наличии электронной подписи: ФИО подписанта, его должность, дата и время подписания, данные сертификата.
Печать рекомендуется выполнять с исходного формата файла. Если документ в формате PDF, следует избегать промежуточных конвертаций, так как они могут изменить структуру документа.
При печати:
- Выбирайте бумагу формата А4 плотностью не менее 80 г/м². Использование бумаги другой плотности возможно только по внутренним требованиям организации.
- Устанавливайте оригинальный размер документа без масштабирования и обрезки полей. Функция «Подогнать по размеру страницы» должна быть отключена.
- Проверяйте, чтобы все страницы документа были пронумерованы, особенно если нумерация сквозная и обязательна для заверения.
- Если документ содержит вложения или приложения, их необходимо распечатать и приложить к основному тексту. Каждый дополнительный лист должен быть идентифицируем.
- Печать цветных элементов (штампов, подписей, отметок) желательно выполнять на цветном принтере. Если это невозможно, убедитесь, что в чёрно-белом варианте эти элементы различимы и читаемы.
После печати каждый лист рекомендуется осмотреть на предмет наличия дефектов печати: размытых участков, пропусков текста, несовпадений в структуре страницы. Наличие таких дефектов требует повторной печати.
Готовый комплект распечатанных документов формируется в порядке их следования в электронном файле. Подготовленный пакет передаётся для заверения уполномоченному лицу или в нотариальную контору, если это предусмотрено регламентом.
Как указать реквизиты электронной подписи при переносе на бумажный носитель
При распечатке электронного документа, подписанного ЭЦП, требуется отразить сведения о наложенной подписи, чтобы бумажная копия сохраняла юридическую силу. Эти данные размещают на отдельном листе или в конце документа перед заверительной надписью организации.
В реквизитах электронной подписи указываются следующие обязательные позиции:
– ФИО владельца сертификата ключа подписи;
– наименование организации, если подпись использована от имени юридического лица;
– наименование удостоверяющего центра, выдавшего сертификат;
– номер сертификата ключа проверки электронной подписи;
– срок действия сертификата (дата начала и дата окончания);
– дата и время подписания документа электронной подписью (точное значение вплоть до минут);
– сведения о формате электронной подписи (например, КриптоПРО-CMS или другой стандарт);
– отметка о наличии или отсутствии квалифицированного статуса подписи.
Эти данные берутся из встроенного файла подписи или из отчёта проверки электронной подписи. Для их получения можно воспользоваться бесплатными средствами проверки, например, на сайте Госуслуг или через специализированные программы, поддерживающие чтение ЭЦП.
Формулировать блок с реквизитами рекомендуется следующим образом:
«Документ в электронной форме подписан электронной подписью:
Подписант: Иванов Иван Иванович, ООО «Пример»
Удостоверяющий центр: АО «УЦ Гарант»
Сертификат: 01DB3F1A5D76E4457A…
Срок действия: с 01.04.2024 по 31.03.2025
Дата подписания: 25.06.2025 14:37 (МСК)
Формат подписи: КриптоПРО-CMS, квалифицированная»
Если документ заверяется для подачи в госорганы или суд, уточните требования к формулировке реквизитов у принимающей стороны – в ряде случаев требуется дополнительно приложить распечатанный протокол проверки электронной подписи.
Как оформить отметку о заверении распечатанного документа
При заверении распечатанного электронного документа на бумажном носителе необходимо оформить специальную отметку, которая подтверждает соответствие бумажной копии электронному оригиналу. Эта отметка проставляется на последней странице документа либо на отдельном листе, прикладываемом к распечатке.
Текст отметки должен содержать следующие обязательные данные:
1. Формулировку: «Копия электронного документа. Подлинник хранится в электронном виде» или аналогичную по смыслу.
2. Реквизиты документа: его наименование, регистрационный номер (если есть), дату подписания или формирования электронного документа.
3. Данные электронной подписи: ФИО подписавшего, его должность, дату подписания, вид подписи (усиленная квалифицированная/неквалифицированная), сведения о сертификате ключа проверки подписи (номер, дата выдачи, срок действия, удостоверяющий центр).
4. Подпись заверяющего лица на бумажном носителе с расшифровкой ФИО, указанием должности и датой заверения.
Отметка оформляется от руки или с помощью штампа. При необходимости допускается использование бланка организации. Если распечатанный документ содержит несколько листов, страницы должны быть пронумерованы и прошиты. На обороте последнего листа проставляется отметка с указанием числа прошнурованных и скреплённых листов, подписью ответственного лица и печатью (если используется).
Нельзя ограничиваться только датой и подписью без указания информации об электронном оригинале и данных ЭЦП. Это нарушает требования к удостоверению юридической силы распечатки электронного документа.
Какие должностные лица имеют право заверять распечатанные электронные документы
Право на заверение распечатанных электронных документов принадлежит лицам, уполномоченным подписывать или утверждать документы в организации согласно внутренним регламентам и должностным инструкциям.
Как правило, это руководители подразделений, директора, их заместители и иные лица с соответствующими полномочиями. В некоторых случаях полномочия могут быть переданы сотрудникам, ответственным за документооборот или юридическому отделу.
Для юридических лиц полномочия закрепляются в приказах, положениях или доверенностях. В них указывается, кто именно может заверять бумажные копии электронных документов, подтверждая их соответствие оригиналу.
Важно, чтобы лицо, заверяющее документ, обладало правом подписи или печати в рамках своей должностной компетенции. Это исключает возможность подделки и обеспечивает юридическую силу документа на бумажном носителе.
Если электронный документ требует заверения с использованием квалифицированной электронной подписи, подтверждение подлинности распечатки выполняется сотрудником, обладающим соответствующей электронной подписью и уполномоченным на такие действия.
В организациях с утвержденными процедурами обмена документами следует строго соблюдать перечень лиц, уполномоченных на заверение, чтобы избежать споров о юридической силе бумажных копий электронных документов.
Как хранить заверенные бумажные копии электронных документов
Заверенные бумажные копии электронных документов необходимо хранить в условиях, исключающих физические повреждения и ускоренное старение бумаги. Оптимальная температура хранения – от +18°С до +22°С, влажность воздуха – 40–60%. Важно избегать прямого попадания солнечных лучей и воздействия влаги.
Документы следует размещать в архивных папках или папках с файлами из кислотно-нейтральных материалов, которые препятствуют пожелтению и разрушению бумаги. Не допускается хранение вместе с веществами, выделяющими агрессивные пары или химикаты.
Для удобства поиска и контроля рекомендуется вести электронный реестр заверенных копий с указанием даты заверения, номера документа и ответственного лица. Такой реестр облегчает контроль и сокращает время поиска нужного экземпляра.
Расположение бумажных копий должно обеспечивать минимальный риск деформации: документы хранят в вертикальном положении на полках архивных шкафов или горизонтально в плоских архивных коробках. Стеллажи должны быть устойчивыми, защищёнными от пыли и механических воздействий.
Регулярно, не реже одного раза в год, проводят осмотр бумажных копий на предмет повреждений, загрязнений и признаков плесени. При обнаружении проблем документы изолируют и проводят реставрацию или замену копий с повторным заверением.
Запрещено использовать скрепки, скобы и клейкие материалы, которые могут вызвать коррозию или ухудшить состояние бумаги. Для объединения листов применяют архивные уголки или специальные папки с файлами.
Вопрос-ответ:
Какие документы из электронного формата требуют обязательного заверения на бумаге?
Не все электронные документы нуждаются в переносе на бумажный носитель с заверением. Обычно заверению подлежат те, которые требуют официального подтверждения подлинности для дальнейшего использования в организациях или государственных учреждениях. Это могут быть электронные договоры, отчёты, акты выполненных работ, выписки и справки. Если документ оформлен с применением электронной подписи, а принимающая сторона требует бумажный вариант с подтверждением подлинности, тогда распечатка подлежит заверению в установленном порядке.
Кто имеет право ставить печать и подпись при заверении распечатанного электронного документа?
Право заверять бумажную копию электронного документа обычно закреплено за уполномоченными должностными лицами организации, где этот документ был создан или используется. Чаще всего это руководитель, его заместитель или специально назначенное лицо, например, сотрудник отдела документационного обеспечения. Важно, чтобы у этого лица была соответствующая полномочия и доступ к необходимым реквизитам, таким как печать организации и образец подписи. В некоторых случаях заверение может потребовать присутствия нотариуса, если того требует закон или договор.
Как правильно оформить отметку о заверении на бумажной копии электронного документа?
Отметка о заверении должна содержать информацию, подтверждающую подлинность бумажной копии. Обычно в ней указывают, что документ является копией электронного документа с применением электронной подписи, дату заверения, сведения о лице, выполнившем заверение (ФИО и должность), а также ставят подпись и печать организации. Формулировка может быть примерно такой: «Копия верна. Электронный документ подписан электронной подписью. Дата заверения: ___. Подпись: ___». Такая отметка закрепляет юридическую силу бумажного варианта и исключает возможность подделки.
Какие требования к качеству распечатки электронного документа для последующего заверения?
Для заверения бумажной копии важно, чтобы распечатанный документ был чётким и читабельным. Используют качественную печать на белой бумаге без искажений текста или графических элементов. Желательно, чтобы цветовые элементы сохранялись максимально точно, особенно если они важны для идентификации документа. Если документ содержит электронную подпись или QR-код, их необходимо распечатать без повреждений, чтобы можно было проверить подлинность. Размытые или нечёткие распечатки не принимаются для заверения, так как снижают доверие и могут привести к отказу в использовании документа.
Загрузка...
