Как оформляется прекращение трудового договора

Согласно данным Суддепартамента при Верховном Суде РФ за 2024 год, 48 % всех трудовых споров связаны с процедурами увольнения. Наиболее «конфликтные» основания – собственное желание работника (ст. 80 ТК РФ) и сокращение штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Поэтому грамотное оформление каждого шага увольнения снижает риск судебных расходов и штрафов Государственной инспекции труда до 50 000 руб.

Минимальный пакет документов включает: увольнительный приказ по форме Т‑8, расписку в получении расчёта, запись в трудовой книжке или СЗВ‑ТД, а также расчётный листок с детализированными выплатами. Все выплаты – окончательный расчёт, компенсация за неиспользованный отпуск и иные суммы – должны быть перечислены не позднее последнего рабочего дня (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Критически важно вручить сотруднику копию приказа под подпись либо направить заказным письмом в течение трёх рабочих дней, если работник отсутствует. Несоблюдение этого срока трактуется как административное правонарушение по ст. 5.27 КоАП РФ. Дополнительная обязанность работодателя – отчитаться в ПФР через форму СЗВ‑ТД не позже следующего рабочего дня после увольнения.

Практика показывает, что «дорожная карта» из пяти шагов (уведомление, приказ, расчёт, выдача документов, отчётность) экономит в среднем до 40 минут кадрового времени на каждое увольнение. Рекомендуется регулярно проверять актуальность локальных шаблонов: форма Т‑8 с кодами оснований приказа обновлялась в январе 2024 года, а электронные кадровые системы должны поддерживать эти коды автоматически.

Основания для прекращения трудового договора по Трудовому кодексу

Базовый перечень причин закреплён в статье 77 ТК РФ: каждая запись в приказе должна ссылаться на конкретный пункт и подпункт, иначе инспектор труда вправе признать увольнение незаконным.

Соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ). Подписывается двусторонний документ с датой прекращения и условиями расчёта. Рекомендуется хранить оригинал в личном деле не менее четырёх лет.

Истечение срока договора (ст. 79). Работодатель обязан уведомить временного сотрудника минимум за 3 календарных дня; пропуск срока превращает договор в бессрочный. Уведомление отправляют ценным письмом, если работник отсутствует.

Увольнение по инициативе работника (ст. 80). Заявление подаётся за 14 дней, на испытании – за 3 дня. Получение заявления подтверждают входящим штампом или ЭДО‑квитанцией, чтобы исключить споры о дате.

Инициатива работодателя (ст. 81). Чаще всего применяют п. 2 (сокращение численности) и п. 5 (неоднократное неисполнение обязанностей). Для каждого основания собирают доказательства: уведомления о сокращении, акты о дисциплинарных проступках, результаты аттестаций. При сокращении выплачивают выходное пособие за 1 месяц и сохраняют средний заработок на период трудоустройства до дополнительного месяца по направлению службы занятости.

Обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст. 83). Призы́в в армию, дисквалификация, смерть работника – достаточно копии подтверждающего документа и приказа по форме Т‑8.

Перевод к другому работодателю или отказ продолжать работу (пп. 5–6 ч. 1 ст. 77). Необходимо получить письменное согласие либо отказ до внесения изменений в условия труда; отсутствие ответа приравнивается к несогласию.

Независимо от основания издают приказ по форме Т‑8 (или Т‑8а при массовом увольнении), передают сведения СЗВ‑ТД не позднее следующего рабочего дня и делают запись в электронной трудовой. Штраф за нарушение сроков – до 50 000 руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Порядок оформления увольнения по соглашению сторон

Основание – ст. 78 ТК РФ: трудовой договор может быть расторгнут в любую дату, согласованную работником и работодателем, без соблюдения сроков уведомления.

1. Согласование условий. Стороны фиксируют дату увольнения и, при необходимости, размер компенсации в письменном соглашении в двух экземплярах. Подписи сторон и дата – обязательны; исправления заверяются подписями.

2. Издание приказа. В день подписания соглашения выпускается приказ по форме Т‑8 (ОКУД 0301006) или по унифицированному шаблону работодателя. Формулировка причины: «по соглашению сторон, ст. 78 ТК РФ». Работник знакомится с приказом под подпись в день издания.

3. Расчёт и выплаты. До конца последнего рабочего дня выплачиваются: заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и согласованная сторонами выплата (при её наличии). Основание – ст. 140 ТК РФ. Безналичный перевод допускается не позднее следующего банковского дня, если это прописано в заявлении работника.

4. Кадровый учёт и отчётность. В личной карточке (форма Т‑2) и журнале приказов делается отметка. Запись в СЗВ‑ТД отправляется в ПФР не позднее следующего рабочего дня; нарушение – штраф по ст. 15.33.3 КоАП РФ.

5. Выдача документов. В день увольнения сотруднику передаются трудовая книжка (если ведётся на бумаге) или выписка «Сведения о трудовой деятельности», а также справки по формам 182‑Н, 2‑НДФЛ и СЗВ‑СТАЖ. Работник расписывается в учётной книге выдачи.

6. Завершение и хранение. Соглашение, приказ, расчётные ведомости подшиваются в личное дело; срок хранения – 75 лет. Электронные копии подписываются квалифицированной ЭП для юридической силы.

Документы, оформляемые работодателем при увольнении

Завершая трудовые отношения, работодатель обязан выдать сотруднику комплект документов, без которых последний не сможет подтвердить страховой стаж, получить пособия или защитить права при споре. Ниже приведён перечень обязательных бумаг с ключевыми параметрами оформления.

Каждый документ оформляется в доме увольнения без задержек: период, когда работодатель вправе передавать бумаги «по‑почте», давно ушёл. Электронные формы допустимы, но только при наличии квалифицированной электронной подписи. Нарушение сроков выдачи грозит инспекционной проверкой и административным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ. Чтобы минимизировать риски, проверьте наличие всех реквизитов (дата, номер приказа, ссылка на пункт ст. 77 ТК РФ, подписи, печати) до передачи сотруднику.

Для автоматизации можно настроить HR‑систему так, чтобы после выбора причины увольнения она формировала шаблоны документов и напоминала бухгалтерии о дедлайнах подачи отчётности в социальные фонды.

Сроки и порядок расчета с работником при прекращении договора

Все выплаты (оклад за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск, премии по внутренним положениям, выходное пособие – если положено) передаются работнику в день увольнения; основание – статья 140 ТК РФ. Если сотрудник отсутствует, средства перечисляются не позднее следующего рабочего дня после его обращения с письменным требованием.

Расчетный листок (часть 1 статьи 136 ТК РФ) выдается одновременно с выплатой. Документ фиксирует каждую сумму, налог НДФЛ и страховые взносы. Электронный формат допустим при наличии согласия работника, оформленного отдельным заявлением.

Алгоритм бухгалтерии: (1) закрыть табель учета рабочего времени; (2) рассчитать зарплату пропорционально фактически отработанному; (3) вычислить средний дневной заработок для отпускной компенсации по формулам Постановления № 922; (4) проверить локальные акты на предмет единовременных выплат; (5) сформировать ведомости, платежное поручение и расчетный листок; (6) перечислить налоги и взносы в день выдачи зарплаты.

Работодатель обязан выдать по запросу копии документов, связанных с работой, в трёхдневный срок (статья 62 ТК РФ). Запрос целесообразно зарегистрировать через канцелярию или электронную систему документооборота, чтобы обеспечить подтверждение даты поступления.

Просрочка расчета влечет начисление компенсации за каждый день задержки в размере не ниже одной сто двадцатой ключевой ставки Банка России (статья 236 ТК РФ) и административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Для минимизации риска целесообразно проводить предварительную сверку задолженностей за два рабочих дня до увольнения.

Практический совет: включите в локальный регламент чек‑лист, где указаны крайние сроки подготовки табеля, передачи документов в бухгалтерию и выпуска приказа Т‑8, а также ответственные должности. Четкая маршрутизация исключит задержки и финансовые санкции.

Оформление записи об увольнении в трудовой книжке и СЗВ‑ТД

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в последний рабочий день сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ).

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается дата увольнения в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
3. В графе 3 приводится формулировка причины дословно из ТК РФ, например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п. 1 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
4. В графе 4 фиксируется номер и дата приказа: «Приказ № 158‑к от 27.06.2025».
5. Ответственное лицо расписывается; при наличии – ставится печать. Работник заверяет запись своей подписью при получении книжки.

Сведения о том же событии передаются в электронную форму СЗВ‑ТД (приказ Минтруда № 420н).

6. Поле «Дата» – 27.06.2025 (дата увольнения).
7. Код мероприятия – «УВЛ».
8. Основание расторжения дублируется без сокращений.
9. Прописывается номер и дата приказа.
10. Форма подписывается КЭП и направляется в ПФР не позднее следующего рабочего дня. Штраф за просрочку после 01.01.2024 – до 50 000 ₽.
11. Копия СЗВ‑ТД выдаётся сотруднику (бумажная или электронная) в течение трёх рабочих дней.

Даты, текст основания и номер приказа в книжке и СЗВ‑ТД должны совпадать; расхождения вызывают запросы ПФР и трудовые споры.

• Проверяйте СНИЛС сотрудника – неверный номер блокирует приём файла.
• Не сокращайте формулировку основания – инспекции трактуют это как отсутствие правовой ссылки.
• При увольнении по инициативе работодателя добавляйте ссылку на внутренний акт (например, акт проступка).
• Не заменяйте код «УВЛ» на «ПРК» – «ПРК» используется только для переводов.

Храните подтверждение успешной отправки СЗВ‑ТД и расписку о выдаче трудовой книжки минимум 50 лет (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ПП РФ № 225).

Перед отправкой проходите форматно‑логический контроль ПФР – это исключает возврат и повторную отправку файла.

Особенности прекращения трудового договора с дистанционным работником

Прекращение трудового договора с дистанционным работником имеет свои особенности, обусловленные спецификой работы вне офиса и возможными трудностями при оформлении соответствующих документов. Процесс увольнения в данном случае аналогичен общим правилам, но необходимо учитывать ряд факторов, связанных с особенностями удалённой работы.

Одним из главных моментов является необходимость обеспечения надлежащего подтверждения всех действий через электронные средства связи. Основные этапы оформления прекращения трудового договора следующие:

• Издание приказа об увольнении – в случае с дистанционными работниками важно, чтобы приказ был составлен в соответствии с трудовым законодательством и направлен работнику в электронном виде с обязательным подтверждением о получении.
• Передача трудовой книжки – для дистанционных работников процедура передачи трудовой книжки также может быть организована через курьера, по почте с уведомлением или через личный кабинет на специализированных порталах.
• Запись в трудовой книжке – в случае увольнения запись в трудовой книжке дистанционного работника также должна быть выполнена в строгом соответствии с законодательными требованиями. Возможна передача оригинал
  

  Вопрос-ответ:

  Какие документы обязательны для оформления при прекращении трудового договора?

  При расторжении трудового договора работодатель оформляет приказ или распоряжение, в котором указывается причина и дата увольнения. Также необходимо подготовить уведомление работнику, оформить запись в трудовой книжке и заполнить форму СЗВ-ТД для пенсионного фонда. Все документы должны быть подписаны обеими сторонами или подтверждены иным установленным способом.

  Как рассчитываются выплаты при увольнении, и в какие сроки их нужно произвести?

  Работник должен получить полный расчет в день прекращения трудового договора. В расчет включаются заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованные отпускные дни и другие выплаты, если они предусмотрены трудовым договором или законом. Если расчет не произведён вовремя, работник вправе обратиться в инспекцию труда или суд.

  Можно ли прекратить трудовой договор с работником без его согласия?

  Да, прекращение возможно по инициативе работодателя, но только при наличии законных оснований, например, сокращение штата, несоответствие занимаемой должности, ликвидация организации. В таких случаях процедура должна строго соответствовать нормам трудового законодательства, включая обязательное уведомление работника и соблюдение сроков предупреждения.

  Какие особенности оформления прекращения договора с дистанционным работником?

  При увольнении дистанционного сотрудника все документы могут оформляться в электронном виде или с использованием курьерской доставки. Важно обеспечить возможность ознакомления работника с приказом и расчетными документами, а также получить подтверждение получения. Особое внимание уделяется правильному оформлению уведомлений и записи в трудовой книжке, учитывая удалённый режим работы.

  Что делать, если работник отказывается подписывать документы об увольнении?

  Если работник не желает подписывать приказ или расчетные документы, работодатель должен зафиксировать этот факт в письменном виде, например, составить акт об отказе от подписи в присутствии свидетелей. Это позволит подтвердить законность действий работодателя в случае последующих споров. Уведомление работника о прекращении договора рекомендуется направить заказным письмом с уведомлением о вручении.

  Как правильно оформить прекращение трудового договора по инициативе работодателя?

  Прекращение трудового договора по инициативе работодателя требует соблюдения конкретного порядка. Работодатель должен издать приказ об увольнении, в котором указать основание и дату прекращения трудового договора. Сотрудника обязаны ознакомить с приказом под роспись. В день увольнения необходимо провести расчет с сотрудником и выдать трудовую книжку с соответствующей записью. Важно учесть сроки предупреждения, если они установлены законом или договором. В отдельных случаях требуется согласие профсоюза или уведомление государственных органов.

  Какие документы обязательны для оформления увольнения работника?

  При оформлении прекращения трудового договора работодатель обязан подготовить несколько ключевых документов. Основной из них — приказ (распоряжение) об увольнении, который фиксирует дату и основание прекращения трудового договора. В трудовую книжку вносится запись с указанием причины увольнения и даты. Также оформляется расчетный листок с перечислением всех выплат, причитающихся сотруднику. В случаях, предусмотренных законодательством, может потребоваться уведомление соответствующих контролирующих органов или согласование с профсоюзом.