Профилактический визит налоговой инспекции – это неформальная форма контроля, в ходе которой сотрудники ФНС анализируют соблюдение налогоплательщиком базовых требований без вынесения решений и применения санкций. Такие визиты инициируются на основе риск-ориентированного подхода, когда организация попадает в зону потенциального внимания из-за определённых индикаторов риска.
Главный акцент при визите делается на проверку наличия и достоверности первичной бухгалтерской документации: договоров, актов, счетов-фактур и подтверждений расчетов с контрагентами. Особое внимание уделяется тем сделкам, которые могут вызвать вопросы – например, с компаниями, имеющими признаки фиктивности или недобросовестности (отсутствие работников, резкий рост выручки, неоднократная смена адреса и руководства).
ФНС анализирует полноту отражения доходов и расходов, соответствие налоговой нагрузки отраслевым ориентирам, а также динамику уплаты налогов. Если у компании наблюдается резкое снижение платежей или искажённая структура налогооблагаемой базы, это автоматически вызывает интерес проверяющих. Наличие «нулевых» деклараций при активной хозяйственной деятельности также попадает в фокус внимания.
Инспекторы могут запросить объяснения по конкретным операциям, выявленным на основании данных из АСК НДС-2, СУР АСК, банковского контроля и других источников. Рекомендуется заранее подготовить аналитические справки, подтверждающие реальность операций, экономическую целесообразность расходов и налоговую выгоду в пределах закона.
Актуальность регистрационных данных в ЕГРЮЛ и ЕГРИП
При профилактическом визите налоговая инспекция проверяет соответствие фактической информации о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе данным, внесённым в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Особое внимание уделяется адресу, видам деятельности (ОКВЭД), составу участников и руководителей.
Если юридический адрес не соответствует фактическому месту осуществления деятельности, это может быть расценено как недостоверность сведений. Налоговая вправе направить требование об уточнении или внести отметку о недостоверности, что в перспективе может повлечь отказ в регистрации изменений, блокировку операций или исключение из реестра как недействующего субъекта.
Особенно критично несоответствие кода ОКВЭД: если основной вид деятельности по факту не совпадает с заявленным, при проверке могут возникнуть вопросы о корректности применяемой системы налогообложения или правомерности получения льгот.
Также инспекция сверяет данные о генеральном директоре и учредителях. В случае выявления расхождений с ЕГРЮЛ организация получит требование об их устранении. Игнорирование приведёт к ограничению корпоративных прав, например, невозможности подавать документы в госорганы.
Рекомендуется регулярно проверять данные, внесённые в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, через официальный сервис ФНС. При обнаружении несоответствий следует незамедлительно подать заявление по форме Р14001 или Р24001 в зависимости от организационно-правовой формы.
Профилактический визит нередко проводится с целью выявления именно таких технических нарушений, поэтому подготовка включает в себя актуализацию сведений заранее, до контакта с налоговой.
Соответствие фактического местонахождения юридическому адресу
Налоговая проверяет, совпадает ли фактический адрес компании с тем, что указан в ЕГРЮЛ. Инспекторы осматривают помещение, фиксируют наличие вывески с названием организации, проверяют доступ к офису и наличие сотрудников. Закрытые двери или отсутствие активности фиксируются в акте проверки.
Обязательны документы, подтверждающие право пользования помещением: договор аренды или свидетельство собственности с актом приёма-передачи. Если адрес предоставлен сторонним сервисом (регистратором), необходимо наличие договора субаренды и письменного согласия собственника.
Рекомендуется поддерживать рабочее состояние офиса: минимум – оборудованное рабочее место, доступ к документам и сотрудник, способный взаимодействовать с налоговой. Отсутствие таких условий может стать основанием для внесения отметки о недостоверности адреса и блокировки операций по счетам.
При изменении адреса нужно своевременно подать форму Р13014 с подтверждающими документами и уведомить налоговую. Несоблюдение этих требований ведёт к отказу в регистрации изменений и рискам дополнительных проверок.
Наличие и правильность ведения бухгалтерской документации
Налоговая проверяет полный комплект обязательных документов: первичные учетные записи, регистры бухгалтерского учета, книги продаж и покупок, а также отчеты и журналы операций. Ключевой аспект – своевременность оформления документов, подтверждающих хозяйственные операции, с указанием даты, суммы, контрагентов и оснований.
Особое внимание уделяется корректности отражения операций в регистрах: соответствие данных первичным документам, правильность применения счетов и аналитического учета. Ошибки в заполнении, несоответствия сумм или дат приводят к сомнениям в достоверности учета.
Необходимо подтверждение наличия учетной политики и ее соблюдения в документации. Проверяется, соответствует ли методика учета стандартам и законодательству, особенно в части амортизации, резервов и признания доходов и расходов.
Документы должны храниться в установленном порядке, быть систематизированы и легко доступны для проверки. Отсутствие документов или нарушение сроков их хранения рассматривается как нарушение налогового законодательства.
Рекомендовано вести учет с помощью специализированных программ, обеспечивающих автоматическую проверку корректности и полноты данных, а также создавать резервные копии бухгалтерских файлов для предотвращения потери информации.
Корректность применения налоговых режимов и ставок
Налоговые органы при профилактическом визите в первую очередь проверяют соответствие выбранного налогового режима деятельности компании или ИП. Ошибки в применении режима ведут к доначислениям и штрафам. Например, использование упрощённой системы налогообложения (УСН) при превышении лимитов по выручке свыше 200 млн рублей за год автоматически признаётся нарушением.
Важно подтвердить, что доходы и расходы правильно классифицированы в рамках выбранного режима. Для УСН с объектом «доходы» нельзя учитывать расходы, а при «доходах минус расходы» проверяется достоверность подтверждающих документов.
Налоговая также обращает внимание на ставки, применённые к операциям. Например, при использовании ЕНВД (если он ещё применим) ставка должна соответствовать региональной, а для ПСН – базовой ставке, установленной для конкретного вида деятельности. Несоответствие ставки ведёт к исправлению налоговой базы и начислению пеней.
При выявлении несоответствий налоговому режиму инспекторы требуют представить документы, подтверждающие правильность выбора – лицензии, договора аренды, финансовые отчёты. Недопустимо применять несколько режимов к одному виду деятельности без юридического основания.
Рекомендация: регулярно контролировать лимиты и соответствие деятельности критериям выбранного режима, вести раздельный учет операций для разных видов деятельности, своевременно обновлять данные в налоговых декларациях и заявлениях, чтобы избежать претензий налоговой.
Наличие трудовых договоров и учет сотрудников
При профилактическом визите налоговая инспекция проверяет соответствие численности работников заявленным данным и правильность оформления трудовых отношений. Основное внимание уделяется наличию подписанных трудовых договоров и их соответствию требованиям Трудового кодекса РФ.
В ходе проверки инспекторы ориентируются на следующие ключевые моменты:
- Наличие письменных трудовых договоров с каждым сотрудником, включая все дополнения и изменения;
- Своевременная регистрация договоров в кадровом учете и на предприятии;
- Наличие приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников;
- Документальное подтверждение фактического выполнения трудовых обязанностей;
- Сопоставимость численности сотрудников с отчетностью по налогам и взносам;
- Корректное ведение табеля учета рабочего времени, особенно для совместителей и неполного рабочего дня;
- Отсутствие фиктивных сотрудников и «тени» в кадровом составе.
Для снижения рисков налоговых претензий рекомендуется:
- Проверять наличие подписанных трудовых договоров перед началом работы сотрудника;
- Хранить все кадровые документы в упорядоченном виде с отметками о приеме;
- Регулярно сверять численность сотрудников с данными в отчетах ФСС, ПФР и налоговой;
- Использовать электронные системы учета для минимизации ошибок в оформлении и контроле;
- Обеспечить прозрачность всех кадровых операций для быстрого предоставления документов при запросе.
Несоблюдение этих требований может привести к штрафам, дополнительным налоговым начислениям и необходимости выплаты компенсаций сотрудникам. Подготовка кадровой документации заранее позволяет избежать конфликтов и ускоряет процесс проверки.
Проверка кассовой дисциплины и использования ККТ
Налоговая при профилактическом визите проверяет соответствие работы контрольно-кассовой техники (ККТ) требованиям закона 54-ФЗ. В первую очередь инспекторы оценивают правильность регистрации операций и своевременность передачи данных в ОФД (оператора фискальных данных).
Обязательна сверка показаний фискального накопителя с отчетами, формируемыми по каждой смене. Несовпадения или отсутствие фискальных документов служат поводом для углубленной проверки и штрафных санкций. Проверяется также использование сертифицированных моделей ККТ и актуальность их регистрации в налоговом органе.
Инспекторы анализируют наличие и правильность оформления чеков, соответствие их реквизитов законодательным требованиям, включая указание ИНН, времени и даты операции, суммы и способа оплаты. Отсутствие чеков при расчетах с клиентами, их повторное использование или внесение исправлений недопустимы и рассматриваются как нарушение.
Особое внимание уделяется случаям применения ККТ при расчетах наличными и безналичными средствами. Отсутствие кассового аппарата или отказ от его использования при обязательных случаях фиксируется как грубое нарушение. Рекомендуется своевременно обновлять программное обеспечение ККТ и проводить техническое обслуживание для предотвращения сбоев и ошибок в работе.
Рекомендуется внедрять автоматизированные системы контроля и учета кассовых операций, вести журнал учета кассовых аппаратов и смен, а также обучать персонал правилам работы с ККТ. Это снижает риск выявления нарушений и обеспечивает прозрачность финансовых операций при проверках.
Вопрос-ответ:
Какие документы обычно проверяет налоговая служба при профилактическом визите?
При профилактическом визите налоговые инспекторы обращают внимание на основные бухгалтерские и налоговые документы. Чаще всего проверяют первичные документы (счета-фактуры, накладные), книги учета доходов и расходов, налоговые декларации, а также договоры с контрагентами. Цель — убедиться, что данные в отчетах совпадают с фактическими операциями и нет признаков занижения налоговой базы.
Можно ли заранее подготовиться к профилактическому визиту налоговой и что для этого сделать?
Подготовиться к такому визиту реально, если системно вести бухгалтерский учет и хранить все документы в порядке. Рекомендуется проверить правильность заполнения налоговых деклараций и соответствие данных первичным документам. Также полезно иметь под рукой копии договоров и подтверждения оплаты. Важно, чтобы все документы были актуальными и не противоречили друг другу — это значительно снизит количество вопросов от инспекторов.
Что именно проверяет инспектор налоговой при проверке кассовой дисциплины?
При проверке кассовой дисциплины налоговики изучают правильность ведения кассовой книги, соответствие сумм, отражённых в кассе, с учётом поступлений и выдач, а также корректность применения кассового аппарата или онлайн-кассы. Проверяется, чтобы все операции были своевременно зарегистрированы и не было нарушений лимитов кассовых остатков. Наличие документов, подтверждающих приход и расход денежных средств, также обязательно.
Какие последствия могут быть, если при профилактическом визите выявят нарушения?
Если нарушения будут обнаружены, налоговая служба может назначить дополнительную проверку с более глубоким анализом деятельности компании. В зависимости от характера нарушений возможны штрафы за неправильное ведение учета или несвоевременную сдачу отчетности. Иногда налоговики требуют устранить выявленные ошибки в определённый срок, после чего проводят повторный контроль. В редких случаях нарушения могут привести к приостановке операций с контрагентами.
Загрузка...
