Отчет СЗВ-ТД введён в обязательное применение с 1 января 2021 года в соответствии с требованиями Федерального закона № 424-ФЗ от 31 декабря 2019 года. Его основная задача – фиксировать сведения о трудовой деятельности работников и переходах между работодателями, что обеспечивает корректное формирование индивидуальных пенсионных данных.
Подача отчёта СЗВ-ТД стала обязательной для всех работодателей и страховых представителей, начиная с отчетного периода за январь 2021 года. Отсутствие или несвоевременная сдача отчёта влечёт административные штрафы и может привести к искажению пенсионных прав сотрудников.
При подготовке отчёта важно использовать актуальные формы, утверждённые Пенсионным фондом России, и сдавать их в установленные сроки – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Для новых сотрудников, принятых после 1 января 2021 года, сведения о трудовой деятельности необходимо включать начиная с даты их оформления на работу.
Рекомендуется: автоматизировать процесс формирования отчётов с помощью специализированных программ, своевременно обновлять данные и контролировать их полноту, чтобы избежать ошибок и штрафов.
Год введения обязательной сдачи отчета СЗВ ТД
Обязательная сдача отчета СЗВ ТД была введена с 1 июля 2021 года на основании Федерального закона № 125-ФЗ от 28.06.2021. Этот отчет обязаны представлять все работодатели и страхователи в Пенсионный фонд России для учета трудовой деятельности работников с 2021 года.
СЗВ ТД фиксирует сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудников, обеспечивая автоматизацию формирования электронных трудовых книжек. До 2021 года аналогичная информация подавалась в иных форматах и с меньшей детализацией.
Сдача отчета стала обязательной начиная с отчетных периодов, начиная с июля 2021 года, что позволяет фиксировать трудовые события с этого времени в электронном виде с актуальной точностью.
Рекомендуется строго соблюдать сроки сдачи СЗВ ТД – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, чтобы избежать штрафных санкций и ошибок в учете пенсионных прав работников.
Организациям и индивидуальным предпринимателям необходимо использовать актуальные форматы отчетности и программные средства, утвержденные Пенсионным фондом, для корректной передачи данных.
Кто обязан сдавать отчет СЗВ ТД с момента его запуска
С момента введения отчета СЗВ ТД в 2021 году обязанность по его сдаче возложена на работодателей и иных лиц, которые оформляют трудовые отношения с работниками. Ключевые категории обязанных:
- Организации всех форм собственности, независимо от количества сотрудников.
- Индивидуальные предприниматели, нанимающие работников по трудовым договорам.
- Государственные и муниципальные учреждения, включая бюджетные организации.
- Работодатели, использующие совместителей, а также временно принимающих на работу по срочным договорам.
Отчет должен содержать сведения обо всех лицах, с которыми оформлены трудовые отношения, начиная с даты их приема, изменения условий труда и до увольнения. Исключений по категории организаций и предпринимателей нет.
Отчет СЗВ ТД обязателен для подачи при любых изменениях в трудовой деятельности сотрудника, что позволяет Пенсионному фонду своевременно получать данные для формирования индивидуальных пенсионных сведений.
Рекомендации по исполнению обязанности:
- Сдавать отчет в сроки, установленные законодательством – не позднее следующего месяца после события (приема, увольнения, изменения условий).
- Использовать утвержденные формы и электронные сервисы Пенсионного фонда для подачи отчета.
- Обеспечить полноту и точность сведений по каждому сотруднику, чтобы избежать штрафных санкций.
Сроки и периодичность подачи СЗВ ТД в первые годы
Отчет СЗВ ТД начали сдавать с 1 июля 2021 года. В первые полгода отчет предоставлялся ежемесячно за каждый месяц с июля по декабрь 2021 года включительно.
Для отчетности за каждый месяц установлены конкретные сроки подачи: отчет необходимо было сдать не позднее 15-го числа следующего месяца. Например, за июль 2021 года – до 15 августа, за август – до 15 сентября и так далее.
С 2022 года отчет СЗВ ТД стал подаваться ежеквартально. Периодичность составила четыре отчета в год, с дедлайнами, привязанными к окончанию каждого квартала:
| Отчетный период | Срок подачи |
|---|---|
| 1 квартал (январь – март) | не позднее 15 апреля |
| 2 квартал (апрель – июнь) | не позднее 15 июля |
| 3 квартал (июль – сентябрь) | не позднее 15 октября |
| 4 квартал (октябрь – декабрь) | не позднее 15 января следующего года |
Рекомендуется соблюдать сроки подачи строго, так как за просрочку установлены штрафные санкции. Важно учитывать, что отчетность по СЗВ ТД обязана отражать сведения о трудовой деятельности и движении кадров за соответствующий период.
Изменения в формате отчета СЗВ ТД с момента его появления
Отчет СЗВ ТД впервые был введен в 2021 году для регистрации сведений о трудовой деятельности сотрудников. С момента запуска формат отчета претерпел несколько существенных изменений, направленных на повышение точности данных и удобства сдачи.
- В 2021 году отчет представлял собой упрощенный XML-файл с минимальным набором обязательных полей: ФИО сотрудника, СНИЛС, сведения о приеме и увольнении.
- С 2022 года добавлены новые поля для отражения переводов сотрудников между подразделениями и измененных условий труда, что расширило детализацию информации.
- В середине 2023 года формат был доработан для интеграции с электронными трудовыми книжками, что потребовало обязательного указания уникальных идентификаторов записей и даты внесения изменений.
- С 2024 года введено разделение отчета на несколько частей с разными периодами, что позволяет сдавать данные по частям и уменьшает нагрузку на системы Пенсионного фонда.
Рекомендуется при подготовке отчетов СЗВ ТД использовать актуальные шаблоны, публикуемые на официальном портале Пенсионного фонда, и регулярно проверять обновления формата для своевременного внесения корректировок.
Последствия несдачи СЗВ ТД с момента обязательства
С момента введения обязательной сдачи отчета СЗВ ТД в 2021 году невыполнение этой обязанности влечёт административные штрафы. За непредставление отчета в установленные сроки на работодателя накладывается штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей за каждого сотрудника, по которому отсутствуют сведения.
При повторном нарушении штраф увеличивается и может достигать 30 000 рублей. Кроме того, контролирующие органы имеют право приостанавливать деятельность организации до устранения нарушений.
Несдача СЗВ ТД приводит к ошибкам в пенсионном учёте работников, что в дальнейшем затрудняет начисление пенсий и соцвыплат. Это может вызвать массовые жалобы со стороны сотрудников и негативно сказаться на репутации компании.
Рекомендуется своевременно формировать и отправлять отчет через официальные порталы, используя проверенные программы и сервисы, чтобы избежать технических сбоев и штрафов.
В случае пропуска сроков следует немедленно направить исправленный отчет и подать объяснительную в Пенсионный фонд, что может смягчить последствия и уменьшить размер штрафа.
Требования к программному обеспечению для сдачи СЗВ ТД с начала отчетности
С момента введения отчета СЗВ ТД обязательным стало использование программных средств, обеспечивающих формирование и передачу отчетности в формате XML по установленным правилам Пенсионного фонда РФ. Программное обеспечение должно поддерживать формат обмена данными, утвержденный приказом ПФР № 513п от 18.10.2019, включая корректную структуру и обязательные поля XML-документа.
ПО должно обеспечивать автоматическую проверку данных на уровне структуры файла и корректности заполнения ключевых реквизитов: ИНН, СНИЛС, даты начала и окончания трудовых отношений. Недопустимы ошибки в формате дат и некорректные коды событий, что вызывает отклонение файла при загрузке в личный кабинет страхователя.
Для передачи отчетности используется защищенный канал связи через систему «ПФР – Портал государственных услуг» либо специализированные операторы электронного документооборота. ПО обязано поддерживать форматы электронной подписи, соответствующие требованиям законодательства, и обеспечивать подписание отчета квалифицированной электронной подписью (КЭП) или усиленной неквалифицированной подписью, если это предусмотрено.
Рекомендуется применять версии программ, регулярно обновляемые для соответствия актуальным изменениям в формате СЗВ ТД и требованиям ПФР. При использовании универсальных программ для сдачи отчетности необходимо убедиться в наличии специализированных модулей или настроек именно для СЗВ ТД с учетом даты запуска отчета в 2021 году.
Наличие функционала по ведению базы кадровой информации, интеграция с системами учета рабочего времени и кадрового делопроизводства значительно повышает точность и сокращает ошибки при формировании СЗВ ТД. Автоматизация заполнения позволяет исключить ручные ошибки и ускоряет процесс подготовки.
Крайне важно, чтобы ПО предоставляло возможность контроля статуса отправленных отчетов и получения протоколов проверки от ПФР для своевременного выявления и устранения ошибок.
Практические примеры и первые случаи сдачи отчета СЗВ ТД
Первый отчет СЗВ ТД был подан работодателями в январе 2020 года после вступления в силу соответствующих изменений в законодательство. В числе первых отправителей оказались крупные компании с отлаженными системами кадрового учета, в том числе государственные учреждения и предприятия с численностью более 1000 сотрудников.
Так, уже 17 января 2020 года Пенсионный фонд РФ подтвердил прием первых СЗВ ТД от ПАО «Ростелеком» и ОАО «РЖД». Компании направили сведения по всем кадровым мероприятиям за первые дни года, включая приемы, переводы и увольнения, в рамках установленного пятидневного срока. Это продемонстрировало готовность крупных работодателей к новому формату отчетности.
Малые предприятия, напротив, часто испытывали трудности при первичной сдаче. Распространенная ошибка – указание некорректного основания кадрового мероприятия или отсутствие кода мероприятия вовсе. В таких случаях ПФР направлял протокол с ошибками, требовавший исправления и повторной подачи отчета.
Примером успешного внедрения новой отчетности может служить опыт региональных администраций. Так, администрация города Казани уже в первых числах января 2020 года провела внутренний аудит кадровых приказов за декабрь 2019 – январь 2020, сформировала СЗВ ТД и успешно сдала отчет 13 января.
Работодателям, начинающим сдачу СЗВ ТД, рекомендовалось заранее проводить сверку всех кадровых изменений с приказами и трудовыми договорами, использовать специализированное ПО, прошедшее сертификацию ПФР, и обеспечить двухступенчатую проверку файлов перед отправкой: автоматическую и ручную.
Первые месяцы 2020 года показали, что регулярная сдача СЗВ ТД требует не только технической готовности, но и точности в кадровом документообороте. Практика подтвердила: ошибки чаще всего возникали из-за несоответствия фактических приказов и сведений, передаваемых в ПФР.
Загрузка...
