Работнику который будет получать товарно материальные ценности бухгалтер должен выписать

Передача товарно-материальных ценностей (ТМЦ) сотруднику предприятия требует документального оформления в строгом соответствии с нормами бухгалтерского учета. Основным документом, фиксирующим этот процесс, является накладная на отпуск ТМЦ на сторону (форма № М-15) или акт приема-передачи, если речь идет о необоротных ценностях. Без правильно оформленного документа невозможно отразить операцию в бухгалтерском учете и обеспечить контроль за движением имущества.

Бухгалтер, как ответственное лицо за ведение учета ТМЦ, обязан обеспечить оформление документа до момента фактической передачи ценностей. Документ должен содержать полную информацию: наименование передаваемых ТМЦ, их количество, единицы измерения, материально ответственное лицо, основание передачи и дату. Все подписи – обязательны, включая получателя и передающего, а также возможное утверждение руководителя.

Особое внимание следует уделять ситуации, когда передача осуществляется не на постоянной основе, а временно – для выполнения служебных задач или командировок. В таких случаях целесообразно использовать акт передачи с указанием сроков и условий возврата. Также важно оформлять сопроводительные документы, если ТМЦ перемещаются между обособленными подразделениями компании.

Хранение оригиналов оформленных документов должно осуществляться в бухгалтерии организации с соблюдением сроков, установленных учетной политикой и законодательством. При проверках налоговых органов или внутреннего аудита отсутствие таких документов может привести к доначислениям и штрафам. Поэтому организация документооборота при передаче ТМЦ должна быть отлажена и регламентирована внутренними приказами.

Когда требуется оформление документа для передачи ТМЦ

Документальное оформление передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) сотруднику обязательно в каждом случае, когда речь идёт о временном или постоянном закреплении имущества за работником. Это касается как основных средств (например, ноутбуков, инструментов, техники), так и материалов, используемых в процессе выполнения служебных обязанностей.

Документ необходим в момент фактической передачи ТМЦ, независимо от их стоимости. Без письменного подтверждения передача будет считаться юридически недоказанной, что создаёт риски при инвентаризации, увольнении сотрудника или выявлении недостачи.

Обязательным оформление становится в следующих ситуациях:

1. Передача имущества во временное пользование – например, при командировке или удалённой работе, когда сотрудник использует технику, принадлежащую организации.

2. Передача ТМЦ для постоянного пользования – особенно это актуально для рабочих мест с закреплёнными ресурсами (автомобили, производственные инструменты, компьютеры).

3. Замена, возврат или списание ранее переданных ТМЦ – для корректного учёта требуется оформление нового документа или акта возврата.

4. Ответственное хранение – если работнику передаётся имущество, не предназначенное для непосредственного использования, но требующее обеспечения сохранности.

Бухгалтер должен оформлять передачу через акт или накладную, подписываемую обеими сторонами. В документе указываются точные наименования, количество, инвентарные номера и состояние ТМЦ. Отсутствие таких сведений приводит к нарушениям в бухгалтерском и налоговом учёте.

Кто имеет право получать ТМЦ по доверенности

Получать товарно-материальные ценности (ТМЦ) по доверенности может только физическое лицо, которому организация официально делегировала такие полномочия. Для этого необходимо оформить доверенность, соответствующую требованиям Гражданского кодекса РФ и внутренней учетной политике предприятия.

Основные категории лиц, которым может быть выдана доверенность:

• Штатные сотрудники организации, включая водителей, кладовщиков, экспедиторов и других работников, чьи должностные обязанности предполагают прием или транспортировку ТМЦ.
• Индивидуальные предприниматели или сотрудники подрядных организаций, если они действуют в интересах компании по гражданско-правовому договору и их полномочия подтверждены доверенностью.
• Уполномоченные представители по совместительству, работающие в нескольких организациях, при наличии отдельной доверенности от каждой стороны.

Доверенность выдается на бумажном носителе, подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом, и обязательно должна содержать:

1. Полные ФИО получателя ТМЦ;
2. Реквизиты доверителя и получателя (паспортные данные для физлиц);
3. Перечень конкретных полномочий (например, получение по накладной, сопровождение ТМЦ до склада);
4. Срок действия доверенности;
5. Подпись доверителя и расшифровку подписи.

Доверенность может быть разовой или действовать на период до трех лет (если она выдана юридическим лицом). На практике, большинство организаций устанавливают срок действия от одного дня до одного месяца, особенно при получении ценных или материально-ответственных объектов.

Передача ТМЦ по доверенности невозможна, если лицо не может предъявить оригинал документа, либо если доверенность оформлена с нарушениями. В этих случаях бухгалтер обязан отказать в передаче и зафиксировать отказ документально.

Какие документы подтверждают полномочия получателя ТМЦ

Право на получение товарно-материальных ценностей от имени организации должно быть документально подтверждено. Основной документ – доверенность, оформленная в соответствии с требованиями статьи 185.1 ГК РФ. Она может быть выдана как на бумажном носителе, так и в электронном виде, при условии использования усиленной квалифицированной электронной подписи.

Доверенность должна содержать: наименование организации, сведения о лице, выдавшем документ, ФИО и паспортные данные получателя, а также четкое описание полномочий. В документе обязательно указываются виды ТМЦ, место и срок получения. Без указания этих данных доверенность может быть признана недействительной.

Для работников, действующих на постоянной основе, может использоваться генеральная доверенность с открытым перечнем ТМЦ. Однако в большинстве случаев выдается разовая доверенность с ограниченным сроком действия.

Дополнительно получатель обязан предъявить документ, удостоверяющий личность. Это необходимо для сопоставления данных с доверенностью. При несовпадении паспортных данных с информацией в доверенности передача ТМЦ запрещается.

Если полномочия получателя основаны на его должностных обязанностях (например, кладовщик, снабженец), вместо доверенности допускается предъявление приказа о назначении на должность или служебной записки от руководителя, если такие формы утверждены внутренним регламентом организации.

Все представленные документы регистрируются в журнале выдачи ТМЦ или в электронной учетной системе, с указанием даты, ФИО получателя и основания получения. Нарушение процедуры подтверждения полномочий может повлечь ответственность за несанкционированную передачу материальных ценностей.

Какую форму документа использовать для передачи ТМЦ

Если передача ТМЦ происходит напрямую работнику, чаще всего используется форма Т-13 «Приходный кассовый ордер» или аналогичный документ на выдачу материальных ценностей, где обязательно указываются точные наименования, количество, единицы измерения и основание передачи.

В некоторых организациях применяются внутренние документы с аналогичной структурой, которые должны содержать обязательные реквизиты: наименование и количество передаваемых ТМЦ, дата, ФИО получателя, подписи ответственных лиц. При использовании собственных форм важно обеспечить возможность однозначной идентификации передачи и контроля за движением ТМЦ.

Для передачи ТМЦ по доверенности рекомендуется использовать форму, предусматривающую реквизиты доверенности и данные доверенного лица, чтобы подтвердить правомерность получения материалов.

Важно, чтобы форма документа позволяла фиксировать факт передачи и получения ТМЦ, исключая двусмысленности, а также обеспечивала юридическую силу для бухгалтерского и складского учёта.

Какие реквизиты обязательны в документе передачи ТМЦ

Документ передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должен содержать четко определённый набор реквизитов для юридической силы и правильного учёта. Основные обязательные поля включают:

1. Наименование документа и его номер. Вверху указывается точное название, например, «Акт передачи ТМЦ», с уникальным номером и датой оформления.

2. Данные организации-отправителя. Включают полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты (при необходимости).

3. Данные получателя. Ф.И.О. работника, его должность, структурное подразделение, паспортные данные или другой документ, удостоверяющий личность.

4. Перечень передаваемых ТМЦ. В таблице указываются:

5. Основание передачи. Указывается ссылка на распоряжение, договор или внутренний приказ, на основании которого происходит передача ТМЦ.

6. Подписи сторон. Документ должен содержать подписи ответственного бухгалтера или материально-ответственного лица и работника, получающего ТМЦ, с расшифровками подписи и датой подписания.

7. Ответственные лица. При необходимости указываются лица, ответственные за хранение и использование ТМЦ, с их должностями и контактными данными.

Недопустимо отсутствие любого из указанных реквизитов, так как это ведёт к невозможности подтверждения факта передачи и правильного учёта в бухгалтерии.

Как оформить доверенность на получение ТМЦ

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) должна быть оформлена письменно и содержать четкую информацию о правах представителя.

1. Указать данные доверителя и доверенного лица:
   • ФИО, должность, подразделение доверителя (организации или сотрудника, выдающего ТМЦ).
   • ФИО, паспортные данные и должность представителя, которому поручается получение.
2. Определить полномочия:

   Доверенность должна содержать конкретное указание – право получить определённые ТМЦ, с возможным перечислением наименований и количества.

3. Указать срок действия:

   Четко обозначить дату начала и окончания действия доверенности, либо указать, что она действует до выполнения поручения.

4. Оформление и подписание:
   • Доверенность оформляется на официальном бланке организации или на отдельном листе с реквизитами.
   • Подписывается доверителем (руководителем или уполномоченным лицом).
   • При необходимости ставится печать организации.
5. Регистрация доверенности:

   Для контроля часто ведется журнал выдачи доверенностей с указанием даты, номера документа и лица, получающего ТМЦ.

6. Передача доверенности представителю:

   Доверенное лицо должно предъявить доверенность при получении ТМЦ вместе с паспортом или иным удостоверением личности.

Несоблюдение этих требований ведет к отказу в выдаче ТМЦ, поэтому документ должен быть оформлен четко и корректно.

Куда подшивается документ передачи ТМЦ и кто его хранит

Документ передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) подшивается в учетную документацию бухгалтерии или материально-ответственного лица в зависимости от организационной структуры. Обычно он формирует часть журнала учета движения ТМЦ или служит приложением к накладной.

Хранение документов передачи ТМЦ возлагается на бухгалтерию и подразделение материально-ответственного лица. В бухгалтерии документ остается в разделе первичных учетных документов для подтверждения движения активов и их списания.

Материально-ответственный сотрудник хранит копию документа для учета полученных ТМЦ и подтверждения факта получения. Это важно для внутреннего контроля и возможных проверок.

Срок хранения документов передачи ТМЦ регулируется нормативами бухгалтерского учета – как правило, не менее 5 лет. Документы подшиваются в хронологическом порядке, с обеспечением легкого доступа для аудитов и проверок.

При электронном документообороте документы хранятся в специализированных системах с разграничением доступа и возможностью быстрого поиска по дате, номеру и получателю.

Какие ошибки в документе могут привести к отказу в передаче ТМЦ

Неполное или неправильное описание передаваемых материальных ценностей – отсутствие точных наименований, единиц измерения, количества или заводских номеров – делает документ недействительным для бухгалтерии и складской службы.

Отсутствие подписи уполномоченного лица или получателя лишает документ юридической силы, так как невозможно подтвердить факт передачи и приемки ТМЦ.

Ошибки в датах оформления документа, например, несоответствие с фактической датой передачи или отсутствие даты, нарушают учетные процедуры и вызывают сомнения в законности операции.

Использование устаревших или неподписанных форм документов не соответствует внутренним регламентам и может стать причиной отказа со стороны бухгалтерии или службы материально-технического обеспечения.

Нарушение порядка оформления доверенностей, если передача осуществляется через представителей, а документ не содержит ссылку на действующую доверенность или она оформлена с ошибками, делает невозможной передачу ТМЦ.

Отсутствие печати организации (если она обязательна по внутренним правилам) снижает официальный статус документа и может вызвать отказ в его принятии.

Вопрос-ответ:

Какие данные обязательно должны быть указаны в документе передачи ТМЦ работнику?

В документе обязательно прописываются наименование передаваемых материальных ценностей, их количество, единицы измерения, дата передачи, ФИО работника, который принимает ТМЦ, а также ФИО и должность лица, осуществляющего передачу. Важно также указать основание передачи, например, распоряжение или приказ. Без этих данных документ считается неполным и может быть отклонён при проверках.

Можно ли передать ТМЦ по доверенности, и как оформить такую процедуру?

Передача ТМЦ по доверенности допускается, если работник, получающий ценности, не является непосредственным получателем по основной должности. Доверенность должна содержать полномочия на получение конкретных ТМЦ, срок действия и подписана руководителем организации. При передаче по доверенности в документе указывается реквизит доверенности, а также данные представителя, который фактически получил материальные ценности.

Куда следует подшивать документы о передаче ТМЦ, и кто несёт ответственность за их хранение?

Документы о передаче ТМЦ обычно подшиваются в бухгалтерскую или складскую документацию организации. Хранение таких документов возлагается на бухгалтерию или ответственное лицо склада. Документы должны быть доступны для проверки в течение установленного срока, который чаще всего составляет не менее пяти лет, в зависимости от внутренней политики предприятия и требований законодательства.

Какие ошибки в оформлении документа могут привести к отказу в передаче ТМЦ?

Отказ в передаче может возникнуть из-за отсутствия подписей или печатей, неверного указания количества или наименования ценностей, несоответствия документа требованиям внутреннего регламента или законодательных норм, а также при отсутствии подтверждающих документов о праве получателя на получение ТМЦ. Ошибки в датах или отсутствие реквизитов доверенности (если она используется) тоже являются частой причиной отказов.