Выдача пропусков установленного образца регулируется нормативными документами и внутренними регламентами организации. Пропуск служит средством идентификации сотрудника или посетителя и обеспечивает контроль доступа на охраняемые объекты.
Для получения пропуска необходимо подать заявление с указанием цели посещения и сроков доступа. К заявлению прикладываются документы, подтверждающие право на проход, например, служебное удостоверение или договор с организацией.
Ответственные лица проводят проверку поданных данных, оформляют пропуск в соответствии с установленными требованиями и регистрируют выдачу в журнале учёта. Пропуск содержит уникальный идентификатор, фотографию владельца и сроки действия.
Важно строго соблюдать сроки действия пропуска, так как просроченные пропуска аннулируются, а доступ по ним запрещён. При утере или повреждении пропуска необходимо оперативно обратиться в службу безопасности для оформления нового документа.
Требования к оформлению заявления на выдачу пропуска
Заявление должно содержать полное наименование организации, в которую подается запрос, с указанием структурного подразделения.
В документе необходимо указать ФИО заявителя, его должность и контактные данные для обратной связи.
Обязательно прописывается цель получения пропуска с конкретным описанием допускаемых действий или мест, куда предоставляется доступ.
Заявление оформляется на фирменном бланке организации или по установленной форме с четким и разборчивым почерком при заполнении от руки.
Дата подачи и подпись заявителя обязательны, без них заявление не рассматривается.
Если пропуск оформляется для третьего лица, требуется приложить копию его паспорта и доверенность, заверенную у руководителя организации.
Документ не должен содержать исправлений и помарок. При необходимости изменения заявление оформляется заново.
Заявление подается лично или через уполномоченного сотрудника с регистрацией в журнале входящей корреспонденции.
Перечень документов, необходимых для получения пропуска
Для оформления пропуска установленного образца требуется предоставить следующие документы:
1. Заполненное заявление на выдачу пропуска по установленной форме с подписью заявителя.
2. Документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, признаваемый законом).
3. Трудовой договор или приказ о назначении на должность, подтверждающие правомерность нахождения на территории организации.
4. Служебная записка от руководителя структурного подразделения с обоснованием необходимости выдачи пропуска.
5. Медицинская справка о допуске к работе на объекте, если это предусмотрено внутренними нормативами организации.
6. Фотография установленного образца, выполненная в соответствии с требованиями по размеру и формату.
7. Документы, подтверждающие право доступа к охраняемым зонам (при необходимости), например, разрешение отдела безопасности.
При отсутствии любого из перечисленных документов оформление пропуска не производится.
Ответственные лица и подразделения, оформляющие пропуска
Ответственность за оформление пропусков возлагается на подразделение службы пропускного режима или аналогичное структурное звено организации, назначенное приказом руководства.
Сотрудники подразделения пропускного режима осуществляют прием и проверку заявлений, сбор и проверку необходимых документов, а также регистрацию заявок в установленном журнале или электронной системе.
Руководители подразделений
Отдел безопасности
При необходимости оформление пропусков для подрядных организаций и посетителей осуществляется отдельным подразделением с оформлением допусков на ограниченный срок.
Контроль и учет выдачи пропусков ведется ответственными сотрудниками подразделения пропускного режима с обязательным ведением журнала учета и архивированием заявлений и копий документов.
Сроки рассмотрения и выдачи пропусков
Заявления на получение пропуска рассматриваются в течение 3 рабочих дней с момента регистрации заявки. Если необходима дополнительная проверка данных, срок может быть увеличен, но не более чем до 7 рабочих дней.
Выдача пропусков осуществляется сразу после утверждения заявки ответственным подразделением. В случае отказа заявителю направляется письменное уведомление с указанием причин.
- Срок рассмотрения стандартной заявки – 3 рабочих дня.
- Срок рассмотрения при дополнительной проверке – до 7 рабочих дней.
- Выдача пропуска после одобрения – в тот же день.
- Срочные пропуска оформляются в течение 1 рабочего дня при наличии обоснования.
Рекомендуется подавать документы заблаговременно, чтобы избежать задержек в доступе. При отсутствии полного комплекта документов срок рассмотрения увеличивается до момента их предоставления.
Процедура проверки данных заявителя перед выдачей пропуска
Проверка данных заявителя начинается с сопоставления предоставленных документов с требованиями установленного образца. Основное внимание уделяется следующим аспектам:
- Подлинность документов. Проверяется наличие всех обязательных подписей, печатей и дата выдачи.
- Соответствие личности заявителя документам: сверяется ФИО, дата рождения, фотография и реквизиты удостоверения.
- Проверка права доступа. Уточняется, соответствует ли категория пропуска сфере деятельности или уровню допуска заявителя.
- Актуальность данных. Проверяется срок действия документов, отсутствие ограничений и запретов на выдачу пропуска.
Для ускорения и повышения точности проверки рекомендуется использовать автоматизированные базы данных, если они доступны, а также внутренние списки разрешенных лиц.
Ответственные сотрудники должны фиксировать результаты проверки в специальной форме или системе учета с указанием даты, времени и личной подписи.
В случае выявления несоответствий или сомнений в подлинности, заявление отклоняется с обязательным уведомлением заявителя о причинах отказа и рекомендациями по устранению недостатков.
Правила выдачи пропусков сотрудникам и гостям
Пропуска сотрудникам оформляются после подтверждения их трудоустройства и предоставления действующих документов, включая паспорт и трудовую книжку или иной подтверждающий статус документ. Запрос на пропуск подаётся через подразделение кадров с указанием сроков действия и зоны доступа.
Гостям пропуска выдаются на основании письменного приглашения от ответственного сотрудника или организации. Приглашение должно содержать цель визита, ФИО гостя и сроки пребывания. При себе гостю необходимо иметь паспорт или иной удостоверяющий личность документ.
Выдача пропусков сотрудникам осуществляется при личном присутствии и подтверждении данных с внесением информации в учётную систему. Для гостей пропуска оформляются на стойке охраны после проверки приглашения и удостоверения личности, с регистрацией визита.
Срок действия пропусков для сотрудников устанавливается в зависимости от характера деятельности и может составлять от одного рабочего дня до нескольких месяцев, с обязательным контролем возврата после окончания срока. Для гостей срок не превышает время, указанное в приглашении, и не может превышать 3 рабочих дня без дополнительного разрешения.
Запрещается передавать пропуска третьим лицам. В случае утери пропуска необходимо незамедлительно сообщить в службу безопасности для аннулирования и оформления дубликата.
При возврате пропуска сотрудники и гости обязаны пройти процедуру сверки, подтверждающую завершение визита и отсутствие нарушений правил доступа.
Порядок аннулирования или замены пропусков
Аннулирование пропуска происходит при утрате, порче или окончании срока его действия. Для аннулирования необходимо подать заявление в отдел пропускного режима с указанием причины и реквизитов пропуска.
После получения заявления сотрудник отдела проверяет наличие пропуска в базе данных и фиксирует факт его аннулирования с указанием даты и причины. Аннулированный пропуск подлежит изъятию у владельца, если он находится в распоряжении.
Замена пропуска осуществляется при изменении персональных данных, изменении статуса сотрудника, а также при порче или утрате пропуска. Для замены требуется подача нового заявления с приложением копий подтверждающих документов.
Новый пропуск изготавливается после проверки данных и аннулирования старого пропуска. Срок изготовления не превышает три рабочих дня. Временный пропуск может выдаваться на период оформления замены.
Ответственный за выдачу ведёт журнал учёта аннулированных и заменённых пропусков с обязательной регистрацией даты, причины и данных лица, подавшего заявление.
Регистрация и хранение данных о выданных пропусках
Каждый выданный пропуск подлежит обязательной регистрации в специализированном журнале или электронной системе учета. Вносятся следующие сведения: номер пропуска, дата и время выдачи, ФИО получателя, подразделение, цель посещения, а также срок действия пропуска.
Данные должны сохраняться не менее одного года с момента окончания действия пропуска. В случае электронного учета необходимо обеспечить регулярное резервное копирование базы данных для предотвращения потери информации.
Журнал регистрации хранится в охраняемом помещении у ответственного сотрудника, который обеспечивает его своевременное обновление и контроль правильности внесенных данных.
При аннулировании или замене пропуска в регистрационной системе фиксируется причина и дата операции, а также информация о новом пропуске, если он был выдан.
Доступ к информации о выданных пропусках ограничивается уполномоченными лицами и регулируется внутренними нормативными актами организации.
Вопрос-ответ:
Какие документы нужно предоставить для получения пропуска установленного образца?
Для оформления пропуска установленного образца требуется предоставить заявление установленной формы, паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие право доступа к объекту (например, служебное удостоверение, договор или разрешение от ответственного подразделения). В некоторых случаях может потребоваться медицинская справка или подтверждение прохождения инструктажа по технике безопасности.
Какой порядок рассмотрения заявления на выдачу пропуска и сколько времени занимает этот процесс?
Заявление на получение пропуска подается в соответствующий отдел или ответственному лицу. После регистрации заявление проверяется на полноту и достоверность данных. Затем выполняется проверка прав заявителя на доступ, включая согласование с руководством или службой безопасности. Обычно срок рассмотрения не превышает трех рабочих дней, но может варьироваться в зависимости от специфики организации и категории доступа.
Что делать, если пропуск был утерян или поврежден?
В случае утери или повреждения пропуска необходимо немедленно сообщить в отдел, ответственный за выдачу пропусков. Для восстановления требуется подать заявление с указанием обстоятельств утраты или повреждения. После проверки данных и подтверждения причин аннулируется старый пропуск и выдается новый. В некоторых организациях может взиматься плата за повторную выдачу.
Кто отвечает за учет и хранение данных о выданных пропусках?
Учет выданных пропусков ведет специально назначенное лицо или подразделение, отвечающее за безопасность объекта. Они регистрируют данные заявителей, сроки действия пропусков, категории доступа и фиксируют случаи аннулирования или замены. Хранение информации должно обеспечивать защиту от несанкционированного доступа и соответствовать правилам обработки персональных данных.
Каковы основные требования к оформлению заявления на получение пропуска?
Заявление должно быть заполнено разборчиво и без ошибок, содержать полные данные заявителя: ФИО, должность, подразделение, цель посещения объекта и срок действия пропуска. Документ подписывается заявителем и, при необходимости, согласуется с руководителем подразделения. В заявлении указывается дата подачи, и прилагаются копии необходимых документов. Несоблюдение этих требований может привести к отказу в выдаче пропуска.
Загрузка...
