Протокол экзамена в аудитории – это официальный документ, фиксирующий ключевые параметры проведения экзамена: состав дежурных, время начала и окончания, количество присутствующих и выбывших участников, а также любые внештатные ситуации. Его оформление строго регламентировано, и ошибки могут повлечь признание экзамена недействительным.
Документ заполняется от руки черной или синей пастой на стандартном бланке установленной формы. Не допускаются исправления, зачеркивания, корректоры. Каждая строка должна быть заполнена четко, без пропусков. В пустых графах следует проставлять прочерки. Особое внимание уделяется фиксации времени вскрытия и запечатывания экзаменационных материалов, что подтверждается подписями всех членов комиссии.
При наличии нарушений – например, попыток списывания, выхода за пределы аудитории без сопровождения, технических сбоев – факт обязательно вносится в раздел «Особые отметки». Здесь же указываются объяснения участников или дежурных, если они были получены. Каждое событие должно быть зафиксировано оперативно, по факту, без оценочных суждений.
В завершении протокола проставляются подписи всех членов комиссии, включая дежурных и наблюдателей. При необходимости ставится штамп образовательной организации. Без этих подписей документ считается недействительным. Для архивирования оригинал протокола передается в установленный срок в ответственное подразделение.
Что указывать в шапке протокола и как не ошибиться
Полное наименование образовательной организации указывается в строгом соответствии с уставом. Недопустимо сокращение или замена формулировки. При наличии филиала – указывается его точное название.
Дата проведения экзамена записывается в формате ДД.ММ.ГГГГ. Ошибки в дате могут привести к несоответствию расписанию и затруднить последующую проверку документации.
Наименование дисциплины должно полностью совпадать с формулировкой в учебном плане. Указание аббревиатур или сокращений не допускается. В случае интегрированных курсов необходимо перечислить все включённые модули.
Форма аттестации обозначается чётко: «экзамен», «зачёт», «дифференцированный зачёт» – без замен на разговорные формулировки. Для государственной итоговой аттестации – указывается полное название: например, «Государственный экзамен».
Код и шифр группы вписываются без пробелов и расхождений с учебным журналом. Несовпадения с официальной базой данных могут стать основанием для признания протокола недействительным.
Ф.И.О. преподавателя указывается полностью, с обязательным включением инициалов в правильном порядке. При наличии двух и более экзаменаторов – перечисляются все участники комиссии с уточнением ролей (председатель, член комиссии).
Номер аудитории записывается в соответствии с планом помещения. Указание неверного кабинета может быть истолковано как нарушение процедуры проведения экзамена.
Вся информация в шапке заполняется чернилами одного цвета, без подчисток и исправлений. При наличии ошибок используется новый бланк. Корректировка ручкой, даже с заверением, не допускается.
Порядок фиксации присутствующих и отсутствующих студентов
Перед началом экзамена необходимо установить факт присутствия каждого студента, включенного в экзаменационный список. Используется утвержденный ведомственный список группы или предварительно сформированный список допущенных к экзамену. Удостоверение личности каждого студента проверяется по паспорту или студенческому билету, после чего в протоколе против его фамилии делается отметка о присутствии.
Если студент отсутствует, это фиксируется сразу по завершении переклички. Напротив его фамилии проставляется отметка «не явился» или «н/я» без права последующего изменения. Если студент подошёл с опозданием, это отдельно указывается в строке примечаний с указанием точного времени входа в аудиторию.
Важно не допускать внесения студентов, не включенных в утвержденный список. Если присутствует студент, которого нет в списке, он не должен быть допущен до экзамена до выяснения причин и согласования с ответственным секретарём экзаменационной комиссии. Любые исправления в протоколе производятся через зачёркивание с пояснительной надписью и заверяются подписью председателя комиссии.
По завершении экзамена список присутствующих и отсутствующих должен быть полностью сверен с исходным списком допущенных. Несоответствия указываются в разделе примечаний протокола, с обязательным пояснением причин.
Как вносить данные о документе, удостоверяющем личность
Формат внесения данных должен быть единообразным по всей ведомости. Указываются три элемента: наименование документа, серия и номер. Пример корректной записи: «Паспорт 4510 123456». Если предъявлен временный документ, указывается: «Временное удостоверение 7700 987654». Названия пишутся полностью без сокращений, независимо от ограниченного пространства в строке.
Данные вписываются разборчиво, без исправлений. При ошибке запись зачеркивается одной линией, рядом делается пометка «исправлено», указывается верный вариант и заверяется подписью экзаменатора. Использование корректоров и заклеек недопустимо.
Если студент забыл документ, в графе делается запись «Документ не предъявлен», и студент не допускается к экзамену. Такая строка не вычеркивается и не удаляется из протокола, даже если студент покидает аудиторию.
Фиксация времени начала и окончания экзамена
В графе, предназначенной для указания времени начала экзамена, проставляется точное фактическое время, когда член комиссии объявляет о начале работы. Время фиксируется в формате «часы:минуты» (например, 09:00). Не допускается округление до ближайшего часа или запись ориентировочного значения.
Аналогично, в строке времени окончания указывается момент, когда истек установленный регламент экзамена или последний студент сдал работу. Формат записи идентичен: «часы:минуты» (например, 12:00). При наличии студентов, завершивших выполнение досрочно, это не влияет на фиксируемое общее время окончания.
Важно: не оставлять данные поля пустыми или заполнять задним числом. Все записи вносятся вручную, разборчивым почерком, без корректиров fluidных исправлений. Использование корректоров недопустимо.
При проведении экзамена в разных аудиториях – время начала и окончания фиксируется отдельно в каждом экземпляре протокола, соответствующем конкретной аудитории.
Если в ходе экзамена происходили изменения (например, задержка старта по технической причине), в свободном поле делается поясняющая запись с подписью ответственного лица и указанием точного времени изменения.
Как записывать информацию о нарушениях и удалении студентов
При фиксации нарушения порядка проведения экзамена необходимо указать точное время инцидента, фамилию и инициалы студента, его номер по списку в протоколе, а также краткое и конкретное описание ситуации. Например: «12:45 – Иванов И.И., №7, попытка использования мобильного телефона».
Если студент был удалён из аудитории, обязательно зафиксировать это отдельной записью с указанием основания. Формулировка должна быть однозначной: «13:10 – Петрова А.С., №12, удалена за списывание с чужого листа». При наличии письменных доказательств (шпаргалка, подсказка), они прилагаются к протоколу как приложение, с соответствующей отметкой: «Приложение 1 – изъятая шпаргалка».
Ответственный за аудиторию преподаватель удостоверяет каждую запись о нарушении своей подписью в строке инцидента. Если в аудитории работают два организатора, подписи ставят оба. Запись без подписи считается недействительной.
В конце протокола дополнительно указывается общее количество зафиксированных нарушений и число удалённых студентов. Если были вызваны члены комиссии или составлен отдельный акт, это также отражается с указанием времени и ФИО лиц, участвовавших в разбирательстве.
Правила внесения подписей членов комиссии и наблюдателей
Подписи в протоколе экзамена должны быть внесены исключительно от руки, без использования печатей или штампов. Каждый член комиссии и наблюдатель ставит подпись рядом с указанием своей должности и Ф.И.О. полностью, без сокращений.
Подписи должны быть внесены в специально отведенные для этого поля протокола сразу после окончания экзамена, до передачи документа ответственному за хранение. Запрещается оставлять пустые строки для последующего заполнения подписей.
При внесении подписей недопустимы исправления, подчистки или добавления после первичной записи. Если допущена ошибка, протокол оформляется заново или ошибка фиксируется отдельным актом с подписями всех членов комиссии.
Для обеспечения подлинности подписей рекомендуется использовать черные или синие ручки с устойчивыми чернилами, предотвращающими смывание или подделку.
Наблюдатели подтверждают подписью факт присутствия и контроля процедуры. При отсутствии одного из членов комиссии или наблюдателя это указывается в протоколе с объяснением причины и подписью присутствующих.
Подписи членов комиссии и наблюдателей должны совпадать с указанными в списках участников экзаменационной комиссии, что обеспечивает юридическую силу протокола.
Корректировка и исправления в протоколе: допустимые действия
Все исправления в протоколе экзамена должны быть прозрачными и документированными. Нельзя допускать неаккуратных правок или замазываний, которые могут вызвать сомнения в достоверности документа.
- Исправление ошибок производится путем аккуратного зачеркивания неверной записи одной линией так, чтобы оригинальный текст оставался читаемым.
- Рядом с исправлением необходимо сделать отметку с указанием причины исправления (например, «опечатка», «неверный номер»), если это существенно для понимания протокола.
- После исправления необходимо поставить подпись или инициалы ответственного лица, в идеале – председателя комиссии, и дату внесения изменений.
- Исправления не должны искажать смысл записанной информации, а служить уточнением или исправлением технических ошибок.
- Запрещено удалять или заменять данные без указания причины и подтверждающей подписи, чтобы исключить возможность фальсификации.
- В случае значительных изменений или исправлений рекомендуется оформить дополнительное приложение к протоколу с пояснениями.
Любое внесение корректировок после подписания протокола без надлежащего оформления аннулирует документ и требует составления нового протокола с правильными данными.
Вопрос-ответ:
Какие основные разделы необходимо заполнить в протоколе экзамена и какие данные в них указывать?
В протоколе экзамена обязательно указываются: дата и время начала и окончания экзамена, название дисциплины и формы контроля, состав экзаменационной комиссии с фамилиями и должностями, данные аудитории, список присутствующих и отсутствующих студентов с указанием причин отсутствия. Также фиксируются результаты экзамена, сведения о нарушениях и подписи всех членов комиссии. Каждая запись должна быть точной и читабельной, чтобы избежать недоразумений при последующем контроле.
Как правильно фиксировать случаи нарушения дисциплины или удаления студента во время экзамена?
Любые нарушения фиксируются подробно и объективно. В протоколе указывается фамилия нарушителя, точное время инцидента и описание нарушения, например, использование запрещённых материалов или нарушение правил поведения. Если студент удалён, это также записывается с указанием причины и времени удаления. Подобные записи оформляются без эмоциональной оценки, только факты, чтобы сохранить официальный характер документа.
Можно ли вносить исправления в протокол после его подписания и как правильно оформить такие изменения?
Исправления допускаются только при обнаружении ошибок, которые не влияют на суть протокола. Изменённый текст перечёркивается одной линией так, чтобы прежняя запись оставалась читаемой, рядом указывается правильный вариант и дата внесения исправления. Каждое исправление подписывается членом комиссии, ответственным за запись. Категорически запрещено замазывать, использовать корректирующую жидкость или переписывать протокол целиком.
Каким образом следует фиксировать время начала и окончания экзамена в протоколе?
Время начала указывается точно в момент, когда экзамен фактически стартовал, а время окончания — сразу после завершения проверочных действий и сбора экзаменационных материалов. Время записывается в формате часы и минуты, например, «начало 10:00», «окончание 12:30». Важно фиксировать эти данные без задержек, чтобы исключить ошибки и подтвердить соблюдение регламента проведения экзамена.
Загрузка...
