Трудовая книжка оформляется на работника работодателем при первом приёме на работу, если ранее такая книжка не заводилась. Согласно постановлению Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, документ заполняется в течение пяти рабочих дней со дня заключения трудового договора.
Основанием для оформления является заявление работника и приказ о приёме. Работодатель обязан проверить отсутствие ранее выданной книжки. Если в процессе обнаруживается факт её наличия, повторное оформление не допускается – используется ранее заведённый документ.
Бланк трудовой книжки приобретается работодателем за счёт собственных средств. Он должен соответствовать установленному образцу, утверждённому постановлением Правительства РФ. При этом допускается оформление только на бумажном носителе, если работник не выбрал электронный формат учёта трудовой деятельности.
Все записи производятся чёрными, фиолетовыми или синими чернилами с соблюдением правил ведения, утверждённых Инструкцией по заполнению. Исправления, зачеркивания и сокращения недопустимы. Ответственным за ведение и хранение трудовых книжек назначается уполномоченное лицо с оформлением соответствующего приказа.
Кто обязан оформлять трудовую книжку впервые
Обязанность по первичному оформлению трудовой книжки возникает у работодателя при приеме на работу гражданина, который ранее официально не трудоустраивался. Это, как правило, касается студентов, выпускников учебных заведений, а также лиц, ранее занимавшихся предпринимательством или самозанятостью без трудовой книжки.
Оформление трудовой книжки требуется, если гражданин устраивается на основное место работы на условиях трудового договора. Если человек ранее работал по гражданско-правовым договорам (например, подряду), но теперь заключает трудовой договор, работодатель обязан завести трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы.
Если у гражданина есть трудовая книжка, но она утеряна и данные не могут быть подтверждены документально, заводится новая книжка с отметкой «дубликат». Однако в этом случае оформление будет считаться не первичным, а восстановительным.
Работодатель не оформляет трудовую книжку, если сотрудник работает по совместительству, а основное место работы уже отражено в трудовой. Также книжка не ведется для самозанятых, фрилансеров и индивидуальных предпринимателей без наемных работников.
Когда требуется завести трудовую книжку при приеме на работу
Трудовая книжка заводится при первом трудоустройстве гражданина, если у него её ещё нет. Обязанность по оформлению возлагается на работодателя при заключении трудового договора, а не гражданско-правового. Важно учитывать несколько условий, при которых возникает необходимость оформления трудовой книжки.
- Работник поступает на работу по трудовому договору на срок более пяти дней.
- У сотрудника отсутствует трудовая книжка (это может быть первый опыт официальной занятости или утеря документа без восстановления).
- Работодатель не применяет ведение трудовой книжки в электронном виде в отношении данного сотрудника.
Если трудовой договор заключается на срок до пяти календарных дней, трудовая книжка не оформляется. Также она не требуется при оформлении по договору подряда, оказания услуг и другим гражданско-правовым формам сотрудничества.
Если работник впервые устраивается после 2020 года, ему предоставляется право выбрать: завести бумажную трудовую книжку или вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде (форма СТД-Р). Выбор фиксируется заявлением сотрудника.
Работодатель обязан запросить у работника сведения о предыдущих местах работы (при наличии) и обеспечить оформление трудовой книжки в день приёма либо не позднее пяти рабочих дней с момента начала работы.
Какие документы нужны для оформления трудовой книжки
Для первичного оформления трудовой книжки работодатель обязан запросить у сотрудника минимальный перечень документов. Все они устанавливаются Трудовым кодексом и подзаконными актами.
Основной документ – паспорт гражданина РФ. Он необходим для удостоверения личности и внесения корректных данных в титульный лист книжки. В случае иностранного гражданина требуется документ, подтверждающий право на работу в России, а также нотариально заверенный перевод паспорта.
Сведения об образовании, профессии или квалификации подтверждаются документами об образовании – аттестатом, дипломом или свидетельством. При наличии нескольких документов предоставляется тот, который соответствует будущей должности.
СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) обязателен для всех работников, включая временных и совместителей. Он нужен для фиксации трудовой деятельности в системе обязательного пенсионного страхования.
Медицинские справки или заключения требуются только для отдельных категорий работников – например, при приёме на работу в сферу общественного питания, здравоохранения или образования. Перечень таких случаев определяется санитарными нормами и локальными актами работодателя.
Если сотрудник уже ранее работал, но книжка утеряна, предоставляется заявление о её восстановлении. Работодатель в этом случае оформляет дубликат на основании архивных справок или иных подтверждающих документов.
Как правильно заполнить титульный лист трудовой книжки
Титульный лист трудовой книжки содержит основную информацию о работнике и должен заполняться аккуратно и без ошибок.
В графе «Фамилия, имя, отчество» указываются полностью, без сокращений, как в паспорте. Все данные должны быть написаны разборчиво, печатными буквами или аккуратным рукописным текстом.
Дата рождения вписывается в формате день, месяц, год, например: 15.04.1985. Важно соблюдать единообразие записи, чтобы избежать недоразумений.
Место рождения указывается точно, согласно документам, без сокращений и добавлений. Например, «г. Москва» или «Московская обл., г. Одинцово».
В графе «Наименование организации, выдавшей документ» следует указать полный официальный статус предприятия или учреждения, оформляющего трудовую книжку. Например, «ООО «Ромашка»» или «Государственное учреждение «Центр занятости»».
Дата выдачи трудовой книжки проставляется в формате день, месяц, год, совпадающем с датой фактического оформления документа.
Записи на титульном листе должны быть выполнены разборчиво, без исправлений и помарок. В случае ошибки документ следует заменить или оформить новый титульный лист.
Подпись лица, ответственного за оформление, ставится в специально отведенном месте с расшифровкой фамилии и должности.
При заполнении титульного листа запрещается использовать карандаш, исправлять записи или дописывать данные задним числом.
Где хранится трудовая книжка после первичного оформления
После первичного оформления трудовая книжка передается работодателю для хранения и дальнейшего ведения. В организации она считается личным документом сотрудника, но хранится у работодателя.
Основные правила хранения трудовых книжек закреплены нормативными актами и внутренними положениями работодателя:
- Трудовые книжки хранятся в отдельном, защищенном от доступа посторонних помещении или шкафах.
- Обеспечивается сохранность документа от повреждений, потери и кражи.
- Ответственность за хранение возлагается на ответственное лицо (например, кадровика или сотрудника отдела кадров).
При наличии большого количества сотрудников трудовые книжки обычно систематизируются по алфавиту или подразделениям, что облегчает поиск и учет.
В случае перевода сотрудника в другую организацию или при увольнении трудовая книжка выдается сотруднику под роспись. Временное хранение у работодателя возможно до момента передачи документа.
Рекомендуется работодателю вести журнал учета трудовых книжек с указанием даты приема и выдачи для контроля и исключения ошибок.
Кто подписывает и заверяет первую запись в трудовой книжке
Первая запись в трудовой книжке оформляется работодателем, принимающим сотрудника на работу впервые. Подписывает и заверяет запись руководитель организации или иное уполномоченное лицо, закрепленное в приказе о приеме на работу.
В обязательном порядке к записи должна прилагаться подпись лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, или специалиста отдела кадров. Это подтверждает правильность внесённых данных и их соответствие приказу о приеме.
В трудовой книжке ставятся две подписи:
- Подпись руководителя организации (директора, генерального директора, уполномоченного заместителя);
- Подпись кадрового работника или другого ответственного лица.
Кроме подписей, обязательна печать организации, которая ставится рядом с первой записью. Отсутствие печати может стать основанием для отказа в подтверждении трудового стажа.
Если трудовая книжка оформляется в государственных учреждениях с ограниченной печатью, допускается использование факсимиле или штампа с реквизитами.
При первичном оформлении важно убедиться, что подписи проставлены с расшифровками – фамилия, инициалы лица, подписавшего запись. Это облегчает идентификацию ответственных сотрудников при необходимости проверки.
В случае приёма на работу по совместительству первая запись оформляется аналогично, но с указанием соответствующей информации о виде трудовой деятельности.
Неправильное или неполное оформление первой записи может привести к трудностям при подтверждении трудового стажа для начисления пенсии и других социальных гарантий.
Какие ошибки недопустимы при первичном оформлении трудовой книжки
Нельзя допускать отсутствия подписи и печати работодателя на первой записи. Запись должна содержать точное наименование организации согласно учредительным документам. Недопустимо использовать сокращения или неофициальные названия.
Ошибки в личных данных сотрудника – неверное указание фамилии, имени, отчества, даты рождения приводят к проблемам при дальнейшем использовании трудовой книжки. Все сведения необходимо сверять с паспортом.
Запрещено вносить исправления, подчистки и корректировки в первичной записи. При обнаружении ошибки следует аннулировать заполненный бланк и оформить трудовую книжку заново.
Первая запись должна быть сделана на чистом, не поврежденном титульном листе, без пустых строк перед или после записи. Отсутствие даты заполнения первой записи недопустимо.
Использование нестандартных или цветных чернил, а также карандаша при заполнении трудовой книжки запрещено. Следует использовать только черные или синие гелевые или перьевые ручки.
Запрещается оформлять первую запись без оформления самого бланка трудовой книжки в установленном порядке. Трудовая книжка должна быть зарегистрирована и пронумерована в журнале учета.
Нельзя оформлять первую запись до официального приема сотрудника на работу или без наличия соответствующего приказа. Все данные должны соответствовать кадровым документам.
Что делать, если трудовая книжка была оформлена с нарушениями
Если при первичном оформлении трудовой книжки выявлены ошибки – исправлять их необходимо немедленно. В первую очередь работник должен уведомить работодателя о наличии нарушений и потребовать внести корректные данные.
Исправления вносятся на основании приказа работодателя с указанием причин корректировки. В трудовой книжке ставится запись об исправлении с ссылкой на приказ и дата исправления фиксируется отдельно. Записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации.
Если ошибка связана с неправильным указанием персональных данных, необходимо предоставить документы, подтверждающие правильные сведения (паспорт, свидетельство о рождении, ИНН и др.).
При обнаружении нарушений, связанных с неверным оформлением дат приема или увольнения, должностей или причин прекращения трудового договора, требуется издать новый приказ и внести исправленные записи с указанием ссылок на документы.
Если работодатель отказывается устранять ошибки, работник вправе обратиться в инспекцию труда или суд. В таких случаях рекомендуется сохранить копии всех заявлений и приказов, подтверждающих попытки исправления.
В случаях, когда нарушения неустранимы путем внесения исправлений, возможна замена трудовой книжки по заявлению работника. Для этого необходимо подать заявление работодателю, приложив старую книжку и документы, подтверждающие необходимость замены.
Замена трудовой книжки проводится на основании приказа работодателя и завершается внесением всех действительных записей из старой книжки в новую, что подтверждается соответствующей отметкой и подписями.
Каждый этап исправления должен быть задокументирован, чтобы избежать вопросов при последующих проверках и оформлении пенсий.
Вопрос-ответ:
Кто обязан оформить трудовую книжку впервые при приеме на работу?
Трудовую книжку оформляет работодатель при приеме на работу сотрудника, если у него нет ранее заведенной трудовой. Обычно это касается молодых специалистов, впервые выходящих на работу после учебы, а также граждан, у которых до этого не было официальных мест работы, где бы велась трудовая книжка.
Какие документы нужны для первичного оформления трудовой книжки?
Для оформления трудовой книжки потребуется паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие образование или квалификацию, если это требуется. Иногда может понадобиться свидетельство о рождении, если сотрудник молодой и впервые устраивается на работу. Работодатель также оформляет внутренние документы, необходимые для ведения учета трудовой деятельности.
Как происходит первая запись в трудовой книжке при ее оформлении?
Первая запись включает сведения о приеме на работу: дата, название должности и структурного подразделения. Эту запись подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо и ставится печать предприятия. Она подтверждает начало трудовой деятельности сотрудника на данном месте работы.
Можно ли исправить ошибки, допущенные при первичном оформлении трудовой книжки?
Ошибки в трудовой книжке при первичном оформлении подлежат исправлению. Для этого сотрудник обращается в отдел кадров или к работодателю с заявлением. Исправления должны быть сделаны аккуратно: неверные записи перечеркивают, вносят корректные данные с указанием причины исправления и заверяют подписями и печатью организации.
Куда после оформления трудовая книжка должна передаваться сотруднику?
После первичного оформления трудовая книжка хранится у работодателя, обычно в отделе кадров. Сотруднику ее выдают по окончании трудовых отношений или по требованию, если нет ограничений, предусмотренных законодательством. При смене работы трудовая книжка передается новому работодателю по просьбе сотрудника.
Кто должен оформлять трудовую книжку впервые и в какие сроки?
Трудовую книжку оформляет работодатель при приеме сотрудника на первую официальную работу. Обычно это происходит в день заключения трудового договора или в течение нескольких дней после начала работы. Если у работника еще нет трудовой книжки, организация обязана ее завести и заполнить все необходимые данные, включая титульный лист и первую запись о приеме на работу. Если сотрудник уже имеет трудовую книжку, ее предоставляют для ведения дальнейших записей. Просрочки в оформлении могут повлиять на регистрацию трудового стажа.
Загрузка...
