Приложение на один лист в одном экземпляре – это отдельный документ, прилагаемый к основному, который содержит уточняющую или дополнительную информацию: расчет, справку, копию акта, письмо и т.п. Такой формат оформления используется при подаче документов в государственные органы, учреждения и коммерческие организации, где требуется строгая структура и соблюдение делопроизводственных норм.
Главное требование – лаконичность и завершенность информации. Объем – строго один лист формата А4. Документ не сшивается, не нумеруется, но обязательно должен быть подписан, если это предусмотрено типом документа. Подпись располагается в правом нижнем углу листа, с указанием должности, фамилии и инициалов составителя. Если приложение содержит визуальные элементы (например, схемы или таблицы), они должны полностью помещаться на одном листе и быть читаемыми при печати в стандартном разрешении.
В правом верхнем углу допускается размещение грифов согласования или отметки «Приложение», если это предусмотрено шаблоном основного документа. Наименование приложения оформляется заголовком по центру строки, без кавычек и подчеркиваний. Шрифт – тот же, что и в основном документе, размер – не менее 12 пунктов. Межстрочный интервал – 1 или 1,5, поля стандартные: 2 см слева, 1 см справа, 2 см сверху и снизу.
Если приложение направляется как часть официальной переписки, в его тексте указывается исходящий номер основного документа и дата. При необходимости следует сделать ссылку на приложение в теле основного документа: «См. приложение на 1 л. в 1 экз.» – такая формулировка дает понять, что к письму или заявлению прилагается один дополнительный лист в одном экземпляре.
Когда требуется приложение на 1 лист в 1 экземпляре
Приложение на 1 лист в 1 экземпляре оформляется, когда необходимо предоставить дополняющий документ к основному без создания многостраничного приложения. Это актуально при подаче документов в государственные и муниципальные органы, когда нормативными актами установлено требование приложить отдельный лист с уточнёнными сведениями, пояснениями или графиками.
На практике такой формат используется при сдаче бухгалтерской или налоговой отчетности, если требуется пояснить конкретный показатель формы. Например, пояснительная записка к декларации по налогу на прибыль оформляется как приложение на одном листе с указанием всех реквизитов.
В образовательной сфере одно-листовое приложение требуется при подаче документов в аттестационные комиссии для подтверждения квалификации, когда нужно отразить только сведения о конкретном документе или достижении.
В кадровом делопроизводстве приложение на 1 лист оформляют при изменении штатного расписания, когда корректировка затрагивает только одну должность. Такой документ прилагается к приказу и хранится в составе личного дела.
В тендерной документации приложение на один лист в одном экземпляре подают для подтверждения отдельного условия участия: согласие на условия контракта, выписка из реестра, подтверждение полномочий представителя.
В юридической практике такие приложения нередко используются при подаче исков, если необходимо включить одно доказательство или пояснение без разбиения на разделы. В этом случае важно соблюсти требования к структуре и оформлению, установленные судом или процессуальным законодательством.
Какие реквизиты указываются в приложении
При оформлении приложения на 1 лист в одном экземпляре важно точно указать все обязательные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа и его идентификацию в составе основного материала. Оформление должно соответствовать требованиям делопроизводства и внутренним регламентам организации.
- Наименование документа: слово «Приложение» указывается в верхней части листа, по центру, с указанием номера (если приложений несколько) или без номера – если оно одно.
- Ссылка на основной документ: после названия приводится указание на документ, к которому относится приложение, например: «к договору № 12/К от 14.03.2025».
- Содержание: далее располагается текстовая или табличная часть, в зависимости от вида информации (перечни, расчёты, характеристики и т.п.).
- Подписи сторон: если приложение требует согласования, в нижней части указываются подписи ответственных лиц с расшифровкой и должностями.
- Дата составления: размещается в нижней части страницы, под подписями или слева внизу, если подписание не требуется.
- Печать: ставится при наличии требований к заверению (например, при передаче третьим лицам или нотариальном удостоверении).
Если приложение составлено отдельно и имеет самостоятельное значение, допускается указание регистрационного номера, исходящего номера или других идентификаторов, применяемых в документообороте организации.
Нужно ли нумеровать приложение при одном листе
Однако при наличии нескольких приложений к основному документу может потребоваться идентификация каждого приложения. В таком случае используется не постраничная, а сквозная нумерация приложений, например:
- Приложение 1 – График поставок
- Приложение 2 – Спецификация
Если приложение единственное и занимает ровно один лист, достаточно указания «Приложение» с его порядковым номером (при наличии) и названием. Нумерация страницы на самом листе не требуется.
Допустимые варианты оформления без нумерации страницы:
- «Приложение 1 к договору № 15 от 12.03.2025»
- «Приложение. Смета расходов»
Если приложение включает один лист, но оформляется как самостоятельный документ в составе дела, его лист может быть пронумерован в общем порядке для внутреннего документооборота, но это не обязательное требование для оформления самого приложения.
Как связать приложение с основным документом
Связь между приложением и основным документом обеспечивается через указание в тексте документа ссылки на приложение с его точным обозначением. Например: «См. Приложение 1» или «Приложение 1 прилагается».
В верхней части листа приложения указывается его наименование в формате: «Приложение 1 к договору № 15 от 12.03.2025». Формулировка должна точно соответствовать названию основного документа, включая номер и дату. Если приложение относится к внутреннему локальному акту, указывается полное наименование этого акта без сокращений.
На последней странице основного документа целесообразно включить перечень приложений с указанием количества листов каждого. Пример: «Приложение: 1. Акт приёма-передачи (1 л.)».
Если приложение подписывается отдельно, подписи сторон проставляются как и в основном документе: с расшифровкой, должностями и при необходимости – печатями. Подписи обеспечивают юридическую силу связи между частями документа.
Нумерация приложения (если оно не единственное) должна быть согласована с нумерацией в тексте основного документа. Если приложение одно, допускается отсутствие порядкового номера, но ссылка в тексте обязательна.
Подпись и дата на приложении: когда и как оформлять
Подпись на приложении ставится, если приложение содержит информацию, требующую подтверждения или утверждения. Обычно подпись проставляет ответственное лицо, связанное с основным документом, либо сотрудник, подготовивший приложение.
Место подписи – правый нижний угол листа. Рядом указывают должность и расшифровку подписи (фамилию и инициалы). Личная подпись должна быть разборчивой, без сокращений.
Дата на приложении указывается при отдельном подписании приложения. Она располагается рядом с подписью или под ней. Формат даты – цифровой, согласно ГОСТ: день, месяц, год (например, 27.06.2025).
Если приложение оформляется одновременно с основным документом и не подписывается отдельно, дата в приложении совпадает с датой основного документа и отдельное указание не требуется.
Подпись и дата на приложении обеспечивают юридическую значимость и подтверждают актуальность данных, поэтому их оформление должно соответствовать внутренним правилам организации и нормативным требованиям.
Нужно ли ставить печать на приложении
При оформлении приложения на один лист в одном экземпляре рекомендуется ориентироваться на внутренние стандарты организации и нормы отраслевого документооборота. Часто печать ставится на последней странице основного документа с отметкой о наличии приложений, тогда на самом приложении печать может не проставляться.
Если же приложение содержит информацию, которая требует официального подтверждения (например, технические спецификации, акты, финансовые данные), целесообразно проставить печать и подпись ответственного лица на самом приложении для исключения возможности подделки.
Резюмируя:
| Ситуация | Нужно ли ставить печать |
|---|---|
| Приложение является частью официального документа с обязательной печатью | Да, желательно |
| Приложение служит для справочных целей, без юридической силы | Нет, не обязательно |
| Внутренние стандарты организации требуют заверения приложений | Да, необходимо |
| Приложение заверяется подписью и печать ставится на основной документ | Печать на приложении необязательна |
Как указать количество листов и экземпляров в тексте
Количество листов и экземпляров приложения необходимо указать в конце основного документа или непосредственно на самом приложении. Обычно это формулируется кратко и однозначно, чтобы исключить любые сомнения.
Стандартная формулировка включает две части: число листов и число экземпляров, например: «Приложение на 1 листе в 1 экземпляре». Важно использовать точные цифры и соответствующие падежи, чтобы формулировка была юридически корректной.
Если приложение состоит из нескольких листов, указывается общее количество страниц, например: «Приложение на 3 листах в 2 экземплярах». При этом листы нумеруются, если это требуется по внутренним правилам организации или нормативам.
Расположение указания количества листов и экземпляров может быть в конце приложения под основной таблицей или текстом, либо внизу основной страницы документа, с которой приложение связано.
Пример записи в тексте приложения:
| Приложение | на 1 листе | в 1 экземпляре |
Если приложение составлено из нескольких листов, запись может выглядеть так:
| Приложение | на 5 листах | в 2 экземплярах |
При необходимости можно добавить уточнение о способе скрепления или нумерации листов, например: «Листы пронумерованы, прошиты и скреплены печатью».
В тексте не допускается использование размытых формулировок или отсутствия указания на количество, так как это может вызвать вопросы при проверках и затруднить учет документов.
Хранение и регистрация приложений в 1 экземпляре
Приложения, оформленные в одном экземпляре на одном листе, подлежат обязательной регистрации в журнале учета входящей документации. В журнал вносятся дата поступления, номер основного документа, на который сделано приложение, краткое описание содержания и количество листов.
Для хранения таких приложений рекомендуется использовать папки или файлы, привязанные к основному делу, чтобы обеспечить быструю идентификацию и доступ. Каждый экземпляр приложения должен быть пронумерован или иметь отметку о принадлежности к конкретному основному документу.
Если приложение содержит важные реквизиты или подписи, рекомендуется хранить его в отдельном конверте с отметкой о номере дела и дате регистрации. Это уменьшит риск потери или повреждения документа при работе с основным делом.
Регистрация и хранение должны обеспечивать сохранность информации в течение установленного сроком хранения документа, установленного нормативными актами или внутренними регламентами организации.
При передаче документации другим подразделениям или архиву необходимо фиксировать факт передачи с указанием даты и ответственного лица, что гарантирует контроль за движением приложения в одном экземпляре.
Вопрос-ответ:
Как правильно оформить приложение, если оно занимает всего один лист и существует в одном экземпляре?
Если приложение занимает один лист и оформляется в одном экземпляре, следует указать его название, дату составления и номер приложения (если это необходимо). Текст приложения должен быть четким и структурированным, без излишних повторов. Обычно на листе размещают шапку с реквизитами, подписями ответственных лиц, а также отметку о количестве листов и экземпляров. Печать ставится согласно внутренним правилам организации или требованиям документации.
Нужно ли нумеровать страницы в приложении, если оно состоит из одного листа?
При наличии только одного листа нумерация страниц обычно не требуется. Однако если в организации существует практика нумерации всех документов без исключения, номер ставится, как и на основном документе. В остальных случаях достаточно указать общую информацию о количестве листов и экземпляров, чтобы избежать недоразумений.
Как связать приложение с основным документом, если приложение оформлено на одном листе?
Для связи приложения с основным документом рекомендуется проставить ссылку в тексте основного документа на приложение по названию и номеру (если он есть). На самом приложении указывают, к какому документу оно относится (например, «Приложение к договору №… от…»). Также целесообразно скрепить приложение с основным документом физически (например, скрепкой) или в электронном виде сохранить их вместе, чтобы исключить потерю или разрыв связи.
Обязательно ли ставить печать на приложении, если оно на один лист и в одном экземпляре?
Печать на приложении ставится в соответствии с внутренними регламентами организации и требованиями к документам. В ряде случаев печать не является обязательной, если основное содержание подтверждается документом, к которому приложено приложение. Если же в правилах установлено, что все приложения должны быть заверены печатью, то даже одностраничное приложение необходимо подписать и заверить печатью.
Как указать количество листов и экземпляров на приложении, если их всего один?
На приложении достаточно написать: «Всего 1 лист, 1 экземпляр». Такая запись размещается внизу документа или в специально отведенном месте. Это помогает избежать вопросов о полноте комплекта и подтверждает, что приложение оформлено полностью и в необходимом количестве.
Загрузка...
