Приходный кассовый ордер (ПКО) – это первичный бухгалтерский документ, подтверждающий поступление денежных средств в кассу организации. Он оформляется по установленной форме № КО-1, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998. Документ обязателен при приёме наличных средств от физических и юридических лиц, включая оплату товаров, возврат подотчётных сумм, поступления от арендаторов или клиентов.
ПКО оформляется в одном экземпляре кассиром или бухгалтером и подписывается главным бухгалтером до фактического приёма денег. Дополнительно документ визируется лицом, сдающим средства, и сопровождается квитанцией с подписью кассира и оттиском кассового штампа. Хранение оригинала осуществляется в кассе, а квитанция передаётся плательщику.
Использование ПКО позволяет исключить несанкционированное поступление наличности, упростить контроль за движением денежных средств и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Отсутствие или некорректное оформление ордера может повлечь штрафные санкции со стороны налоговых органов при проверках.
Организациям рекомендуется вести учёт ПКО в журнале регистрации, отражать данные в кассовой книге и ежедневно подшивать документы в хронологическом порядке. Ведение строгого документооборота особенно важно для предприятий, работающих с наличными: розничная торговля, услуги, аренда, транспорт и др.
Когда оформляется приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляется в момент поступления наличных денежных средств в кассу организации. Это обязательный документ для отражения факта приёма наличности в бухгалтерском учёте.
На практике ПКО оформляют при следующих операциях:
– внесение выручки от продаж товаров, работ или услуг, если расчёты велись наличными средствами;
– возврат подотчётных сумм, не использованных сотрудником и сданных обратно в кассу;
– получение наличных с расчётного счёта через банк для хозяйственных нужд, выплаты заработной платы и других целей;
– внесение учредителями денежных средств в уставной капитал наличными;
– поступление штрафов, неустоек, возмещений убытков от физических и юридических лиц, если средства поступают наличными;
– приём пожертвований, благотворительных взносов или целевого финансирования, если они передаются в кассу.
ПКО составляется в день поступления наличности и обязательно подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным лицом) и кассиром. Один экземпляр остаётся в кассе, второй – передаётся лицу, внесшему деньги, с отметкой о приёме средств и номером документа.
Оформление ордера допускается только после фактического получения наличных и занесения записи в кассовую книгу. Нарушение этих условий может привести к штрафам по линии налоговой службы и трудовой инспекции.
Какие реквизиты должен содержать документ
Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляется по установленной форме № КО-1 и должен включать обязательные реквизиты, без которых документ считается недействительным с точки зрения бухгалтерского и налогового учета.
Основные данные, которые необходимо указать в ПКО:
– Наименование организации или индивидуального предпринимателя, принимающего денежные средства.
– Номер документа и дата его составления. Нумерация должна быть сквозной в пределах календарного года.
– Основание для поступления денежных средств: ссылка на договор, счет, заявление, приказ и т.д.
– Сумма, указанная цифрами и прописью. При этом значения должны совпадать, включая копейки.
– Код структурного подразделения, если учет ведётся по обособленным единицам.
– Данные плательщика: фамилия, имя, отчество (если применимо), а также наименование организации или ИП, от которого получены средства.
– Назначение платежа – конкретная причина поступления наличных (например, оплата по договору, возврат займа, взнос в уставный капитал).
– Подписи: кассира, главного бухгалтера (или уполномоченного лица), а также лица, внесшего денежные средства.
– Отметка о приёме наличных: проставляется печать организации (если она используется), дата и подпись кассира в квитанции, отрываемой и выдаваемой плательщику.
Реквизиты должны быть заполнены полностью и без исправлений. При печатной форме документа допускается автоматическая подстановка данных из бухгалтерской программы при условии соблюдения требований к форме и структуре ПКО.
Кто заполняет приходный кассовый ордер и как это делается
Приходный кассовый ордер (ПКО) заполняет бухгалтер организации или иное ответственное лицо, уполномоченное на ведение кассовых операций. В организациях с малым штатом это может быть сам руководитель или кассир при его наличии. Ответственность за правильность оформления несёт лицо, которое принимает наличные средства в кассу.
Заполнение ПКО начинается с указания полного наименования организации и ее реквизитов. Далее фиксируется номер документа и дата составления. Нумерация должна быть сквозной в пределах календарного года.
В графе «Дебет» указывается счет, на который зачисляются денежные средства, обычно это счет 50 «Касса». В строке «Кредит» указывается источник поступления – например, 62 «Расчеты с покупателями» или 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В строке «Основание» отражается причина поступления денег: возврат подотчета, выручка, взнос в уставной капитал, и т.п. Прилагаемые документы, подтверждающие операцию (чеки, договоры, акты), перечисляются в соответствующей строке.
Сумма указывается как цифрами, так и прописью без сокращений и копеек, с обязательным указанием валюты. Например: «Пятьдесят тысяч рублей 00 копеек».
После заполнения ордер подписывается главным бухгалтером (при его наличии) и руководителем организации или уполномоченным лицом. Кассир, получивший наличные, ставит свою подпись в подтверждение приема денежных средств.
Документ составляется в одном экземпляре и регистрируется в кассовой книге. К приходному ордеру прикладывается квитанция, подписанная теми же должностными лицами и заверенная печатью, если она используется в документообороте организации. Квитанция передается плательщику.
Какой порядок регистрации ПКО в кассовой книге
Каждая операция по приходу наличных должна быть зафиксирована в кассовой книге в день её совершения. Запись осуществляется на основании приходного кассового ордера, подписанного главным бухгалтером и кассиром.
- Кассир проверяет правильность оформления ПКО и наличие подписей.
- В кассовую книгу вносится следующая информация:
- дата операции;
- номер приходного ордера;
- фамилия или наименование плательщика;
- основание поступления денежных средств;
- сумма цифрами и прописью.
- После внесения записи кассир указывает остаток наличных в кассе на конец дня.
- Запись заверяется подписями кассира и главного бухгалтера.
Исправления в кассовой книге не допускаются. При ошибке лист аннулируется, и запись оформляется заново. Заполнение книги производится вручную или с использованием специализированного ПО, обеспечивающего соответствие требованиям Положения № 373-П Банка России.
Кассовая книга ведётся в одном экземпляре. После окончания дня её листы подшиваются и хранятся вместе с документами кассовой дисциплины.
В каких случаях ПКО недействителен
Приходный кассовый ордер считается недействительным, если он оформлен с нарушением установленных требований к содержанию, порядку заполнения или утверждения. Такие нарушения могут повлечь за собой отказ в признании документа при проверке со стороны налоговых или контрольных органов.
Недействительность ПКО наступает в следующих случаях:
- отсутствует хотя бы один обязательный реквизит: дата составления, номер, сумма, основание платежа, подпись главного бухгалтера, подпись кассира, оттиск печати (при наличии требования внутри организации);
- ПКО не зарегистрирован в кассовой книге в день поступления наличных средств;
- в документе допущены исправления без соответствующего заверения подписями и печатью;
- ордер не имеет приложенных подтверждающих документов (например, договора, счета, заявления от физического лица);
- документ подписан лицом, не имеющим полномочий на совершение таких операций;
- используется форма ПКО, не соответствующая утверждённому образцу № КО-1;
- ПКО выписан задним числом или предварительно, без фактического поступления средств;
- внесены денежные средства от имени лица, не указанного в ордере, без подтверждающих оснований;
- оформление ПКО осуществлено не на русском языке (в случае, если это нарушает внутренние нормативные акты компании);
- ПКО составлен не в двух экземплярах, как требуется по регламенту (один остаётся в кассе, второй передаётся бухгалтерии).
Каждый недочёт увеличивает риск признания ПКО недействительным при проверке. Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо обеспечить строгий контроль за оформлением, проверкой и хранением ордеров в соответствии с положением о ведении кассовых операций.
Как хранится и архивируется приходный кассовый ордер
Приходный кассовый ордер (ПКО) подлежит обязательному хранению в бумажном или электронном виде согласно требованиям законодательства.
Основные правила хранения и архивации ПКО:
- Органы бухгалтерского учета должны обеспечить сохранность всех оформленных ПКО не менее пяти лет.
- ПКО хранятся в хронологическом порядке, обеспечивая легкий поиск по дате и номеру документа.
- Документы размещают в специальных папках или папках-коробках с надписями, указывающими период и тип документов.
- При использовании электронного документооборота ПКО сохраняют в защищенной базе данных с возможностью резервного копирования.
- Доступ к архиву ограничивается ответственными лицами для предотвращения несанкционированного доступа и потери документов.
Для упрощения контроля рекомендуется вести реестр ПКО с указанием даты, номера, суммы и контрагента.
При передаче документов в архив следует составлять опись, фиксируя состав передаваемых ордеров и даты их создания.
При соблюдении данных требований обеспечивается юридическая значимость ПКО и возможность их проверки налоговыми органами или внутренним аудитом.
Какая ответственность предусмотрена за ошибки в ПКО
Ошибки в приходном кассовом ордере могут привести к нарушению бухгалтерского и налогового учета, что повлечёт штрафные санкции. За неточности в ПКО предусмотрена административная ответственность в рамках Кодекса об административных правонарушениях РФ.
Нарушения, связанные с неправильным оформлением ПКО: неправильное указание суммы, даты, наименования плательщика или отсутствия необходимых подписей. Такие ошибки могут стать основанием для доначисления налогов и штрафов со стороны налоговых органов.
Штрафы: за нарушение порядка ведения кассовых документов организации могут назначаться штрафы в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а на должностных лиц – от 300 до 500 рублей. В случае выявления занижения доходов или искажения данных размер штрафа может быть значительно выше в зависимости от суммы.
Для минимизации рисков рекомендуется тщательно проверять все реквизиты ПКО, своевременно исправлять обнаруженные ошибки и вести журнал учета кассовых документов в соответствии с требованиями законодательства.
Ответственность наступает не только за технические ошибки, но и за умышленное искажение данных, что может повлечь уголовное преследование по статье 199 УК РФ – «Уклонение от уплаты налогов».
Вопрос-ответ:
Что такое приходный кассовый ордер и какую функцию он выполняет в учёте?
Приходный кассовый ордер — это документ, который фиксирует поступление денежных средств в кассу организации. Его основная задача — подтверждение факта приёма денег, будь то наличные от покупателей, возврат задолженности или другие виды поступлений. Этот документ помогает вести точный учёт движения кассовых средств и служит основанием для дальнейшей регистрации операций в бухгалтерии.
Кто должен оформлять приходный кассовый ордер и какие данные должны быть в нём указаны?
Приходный кассовый ордер оформляет кассир на основании первичных документов, подтверждающих поступление денег. В ордере обязательно указывают дату, сумму, источник поступления, назначение денег, а также реквизиты лиц, передающих и принимающих средства. Кроме того, документ подписывается кассиром и лицом, от которого поступили деньги. Эти данные необходимы для подтверждения правильности операции и её последующего учёта.
В каких случаях приходный кассовый ордер может считаться недействительным?
Ордер признаётся недействительным, если содержит ошибки в сумме, дате, отсутствуют подписи ответственных лиц или имеются исправления без подтверждающих отметок. Также недействительным считается документ, оформленный без наличия подтверждающих оснований для приёма денег. В таких случаях операции не могут быть приняты к учёту, что приводит к проблемам при проверках и может вызвать финансовую ответственность.
Как долго нужно хранить приходные кассовые ордера и где это регламентировано?
Приходные кассовые ордера нужно хранить не менее пяти лет с момента окончания календарного года, в котором они были оформлены. Это требование установлено законодательством в области бухгалтерского учёта и налогового контроля. Хранение документов должно обеспечивать их сохранность и доступность для проверок. Организации обычно хранят ордера в архиве кассовой документации вместе с другими первичными документами.
Какие последствия могут возникнуть из-за ошибок в оформлении приходного кассового ордера?
Ошибки в ордере могут привести к нарушению бухгалтерского учёта и налоговой отчётности. В частности, неправильная сумма или отсутствие подписей могут стать поводом для отказа в признании операции налоговыми органами. Это грозит штрафами и дополнительными проверками. Кроме того, искажение данных влияет на контроль кассовой дисциплины внутри организации и может стать основанием для дисциплинарной ответственности сотрудников.
Загрузка...
