Порядок уничтожения документов сроки хранения которых истекли

Хранение документов строго регламентировано законодательством и внутренними нормативами организаций. По завершении установленного срока хранения, документы подлежат уничтожению, если они не представляют архивной ценности. Несвоевременное уничтожение может привести к переполнению архивов, рискам утечек данных и нарушениям в области обработки персональной информации.

Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива. Например, кадровые приказы хранятся 75 лет, а заявки на канцелярские принадлежности – всего 1 год. Учет сроков хранения должен вестись систематически, с фиксацией дат начала и окончания хранения каждого документа или дела.

Перед уничтожением формируется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. Он утверждается экспертной комиссией организации или передается в государственный архив для согласования. Без этого этапа уничтожение будет считаться нарушением порядка делопроизводства.

Уничтожение должно проводиться с применением методов, исключающих возможность восстановления информации: это может быть шредирование, прессование, термическая обработка. Электронные документы подлежат удалению с использованием программ, поддерживающих алгоритмы безопасного стирания. О факте уничтожения составляется акт, который хранится не менее 3 лет.

Ответственность за организацию процесса несёт лицо, назначенное приказом. Нарушения сроков хранения или порядка уничтожения могут повлечь административную ответственность по ст. 13.25 КоАП РФ, особенно если речь идет о персональных данных или финансовой документации.

Как определить, что срок хранения документа истёк

Для установления истечения срока хранения необходимо сверить дату составления или регистрации документа с нормативным сроком его хранения, указанным в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом Росархивом. Этот перечень включает конкретные категории документов и минимальные сроки их обязательного хранения в организациях.

Если документу присвоен срок хранения «5 лет», «10 лет», «постоянно» или «до замены новым», следует учитывать тип документа и его функциональное назначение. Например, кадровые документы о приёме на работу хранятся 75 лет, а приказы по основной деятельности – 5 лет. Для точной оценки срока важно идентифицировать тип документа и его рубрику в утверждённом перечне.

Отсчёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом завершения дела или создания документа. Например, если акт выполнен в марте 2015 года, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2016 года. Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные версии документов.

Истечение срока хранения также должно быть подтверждено экспертной комиссией, которая ежегодно проводит проверку дел и составляет акт отбора к уничтожению. Комиссия принимает решение на основании архивных требований и утверждает списки документов, утративших ценность.

Для автоматизации контроля сроков хранения можно использовать информационные системы документооборота, в которых установлены параметры срока хранения по каждой категории документов. Такие системы автоматически уведомляют о приближении даты истечения хранения, что позволяет вовремя инициировать процедуру уничтожения.

Какие документы подлежат обязательному уничтожению

Обязательному уничтожению подлежат документы, срок хранения которых завершился, и которые не представляют исторической, научной или практической ценности. Основанием служит утвержденная номенклатура дел и акты экспертной комиссии организации. Ниже перечислены основные категории таких документов:

Черновики и копии: рабочие версии документов, не содержащие уникальных данных и не являющиеся оригиналами, включая проекты писем, договоров и отчетов.
Документы по личному составу с временным сроком хранения: например, заявления на отпуск, графики отпусков, листки нетрудоспособности – по истечении 5 лет (если не установлено иное).
Финансово-бухгалтерская документация: счета-фактуры, акты выполненных работ, кассовые ордера, авансовые отчеты и иные документы с 5-летним сроком хранения – после завершения срока и проведения всех необходимых проверок.
Организационно-распорядительная документация: приказы, распоряжения, протоколы совещаний, если они касаются временных вопросов и не подлежат долгосрочному хранению.
Документы по хозяйственной деятельности: накладные, товарные отчеты, заявки на закупку, ведомости учета материалов – после истечения срока хранения, установленного внутренними регламентами или нормативными актами.

Перед уничтожением каждый документ должен быть проверен экспертной комиссией. На основании акта уничтожения производится физическое уничтожение – механическое измельчение, сжигание или передача специализированной организации с обязательным получением подтверждающих документов.

Кто отвечает за принятие решения об уничтожении документов

Ответственность за принятие решения об уничтожении документов с истекшим сроком хранения несет экспертная комиссия организации. В её состав обычно входят представители делопроизводственной службы, юридического отдела и профильных подразделений, непосредственно формирующих документы. Комиссия проводит экспертизу ценности документов, на основании которой формируется акт об уничтожении.

Назначение комиссии и утверждение её состава осуществляется руководителем организации соответствующим приказом. Без официального назначения и протокольного оформления процедура уничтожения считается нарушением нормативных требований.

Инициатором проверки сроков хранения может выступать архивариус или сотрудник, ответственный за документооборот. Однако принять решение об исключении документа из архивного фонда может только комиссия, имеющая право проводить экспертизу ценности.

Особое внимание уделяется документам, включённым в состав постоянного хранения или содержащим сведения ограниченного доступа. Решение об их уничтожении возможно только после получения письменного согласования от госархива или профильного органа, если это предусмотрено действующими правилами архивного дела.

По завершении экспертизы оформляется акт об уничтожении, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем. Только после этого допускается физическое уничтожение документов, например, путем измельчения или сжигания, с обязательной фиксацией способа и даты.

Порядок оформления акта об уничтожении документов

Акт об уничтожении документов оформляется после завершения всех процедур по отбору и экспертизе ценности документов. Документ составляется в письменной форме, подписывается комиссией по уничтожению и утверждается руководителем организации.

В акте указывается следующая информация:

наименование организации;
дата и место составления акта;
состав комиссии (ФИО, должности);
основание для уничтожения (номера и даты протоколов экспертной комиссии, ссылки на сроки хранения);
список уничтоженных документов с указанием их наименования, индекса дела, количества листов и годов охвата;
способ уничтожения (например, измельчение, сжигание, передача специализированной организации);
подписи всех членов комиссии;
гриф об утверждении (ФИО, должность, подпись руководителя, дата).

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в архиве организации, второй – может быть передан в бухгалтерию или иную заинтересованную службу. При передаче документов на утилизацию сторонней компании прилагается копия акта и оформляется передаточный документ с подтверждением факта уничтожения.

Способы физического уничтожения бумажных документов

Шредирование – один из наиболее эффективных и распространённых методов. Промышленные шредеры обеспечивают измельчение бумаги до фрагментов различной степени конфиденциальности: от полос до микрочастиц. Для уничтожения бухгалтерских и персональных данных рекомендуется использовать устройства с уровнем безопасности не ниже P-4 по DIN 66399.

Сжигание применяется при наличии собственной территории и соблюдении противопожарных норм. Сжигание должно производиться в специально оборудованной печи или инсенераторе. Недопустимо использовать открытый огонь без контроля, особенно при уничтожении большого объема документов. Остатки золы рекомендуется утилизировать как отходы класса А.

Гидропульпинг – метод, при котором бумага размягчается в воде с последующим механическим измельчением. После процедуры получается однородная масса, не подлежащая восстановлению. Такой способ часто используется организациями с большим документооборотом, особенно в банках и страховых компаниях.

Прессование с последующим захоронением – менее предпочтительный, но допустимый вариант для не содержащих конфиденциальной информации документов. Бумага прессуется в брикеты и отправляется на утилизацию как макулатура. При этом необходимо исключить возможность её извлечения и восстановления.

Выбор метода должен учитывать не только объем и тип документов, но и требования по защите персональных данных, установленные законодательством (например, Федеральным законом № 152-ФЗ в России).

Как уничтожаются электронные документы с истекшим сроком хранения

Электронные документы подлежат уничтожению после окончания установленного срока хранения с соблюдением требований информационной безопасности и подтверждения факта уничтожения.

Основные этапы уничтожения электронных документов:

Идентификация документов с истекшим сроком хранения на основе учетных систем и реестров.
Подготовка перечня подлежащих уничтожению файлов и проверка отсутствия текущей необходимости их хранения или использования.
Использование специализированного программного обеспечения для безвозвратного удаления файлов с носителей данных.

Для надежного уничтожения применяются следующие методы:

Многоразовое перезаписывание данных: файлы удаляются с помощью алгоритмов, многократно перезаписывающих пространство на диске случайными данными. Например, алгоритм ГОСТ Р 50739-95 предусматривает минимум 3 прохода записи.
Криптографическое уничтожение: шифрование файлов с последующим удалением ключей шифрования, что делает восстановление информации невозможным.
Форматирование с низкоуровневым стиранием: полное удаление данных на физическом уровне с помощью специальных утилит, обеспечивающих невозможность восстановления.

При уничтожении облачных и сетевых документов необходимо:

Обеспечить удаление копий из резервных и архивных систем.
Контролировать доступ к удаленным хранилищам, подтверждать выполнение операций через логи и отчеты.
Использовать функции поставщика облачных услуг для гарантированного стирания данных.

Документирование процесса уничтожения включает составление акта с указанием:

Перечня уничтоженных документов.
Методов и программных средств уничтожения.
Ответственных лиц и времени проведения процедуры.

Вопрос-ответ:

Каким образом определяется срок хранения документа и как понять, что он истёк?

Срок хранения документа устанавливается в соответствии с нормативными актами, отраслевыми стандартами или внутренними регламентами организации. В каждом документе должен быть указан срок, на протяжении которого его необходимо хранить. По истечении этого периода документ подлежит уничтожению, если иное не предусмотрено законодательством или внутренними правилами. Для контроля сроков используется учетная система документов, где фиксируются даты создания и окончания срока хранения.

Как правильно оформить акт об уничтожении документов после окончания срока хранения?

Акт об уничтожении составляется в письменной форме и содержит сведения о наименовании организации, списке уничтожаемых документов, причинах уничтожения, датах и способах уничтожения. В акте обязательно указываются фамилии и должности лиц, участвующих в процедуре, а также их подписи. Документ служит подтверждением законности и порядка проведения уничтожения, обеспечивает контроль и учет.

Какие способы уничтожения бумажных документов считаются надёжными и соответствуют требованиям безопасности?

Надёжными методами уничтожения бумажных документов являются механическое измельчение (например, шредирование), сжигание при соблюдении противопожарных норм, а также использование специализированных компаний, имеющих лицензию на утилизацию. Важно, чтобы выбранный способ исключал возможность восстановления информации и не нарушал экологических норм.

Какие особенности существуют при уничтожении электронных документов по истечении срока хранения?

Уничтожение электронных документов требует удаления данных с носителей таким образом, чтобы исключить возможность восстановления. Это может включать программное затирание, физическое уничтожение носителей или передачу специализированным организациям. При этом должны соблюдаться требования к защите информации, конфиденциальности и подтверждению факта уничтожения с помощью соответствующей документации.

Кто несёт ответственность за принятие решения и проведение уничтожения документов с истекшим сроком хранения?

Решение об уничтожении принимается ответственным лицом, назначенным организацией — часто это руководитель подразделения или специалист по делопроизводству. Ответственность за выполнение процедуры, правильность оформления документов и контроль соблюдения сроков несут эти лица. В некоторых случаях организация привлекает комиссию для проведения уничтожения и подписания акта.

Какие документы обязательно подлежат уничтожению после окончания срока хранения?

К уничтожению подлежат документы, срок хранения которых установлен нормативными актами и прошёл без возможности продления. Это могут быть бухгалтерские отчёты, первичные документы, кадровые бумаги, архивы с личными данными сотрудников и иные бумаги, по которым истёк срок хранения. Уничтожать необходимо именно те документы, которые не содержат информации, представляющей интерес для контроля, аудита или судебных разбирательств. Важно проверить сроки хранения, указанные в нормативных документах, и убедиться, что бумага не подлежит передаче в архивы или хранению по иным правилам.

Как правильно оформлять акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения?

Акт об уничтожении оформляется ответственными лицами и служит подтверждением законного и контролируемого уничтожения. В документе указываются: наименование организации, дата и место составления, перечень уничтожаемых документов с указанием их реквизитов и срока хранения, причина уничтожения, а также способ уничтожения. Акт подписывается членами комиссии или ответственными сотрудниками и при необходимости заверяется печатью организации. Его хранение необходимо для подтверждения соблюдения установленного порядка и может потребоваться при проверках контролирующих органов.