Регистрация входящей корреспонденции – ключевой элемент документооборота предприятия, обеспечивающий контроль исполнения, сохранность информации и доказательственную базу при спорах. Каждое поступившее письмо, акт, уведомление или иное сообщение должно быть зафиксировано в установленном порядке, вне зависимости от способа получения – на бумаге, по электронной почте или через цифровую платформу документооборота.
Основное правило: регистрация производится в день поступления документа, с присвоением уникального регистрационного номера. В реестре обязательно указываются дата получения, отправитель, краткое содержание, способ доставки, наличие приложений и исполнитель. При регистрации в электронном виде требуется обеспечить юридическую значимость копии – с сохранением электронной подписи или заверением установленным способом.
Ответственность за регистрацию возлагается на делопроизводителя, секретариат или уполномоченное лицо, определённое внутренним нормативным актом. Важно исключить возможность утраты или несвоевременной передачи документа исполнителю. С этой целью на предприятии разрабатывается инструкция по работе с корреспонденцией, где фиксируются действия сотрудников на всех этапах: от приёма до направления по резолюции.
Нарушение порядка регистрации может привести к пропущенным срокам, утере важных данных и правовым рискам. Для минимизации таких ситуаций рекомендуется использовать автоматизированные системы учета с функцией уведомлений, контроля сроков и резервного хранения. Обеспечение доступа к реестру должно быть разграничено, с учётом конфиденциальности информации.
Какие документы подлежат обязательной регистрации
Обязательной регистрации подлежат все входящие документы, имеющие юридическое, организационное или финансовое значение для предприятия. Регистрация необходима для обеспечения их учета, контроля исполнения и последующего хранения в архиве.
- Официальные письма от государственных органов – постановления, предписания, уведомления, запросы и другие документы, направленные в адрес предприятия от налоговой, прокуратуры, трудовой инспекции, суда и иных учреждений.
- Договоры и соглашения – оригиналы или копии заключаемых или согласуемых контрактов, а также приложения и дополнительные соглашения к ним, поступающие от контрагентов.
- Претензии, рекламации, уведомления – документы, содержащие требования, предупреждения или иные действия, имеющие последствия для предприятия, включая акты о нарушениях, уведомления о проверках, отказах в исполнении обязательств.
- Служебная переписка, связанная с принятием решений – входящие письма, содержащие предложения, запросы или отчёты, влияющие на управленческие действия, стратегию, финансовое планирование или кадровые решения.
- Сопроводительные документы – товарные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, которые поступают с грузами или по почте и требуют подтверждения получения или оформления.
- Документы, содержащие персональные данные – заявления физических лиц, обращения работников, жалобы, содержащие сведения, подпадающие под действие законодательства о защите персональных данных.
Регистрация осуществляется независимо от формы поступления: бумажной или электронной. Исключения допускаются только в случае получения информационных материалов справочного характера, рекламной продукции и технических каталогов, если они не влияют на деятельность предприятия.
Кто отвечает за прием и первичную обработку входящей корреспонденции
Ответственность за прием и первичную обработку входящей корреспонденции на предприятии возлагается на конкретных должностных лиц, в зависимости от организационной структуры. Обычно функции распределяются между сотрудниками службы делопроизводства, канцелярии или секретариата.
- Канцелярия или секретариат – принимает всю входящую корреспонденцию, включая письма, акты, требования, судебные извещения и электронные письма, адресованные организации. Письма вскрываются, кроме тех, что помечены как «лично» или «конфиденциально».
- Регистратор (делопроизводитель) – проводит первичную сортировку: отделяет документы, требующие регистрации, от тех, что передаются без регистрации (например, рекламные материалы). Проверяет наличие вложений, указанных в тексте писем.
- Ответственный за учет – регистрирует документы в журнале регистрации или в электронной системе документооборота, присваивая каждому документу уникальный номер, фиксируя дату поступления, отправителя и краткое содержание.
Каждое действие должно быть подтверждено отметками на копиях или в системе. Допускается централизованный или децентрализованный прием корреспонденции – в зависимости от масштабов предприятия и количества филиалов.
Важно назначить конкретных исполнителей приказом по предприятию с четким указанием обязанностей и регламентом обработки входящей документации. При отсутствии формализованного порядка возрастает риск потери важных документов и срыва сроков исполнения.
В какие сроки необходимо зарегистрировать входящее письмо
Входящее письмо подлежит регистрации в тот же рабочий день, когда оно поступило в организацию. Это правило распространяется как на бумажную, так и на электронную корреспонденцию. Задержка регистрации может привести к нарушению сроков исполнения и потере управляемости документооборота.
Если письмо получено после завершения рабочего времени, его регистрация переносится на ближайший рабочий день, при этом фиксируется фактическая дата поступления на конверте или в журнале входа.
Для писем с пометкой «срочно» или содержащих юридически значимую информацию (например, претензии, уведомления, судебные акты), регистрация осуществляется немедленно после получения, вне зависимости от времени доставки, при условии, что это технически возможно.
В организациях с территориально распределённой структурой срок регистрации может достигать до 2 рабочих дней с момента физического поступления письма в подразделение. В таких случаях рекомендуется предусмотреть локальные инструкции с точными временными рамками и ответственными лицами.
Контроль соблюдения сроков регистрации возлагается на секретариат или службу делопроизводства. Нарушение сроков фиксируется в системе внутреннего контроля и может повлечь дисциплинарную ответственность.
Как правильно присваивать регистрационные номера
Регистрационный номер должен быть уникальным и обеспечивать точную идентификацию каждого входящего документа. Формат номера определяется внутренним регламентом предприятия и может включать индекс подразделения, тип документа, порядковый номер и дату.
Рекомендуемый порядок нумерации – сквозной в пределах календарного года. Например, письмо, полученное первым в 2025 году, получает номер 1/ВХ-2025, где «ВХ» – признак входящей корреспонденции. Следующее письмо получает номер 2/ВХ-2025 и так далее. Важно исключить повторное использование номеров.
Если предприятие имеет несколько филиалов или структурных единиц, целесообразно использовать индекс подразделения в номере. Например: СПб/003/ВХ-2025, где «СПб» – код филиала. Это упрощает систематизацию и поиск документов.
Изменение формата или правил присвоения номеров допускается только при обновлении нормативных документов по делопроизводству. Такие изменения должны быть задокументированы и доведены до всех ответственных лиц.
Не допускается использование номеров с нулями в начале (например, 001), если это не предусмотрено регламентом. Это может вызвать путаницу при сортировке и автоматической обработке.
При регистрации конфиденциальных или срочных документов допускается временное обозначение с последующей заменой на постоянный номер. Такое исключение должно сопровождаться внутренним актом или журналом учета временных регистраций.
Как оформить регистрационную карточку или электронную запись
Регистрационная карточка или электронная запись должна фиксировать ключевые атрибуты входящего документа. Обязательные поля: регистрационный номер, дата поступления, отправитель, краткое содержание, количество листов, наличие приложений, отметка о передаче ответственному исполнителю.
Регистрационный номер формируется в соответствии с внутренними правилами учета. Например, может использоваться структура вида «ВХ-000123/25», где «ВХ» – тип документа, «000123» – порядковый номер, «25» – текущий год. Автоматизированные системы должны поддерживать контроль уникальности номера.
Дата поступления указывается строго по фактическому времени получения документа – по дате штампа, если бумажная форма, или дате регистрации в системе, если документ поступил по электронной почте или через интегрированный портал.
В графе «Отправитель» необходимо указывать полное наименование организации или ФИО физического лица. Для юридических лиц желательно дополнительно фиксировать ИНН или другие реквизиты, если они указаны в документе.
Краткое содержание должно быть сформулировано четко и отражать суть запроса или сообщения. Например: «Запрос на предоставление копий договора №45 от 12.03.2025».
В поле «Приложения» следует зафиксировать количество приложенных файлов или листов. В случае крупных пакетов документов – указать наименование каждого вложения.
После внесения данных карточка (или электронная запись) заверяется ответственным сотрудником – его ФИО и должность фиксируются в соответствующем поле. При необходимости добавляется отметка о вручении документа исполнителю, включая дату и время передачи.
Электронная форма записи должна быть защищена от несанкционированного редактирования, а изменения – фиксироваться в журнале действий. Обязателен регулярный бэкап базы данных, содержащей все регистрационные записи.
Как фиксировать вложения и приложения к письмам
Каждое вложение и приложение к входящему письму должно быть зафиксировано в регистрационной записи. Указываются точные наименования документов, их количество и форматы. Например: договор в 2 экз., акт приёма-передачи на 1 л., спецификация – 3 л.
Нельзя ограничиваться формулировкой «согласно приложению» – это не обеспечивает идентификацию содержимого и затрудняет последующую работу с документами. При отсутствии перечисления во входящем письме, вложения фиксируются по факту, на основании фактически полученных материалов.
Все приложения должны быть учтены в графе «Приложения» регистрационной карточки либо в соответствующем поле электронной записи. Если вложения имеют самостоятельное значение (например, юридически значимые документы), их рекомендуется регистрировать отдельно, с указанием связи с основным письмом.
При обнаружении расхождений между указанным и фактически полученным количеством вложений составляется акт расхождений, о чём делается отметка в регистрационной форме. Ответственный сотрудник уведомляет отправителя для устранения неточностей.
Если вложения представлены в электронном виде (на носителе или по e-mail), обязательно указывается тип носителя (например, флеш-накопитель) и перечень файлов, включая форматы и размер. Все цифровые вложения архивируются и хранятся согласно внутреннему регламенту документооборота.
Контроль полноты вложений осуществляет сотрудник, принимающий корреспонденцию. Он несёт ответственность за точность отражения приложений в регистрационной информации и должен заверить запись своей подписью (в случае бумажной формы) или служебной отметкой в системе электронного документооборота.
Порядок передачи зарегистрированной корреспонденции исполнителям
Передача зарегистрированной входящей корреспонденции исполнителям должна осуществляться централизованно через делопроизводственную службу или ответственное подразделение. После регистрации каждый документ получает уникальный регистрационный номер, фиксируется в журнале или электронной системе учета и присваивается соответствующий статус – «направлен в работу».
На основании содержания документа, тематики и указанных адресатов определяется профильный исполнитель. Если письмо затрагивает несколько направлений, создается резолюция с указанием всех исполнителей и сроков исполнения. Резолюция может быть оформлена как в бумажной форме, так и в виде электронной карточки в СЭД.
Скан-копия письма или оригинал с резолюцией передается исполнителю под подпись или через электронную систему с обязательной отметкой о получении. Важно фиксировать дату и время передачи, что позволяет контролировать соблюдение сроков исполнения и обеспечивать прозрачность документооборота.
Если корреспонденция содержит конфиденциальные сведения, применяется особый порядок передачи с использованием защищенных каналов или курьерской доставки, а также ведется отдельный учет доступа к содержимому письма.
Ответственный сотрудник отдела документационного обеспечения ежедневно контролирует факт получения писем всеми исполнителями и при необходимости направляет напоминания в случае задержки приёма корреспонденции. По окончании работы над документом исполнители обязаны вернуть его с отметкой об исполнении или подготовленным проектом ответа.
Вопрос-ответ:
Кто должен регистрировать входящую корреспонденцию в организации?
Обычно регистрацией входящей корреспонденции занимается сотрудник канцелярии или делопроизводства. В некоторых организациях эту функцию выполняет секретарь. Важно, чтобы ответственный был назначен официально и имел доступ к журналу регистрации или электронной системе учета. Это позволяет исключить дублирование и потерю писем, а также обеспечивает контроль за сроками рассмотрения документов.
Что делать, если письмо пришло на имя конкретного сотрудника, минуя канцелярию?
Даже если письмо адресовано конкретному сотруднику, оно всё равно должно быть зарегистрировано в общем порядке. Получатель обязан передать его в канцелярию для регистрации. Это исключает случаи несанкционированного хранения документа и обеспечивает возможность отслеживания его движения. После регистрации письмо может быть передано адресату с указанием срока исполнения, если это необходимо.
Какой срок допустим для регистрации входящего письма после его получения?
Рекомендуемый срок регистрации входящего письма — в день его поступления. Допускается регистрация на следующий рабочий день, если письмо получено после окончания рабочего времени. Промедление с регистрацией может повлечь за собой нарушения сроков исполнения и потери документа в документообороте.
Какие сведения должны быть зафиксированы при регистрации письма?
При регистрации письма необходимо указать: дату поступления, входящий номер, наименование отправителя, краткое содержание, количество листов и приложений, фамилию исполнителя и срок исполнения, если он установлен. Также фиксируется способ доставки: почта, курьер, электронная почта или иное. Если используется электронная система, к записи может прикрепляться скан-копия письма и вложений.
Загрузка...
