Доверенность от имени работника, удостоверенная работодателем, часто используется для оперативного решения вопросов, связанных с представительством. Например, сотрудник может поручить коллеге получить документы в госорганах или подписать товарные накладные. Для работодателя важно знать порядок удостоверения такой доверенности, чтобы документ имел юридическую силу и не вызвал нареканий у контрагентов или контролирующих органов.
Согласно статье 185.1 Гражданского кодекса РФ, руководитель организации или иное лицо, уполномоченное на основании закона или учредительных документов, вправе удостоверить доверенность, выданную другим работником этой же организации. При этом необходимо точно указать в тексте доверенности должность и ФИО удостоверяющего, дату составления документа, а также реквизиты самого работника, выдающего доверенность.
Важной рекомендацией является ведение журнала регистрации таких доверенностей внутри организации. Это позволяет не только контролировать сроки действия выданных документов, но и оперативно отозвать доверенность при увольнении работника или изменении его служебных обязанностей. Для предотвращения спорных ситуаций следует также хранить копии удостоверенных доверенностей в кадровой службе.
Отдельного внимания заслуживает оформление удостоверительной надписи. Она должна содержать слова о том, что доверенность удостоверяется работодателем, с указанием на основание (например, устав ООО или приказ о назначении директора), а также подпись руководителя и оттиск печати, если она используется в организации. Несоблюдение этих формальностей может привести к тому, что доверенность будет признана недействительной.
Когда нужна доверенность от имени работника: типовые случаи
Доверенность от имени работника требуется в ситуациях, когда сотрудник выполняет юридически значимые действия от лица работодателя или представляет интересы организации перед третьими лицами. Чаще всего это касается получения или передачи материальных ценностей, участия в переговорах и взаимодействия с государственными органами.
Один из типичных случаев – получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщиков. При этом доверенность служит подтверждением права работника на приемку груза и подписание сопроводительных документов. Аналогично оформляется доверенность для водителя, который забирает продукцию со склада контрагента.
Доверенность также необходима при представлении интересов компании в государственных и муниципальных учреждениях. Например, при подаче документов в налоговую инспекцию, получении выписок из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, оформлении лицензий и разрешений. Без правильно оформленной доверенности сотруднику могут отказать в оказании услуг.
Если сотрудник уполномочен заключать договора или вести переговоры от имени организации, доверенность фиксирует его полномочия и предотвращает споры о действительности сделок. Для участия в судебных заседаниях в качестве представителя также потребуется доверенность, в которой прямо указано право представительства в суде.
Не стоит забывать о доверенности для выполнения действий в банках: подписание платежных поручений, получение выписок по счетам или внесение изменений в банковские реквизиты обычно сопровождаются предъявлением доверенности, оформленной на конкретного работника.
Какие документы должен подготовить работодатель для удостоверения
Чтобы правильно удостоверить доверенность работника, работодатель должен подготовить ряд обязательных документов. В первую очередь потребуется проект самой доверенности. В документе необходимо четко указать объем полномочий, срок действия, данные доверителя (работодателя) и представителя (работника), а также реквизиты организации.
Также нужно подготовить приказ о назначении или трудовой договор работника, подтверждающий его должность. Это особенно важно, если полномочия по доверенности связаны с выполнением трудовых функций или представительством от имени компании.
Если доверенность выдает директор, потребуется документ, подтверждающий его право действовать без доверенности – например, устав организации или протокол о назначении. Для доверенности, подписываемой иным уполномоченным лицом, потребуется приказ о делегировании права подписи.
Для удостоверения потребуется паспорт работника, на имя которого оформляется доверенность. Работодатель обязан проверить правильность данных перед подписанием.
Необходимо подготовить журнал регистрации доверенностей или иной локальный акт, в котором фиксируются сведения о выданной доверенности. В нем отражают номер, дату составления, срок действия и перечень переданных полномочий.
Все подготовленные документы рекомендуется хранить в личном деле работника или отдельной папке, чтобы при необходимости подтвердить законность выдачи доверенности и основания для её оформления.
Как проверить полномочия подписанта доверенности со стороны работодателя
Чтобы удостовериться, что лицо, подписывающее доверенность от имени работодателя, действительно имеет на это право, необходимо проверить несколько ключевых документов и фактов. В первую очередь запросите у представителя работодателя приказ о назначении на должность. Этот документ подтвердит, что лицо занимает руководящую должность (например, директора или генерального директора), дающую право действовать без доверенности от имени организации.
Если доверенность подписана не единоличным исполнительным органом, а другим сотрудником, потребуется предоставить дополнительное подтверждение его полномочий – внутреннюю доверенность от руководителя или решение уполномоченного органа управления (например, протокол собрания участников ООО).
Проверьте учредительные документы организации (устав), чтобы установить, кто вправе действовать от имени компании без доверенности. В некоторых уставах содержатся ограничения, требующие, например, согласия совета директоров или учредителей на выдачу доверенностей определённого типа.
Запросите выписку из ЕГРЮЛ, в которой будет указано, кто в настоящий момент зарегистрирован как руководитель юридического лица. Сверьте данные о руководителе с информацией в приказе и паспорте подписанта.
Для дополнительной проверки можно воспользоваться сервисами ФНС России, чтобы убедиться в актуальности сведений о руководителе компании и отсутствии признаков недостоверности данных.
Порядок оформления доверенности в организации: пошаговые действия
1. Определить полномочия и срок действия. Сначала нужно четко зафиксировать, какие действия сотрудник вправе совершать по доверенности, а также установить срок её действия. По умолчанию доверенность действует один год, если не указан иной срок.
2. Подготовить проект доверенности. Используйте фирменный бланк организации, если он предусмотрен, либо обычный лист с реквизитами работодателя. В документе укажите данные доверителя (организации) и работника, его паспортные сведения, перечень полномочий и срок действия.
3. Проверить документы сотрудника. Работодатель обязан сверить паспортные данные работника с оригиналом документа для исключения ошибок и подтверждения личности.
4. Подписать доверенность уполномоченным лицом. Обычно доверенность от имени работодателя подписывает руководитель компании или иное лицо на основании устава или доверенности. Подпись должна быть расшифрована (Ф.И.О.).
5. Заверить печатью. Если в организации используется печать, доверенность необходимо скрепить ею. Для ИП печать не обязательна, но может использоваться по усмотрению.
6. Зарегистрировать доверенность. Рекомендуется вести журнал регистрации доверенностей с присвоением порядкового номера и указанием даты выдачи. Это облегчит учет и контроль.
7. Выдать оригинал доверенности работнику. Работник получает оригинал документа для предъявления третьим лицам. При необходимости можно оставить копию в кадровой службе или бухгалтерии.
Как составить текст доверенности: обязательные реквизиты и формулировки
Доверенность, выдаваемая работодателем работнику, должна содержать строго определённые элементы. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита может привести к отказу в принятии доверенности контрагентами или государственными органами.
В тексте доверенности необходимо указать:
1. Дату составления. Без даты документ считается недействительным (ст. 186 ГК РФ). Формат – день, месяц (словом), год.
2. Полные данные доверителя (организации). Указываются полное наименование юридического лица, ОГРН, ИНН, юридический адрес. Если доверенность подписывает директор, приводят его должность и Ф.И.О.
3. Сведения о представителе. Ф.И.О. работника полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), место регистрации.
4. Полномочия, которые передаются. Перечень действий должен быть конкретным. Например: «представлять интересы ООО „Ромашка“ в налоговых органах, подавать и получать документы, подписывать необходимые заявления и акты».
5. Срок действия доверенности. Если срок не указан, она действует один год. Можно установить любой срок, но целесообразно указывать точную дату окончания действия доверенности.
6. Подпись доверителя. Для юридического лица доверенность подписывает руководитель или иное уполномоченное лицо. Подпись расшифровывается (инициалы и фамилия).
7. Оттиск печати. Если у организации предусмотрено использование печати, она должна стоять на доверенности.
В формулировках полномочий избегают неопределённых выражений («все возможные действия»). Каждый вид действия стоит указать отдельно. Это исключит двусмысленность и снизит риск оспаривания полномочий представителя.
Нужно ли заверять доверенность у нотариуса и в каких случаях
Законодательство не требует обязательного нотариального заверения доверенности, выданной работодателем своему работнику, за исключением конкретных ситуаций. Большинство доверенностей в трудовых отношениях удостоверяются непосредственно работодателем или уполномоченным лицом организации.
Обязательное нотариальное заверение требуется в следующих случаях:
- Если доверенность предназначена для совершения сделок с недвижимостью, включая куплю-продажу, аренду, ипотеку.
- Если доверенность предусматривает распоряжение крупными денежными суммами или ценными бумагами.
- Если иное установлено законом или договором с участием сторон.
Для доверенностей, связанных с представительством в государственных органах или судебных инстанциях, нотариальное заверение не всегда обязательно, если иное не предусмотрено нормативными актами.
В организации удостоверение доверенности оформляется подписью руководителя и печатью. Такая доверенность имеет юридическую силу для внутренних и внешних операций, не подпадающих под специальные требования.
Рекомендуется проверять конкретные требования отраслевого законодательства или нормативных документов, регулирующих деятельность работодателя и работника, чтобы определить необходимость нотариального заверения.
Отказ от нотариального заверения не уменьшает юридическую силу доверенности, если она оформлена в соответствии с внутренними правилами организации и содержит обязательные реквизиты.
Где и как хранить экземпляры удостоверенных доверенностей в компании
Экземпляры удостоверенных доверенностей должны храниться в специально выделенном помещении, защищённом от несанкционированного доступа. Оптимально использовать сейф или металлический шкаф с замком. Это гарантирует сохранность документов и исключает риск их утраты или подделки.
Каждая доверенность подлежит регистрации в журнале учёта с указанием даты удостоверения, полномочий и срока действия. Журнал должен храниться в том же помещении, что и доверенности, для быстрой проверки и контроля.
При наличии электронного архива следует оцифровать оригиналы и сохранять сканы в защищённой базе данных с разграничением прав доступа. Электронные копии должны иметь отметку о соответствии оригиналу и обеспечиваться средствами резервного копирования.
Доверенности, срок действия которых истёк, необходимо изымать из основного архива и хранить отдельно в течение установленного внутренними правилами срока для возможных проверок и аудита.
Ответственным за хранение назначается конкретный сотрудник, который ведёт учёт, контролирует порядок и обеспечивает своевременное уничтожение документов после окончания срока хранения.
Вопрос-ответ:
Какие требования к форме доверенности, если её удостоверяет работодатель?
Доверенность, удостоверяемая работодателем, должна содержать четко сформулированные полномочия работника, реквизиты обеих сторон, дату составления и подпись уполномоченного лица. Необходимо соблюдать внутренние правила компании и законодательные нормы, регулирующие порядок удостоверения документов в организации. Письменная форма обязательна, печать организации при этом обычно ставится для подтверждения подлинности.
Можно ли удостоверить доверенность без нотариуса и какие риски при этом возникают?
Да, удостоверение доверенности работодателем возможно без участия нотариуса, если законодательство и внутренние правила компании это допускают. Такой способ упрощает процесс и снижает расходы. Однако при отсутствии нотариального заверения может возникнуть сомнение в подлинности документа при проверках или спорах, особенно если доверенность используется для представления интересов в сторонних организациях. В таких случаях лучше дополнительно обеспечить подтверждение полномочий.
Какие документы необходимы работодателю для удостоверения доверенности сотрудника?
Для удостоверения доверенности работодателю потребуется удостоверение личности сотрудника (паспорт или иной документ), образец подписи работника, а также полномочия самого работодателя или лица, уполномоченного заверять такие документы. Кроме того, нужна сама форма доверенности, которая соответствует требованиям внутреннего регламента и законодательных актов. Иногда могут понадобиться сведения о конкретных правах, которые передаются по доверенности.
Где и как следует хранить удостоверенные доверенности в компании?
Экземпляры удостоверенных доверенностей обычно хранятся в кадровом или юридическом отделе организации в специально выделенном реестре или деле. Важно обеспечить их сохранность, доступность и защиту от утраты или подделки. Можно вести электронный реестр с отсканированными копиями, но оригиналы должны храниться в бумажном виде. Хранение должно соответствовать установленным срокам и требованиям по документообороту.
Как проверить полномочия лица, подписывающего доверенность со стороны работодателя?
Для проверки полномочий необходимо изучить внутренние документы компании — устав, приказ о назначении на должность, распоряжения о делегировании прав. Также можно запросить выписку из Единого государственного реестра юридических лиц, где отражены сведения о руководителе или лицах с правом подписи. Наличие доверенности на подписанта в пределах полномочий организации подтверждает законность удостоверения.
Какие действия должен предпринять работодатель для правильного удостоверения доверенности сотрудника?
Работодатель обязан удостовериться в подлинности личности сотрудника и проверить, что у него есть полномочия, необходимые для выполнения указанных в доверенности задач. Обычно это включает в себя подготовку соответствующего документа, содержащего чёткое указание полномочий, дату и срок действия доверенности. Документ подписывается уполномоченным лицом организации — чаще всего руководителем или другим лицом с правом подписи. После этого доверенность регистрируется в установленном порядке и передается сотруднику. При необходимости подтверждения документа рекомендуется хранить его копии в архиве организации.
Обязательно ли заверять доверенность работника у нотариуса, и в каких случаях это требуется?
Заверение доверенности у нотариуса не всегда требуется. В большинстве случаев, если доверенность выдана от имени работодателя своему сотруднику для внутренних или хозяйственных нужд, достаточно удостоверения подписи уполномоченного представителя организации. Нотариальное заверение становится необходимым, если доверенность используется в отношениях с третьими лицами, особенно в случаях передачи полномочий за пределами компании, при сделках с недвижимостью, представлении интересов в судах или госорганах. В таких ситуациях без нотариального удостоверения документ не будет иметь юридической силы.
Загрузка...
